Разрабатываем положение о служебных командировках (С. Савченко, "Казенные учреждения: бухгалтерский учет и налогообложение", N 7, июль 2014 г.)

Разрабатываем положение о служебных командировках

Практически в любом учреждении, в том числе и в казенном, сотрудники ездят в командировки. Казалось бы, у бухгалтера не должно возникать вопросов по их оформлению, а также по бухгалтерскому учету и налогообложению командировочных. Между тем не все ясно в ситуациях, касающихся командировок, и сотрудникам, направляемым в эти самые командировки, и бухгалтерам. А может, тогда нужно разработать внутренний документ, в котором обобщится теория и практика, связанные со служебными командировками? Не спешите с ответом...

А нужно ли такое положение?

Сразу скажем, что действующее законодательство не обязывает бухгалтера казенного учреждения разрабатывать и утверждать положение о служебных командировках. Ведь это же не учетная политика. В то же время правовое регулирование служебных командировок до сих пор не дает исчерпывающие и однозначные ответы на все вопросы, тем самым предоставляется в решении отдельных из них свобода действий бухгалтеру. Поэтому помочь в упорядочивании расчетов с командированными сотрудниками может самостоятельно разработанное положение о служебных командировках.

Какие документы использовать?

При разработке положения о служебных командировках бухгалтеру КУ следует обобщить и подготовить для практического применения нормы следующих документов:

- Трудового кодекса;

- Положения об особенностях направления работников в служебные командировки*(1);

- Порядка и условий командирования федеральных госслужащих*(2);

- Положения о размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками, работникам организаций, финансируемых за счет бюджета*(3);

- Положения о выплате суточных*(4);

- Налогового кодекса (ст. 217) и Закона о страховых взносах*(5) (ст. 9);

- Порядка ведения кассовых операций (Указание ЦБ РФ от 11.03.2014 N 3210-У);

- Правил ведения наличных расчетов (Указание ЦБ РФ от 07.10.2013 N 3073-У);

- Положения об эмиссии платежных карт*(6).

Также необходимо ориентироваться на предельные нормы возмещения расходов по найму помещения*(7) в заграничных командировках работников организаций, финансируемых из федерального бюджета.

Как видим, документов много и их вовсе не обязательно переписывать. Нужно лишь взять самую ценную и необходимую информацию, касающуюся служебных командировок, и применить эти нормы правовых актов с учетом специфики деятельности казенного учреждения. При составлении положения о служебных командировках бухгалтеру казенного учреждения также следует ориентироваться на нормы отраслевых (ведомственных) документов, в частности на нормы:

- Инструкции об организации служебных командировок сотрудников органов внутренних дел и военнослужащих внутренних войск на территории РФ*(8);

- Инструкции о порядке выезда сотрудников и работников органов внутренних дел РФ, военнослужащих и лиц гражданского персонала внутренних войск за пределы РФ*(9);

- Инструкции об организации служебных командировок военнослужащих спасательных формирований МЧС РФ и сотрудников противопожарной службы*(10);

- Основных положений о порядке выезда в служебные командировки за границу должностных лиц таможенных органов и учреждений, находящихся в ведении ФТС*(11);

- Положения о возмещении расходов по бронированию, найму жилого помещения военнослужащим и сотрудникам отдельных силовых ведомств*(12).

Документы следует взять на заметку бухгалтерам КУ названных органов власти.

Что включить в содержание?

Любой документ понятен и лучше воспринимается, если он имеет четкую структуру, в которой представлены наиболее важные темы той сферы, которую он регулирует. Бухгалтеру казенного учреждения, чьи работники могут быть направлены в командировки на территории РФ и зарубежных государств, целесообразно разделить положение о служебных командировках на два раздела. Но есть и другой вариант: сделать три раздела - общие нормы, раздел, касающийся командировок в РФ, и раздел, касающийся командировок за рубеж. Ниже приведен пример того, каким может быть содержание положения о служебных командировках в КУ:

I. Список сотрудников, которые могут быть отправлены в командировки.

II. Правила направления работников в служебные командировки.

III. Порядок выдачи подотчетных денежных средств сотрудникам:

- на командировки на территории РФ;

- на командировки на территории иностранных государств.

IV. Размер возмещения расходов в служебных командировках:

- при поездках внутри России;

- при выездах за рубеж.

