Служебные поездки: устанавливаем разъездной характер работы (Л.В. Куревина, "Оплата труда в государственном (муниципальном) учреждении: бухгалтерский учет и налогообложение", N 6, июнь 2014 г.)

Служебные поездки: устанавливаем разъездной характер работы

Поездки работников для выполнения служебных поручений на территории, находящиеся вне места постоянной работы, - довольно распространенная ситуация. Как правило, в таких случаях работникам оформляются командировки. Однако это не всегда удобно, поскольку связано с оформлением большого количества документов, да и сам работник может забыть проставить отметку на командировочном удостоверении. Поэтому в некоторых случаях проще установить особый характер работы - разъездной. В статье расскажем, в каких случаях работодатель может, а в каких - должен устанавливать разъездной характер работы, чем он отличается от командировок и как оформляется.

Разъездной характер работы

Понятие разъездного характера работы в Трудовом кодексе не определено. При этом в ст. 168.1 ТК РФ разъездная работа характеризуется как вид работы, при которой работники постоянно не находятся на своих рабочих местах, а вынуждены передвигаться. Прежде всего, к разъездной работе можно отнести работу водителей и курьеров. Но могут быть и совершенно другие профессии, где в должностные обязанности работников входит, например, контролирующая функция (инспекторы по труду). К ним относятся также сотрудники органов внутренних дел, МЧС и др.

Наравне с разъездной работой, выполняемой не на своих рабочих местах, таковой считается работа в полевых и экспедиционных условиях, работа в пути.

Соответственно, следует отличать разъездной характер работы от работы в пути, полевых и экспедиционных условиях. В связи с этим разъясним, что к работе в полевых условиях обычно относят геолого-разведочные, топографо-геодезические, лесозаготовительные, деревообрабатывающие или другие работы, связанные с необустроенностью труда и быта работников и нахождением производственных объектов за пределами населенных пунктов.

Чтобы определить, что такое работа экспедиционного характера, можно обратиться к гл. 41 "Транспортная экспедиция" ГК РФ, Федеральному закону от 30.06.2003 N 87-ФЗ "О транспортно-экспедиционной деятельности" и Правилам транспортно-экспедиционной деятельности, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 08.09.2006 N 554. В соответствии с правилами экспедитором признается лицо, оказывающее или организующее оказание определенных договором транспортной экспедиции транспортно-экспедиционных услуг. В обязанности экспедитора по перевозке грузов входят сопровождение груза к месту назначения, обеспечение необходимого режима хранения и сохранности груза при транспортировке, сдача доставленного груза и оформление приемо-сдаточной документации.

Таким образом, можно сделать вывод, что к работам экспедиционного характера относится сопровождение груза к месту назначения.

Что касается работы в пути, то это работа, выполняемая при движении транспортного средства. Такую работу осуществляют, в частности, капитаны-наставники, водители, работающие на международных перевозках, кондукторы, контролеры*(1).

Как видим, некоторые работы, в том числе работу водителя, можно отнести и к экспедиционным работам, и к работе в пути, и к разъездной работе. О том, к какому виду следует отнести ту ли иную работу, говорится в Письме ФНС РФ от 06.08.2010 N ШС-37-3/8488 (далее - Письмо N ШС-37-3/8488): Минздравсоцразвития в Письме от 18.09.2009 N 22-2-3644 сообщило, что поскольку в действующем законодательстве понятие "разъездной характер работы" отсутствует, то решение об отнесении той или иной работы к работе, подпадающей под действие ст. 168.1 ТК РФ, принимается в организации.

При этом для работодателя главное - не перепутать разъездную работу с командировками.

Обратите внимание! Служебной командировкой является поездка по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. При этом служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, не признаются служебными командировками (ст. 166 ТК РФ, Письмо Роструда от 12.12.2013 N 4209-ТЗ).

В отличие от командировок, которые носят временный характер и ограничены определенным сроком, работа, связанная с разъездами, должна носить постоянный характер.

При этом работники с разъездным характером работы, как и остальные сотрудники, могут направляться в командировки.

Компенсация за разъездной характер работы

Согласно ст. 168.1 ТК РФ работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, а также работникам, работающим в полевых условиях или участвующим в работах экспедиционного характера, работодатель возмещает связанные со служебными поездками:

- расходы на проезд;

- расходы на наем жилого помещения;

- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие).

Размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников, устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Размеры и порядок возмещения указанных расходов могут также предусматриваться трудовым договором.

