Денежные документы в учреждениях спорта (О. Марова, "Учреждения физической культуры и спорта: бухгалтерский учет и налогообложение", N 1, январь 2014 г.)

Денежные документы в учреждениях спорта

В государственных (муниципальных) учреждениях физической культуры и спорта присутствует такой вид финансовых активов, как денежные документы. Какие именно документы, используемые в учреждениях спорта, можно отнести к денежным, как их правильно хранить и учитывать, мы рассмотрим в этой статье.

Согласно п. 169 Инструкции N 157н*(1) к денежным документам относятся:

- оплаченные талоны на бензин и масла, на питание;

- оплаченные путевки в дома отдыха, санатории, турбазы;

- полученные извещения на почтовые переводы;

- почтовые марки, конверты с марками и марки государственной пошлины.

Также к денежным документам разные источники предлагают относить:

- авиационные и железнодорожные билеты;

- единые проездные билеты;

- проездные билеты на отдельные виды транспорта;

- карты экспресс-оплаты мобильной связи, доступа в Интернет, IP-телефонии междугородных, международных переговоров.

Хранить денежные документы необходимо в кассе учреждения. В пункте 170 Инструкции N 157н определено, что прием в кассу и выдача из кассы таких документов оформляются приходными кассовыми ордерами (ф. 0310001) и расходными кассовыми ордерами (ф. 0310002), формы которых утверждены Приказом Минфина РФ от 15.12.2010 N 173н*(2). На них необходимо сделать надпись "Фондовый". Оформленные таким образом приходные и расходные кассовые ордеры регистрируются в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов отдельно от приходных и расходных кассовых ордеров, оформляющих операции с денежными средствами.

Учет операций с денежными документами ведется на отдельных листах кассовой книги учреждения тоже с проставлением на них записи "Фондовый".

Аналитический учет денежных документов ведется по их видам в карточке учета средств и расчетов (ф. 0504051) (п. 171 Инструкции N 157н).

Учет операций с денежными документами ведется в журнале по прочим операциям на основании документов, прилагаемых к отчетам кассира (ф. 0504071) (п. 172 Инструкции N 157н).

Бухгалтерский учет отдельных видов денежных документов

Рассмотрим сначала, по каким статьям расходов может отражаться приобретение учреждением тех или иных денежных документов на основании Указаний N 65н*(3):

- по подстатье 221 "Услуги связи" КОСГУ - приобретение почтовых марок и маркированных конвертов, карт оплаты услуг связи и доступа в интернет;

- по подстатье 222 "Транспортные услуги" КОСГУ - авиационных и железнодорожных билетов, единых проездных билетов и на отдельные виды транспорта;

- по подстатье 262 "Пособия по социальной помощи населению" КОСГУ - путевок в санатории, дома отдыха, турбазы;

- по статье 340 "Увеличение стоимости материальных запасов" КОСГУ - талонов на ГСМ.

Бухгалтерский учет движения денежных документов будет осуществляться в соответствии с:

- Инструкцией N 162н*(4) - в казенных учреждениях;

- Инструкцией N 174н*(5) - в бюджетных учреждениях;

- Инструкцией N 183н*(6) - в автономных учреждениях.

