Новый главбух принимает дела (Н.В. Карпуненкова, "Российский налоговый курьер", N 1-2, январь 2014 г.)

Новый главбух принимает дела

Процедуру передачи дел целесообразно оформить приказом. Все переданные документы и регистры безопаснее отразить в акте. Важно провести инвентаризацию имущества и обязательств.

Главный бухгалтер не только ведет бухгалтерский и налоговый учет, составляет налоговую и бухгалтерскую отчетность, но и следит за движением денег и иного имущества в организации, а также поддерживает документооборот и контролирует деятельность других сотрудников бухгалтерии. Поэтому в случае ухода из компании главбуха ему важно передать дела, а новому специалисту - правильно их принять, чтобы быть в курсе всех дел и в дальнейшем комфортно работать (см. схему справа).

/---------------------------------------\            /-------------------------------------\

|Ознакомиться с трудовым договором      |            |Ознакомиться с приказом о передаче   |

|и должностной инструкцией              |-----------|   дел новому главбуху               |

\---------------------------------------/            \-------------------------------------/

/--------------------\   /------------------------------\  /------------------------------\

|Получить пояснения  |   |        Принять               |  |  Поучаствовать в проведении  |

|прежнего главбуха   |--|                              |-|  инвентаризации              |

\--------------------/   \------------------------------/  \------------------------------/

        |                  | /--------------------------\   /--------------------------\ |

                          |-|Учетную политику          |   |Основных средств          |-|

/-----------------\        | \--------------------------/   \--------------------------/ |

|Оформить акт     |        | /--------------------------\   /--------------------------\ |

|сдачи-приемки дел|        | |Регистры бухгалтерского   |   |Материально-              |-|

\-----------------/        |-|и налогового учета        |   |производственных запасов  | |

                           | \--------------------------/   \--------------------------/ |

                           | /--------------------------\   /--------------------------\ |

                           | |Отчетность (бухгалтерскую,|   |Денежных средств в        |-|

                           |-|налоговую, в фонды)       |   |кассе и на счетах         | |

                           | \--------------------------/   \--------------------------/ |

                           | /--------------------------\   /--------------------------\ |

                           |-|Аудиторские заключения    |   |Расчетов с контрагентами  |-/

                           | \--------------------------/   |и бюджетом                |

                           | /--------------------------\   \--------------------------/

                           \-|Иные документы            |

                             \--------------------------/

1. Ознакомиться с трудовым и коллективным договорами, должностной инструкцией и иными локальными актами компании. Этот предварительный этап при приеме на работу проходят все без исключения сотрудники компании. Главбуху необходимо четко представлять весь спектр должностных обязанностей, чтобы структурировать и организовать свою работу, а также определиться с тем, на что обратить внимание при приеме дел от предыдущего сотрудника.

2. Ознакомиться с приказом о передаче дел. В приказе должно быть указано ФИО лица, принимающего дела (новый главный бухгалтер), лица, передающего дела (прежний главный бухгалтер), и иных лиц, участвующих в передаче дел (руководитель, аудитор, секретарь).

Кроме того, важно обратить внимание на сроки приема-передачи дел и порядок документального оформления такой передачи (если такой порядок не установлен в компании отдельным документом).

3. Убедиться, что прежний главбух провел инвентаризацию имущества и обязательств компании. Главный бухгалтер является материально ответственным лицом (ст. 243 ТК РФ). Поэтому на дату приема-передачи дел новому главбуху целесообразно провести инвентаризацию (п. 1.5 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утв. приказом Минфина России от 13.06.95 N 49, и п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утв. приказом Минфина России от 29.07.98 N 34н). При этом новый главный бухгалтер включается в состав инвентаризационной комиссии.

Также нелишним будет запросить у налоговиков и контролеров из фондов справку о состоянии расчетов с бюджетом (письменно или по ТКС). Это поможет выявить наличие недоимки или переплаты. Новому бухгалтеру это поможет сориентироваться с планированием налогового учета в компании.

4. Принять у прежнего главбуха документы. В первую очередь необходимо проверить наличие бумаг и ознакомиться с учетной политикой по бухгалтерскому и налоговому учету за два предшествующих года и текущий период - период, который может охватить выездная проверка (п. 4 ст. 89 НК РФ).

Затем важно оценить соответствие бухгалтерской и налоговой отчетности положениям учетной политики и действующему законодательству (создание соответствующих резервов, последовательность применения учетных политик, правильность формирования финансового результата и т.п.).

Новому бухгалтеру передаются регистры бухгалтерского и налогового учета, книги учета доходов и расходов, книги покупок и продаж и иные документы. Конечно, проверить все первичные документы новому главбуху будет затруднительно из-за их большого количества. В этом случае проверить наличие "первички", а также полноту и правильность заполнения ее реквизитов можно выборочно.

Также новому главному бухгалтеру целесообразно ознакомиться с аудиторскими заключениями, актами и решениями по результатам проведенных проверок. Это позволит составить представление о характерных ошибках прежнего главного бухгалтера, недочетах в его работе, которые выявляли контролеры. Чтобы оценить качество предоставленной отчетности, а также меру ответственности предыдущего главбуха, можно изучить и его переписку с соответствующими органами.

5. Получить пояснения прежнего главбуха. Пояснения могут касаться как ведения учета, так и взаимодействия с другими подразделениями компании, контрагентами и контролерами. В частности, прежний главбух может поделиться контактами опытного налогового консультанта, подсказать, кто из сотрудников курьерской службы оперативнее доставляет корреспонденцию поставщикам и в налоговую инспекцию, объяснить принцип работы внутренней электронной системы учета информации.

6. Составить акт приема-передачи дел. В акте целесообразно отразить результаты инвентаризации, наличие недоимки или переплаты по налогам и взносам, указать на наличие дебиторской и кредиторской задолженности. При этом важно, чтобы акт подписал и новый, и прежний главный бухгалтер, а также руководитель компании.

Н.В. Карпуненкова,

аудитор ООО "Бетроен"

"Российский налоговый курьер", N 1-2, январь 2014 г.