При этом в Письме N ШС-37-3/8488 отмечено, что перечень возмещаемых работнику расходов на основании ст. 168.1 ТК РФ является открытым. Так что допускается возмещение и иных расходов, связанных со служебными поездками, произведенных работниками с разрешения или ведома работодателя. Между тем, если затраты не зависят от характера выполняемой сотрудником работы, они не относятся к расходам, связанным со служебными поездками. В частности, расходы на возмещение стоимости питания следует рассматривать как выплаты в пользу работника.

Обратите внимание! Согласно Письму N ШС-37-3/8488 возмещение расходов, предусмотренных ст. 168.1 ТК РФ, осуществляется при следующих условиях:

- перечень работ, профессий, должностей работников, постоянная работа которых имеет разъездной характер, должен быть установлен коллективным договором, соглашением или локальным нормативным актом;

- размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками этих работников (указанных в ст. 168.1 ТК РФ), также должны быть установлены коллективным договором, соглашением, локальным нормативным актом либо трудовым договором.

Расходы, связанные с разъездами, возмещаются работникам на основании авансовых отчетов и подтверждающих документов: проездных билетов, квитанций, чеков на бензин и т.п. Помимо возмещения расходов, связанных с разъездами, работники могут получать надбавки за разъездной характер работы. При этом для организаций некоторых отраслей такая обязанность установлена нормативными правовыми актами или соглашениями.

Так, например, Постановлением Совмина РСФСР от 12.12.1978 N 579 установлена надбавка в размере 20% месячного должностного оклада за разъездной характер работы линейным инженерам-механикам по флоту, инспекторам несамоходного флота, инструкторам-водолазам и т.д.

Федеральным отраслевым соглашением по дорожному хозяйству на 2014-2016 годы*(2) установлена минимальная надбавка за подвижной характер работы в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, а также в Хабаровском, Приморском краях и Амурской области - 40%, в других районах страны - 30% тарифной ставки, должностного оклада без учета коэффициентов и доплат, а в случаях, когда постоянная работа протекает в пути или носит разъездной характер и ее продолжительность составляет 12 дней и более в месяц, при этом работники имеют возможность ежедневно возвращаться к месту жительства, - до 20% тарифной ставки, должностного оклада, при продолжительности работ менее 12 дней в месяц - до 15% тарифной ставки, должностного оклада без учета коэффициентов и доплат. Конкретные размеры надбавок устанавливаются коллективными договорами.

Оформление разъездного характера работы

Как установлено ст. 168.1 ТК РФ и подтверждается Письмом N ШС-37-3/8488, перечень работ, профессий, должностей работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, а также работников, работающих в полевых условиях или участвующих в работах экспедиционного характера, устанавливается коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами.

Кроме того, в силу ст. 57 ТК РФ условие, определяющее в необходимых случаях характер работы (подвижной, разъездной, в пути и др.), является обязательным условием трудового договора. Оно может выглядеть следующим образом: "Постоянная работа работника связана с разъездами и предполагает выполнение должностных обязанностей вне места расположения работодателя. Работнику устанавливается разъездной характер работы с возмещением расходов, размеры и порядок возмещения которых работодатель определяет в соответствии со ст. 168.1 ТК РФ".

Отметим, что даже в случае, если разъездной характер работы не будет указан в трудовом договоре, характер работы может быть признан судом разъездным (Определение Московского областного суда от 25.10.2011 по делу N 33-24126).

Также осуществление разъездов, связанных с трудовым процессом, следует отразить в должностной инструкции.

В качестве локального акта можно разработать и утвердить положение о разъездном характере работы, в котором следует прописать порядок направления работников в служебные поездки, порядок возмещения расходов, оформления отчетности и т.п. (приведем образец положения для муниципального учреждения на стр. 52). Что касается перечня работ и должностей работников, постоянная работа которых имеет разъездной характер, то даже при наличии положения его лучше утверждать приказом работодателя, чтобы в случае внесения в него изменений или дополнений не вносить поправки в положение.

Положение о разъездном характере работы

1. Общие положения

1.1. Настоящее положение о разъездном характере работы разработано в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации и регламентирует порядок компенсации транспортных расходов работникам, работа которых имеет разъездной характер.

1.2. Разъездной характер имеет работа, которая предполагает наличие служебных поездок, а также выполнение которой непосредственно связано с перемещениями по району, городу и области. В соответствии со ст. 166 ТК РФ служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, командировками не признаются.

1.3. Перечень должностей работников, имеющих разъездной характер работы, утверждается приказом руководителя учреждения.

1.4. Разъездной характер работы может быть установлен работнику как при его приеме на работу на должность (по профессии), так и в процессе работы, в том числе при переводе работника на должность (профессию) с разъездным характером работы.

