Пять нестандартных ситуаций с оплатой расходов на обучение персонала в разъяснениях Минфина (Е.В. Вайтман, "Российский налоговый курьер", N 1-2, январь 2014 г.)

Пять нестандартных ситуаций с оплатой расходов на обучение персонала в разъяснениях Минфина

Расходы можно учесть, даже если договор с вузом заключил сам сотрудник. Плата за обучение работника-совместителя включается в налоговые расходы. Доплату до оклада за время учебы лучше прописать в трудовом договоре.

Расходы на обучение, профессиональную переподготовку и повышение квалификации работников компания может учесть при расчете налога на прибыль (подп. 23 п. 1 и п. 3 ст. 264 НК РФ). Однако, чтобы налоговики не исключили эти расходы при выездной проверке, работодатель, оплативший обучение персонала, должен собрать целый пакет документов (см. врезку на с. 106). Кроме того, ему нужно решить, удерживать или нет НДФЛ с суммы, перечисленной за учебу. Проанализируем недавние письма Минфина России и посмотрим, как ведомство рекомендует отражать эти расходы в конкретных ситуациях.

Справка. Какими документами подтвердить расходы на обучение работников

Документы, подтверждающие расходы на обучение или повышение квалификации сотрудников, организация обязана хранить не менее четырех лет с момента завершения учебы (абз. 2 подп. 2 п. 3 ст. 264 НК РФ). Если компания финансирует получение работником высшего образования или другое длительное обучение, документы ей нужно сохранять в течение всего срока действия договора с образовательным учреждением плюс один год работы физического лица, обучение которого она оплатила.

Итак, у организации должны быть:

- договор с образовательным учреждением (российским или иностранным). Отсутствие этого документа даже при наличии всех остальных не позволит организации учесть расходы на обучение (письмо Минфина России от 09.11.12 N 03-03-06/2/121);

- копия лицензии российского образовательного учреждения либо копии документов, подтверждающих статус иностранного учебного заведения, например копия его лицензии, устава или программы обучения (письма Минфина России от 05.08.10 N 03-04-06/6-163 и от 15.04.10 N 03-04-05/7-203);

- трудовой договор с обучаемым работником. Если компания оплачивает обучение лица, которое у нее пока не работает, но как раз учится, чтобы приступить к работе, необходим договор с этим лицом, предусматривающий его обязанности заключить трудовой договор с организацией не позднее чем через три месяца после окончания учебы и отработать в ней не менее одного года (письмо Минфина России от 23.09.13 N 03-03-06/1/39249);

- платежные документы;

- документы, подтверждающие прохождение обучения (акт об оказании услуг, копия диплома, свидетельства, сертификата, удостоверения или иного подобного документа).

1. Организация оплатила повышение квалификации сотрудника, работающего по совместительству

По мнению Минфина России, для отражения в налоговом учете расходов на обучение не имеет значения, как обучаемый сотрудник оформлен на работу - по основному месту или по совместительству. Главное, чтобы у организации был заключен с ним трудовой договор.

Поскольку работа по совместительству также предполагает подписание трудового договора, Минфин России не видит препятствий для признания расходов на обучение сотрудника-совместителя (письмо от 11.11.13 N 03-04-06/48063).

Ведомство в том же письме отметило, что плата за обучение работника-совместителя, перечисленная его работодателем, не включается в доходы, облагаемые НДФЛ. Ведь оплата организацией обучения, профессиональной подготовки или переподготовки сотрудника не облагается этим налогом (п. 21 ст. 217 НК РФ). Но только при условии, что у образовательного учреждения имеется лицензия (если учеба проходила в российском учебном заведении) или соответствующий статус (если образовательное учреждение является иностранным).

Других условий для освобождения указанных сумм от НДФЛ Налоговый кодекс не предусматривает. Значит, даже если повышение квалификации оплатила компания, не являющаяся для сотрудника основным местом работы, она не включает стоимость обучения в его доходы и не удерживает с нее НДФЛ.

2. Компания возмещает работнику его личные расходы на получение платного высшего образования

Минфин России считает, что при расчете налога на прибыль работодатель вправе включить в расходы на обучение даже те суммы, которые он возмещает сотруднику, самостоятельно оплатившему получение платного образования, в том числе высшего (письмо от 17.02.12 N 03-03-06/1/90). В ситуации, приведенной в запросе, работник сам в течение нескольких лет платил за обучение в негосударственном вузе, имеющем лицензию. На момент приема его на работу (в 2010 году) у компании не было финансовых возможностей для возмещения ему расходов на обучение. Такая возможность появилась у нее лишь в 2012 году.

