Актуальные вопросы составления и представления отчетности в ФСС (М. Мишанина, "Учреждения культуры и искусства: бухгалтерский учет и налогообложение", N 1, январь 2014 г.)

Актуальные вопросы составления и представления отчетности в ФСС

Учреждения культуры и искусства, являющиеся плательщиками страховых взносов по обязательным видам страхования, помимо уплаты самих взносов, обязаны ежеквартально сдавать отчетность в контролирующие органы. Так, начиная с 1-го полугодия 2013 года отчетность в ФСС представляется страхователями в виде расчета по форме 4-ФСС, утвержденной Приказом Минтруда РФ N 107н*(1). Этим же документом утвержден Порядок ее заполнения (далее - Порядок заполнения формы 4-ФСС). В статье ответим на актуальные вопросы, возникающие при заполнении указанной формы, и дадим советы, которые помогут правильно и быстро подготовить отчетность к сдаче.

Какие таблицы формы 4-ФСС представляются всеми страхователями?

Обязательными для представления всеми страхователями являются (п. 2 Порядка заполнения формы 4-ФСС):

- титульный лист;

- таблица 1 "Расчеты по обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством";

- таблица 3 "Расчет базы для начисления страховых взносов";

- таблица 6 "База для начисления страховых взносов";

- таблица 7 "Расчеты по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний".

Другие таблицы формы 4-ФСС (2, 3.1, 4, 4.1, 4.2, 4.3, 4.4, 5, 8, 9, 10) включаются в отчетность только в том случае, если имеются показатели для их заполнения.

Представляют ли филиалы учреждения отчетность в ФСС?

Филиалом является обособленное подразделение юридического лица, расположенное вне места его нахождения и осуществляющее все его функции или их часть, в том числе функции представительства. Филиалы не являются юридическими лицами, они наделяются имуществом создавшего их юридического лица и действуют на основании утвержденных им положений (п. 2, 3 ст. 55 ГК РФ).

Исходя из положений п. 11 ст. 15 Федерального закона N 212-ФЗ*(2), обособленные подразделения исполняют обязанности по представлению расчетов по страховым взносам (уплате страховых взносов) по месту своего нахождения в случае, если имеют отдельный баланс, расчетный счет и начисляют выплаты и иные вознаграждения в пользу физических лиц.

Если вышеуказанные условия не выполняются, то филиал не отчитывается в ФСС. Отчетность по такому обособленному подразделению подается головным учреждением (юридическим лицом) по месту своего нахождения. Такой порядок применим и в отношении обособленных подразделений, расположенных за пределами территории РФ (п. 14 ст. 15 Федерального закона N 212-ФЗ).

Могут ли страхователи с численностью персонала менее 50 человек отчитаться в ФСС в электронном виде?

Страхователи со среднесписочной численностью физических лиц, в пользу которых производятся выплаты и иные вознаграждения, за предшествующий расчетный период 50 человек и менее вправе представлять отчетность в ФСС форме электронных документов. Такое право предусмотрено п. 10 ст. 15 Федерального закона N 212-ФЗ.

Кроме того, сам ФСС рекомендует сдавать отчетность в электронном виде тем страхователям, для которых это не обязательно, поскольку популярность такого способа обусловлена ощутимой экономией времени и материальных затрат. При сдаче отчетности в форме электронных документов не нужно приезжать в отделение фонда, работа в электронном виде позволяет выявлять ошибки и исправлять их, не перепечатывая по несколько раз многостраничные отчеты, а высокий уровень защиты информации дает гарантию, что передаваемые данные не будут доступны третьим лицам.

Представляется такая отчетность либо через специализированного оператора связи, либо через интернет-портал ФСС по адресу: http://fz122.fss.ru.

Порядок представления отчетности в электронном виде в органы ФСС утвержден Приказом ФСС РФ от 12.02.2010 N 19 "О внедрении защищенного обмена документами в электронном виде с применением электронной цифровой подписи для целей обязательного социального страхования" (далее - Приказ N 19).