V. Расчеты и представление отчетов о расходах в командировках:

- на территории РФ;

- на территории иностранных государств.

VI. Расчеты в безналичном порядке, совершаемые в командировках работниками.

Как видим, разделов не много. Однако изложить в них можно многое.

Кто может быть отправлен в командировку?

В командировки направляются работники, состоящие в трудовых отношениях с работодателем и состоящие в штате казенного учреждения. Лица, работающие по гражданско-правовому договору, не могут считаться командированными лицами, так как служебные командировки - это понятие трудового, а не гражданского законодательства.

В командировки не могут быть направлены беременные женщины (ст. 259 ТК РФ), работники в возрасте до 18 лет (ст. 268 ТК РФ), работники, с которыми заключен ученический договор (ст. 203 ТК РФ). Женщины, имеющие детей в возрасте до трех лет, могут быть направлены в командировку лишь с их письменного согласия и при условии, что они ознакомлены со своим правом отказаться от командировки (ст. 259 ТК РФ).

Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, командировками не признаются (ст. 168.1 ТК РФ). Разъездной считается работа, при которой работник выполняет свои должностные обязанности вне расположения учреждения. В отличие от командировок, носящих временный характер и ограниченных сроком, работа, связанная с разъездами, должна носить постоянный характер (Письмо Роструда от 12.12.2013 N 4209-ТЗ). Поэтому поездки отдельных "разъездных" водителей учреждения не считаются командировками.

Как направить сотрудника в командировку?

Как правило, в казенных учреждениях все командировки заранее планируются, составляется график на год или иной период. Отмена запланированных командировок происходит по мотивированным рапортам с указанием причин их отмены. Есть и неплановые командировки, вызванные непредвиденными обстоятельствами. В таком случае кадровой службе учреждения нужно оформить следующие документы:

- в произвольной форме служебную или докладную записку (рапорт) на имя руководителя КУ о том, что работника нужно отправить в командировку (с указанием причины и приложением подтверждающих необходимость поездки документов);

- приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (ф. 0301022), служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (ф. 0301025)*(13).

Командировочное удостоверение (ф. 0301024) выписывается кадровой службой на основании приказа (распоряжения) руководителя при командировках по территории РФ и в страны СНГ. Документ подтверждает фактический срок командировки, плановое время нахождения сотрудника вне места постоянной работы определяется работодателем с учетом выданного служебного задания. По отметкам в командировочном удостоверении устанавливается время, в течение которого за сотрудником сохраняется средний заработок, и по ним рассчитываются суточные. В командировках за рубеж (в страны дальнего зарубежья) время нахождения работника в командировке и пересечения границы определяется по билетам и отметкам в паспорте.

В положении о служебных командировках важно указать сроки составления всех перечисленных документов. Например, служебная (докладная) записка подается на имя руководителя за неделю до предполагаемой командировки, все остальные документы издаются, как только руководитель подпишет приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку, причем делать это нужно не в последний день. В противном случае работник может просто не успеть получить аванс на командировку.

Как выдать деньги на командировку?

Ответ на этот вопрос дан в Порядке ведения кассовых операций (Указание ЦБ РФ N 3210-У). Для выдачи наличных денег работнику под отчет расходный ордер оформляется согласно письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему запись о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются деньги, подпись руководителя и дату. Что касается выдачи аванса на командировочные, то все указанные данные есть в приказе (распоряжении) руководителя о направлении работника в командировку, поэтому дополнительный документ не нужен.

При командировках сотрудников КУ за рубеж выдача аванса производится в национальной и иностранной валюте согласно запланированным затратам. Конвертация рублей в иностранную валюту осуществляется на основании заявки на кассовый расход в соответствии с Порядком кассового обслуживания бюджетов различных уровней (утвержден Приказом Федерального казначейства от 10.10.2008 N 8н). На получение денежных средств после конвертации бухгалтер КУ также предоставляет заявку, после чего деньги поступают в кассу учреждения и выдаются работнику на командировку за рубеж.

Помимо выдачи наличных денег сотруднику могут быть перечислены средства на командировки на банковскую карту, включая и ту, на которую перечисляется зарплата (Письмо Минфина РФ N 02-03-10/37209, Федерального казначейства N 42-7.4-05/5.2554 от 10.09.2013). Порядок использования таких карт следует прописать отдельным пунктом.