Отметим, в запросе говорилось, что договор с вузом заключил сам сотрудник, а не работодатель. Несмотря на это, Минфин России указал, что расходы на компенсацию работнику стоимости обучения организация может признать в налоговом учете при соблюдении условий, установленных пунктом 3 статьи 264 НК РФ.

Возможно, финансовое ведомство как раз и имело в виду, что наличие договора с учебным заведением является одним из обязательных условий для учета этих расходов. Впрочем, в подпункте 1 пункта 3 статьи 264 НК РФ закреплено требование о том, что такой договор должен быть, но не конкретизировано, кто именно - работодатель или работник должен его заключить.

3. Организация доплачивает обучаемому работнику разницу между его окладом и средним заработком

При направлении сотрудников на обучение за счет работодателя им гарантируется предоставление дополнительных отпусков с сохранением среднего заработка на время сдачи сессий, защиты дипломной работы и прохождения итоговой аттестации (ст. 173 ТК РФ). Если компания регулярно повышает зарплату, она может также предусмотреть, что находящимся на обучении работникам доплачивается разница между их должностным окладом и средним заработком. Без такой доплаты сотрудники сильно потеряли бы в зарплате. Вправе ли организация учесть эти доплаты при расчете налога на прибыль?

Минфин России напрямую не ответил на этот вопрос, хотя именно об этом его спрашивали (письмо от 03.06.13 N 03-03-06/1/20155). Тем не менее из его разъяснений можно сделать вывод, что суммы такой доплаты организация вправе включить в расходы на оплату труда. Ведь перечень этих расходов является открытым (п. 25 ст. 255 НК РФ). Однако безопаснее, если доплата до должностного оклада будет прописана в трудовом договоре. Дело в том, что вознаграждения работникам, не предусмотренные трудовыми договорами, при расчете налога на прибыль не учитываются (п. 21 ст. 270 НК РФ). Такого же мнения Минфин России придерживался и раньше (письмо от 03.12.10 N 03-03-06/1/756).

4. Новый работодатель возмещает прежнему работодателю сотрудника расходы на его обучение

Обычно компания, оплачивающая получение работником высшего образования или другое дорогостоящее обучение, требует, чтобы по окончании учебы он отработал у нее какое-то время. В случае увольнения раньше этого срока сотрудник возмещает организации стоимость обучения, исчисленную пропорционально недоработанному времени.

Может оказаться и так, что новый работодатель готов компенсировать за него эти расходы. По мнению Минфина России, сумма такой компенсации является экономической выгодой физического лица, то есть включается в его доход, облагаемый НДФЛ (ст. 41 и п. 1 ст. 210 НК РФ). Следовательно, с этой суммы новый работодатель обязан удержать НДФЛ (письмо от 28.10.13 N 03-04-06/45690). Если сумму, выплаченную прежнему работодателю, новый работодатель удержал из зарплаты сотрудника, у последнего не возникает облагаемого дохода.

Независимо от того, за счет средств работника или его нового работодателя возмещаются расходы на обучение, прежний работодатель включает полученную сумму во внереализационные доходы (п. 3 ст. 250 НК РФ). Аналогичные разъяснения неоднократно давал и Минфин России (письма от 04.07.11 N 03-03-06/1/386 и от 25.03.11 N 03-03-06/1/177).

5. Организация оплатила курсы обучения работников иностранному языку

Из разъяснений Минфина России следует, что компания может учесть расходы на обучение работников иностранным языкам, только если знание этих языков необходимо им для работы (письмо от 21.12.11 N 03-03-06/2/200). Впрочем, напрямую такого вывода в этом письме нет. Однако его можно сделать, проанализировав вопрос налогоплательщика (довольно подробный) и сопоставив его с ответом Минфина России.

В запросе организация указала, что создана с участием иностранного капитала, входит в группу компаний, имеющую дочерние структуры в разных странах мира, ее головной офис находится за пределами России. Кроме того, она отметила, что ее российским сотрудникам приходится постоянно иметь дело с документацией на иностранных языках и общаться по рабочим вопросам с иностранными коллегами из головного офиса и других подразделений группы, большинство из которых русским языком не владеют.

Минфин России посчитал, что при таких обстоятельствах расходы на оплату курсов обучения иностранным языкам являются обоснованными. Поэтому ведомство указало, что компания может учесть их при расчете налога на прибыль (подп. 23 п. 1 ст. 264 НК РФ). Более того, в том же письме отмечено, что оплата таких курсов не является доходом работников. Следовательно, со стоимости обучения организация не обязана удерживать НДФЛ (п. 2 письма от 21.12.11 N 03-03-06/2/200).

Е.В. Вайтман,

эксперт журнала "Российский налоговый курьер"

"Российский налоговый курьер", N 1-2, январь 2014 г.