Обратите внимание! При сдаче расчета по форме 4-ФСС за 2013 год в форме электронного документа необходимо применять усиленную квалифицированную электронную подпись. Это связано с тем, что электронная цифровая подпись, выданная до 1 июля 2013 года в соответствии с порядком, установленным Федеральным законом от 10.01.2002 N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи"*(3) признается электронным документом, подписанным квалифицированной электронной подписью только до 31 декабря 2013 года (п. 2 ст. 19 Федерального закона N 63-ФЗ*(4)).

Как заполнить поле "Шифр страхователя" на титульном листе расчета по форме 4-ФСС?

Шифр страхователя определяет категорию страхователя и состоит из трех частей:

- в первых трех ячейках указывается шифр, определяющий категорию страхователя в соответствии с приложением 1 к Порядку заполнения формы 4-ФСС;

- в следующих двух ячейках - код в соответствии с приложением 2 к Порядку заполнения формы 4-ФСС;

- в последних двух ячейках - код в соответствии с приложением 3 к Порядку заполнения формы 4-ФСС.

Приведем некоторые выдержки из указанных приложений, касающиеся учреждений культуры и искусства:

- приложение 1 "Справочник шифров плательщиков страховых взносов":

Категория плательщиков страховых взносов	Шифр
Плательщики страховых взносов, применяющие основной тариф страховых взносов	071
Организации, применяющие упрощенную систему налогообложения, основной вид экономической деятельности которых установлен пп. 8 п. 1 ст. 58 Федерального закона N 212-ФЗ	121

- приложение 2 "Справочник дополнительных шифров для страхователей-налогоплательщиков, применяющих специальные режимы налогообложения" (иные плательщики страховых взносов указывают код 00):

Категория плательщиков страховых взносов	Код
Организации, применяющие упрощенную систему налогообложения	01
Организации, уплачивающие единый налог на вмененный доход для отдельных видов деятельности	02

- приложение 3 "Справочник дополнительных шифров для страхователей-налогоплательщиков, имеющих статус казенных и бюджетных учреждений" (иные плательщики страховых взносов указывают код 00):

Категория плательщиков страховых взносов	Код
Казенные и бюджетные учреждения	01

Таким образом, при заполнении титульного листа расчета по форме 4-ФСС в поле "Шифр страхователя" государственные (муниципальные) учреждения культуры и искусства, относящиеся:

- к казенным и бюджетным, применяющим ОСНО, указывают 071/00/01;

- к автономным учреждениям, применяющим ОСНО, - 071/00/00;

- к казенным и бюджетным, уплачивающим ЕНВД в отношении определенных видов деятельности, - 071/02/01;

- к автономным учреждениям, уплачивающим ЕНВД в отношении определенных видов деятельности, - 071/02/00;

- к автономным учреждениям, применяющим УСН, - 121/01/00.

Как правильно заполнить код по ОКВЭД в расчете по форме 4-ФСС?

Код по ОКВЭД указывается в начале разд. I и II расчета по форме 4-ФСС.

В разделе I "Расчет по начисленным, уплаченным страховым взносам на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством и произведенным расходам" код по ОКВЭД заполняется страхователями, применяющими пониженные тарифы в соответствии с пп. 8 или 11 п. 1 ст. 58 Федерального закона N 212-ФЗ (п. 6 Порядка заполнения формы 4-ФСС).

При этом отметим, что пп. 11 п. 1 ст. 58 Федерального закона N 212-ФЗ устанавливает право на применение пониженного тарифа страховых взносов с учетом условий, установленных п. 5.1 ст. 58 Федерального закона N 212-ФЗ, для некоммерческих организаций, не относящихся к государственным (муниципальным) учреждениям.