1.5. Данное положение обязательно для всех работников учреждения, постоянная работа которых имеет разъездной характер.

2. Основания для направления работника в служебную поездку

2.1. Не менее чем за три рабочих дня до начала следующего месяца руководитель подразделения определяет основные направления работы сотрудника, необходимые служебные поездки и оформляет служебное задание на соответствующий месяц.

2.2. Основаниями для направления работников в служебную поездку являются:

2.2.1. путевой лист легкового автомобиля (типовая межотраслевая форма 3, утвержденная Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 N 78) - для водителей легковых автомобилей;

2.3.2. маршрутный лист по форме, утвержденной руководителем учреждения, - для остальных работников учреждения, имеющих разъездной характер работы.

2.3. Регистрация и выдача (прием) маршрутных листов осуществляются специалистом отдела кадров, регистрация и выдача (прием) путевых листов - секретарем учреждения.

2.4. Регистрация движения маршрутных листов производится в журнале учета движения маршрутных листов по утвержденной форме (приложение 1), путевых листов - в журнале учета движения путевых листов (типовая форма).

2.5. Работник обязан сдать копию надлежащим образом заполненного путевого листа в течение одного рабочего дня после окончания служебной поездки секретарю для регистрации в журнале учета движения путевых листов.

2.6. Работник обязан сдать копию надлежащим образом заполненного маршрутного листа в течение одного рабочего дня после окончания служебной поездки специалисту отдела кадров для регистрации в журнале учета движения маршрутных листов.

2.7. В период нахождения в служебной поездке на работников распространяется режим рабочего времени и времени отдыха, установленный правилами внутреннего трудового распорядка учреждения и трудовым договором.

2.8. За время нахождения в служебной поездке работнику выплачивается заработная плата исходя из установленного оклада (тарифной ставки) и фактически отработанного им времени.

3. Компенсационные выплаты

3.1. Работнику возмещаются расходы на проезд, подтвержденные проездными документами на все виды городского и пригородного пассажирского транспорта, включая страховые платежи по государственному обязательному страхованию пассажиров на транспорте, оплату сопутствующих услуг. Водителям возмещаются фактические затраты на приобретение ГСМ в пределах норм, предусмотренных Распоряжением Минтранса РФ от 14.03.2008 N АМ-23-р.

3.2. В целях компенсации транспортных расходов для работников могут ежемесячно приобретаться единые проездные билеты на все виды городского транспорта.

3.3. Единые проездные билеты на право бесплатного проезда на всех видах городского пассажирского транспорта выдаются материально ответственным лицом учреждения.

3.4. Работодатель возмещает работнику:

3.4.1. расходы на наем жилого помещения - в размере фактических затрат;

3.4.2. дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие), - в размере 800 руб.

3.5. Работнику возмещаются:

3.5.1. расходы на мобильную связь - в размере 400 руб. в месяц;

3.5.2. расходы водителя на внеплановый ремонт автомобиля - в размере документально подтвержденных (кассовыми чеками, товарными чеками, квитанциями и т.п.) фактических затрат.

4. Порядок расчетов

4.1. Возмещение работнику расходов, связанных со служебными поездками, производится не позднее трех дней с момента представления работником авансового отчета с приложением оформленных надлежащим образом маршрутных или путевых листов и документов, подтверждающих фактические расходы, связанные со служебной поездкой (проездных документов, единого проездного документа, кассовых чеков, товарных чеков, квитанций и т.п.).

Расходы на мобильную связь возмещаются на основании маршрутных или путевых листов без представления подтверждающих документов.

4.2. Расходы на проезд на городском транспорте возмещаются один раз в месяц не позднее двух рабочих дней следующего месяца на основании документов, перечисленных в п. 4.1 настоящего положения.

4.3. Для выполнения должностных обязанностей в период служебной поездки работникам с разъездным характером работы по их заявлению на основании приказа руководителя учреждения выдается аванс в счет предстоящих расходов. Сумма аванса, а также срок, на который работнику выдаются денежные средства, определяются приказом руководителя.

4.4. Не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который были выданы деньги, работник обязан представить в бухгалтерию авансовый отчет по израсходованным суммам с приложением подтверждающих расходы документов. Остаток неиспользованного аванса подлежит сдаче в бухгалтерию учреждения, а перерасход компенсируется работнику в течение трех дней с даты утверждения авансового отчета.

4.5. Контроль расходования бюджетных средств в части компенсации расходов, связанных с разъездным характером работы, осуществляется в соответствии с нормативными правовыми актами РФ, субъектов РФ, муниципальных образований.