Прежде чем бухгалтер выдаст аванс, нужно помнить, что финансирование командировочных расходов в КУ производится в строгом соответствии с утвержденными планами в пределах установленных лимитов бюджетных обязательств на соответствующий год. При необходимости обеспечения финансирования командировок, включая оплату внеплановых поездок сотрудников, уполномоченные должностные лица вносят изменения в ранее запланированные расходы. Выдача аванса в большем или меньшем размере не является нарушением, но в то же время может привести к необоснованному расходованию денежных средств на командировки, за что виновные лица привлекаются в установленном законодательством порядке к ответственности.

Какие расходы и в каком размере возместить?

В командировке на территории РФ сотруднику КУ возмещаются расходы:

- на проезд;

- по найму жилого помещения;

- суточные;

- иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

В общем случае все названные расходы возмещаются в порядке и размерах, которые определены коллективным договором или локальным нормативным актом согласно Постановлению N 749, посвященному особенностям направления работников в служебные командировки учреждений и организаций всех форм собственности.

Однако в отношении казенных учреждений, финансируемых за счет средств федерального бюджета, действуют ограничения на возмещение расходов в командировке. В частности, работникам таких учреждений возмещаются:

- расходы на проезд к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы - в размере фактических расходов, подтвержденных проездными документами, но не выше стоимости проезда определенным транспортом, указанным в пп. "в" п. 1 Постановления Правительства РФ от 02.10.2002 N 729 (с учетом категории транспорта и класса обслуживания);

- расходы по найму жилого помещения - в размере фактических расходов, подтвержденных документами, но не более 550 руб. в сутки. При отсутствии документов, подтверждающих эти расходы, - 12 руб. в сутки (пп. "а" п. 1 Постановления N 729). Учреждениям силовых министерств и ведомств расходы по найму и бронированию возмещаются по фактическим затратам, но не более стоимости двухкомнатного номера (для высших офицеров и высшего начальствующего состава) или одноместного номера (для остальных) (Постановление Правительства РФ от 21.06.2010 N 467);

- суточные - в размере 100 руб. согласно пп. "б" п. 1 Постановления N 729, дополнительно может выдаваться сумма (например, 200 руб.) за счет экономии бюджетных средств, выделенных в установленном порядке на возмещение суточных, связанных со служебными командировками (см., например, Приказ МЧС РФ от 23.05.2013 N 337).

Все иные связанные со служебными командировками расходы, например оплата сотрудниками связи или канцтоваров в командировке на территории РФ, возмещаются бухгалтером КУ (при условии, что они произведены работником с разрешения или ведома работодателя) за счет экономии средств, выделенных из федерального бюджета на содержание учреждения. Таковы требования п. 3 Постановления N 729.

В командировке в иностранное государство сотруднику КУ возмещаются:

- расходы на проезд и затраты по найму жилого помещения;

- расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

- затраты на оформление заграничного паспорта, визы и других документов;

- обязательные консульские и аэродромные сборы;

- сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;

- расходы на оформление обязательной медицинской страховки и иные обязательные платежи и сборы.

Расходы по проезду в заграничных командировках не ограничиваются в том числе для служащих учреждений, финансируемых из федерального бюджета. Но есть перечень "проездных" расходов, которые возмещаются согласно п. 22, 12 Постановления N 749. Это расходы на проезд транспортом общего пользования к станции, пристани, аэропорту и от станции, пристани, аэропорта, если они находятся за чертой населенного пункта, при наличии документов (билетов), подтверждающих данные расходы; страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте; оплата услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей.

Затраты по найму жилого помещения за рубежом в служебной командировке сотруднику КУ, финансируемого из федерального бюджета, возмещаются не более предельных норм, установленных Приказом Минфина РФ от 02.08.2004 N 64н. Отдельным работникам начальствующего состава могут компенсироваться расходы по найму в размере фактических затрат без ограничений, что должно быть закреплено на уровне нормативного акта (см., например, Приказ ФТС РФ от 14.07.2010 N 1333).

Выплата суточных производится в следующих размерах:

- при нахождении на территории РФ согласно Постановлению N 729 с возможностью увеличения за счет экономии бюджетных средств;

- при нахождении на территории иностранного государства в размерах, установленных Постановлением Правительства РФ от 26.12.2005 N 812.

