Вопрос: Если в штате организации нет работников с разъездным характером, а единым проездным будут пользоваться различные сотрудники по мере необходимости в служебных целях, как документально оформляется данная операция? Каков порядок отражения в бухгалтерском учете? ("Финансовый вестник: финансы, налоги, страхование, бухгалтерский учет", N 11, ноябрь 2013 г.)

Если в штате организации нет работников с разъездным характером, а единым проездным будут пользоваться различные сотрудники по мере необходимости в служебных целях, как документально оформляется данная операция? Каков порядок отражения в бухгалтерском учете?

Необходимо закрепление этого в положениях трудового договора с соответствующим работником, коллективного договора, локального нормативного акта.

Исходя из Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденной Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н, стоимость приобретенного проездного билета отражается по дебету счета 50 "Касса", субсчет 50-3 "Денежные документы", в корреспонденции с кредитом счета 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками".

Как следует из пунктов 5, 7 и 16 Положения по бухгалтерскому учету "Расходы организации" ПБУ 10/99, утвержденного Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н, расходы по приобретению проездного билета отражаются как расходы, связанные с исполнением обязательств, возникающих у организации в рамках трудовых отношений с работниками при исполнении работниками трудовых обязанностей, относятся к расходам по обычным видам деятельности по истечении срока действия билета.

Инструкцией по применению Плана счетов предусмотрено, что стоимость проездных билетов списывается со счета 50, субсчет 50-3, в дебет счета учета затрат на производство (продажу).

Что касается налогового учета, то в соответствии со статьей 255 НК РФ в расходы налогоплательщика на оплату труда включаются любые начисления работникам в денежной и (или) натуральной формах, стимулирующие начисления и надбавки, компенсационные начисления, связанные с режимом работы или условиями труда, премии и единовременные поощрительные начисления, расходы, связанные с содержанием этих работников, предусмотренные нормами законодательства РФ, трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами.

Согласно пункту 3 части 2 статьи 255 НК РФ к расходам на оплату труда в целях данной главы относятся, в частности, начисления стимулирующего и (или) компенсирующего характера, связанные с режимом работы и условиями труда, в том числе надбавки к тарифным ставкам и окладам за работу в ночное время, работу в многосменном режиме, за совмещение профессий, расширение зон обслуживания, за работу в тяжелых, вредных, особо вредных условиях труда, за сверхурочную работу и работу в выходные и праздничные дни, производимые в соответствии с законодательством РФ.

Таким образом, расходы на приобретение проездного билета как для работников с разъездным характером работы, так и для обычных работников, в случае, если трудовым договором, коллективным договором, локальным нормативным актом предусмотрено возмещение расходов по проезду и таким работникам, учитываются в целях налогообложения при условии их документального подтверждения.

Проводки

Содержание операций	Дебет	Кредит	Первичный документ
Приобретен проездной билет	50-3	60	Журнал учета и выдачи денежных документов
Признаны расходы на приобретение билета	20 (26, 44 и др.)	50-3	Журнал учета и выдачи денежных документов, бухгалтерская справка

Таким образом, расходы на приобретение единых проездных билетов в рассматриваемой ситуации необходимо отражать в бухгалтерском и налоговом учете на основе рекомендаций, приведенных выше. Если в штате нет работников с разъездным характером, а единым проездным будут пользоваться различные сотрудники по мере необходимости в служебных целях, необходимо закрепление этого в положениях трудового договора с соответствующим работником, коллективного договора, локального нормативного акта.

Л.Л. Горшкова,

руководитель Центра методологии бухгалтерского учета и налогообложения

1 ноября 2013 г.

"Финансовый вестник: финансы, налоги, страхование, бухгалтерский учет", N 11, ноябрь 2013 г.