Для отчетности о служебных поездках на основании командировочного удостоверения можно разработать маршрутные листы, план поездок или другой документ, который работник может заполнять каждый день, раз в неделю или раз в месяц в зависимости от количества поездок.

По окончании периода такой документ сдается уполномоченному лицу (руководителю подразделения, бухгалтеру и др.). Приведем образец маршрутного листа.

Маршрутный лист служебных поездок работника ГКУ Нижегородской области "Управление социальной защиты населения" на апрель 2014 года

Сотрудник: Размахов Валерий Петрович

Должность: ведущий специалист отдела контроля и надзора

N п/п	Дата	Место назначения	Вид транспорта	Время убытия	Время прибытия в место назначения	Подпись принимающей стороны	Время прибытия на рабочее место
1	03.04	ГУ "Центр социального обслуживания населения Ленинского района"	Автобус, метро	9 ч 00 мин	10 ч 00 мин	Малова	14 ч 10 мин
2	07.04	ГУ "Социально-реабилитационный центр для несовершеннолетних"	Автобус	13 ч 15 мин	14 ч 15 мин	Храмова	16 ч 30 мин
...	...	...	...	...	...	...	...

     Работник                                      Размахов

     Маршрутный лист получен 12.05.2014 в 16 ч 45 мин.

     Инспектор по кадрам        Ларина          /Т.М. Ларина/

Водителям же выдается такой документ, как путевой лист. Унифицированная форма путевого листа утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 N 78. Он выписывается в одном экземпляре и выдается водителю под расписку. Путевой лист действителен только на один день или одну смену. На более длительный срок он выдается лишь в случае командировки, когда водитель выполняет задание в течение более одних суток (смены).

В путевом листе должны быть проставлены порядковый номер, дата выдачи, штамп и печать организации, которой принадлежит автомобиль.

Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов утверждены Приказом Минтранса РФ от 18.09.2008 N 152.

Так, путевой лист должен содержать следующие обязательные реквизиты:

- наименование и номер путевого листа;

- сведения о сроке его действия;

- сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;

- сведения о транспортном средстве;

- сведения о водителе.

Сведения о собственнике (владельце) транспортного средства включают для юридического лица наименование, организационно-правовую форму, место нахождения, номер телефона.

Сведения о транспортном средстве включают:

- тип транспортного средства (легковой автомобиль, грузовой автомобиль, автобус, троллейбус, трамвай) и модель транспортного средства, а в случае, если грузовой автомобиль используется с автомобильным прицепом, автомобильным полуприцепом, - также модель автомобильного прицепа, автомобильного полуприцепа;

- государственный регистрационный знак легкового автомобиля, грузового автомобиля, грузового прицепа, грузового полуприцепа, автобуса, троллейбуса;

- показания одометра (полные км пробега) при выезде транспортного средства из гаража (депо) и его заезде в гараж (депо);

- дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда транспортного средства с места постоянной стоянки транспортного средства и его заезда на указанную стоянку.

К сведениям о водителе относятся фамилия, имя, отчество водителя, дата (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового и послерейсового медицинских осмотров водителя.

Итак, мы рассмотрели, как должен устанавливаться разъездной характер работы, какие документы при этом следует оформлять, какие расходы обязан, а какие - может возмещать работодатель работнику, постоянно находящемуся в разъездах. В результате можно сделать вывод, что по сравнению с оформлением командировок разъездной характер работы несколько облегчает документооборот в организации. В любом случае, устанавливать ли разъездной характер работы работникам, чьи трудовые функции связаны с частыми служебными поездками, или направлять их в командировки, решает работодатель.

Л.В. Куревина,

эксперт журнала "Оплата труда в

государственном (муниципальном) учреждении:

бухгалтерский учет и налогообложение"

"Оплата труда в государственном (муниципальном) учреждении: бухгалтерский учет и налогообложение", N 6, июнь 2014 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Постановление Совмина РСФСР от 12.12.1978 N 579 "Об утверждении перечней профессий, должностей и категорий работников речного, автомобильного транспорта и автомобильных дорог, которым выплачиваются надбавки в связи с постоянной работой в пути, разъездным характером работ, а также при служебных поездках в пределах обслуживаемых ими участков".

*(2) Утверждено Общероссийским профсоюзом работников автомобильного транспорта и дорожного хозяйства, Росавтодором, Российской ассоциацией территориальных органов управления автомобильными дорогами "РАДОР", Общероссийским отраслевым объединением работодателей в дорожном хозяйстве "АСПОР" 12.11.2013.