На основании пп. 8 п. 1 ст. 58 Федерального закона N 212-ФЗ к страхователям, использующим пониженные тарифы, относятся организации, применяющие УСН, основным видом экономической деятельности (классифицируемым в соответствии с ОКВЭД) которых, является, в частности:

- деятельность, связанная с производством, прокатом и показом фильмов;

- деятельность библиотек, архивов, учреждений клубного типа (за исключением деятельности клубов);

- деятельность музеев и охрана исторических мест и зданий;

- деятельность ботанических садов, зоопарков и заповедников;

- другие.

При этом соответствующий вид экономической деятельности, предусмотренный пп. 8 п. 1 ст. 58 Федерального закона N 212-ФЗ, признается основным видом экономической деятельности при условии, что доля доходов от реализации продукции и (или) оказанных услуг по данному виду деятельности составляет не менее 70% в общем объеме доходов. Сумма доходов определяется на основании ст. 346.15 НК РФ (п. 1.4 ст. 58 Федерального закона N 212-ФЗ).

Таким образом, код ОКВЭД в разд. I расчета по форме 4-ФСС указывается только государственными (муниципальными) автономными учреждениями культуры и искусства, применяющими УСН, основным видом экономической деятельности которых является вид деятельности, поименованный в пп. 8 п. 1 ст. 58 Федерального закона N 212-ФЗ.

В разделе II "Расчет по начисленным, уплаченным страховым взносам на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний и расходов на выплату страхового обеспечения" код по ОКВЭД указывается всеми страхователями по основному виду экономической деятельности, определяемому в соответствии с Постановлением Правительства РФ от 01.12.2005 N 713 "Об утверждении Правил отнесения видов экономической деятельности к классу профессионального риска" и Приказом Минздравсоцразвития РФ от 31.01.2006 N 55 (п. 24 Порядка заполнения формы 4-ФСС).

Вновь созданные учреждения указывают код по данным органа государственной регистрации (налогового органа), а начиная со второго года деятельности - код, который подтвержден в установленном порядке в территориальных органах ФСС.

Необходимо ли учреждению одновременно с расчетом по форме 4-ФСС представлять в ФСС подтверждающие документы на право применения пониженных тарифов страховых взносов?

В пункте 14 Административного регламента*(5) указано, что документом, необходимым для предоставления государственной услуги ФСС, является расчет по форме 4-ФСС, а п. 15 указанного регламента предусмотрено, что оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления государственной услуги, законодательством РФ не предусмотрено.

Таким образом, территориальные органы ФСС не вправе отказывать в приеме расчета в связи с отсутствием прилагаемых к нему иных документов страхователя.

Применение плательщиками страховых взносов пониженных тарифов носит заявительный характер. Факт применения пониженных тарифов страховых взносов подтверждается плательщиком путем представления расчета по форме 4-ФСС с отражением показателей в соответствующих таблицах, а также указанием категории страхователя на титульном листе расчета в поле "Шифр страхователя". При этом плательщик вправе по своей инициативе представить вместе с расчетом документы, подтверждающие право применения пониженных тарифов.

Законодательство о страховых взносах, в свою очередь, предусматривает обязанность страхователей представлять в территориальные органы ФСС по их требованию документы, подтверждающие правильность исчисления и полноту уплаты (перечисления) страховых взносов (пп. 4 п. 2 ст. 28, пп. 1 п. 1 ст. 29 и п. 1 ст. 37 Федерального закона N 212-ФЗ).

Таким образом, подавать вместе с расчетом по форме 4-ФСС документы на применение пониженных тарифов страховых взносов - это выбор учреждения.

Данная позиция была изложена в Письме ФСС РФ от 18.12.2012 N 15-03-11/08-16893.

Каков порядок заполнения расчета по форме 4-ФСС, если в учреждении работают инвалиды?

