Организация делопроизводства
Деятельность любого хозяйствующего субъекта независимо от его размеров и отраслевой направленности всегда тесно связана с огромным количеством документации самого различного характера. Чтобы иметь возможность оперативно принимать управленческие решения, от которых порой зависят не только нормальные условия хозяйствования, но и существование организации в целом, фирма должна разработать такую технологию организации работы с документами, которая позволила бы ей обеспечить эффективный режим управления.
Решение этой задачи возможно путем надлежащей организации делопроизводства, под которым в общепринятом значении понимается деятельность, связанная с разработкой и оформлением официальных документов, а также с организацией их движения, учета и хранения. Иначе говоря, делопроизводство фактически включает в себя документирование, документооборот и хранение документации, связанной с деятельностью организации. Нужно сказать, что сейчас в нормативной литературе наряду с понятием "делопроизводство" все чаще используется термин "документационное обеспечение управления" или так называемое ДОУ. Объяснением тому является активное развитие компьютерных технологий, используемых, в том числе, и для управленческих целей, что в свою очередь предполагает использование специальных терминов, которыми оперируют компьютерные программы и специальная литература. В связи с тем что по смыслу эти два понятия тождественны, в статье мы будем использовать более привычный термин "делопроизводство".
Итак, делопроизводство включает в себя процесс создания и оформления документов и собственно организацию всей дальнейшей работы с ними вплоть до их уничтожения по истечении сроков их хранения. Как уже было отмечено, нормальное функционирование деятельности хозяйствующего субъекта можно обеспечить только посредством взаимоувязанных управленческих документов, состав которых обычно зависит от масштабов организации, ее структурных особенностей, а также от порядка ее взаимодействия с другими субъектами: вышестоящими и нижестоящими организациями, органами законодательной и исполнительной власти, другими хозяйствующими субъектами и гражданами.
Напомним, что в российском законодательстве понятие документа раскрыто в ряде федеральных законов. Так, в соответствии со статьей 1 Федерального закона от 29 декабря 1994 г. N 77-ФЗ "Об обязательном экземпляре документов" под документом понимается материальный носитель с зафиксированной на нем в любой форме в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения.
В зависимости от того, в какой сфере человеческой деятельности создаются документы, они подразделяются на личные и официальные документы. К официальным относятся документы, созданные юридическими или физическими лицами, оформленные в соответствии с действующим законодательством и удостоверенные надлежащим образом. К официальным документам относятся управленческие, научные, технические, производственные и другие виды документов. Особое место среди перечисленных видов официальных документов занимает управленческая документация, являющаяся неотъемлемой частью внутреннего устройства любой компании, обеспечивающая взаимосвязь между структурными подразделениями хозяйствующего субъекта и его сотрудниками.
Так как управление представляет собой многофункциональный процесс, включающий в себя распорядительную деятельность, планирование, учет и контроль, то все управленческие документы фирмы в зависимости от их назначения можно классифицировать на следующие виды:
- документы регламентационного характера - уставы, положения, правила, инструкции, регламенты и так далее;
- распорядительные документы - приказы, распоряжения, решения, постановления и так далее;
- накопительные и обобщающие документы (регистры бухгалтерского и налогового учета, отчеты, акты и прочие);
- документы передачи информации - письма, телеграммы и так далее.
Обратите внимание! Состав управленческой документации определен Общероссийским классификатором управленческой документации ОК 011-93 (далее - ОК 011-93), утвержденным постановлением Госстандарта Российской Федерации от 30 декабря 1993 г. N 299.
Отмечаем, что использование документов в управленческих целях возможно только при условии того, что они обладают юридической силой (смотрите Приказ Росстандарта от 17 октября 2013 г. N 1185-ст, утвердившего ГОСТ Р 7.0.8-2013 "СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения").
Общие требования к оформлению документов и основы организации работы с документами определяются Государственным Стандартом Российской Федерации "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003" (далее - ГОСТ 6.30-2003).
Несмотря на то что в пункте 1 ГОСТа 6.30-2003 сказано, что его требования распространяются на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и другое (далее - документы), включенные в класс 0200000 ОК 011-93, по мнению автора, он может применяться и при составлении иных документов, так как его рекомендации носят универсальный характер.
ГОСТ 6.30-2003 определяет состав реквизитов документов и требования, выдвигаемые к их заполнению, а также к форматам применяемых бланков документов, поэтому создание и оформление документов все организации должны осуществлять с учетом указанных требований.