Также отдельным категориям работников (руководителям федеральных органов) выплачиваются надбавки к суточным в иностранной валюте согласно Постановлению Правительства РФ N 812. Выплата суточных в иностранной валюте и надбавок производится учреждениями в пределах средств, выделенных из федерального бюджета на соответствующий год.

Порядок определения количества дней для выплаты суточных в российской и иностранной валюте закреплен в Постановлении N 749. При этом допускается возмещение расходов в рублевом эквиваленте по курсу Центрального банка РФ на дату оформления документов (например, Приказ ФТС РФ N 1333). Такое правило логично применять в части перерасхода средств в загранкомандировке.

Как отчитаться по служебным командировкам?

Отчетность вернувшегося из командировки сотрудника включает в себя:

- отчет о выполнении выданного служебного задания;

- авансовый отчет (ф. 0504049);

- подтверждающие произведенные расходы документы (чеки и квитанции гостиниц, операторов по приему платежей, таможенных постов и т.д.).

Всю отчетность следует представить командированному лицу в бухгалтерию в срок, не превышающий трех рабочих дней с момента возвращения из такой поездки или со дня выхода на работу. Это следует из Указания ЦБ РФ N 3210-У.

Если работник не полностью отчитался по выданному на командировку авансу и не спешит возвращать остаток, то принимается решение об удержании этого остатка из его зарплаты. Такое решение должно приниматься не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, и при условии, если работник не оспаривает оснований и размеров удержания, в противном случае разногласия разрешают в суде.

Как вести расчеты в безналичном порядке?

Основным документом, регулирующим использование платежных карт, в том числе корпоративных (оформленных на юридическое лицо), является Положение об эмиссии платежных карт и об операциях, совершаемых с их использованием*(14). В нем сказано, что разрешенными операциями являются:

- получение денег для расчетов, связанных с деятельностью юридического лица, в том числе с оплатой командировочных и представительских расходов;

- получение наличных денежных средств в иностранной валюте за пределами территории РФ для оплаты командировочных и представительских расходов.

Иных специальных требований к совершению операций с использованием банковских карт при расчетах в командировках названным положением не установлено.

Поэтому помимо целей использования банковской карты в положение о служебных командировках КУ следует включить нормы о контроле за самими картами. Например, ответственность за сохранность банковской карты, а также за расходование средств по ней в пределах установленных расходных лимитов несет держатель карты (командированное лицо). Об утере или хищении банковской карты держатель обязан незамедлительно сообщить в бухгалтерию, которая связывается с эмитентом карты - кредитной организацией с целью блокирования операций по утерянной карте.

* * *

Итак, в статье автор привел базовые нормы, которые могут быть включены в положение о служебных командировках казенного учреждения. Бухгалтеру нужно лишь подставить конкретные цифры, если они отличаются от рекомендуемых, и дополнить нормами, позаимствованными из ведомственных инструкций. При этом помните, что практика, противоречащая обязательным для участников отношений положениям действующего законодательства, не применяется (ст. 5 ГК РФ).

С. Савченко,

эксперт журнала "Казенные учреждения:

бухгалтерский учет и налогообложение"

"Казенные учреждения: бухгалтерский учет и налогообложение", N 7, июль 2014 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Утверждено Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749.

*(2) Утверждены Указом Президента РФ от 18.07.2005 N 813.

*(3) Утверждено Постановлением Правительства РФ от 02.10.2002 N 729.

*(4) Утверждено Постановлением Правительства РФ от 26.12.2005 N 812.

*(5) Федеральный закон от 24.07.2009 N 212-ФЗ.

*(6) Утверждено ЦБ РФ 24.12.2004 N 266-П.

*(7) Установлены Приказом Минфина РФ от 02.08.2004 N 64н.

*(8) Утверждена Приказом МВД РФ от 15.11.2011 N 1150.

*(9) Утверждена Приказом МВД РФ от 19.03.2007 N 268.

*(10) Утверждена Приказом МЧС РФ от 10.01.2008 N 3.

*(11) Утверждены Приказом ФТС РФ от 14.07.2010 N 1333.

*(12) Утверждено Постановлением Правительства РФ от 21.06.2010 N 467.

*(13) Формы документов утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1.

*(14) Утверждено ЦБ РФ 24.12.2004 N 266-П.