Информация о работающих в учреждении инвалидах отражается в расчете по форме 4-ФСС в следующем порядке:

1. Титульный лист. В поле "Численность работников" (из них "работающих инвалидов") указывается среднесписочная численность инвалидов (п. 5.15 Порядка заполнения формы 4-ФСС);

2. Таблица 3. По строке 5 в соответствующих графах указывается сумма выплат и иных вознаграждений физическим лицам, являющимся инвалидами I, II или III группы (п. 10.5 Порядка заполнения формы 4-ФСС);

3. Таблица 3.1. Согласно п. 11 Порядка заполнения формы 4-ФСС количество заполненных строк в таблице 3.1 должно соответствовать количеству физических лиц - инвалидов, которым были начислены выплаты и иные вознаграждения в течение отчетного периода. При этом в графах 3, 4 указывается дата выдачи и дата окончания действия справки медико-социальной экспертизы, заключения врачебно-трудовых экспертных комиссий.

При заполнении таблицы 3.1 (п. 12 Порядка заполнения формы 4-ФСС):

- в графе 5 по каждому физическому лицу - инвалиду I, II или III группы отражается сумма выплат и иных вознаграждений, начисленных нарастающим итогом с начала года, но не более предельной величины базы для начисления страховых взносов, устанавливаемой ежегодно Правительством РФ;

- по графам 6-8 отражается сумма выплат и иных вознаграждений, начисленных за последние три месяца отчетного периода;

- по строке "Итого выплат" в графах 5-8 отражается общая сумма выплат и иных вознаграждений, начисленных плательщиком в пользу физических лиц, являющихся инвалидами I, II или III группы;

- значение строки "Итого выплат" по графе 5 должно равняться данным строки 5 графы 3 таблицы 3 "Расчет базы для начисления страховых взносов";

- значение строки "Итого выплат" по графе 6 должно равняться данным строки 5 графы 4 таблицы 3 "Расчет базы для начисления страховых взносов";

- значение строки "Итого выплат" по графе 7 должно равняться данным строки 5 графы 5 таблицы 3 "Расчет базы для начисления страховых взносов";

- значение строки "Итого выплат" по графе 8 должно равняться данным строки 5 графы 6 таблицы 3 "Расчет базы для начисления страховых взносов".

В случае если таблица 3.1 состоит из нескольких страниц, значение строки "Итого выплат" отражается на последней странице.

4. Таблица 6. В графе 4 указывается сумма выплат в пользу работающих инвалидов, на которые начисляются страховые взносы по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.

Кто и в каком порядке заполняет таблицу 10 в расчете по форме 4-ФСС?

Таблица 10 "Сведения об аттестации рабочих мест по условиям труда и проведенным обязательным предварительным и периодическим медицинским осмотрам работников на начало года" заполняется учреждениями, у которых имеются рабочие места, подлежащие аттестации и сотрудники, занятые на работах с вредными и опасными производственными факторами, подлежащие обязательным предварительным и периодическим медосмотрам.

Сведения об аттестации рабочих мест и медосмотрах указываются в таблице 10 расчета по форме 4-ФСС по состоянию на начало года.

Таблица 10 состоит из восьми граф и двух строк.

По строке 1 "Аттестация рабочих мест по условиям труда" заполняются графы с 3 по 6. В них указываются данные об общем количестве рабочих мест, подлежащих аттестации, о количестве рабочих мест, аттестованных по условиям труда, в том числе отнесенных к вредным и опасным классам условий труда по результатам аттестации рабочих мест по условиям труда, а именно к 3 и 4 классам условий труда, содержащиеся в сводной ведомости результатов аттестации рабочих мест по условиям труда, образец которой предусмотрен приложением 6 к Порядку проведения аттестации рабочих мест по условиям труда, утвержденному Приказом Минздравсоцразвития РФ от 26.04.2011 N 342н, составляемой по результатам аттестации рабочих мест по условиям труда по состоянию на начало года с учетом того, что согласно п. 8 названного порядка каждое рабочее место должно аттестовываться не реже одного раза в пять лет.