Порядок работы с документами зависит от формы организации делопроизводства, применяемой в компании. Заметим, что различают три формы организации делопроизводства: централизованную, децентрализованную и смешанную.
Первый тип предполагает, что все операции по обработке документов производятся централизованно в одном месте - в службе делопроизводства, канцелярии, общем отделе или у секретаря.
При децентрализованной форме обработка документов распределена между структурными подразделениями компании, причем каждое из подразделений выполняет однотипный набор операций.
Смешанная форма объединяет первые две, то есть часть работы с документами производится централизованно (прием, регистрация, размножение и контроль), а часть функций передается в структурные подразделения (обслуживание, формирование дел, хранение).
Выбор формы организации делопроизводства зависит от масштабов самой организации, от наличия в ее составе структурных подразделений и их количества, а так же от объема документооборота.
В небольших организациях обычно используется централизованная форма, которая, кстати сказать, является наиболее предпочтительной с точки зрения организации труда делопроизводственного персонала.
Понятно, что процесс работы с документами в компании должен регулироваться каким-то регламентом, определяющим порядок и сроки работы с документами. Обычно для этих целей разрабатывается специальная инструкция по делопроизводству, которая утверждается руководителем компании.
Обратите внимание! При разработке собственной инструкции по делопроизводству организации могут руководствоваться Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 (далее - Правила делопроизводства).
Заметим, что в Правилах делопроизводства довольно подробно изложены все процедуры делопроизводства, а именно: порядок приема и регистрации документов, построения поисковых систем для справочной работы с документами, разработка номенклатуры дел, формирование дел, проведение экспертизы ценности документов, оформление описей дел, оперативное хранение дел и передача их в архив.
Рассмотрим организацию работы с документами немного подробнее.
Во-первых, следует отметить, что все документы, как поступающие извне, так и созданные самой организацией, должны быть зарегистрированы.
Документы, поступающие в организацию в бумажном виде, проходят первичную обработку и предварительное рассмотрение, затем регистрируются в контрольно-регистрационной форме (далее - РКФ) и направляются исполнителям. При приеме документов проверяется правильность доставки и целостность упаковки документов. Ошибочно доставленные документы обычно возвращаются отправителю. Регистрация документа производится путем проставления на нем специального регистрационного штампа, проставляемого в правой нижней части лицевой стороны первой страницы документа. Регистрационный штамп должен содержать наименование организации и регистрационный номер документа.
Отметим, что регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. Дата регистрации документа зависит от вида документа, а именно:
- поступающие документы в организацию регистрируются в день их поступления;
- документы, созданные самой организацией, регистрируют в день их подписания или утверждения.
Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера, который исходя из информационных потребностей организации может дополняться буквенным или цифровым индексом структурного подразделения, индексом дела по номенклатуре дел, и другим. Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга косой чертой.
Документы, поступившие на имя руководителя, а также без указания конкретного лица или структурного подразделения предварительно рассматриваются службой делопроизводства и только потом направляются руководству или в соответствующее подразделение компании. Эта процедура проводится с целью распределения поступивших документов на:
- требующие обязательного рассмотрения руководством компании;
- направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.
Предварительное рассмотрение осуществляется исходя из оценки их содержания, на основании установленного в организации распределения обязанностей.
Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам.
Рассмотренные руководством документы возвращаются в службу делопроизводства, где в РКФ вносится соответствующая резолюция руководителя, а документ передается на исполнение. Если входящий документ предназначен для нескольких структурных подразделений организации, то он тиражируется в необходимом количестве, при этом ответственному исполнителю направляется подлинник, а остальным - копии.
Единицей учета документов в службе делопроизводства является сам документ с учетом размноженных экземпляров. Размноженные экземпляры подсчитываются отдельно на основе принятой в организации системы учета документов. Учет количества документов может производиться в целом по организации или по ее структурным подразделениям.
Следует иметь в виду, что документы, поступающие в организацию со стороны и создаваемые ею самостоятельно, учитываются отдельно. Итоговые данные учета документов могут оформляться в табличной форме.
Для возможности оперативного поиска необходимых документов служба делопроизводства должна разработать и утвердить поисковую систему документов. Понятно, что основой для ее создания является регистрация документов, под которой понимается запись учетных данных о документе по установленной форме, свидетельствующая о факте создания, отправления или получения документа.
Эффективность поисковой системы документов обеспечивается путем разработки специальных справочников, в качестве которых в компаниях обычно используется номенклатура дел.
Номенклатура дел разрабатывается организацией в обязательном порядке, так как ее практическое применение непосредственно связано с