По строке 2 "Проведение обязательных предварительных и периодических медицинских осмотров (обследований) работников" заполняются графы 7, 8. В них указываются данные о количестве работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными производственными факторами, подлежащих и прошедших обязательные предварительные и периодические осмотры.

Эти графы заполняются в соответствии со сведениями, содержащимися в заключительных актах медицинской комиссии по результатам периодических медицинских осмотров (обследований) работников. Данные акты составляются согласно п. 12, 42 Порядка проведения обязательных предварительных (при поступлении на работу) и периодических медицинских осмотров (обследований) работников, занятых на тяжелых работах и на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, утвержденного Приказом Минздравсоцразвития РФ от 12.04.2011 N 302н.

В частности, в графе 7 указывается общее число работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными производственными факторами, подлежащих обязательным предварительным и периодическим осмотрам, а в графе 8 - число работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными производственными факторами, прошедших обязательные предварительные и периодические осмотры.

Как проверить правильность заполнения расчета по форме 4-ФСС?

В целях проверки правильности заполнения расчета по форме 4-ФСС можно использовать контрольные соотношения, приведенные в приложении 3 к Приказу N 19.

Кроме этого, в помощь страхователю на официальном сайте ФСС (http://r44.fss.ru/directions/23514/23519/88585.shtml) размещен алгоритм, которым можно воспользоваться в рамках самоконтроля при заполнении расчета по форме 4-ФСС:

1) таблица 1 строка 2 графы 3 = таблица 3 строка 4 графы 3 х размер тарифа в зависимости от категории плательщика.

2) таблица 7 строка 2 графы 3 = таблица 6 строка 1 графы 3 х размер страхового тарифа в соответствии с классом профессионального риска.

3) таблица 1 строка 15 = таблица 2 строка 12 графы 4.

4) показатели строк 12-14 таблицы 1 = показатели строк 9-11 таблицы 1 за предыдущий расчетный период и не меняются в течение года.

5) в таблице 2 по строкам 1, 2, 3, 4, 10 указывается количество дней, а по строкам 5, 6, 7, 8, 9, 11 - количество выплат.

6) таблица 3 строка 1 графы 3 = таблица 6 строка 1 графы 3 + таблица 6 строка 1 графы 5.

7) таблица 3 строка 5 графы 3 = таблица 3.1 < таблица 6 строка 1 графы 4 (в случае превышения суммы выплат физическим лицам, являющимся инвалидами I, II, и III группы предельной величины базы для начисления страховых взносов на сумму превышения).

8) число заполненных строк Таблицы 3.1 должно соответствовать количеству работников-инвалидов, в отношении которых страхователь рассчитал взносы по пониженному тарифу (за исключением страхователей, применяющий пониженные тарифы страховых взносов).

Необходимо ли, чтобы представляемые в ФСС электронные отчеты были продублированы на бумажном носителе, подписаны руководителем, главным бухгалтером, заверены печатью?

Пунктом 1 ст. 6 Федерального закона N 63-ФЗ установлено, что информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, кроме случая, когда федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.

Если в соответствии с федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или обычаем делового оборота документ должен быть заверен печатью, электронный документ, подписанный усиленной электронной подписью и признаваемый равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью и заверенному печатью (п. 3 ст. 6 Федерального закона N 63-ФЗ).

В настоящее время законодательно утвержденных требований о составлении отчетности во внебюджетные фонды исключительно на бумажном носителе не установлено, предусмотрено лишь обязательное составление на бумаге бухгалтерской (финансовой) отчетности (п. 8 ст. 13 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете"). Поэтому дублировать на бумажном носителе, представляемые в ФСС электронные отчеты нет необходимости, поскольку документ, подписанный усиленной квалифицированной электронной подписью, равнозначен документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью и заверенному печатью.

Как исправить ошибки, допущенные в расчете по форме 4-ФСС за прошлые расчетные периоды?

При обнаружении учреждением в ранее представленном расчете по форме 4-ФСС ошибки, которая привела к занижению суммы взносов, подлежащих уплате, оно обязано внести необходимые изменения в этот расчет и представить в ФСС "уточненку" (п. 1 ст. 17 Федерального закона N 212-ФЗ).

Сдать уточненный расчет следует по форме, действовавшей в расчетный период, за который вносятся соответствующие изменения (п. 5 ст. 17 Федерального закона N 212-ФЗ).

В поле "Номер корректировки" титульного листа уточненного расчета за соответствующий период необходимо указать, какой по счету расчет с учетом внесенных изменений и дополнений представляется в ФСС (например: 001, 002, 003,... 010 и т.д.). Такой расчет заполняется полностью, то есть не только исправленные данные, но и все остальные показатели, в том числе и те, которые были изначально верны.

Если уточненный расчет представляется в ФСС после истечения срока подачи расчета по начисленным и уплаченным страховым взносам и срока уплаты страховых взносов, то плательщик страховых взносов освобождается от ответственности в случаях:

- представления уточненного расчета до момента, когда плательщик страховых взносов узнал об обнаружении органом контроля за уплатой страховых взносов неотражения или неполноты отражения сведений в расчете по начисленным и уплаченным страховым взносам, а также ошибок, приводящих к занижению подлежащей уплате суммы страховых взносов, либо о назначении выездной проверки за данный период, при условии, что до представления уточненного расчета по начисленным и уплаченным страховым взносам он уплатил недостающую сумму страховых взносов и соответствующие ей пени;

- представления уточненного расчета после проведения выездной проверки за соответствующий расчетный период, по результатам которой не были обнаружены неотражение или неполнота отражения сведений в расчете по начисленным и уплаченным страховым взносам, а также ошибки, приводящие к занижению подлежащей уплате суммы страховых взносов.

Уточненный расчет не подается учреждением, если ошибки, приводящие к занижению суммы страховых взносов, обнаружены ФСС. В этом случае страхователь обязан будет заплатить:

- штраф в размере 20% от неуплаченной суммы страховых взносов (п. 1 ст. 47 Федерального закона N 212-ФЗ);

- пени за каждый день просрочки, которые определяются в процентах от неуплаченной суммы страховых взносов (п. 5 ст. 25 Федерального закона N 212-ФЗ).

Следует отметить, что суммы корректировок необходимо также отразить в расчете по форме 4-ФСС за текущий период в строке 4 таблицы 1 (по социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством) и в строке 5 таблицы 7 (по социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний).

Подавать уточненный расчет в случае, когда ошибка в расчете не привела к занижению суммы страховых взносов - право учреждения, а не его обязанность (п. 2 ст. 17 Федерального закона N 212-ФЗ). При этом уточненный расчет по начисленным и уплаченным страховым взносам, представленный после истечения установленного срока подачи расчета по начисленным и уплаченным страховым взносам, не считается представленным с нарушением срока.

М. Мишанина,

эксперт журнала "Учреждения культуры и искусства:

бухгалтерский учет и налогообложение"

"Учреждения культуры и искусства: бухгалтерский учет и налогообложение", N 1, январь 2014 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Приказ Минтруда РФ от 19.03.2013 N 107н "Об утверждении формы расчета по начисленным и уплаченным страховым взносам на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством и по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, а также по расходам на выплату страхового обеспечения и Порядка ее заполнения".

*(2) Федеральный закон от 24.07.2009 N 212-ФЗ "О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования".

*(3) Согласно п. 2 ст. 20 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи" утратил силу с 1 июля 2013 года.

*(4) Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи".

*(5) Административный регламент предоставления ФСС РФ государственной услуги по приему расчета по начисленным и уплаченным страховым взносам на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством и по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, а также по расходам на выплату страхового обеспечения (форма 4-ФСС), утв. Приказом Минздравсоцразвития РФ от 06.03.2012 N 204н.