Казенное учреждение		Бюджетное учреждение		Автономное учреждение
Дебет	Кредит	Дебет	Кредит	Дебет	Кредит
Приобретение денежных документов у поставщика
1 201 35 510	1 302 хх 730	0 201 35 510	0 302 хх 730	0 201 35 000	0 302 хх 000
Приобретение денежных документов через подотчетное лицо
1 201 35 510	1 208 хх 660	0 201 35 510	0 208 хх 660	0 201 35 000	0 208 хх 000
Поступление денежных документов от учредителя		Поступление денежных документов от головного учреждения или филиала
1 205 35 510	1 304 04 ххх	0 201 35 510	0 304 04 ххх	0 201 35 000	0 304 04 ххх
Безвозмездное поступление денежных документов в рамках межведомственной передачи и от государственных, муниципальных организаций		Безвозмездное поступление денежных документов
		0 201 35 510	0 401 10 180	0 201 35 000	0 401 10 180
1 201 35 510	1 401 10 180
Безвозмездное поступление денежных документов в рамках межбюджетной передачи
1 201 35 510	1 401 10 151
Выдача денежных документов под отчет
1 208 хх 560	1 201 35 610	0 208 хх 560	0 201 35 610	0 208 хх 000	0 201 35 000
Возврат денежных документов поставщику
1 302 хх 830	1 201 35 610	0 302 хх 830	0 201 35 610	0 302 хх 000	0 201 35 000
Безвозмездная передача денежных документов между головным учреждениям и обособленным подразделением
1 304 04 ххх	1 201 35 610	0 304 04 ххх	0 201 35 610	0 304 04 ххх	0 201 35 000
Безвозмездная межведомственная передача денежных документов		Безвозмездная передача денежных документов государственным (муниципальным) учреждениям
1 401 20 241	1 201 35 610	0 401 20 241	0 201 35 610	0 401 20 241	0 201 35 000
Безвозмездная передача денежных документов организациям за исключением государственных (муниципальных)
1 401 20 242	1 201 35 610	0 401 20 242	0 201 35 610	0 401 20 242	0 201 35 000
Выбытие денежных документов в результате порчи, недостачи, хищения*
1 401 10 172	1 201 35 610	0 401 10 172	0 201 35 610	0 401 10 172	0 201 35 000
Выбытие денежных документов в результате чрезвычайной ситуации*
1 401 10 173	1 201 35 610	0 401 10 173	0 201 35 610	0 401 10 173	0 201 35 000
Поступление в кассу излишков денежных документов*
1 201 35 510	1 401 10 180	0 201 35 510	0 401 10 180	0 201 35 000	0 401 10 180
* Отражения данных операций в бюджетном учете Инструкцией N 162н не предусмотрено. Их необходимо согласовать с учредителем и внести в учетную политику казенного учреждения.

Рассмотрим на примерах, какие виды денежных документов могут быть использованы в учреждениях физической культуры и спорта.

Одними из самых распространенных денежных документов являются почтовые марки и конверты с марками, однако очень часто в учреждениях их вообще не принимают к учету в качестве денежных документов, а сразу после приобретения списывают на расходы учреждения. Такой подход противоречит инструкциям по бюджетному и бухгалтерскому учету государственных (муниципальных) учреждений. Этот вид финансовых активов необходимо учитывать как денежные документы. По мере необходимости они должны выдаваться подотчетному лицу для отправки корреспонденции. Оно составляет авансовый отчет, к которому прилагает оправдательные документы (реестр корреспонденции) или испорченные конверты, марки.

Пример 1

Казенное учреждение спорта приобрело через подотчетное лицо 100 маркированных конвертов стоимостью 20 руб. каждый на общую сумму 2 000 руб. Они переданы в фондовую кассу учреждения. Из кассы выданы под отчет 5 конвертов подотчетному лицу для отправки корреспонденции. Оно представило авансовый отчет с реестром отправленной корреспонденции (4 письма) и приложило один испорченный конверт. Авансовый отчет подписан руководителем организации. В соответствии с учетной политикой стоимость использованных для отправки корреспонденции конвертов списывается на общехозяйственные расходы учреждения.

В бюджетном учете казенного учреждения данные операции будут отражаться в соответствии с Инструкцией N 162н следующим образом:

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Поступили в кассу конверты от подотчетного лица	1 201 35 510	1 208 21 660	2 000
Выданы подотчетному лицу 5 конвертов для отправки писем	1 208 21 560	1 201 35 610	100
Представлен авансовый отчет об использовании 5 конвертов	1 109 80 221	1 201 35 610	100

Еще один вид денежных документов, которые могут быть использованы в учреждении спорта, - это путевки в санаторий для сотрудников или спортсменов. Причем организация оздоровительного отдыха должна быть предусмотрена уставом учреждения или иными локальными нормативными актами. Путевки могут приобретаться за счет различных видов финансового обеспечения деятельности учреждения. Полученные оплаченные путевки принимаются к учету как денежные документы. Они выдаются под отчет сотрудникам учреждения или непосредственно направляемым на санаторное лечение спортсменам, если они достигли совершеннолетнего возраста. По возвращении они представляют авансовый отчет с приложенным корешком (обратным талоном) путевки. Путевки могут выдаваться за частичную плату.

Пример 2

Автономное учреждение - спортивная школа в рамках летней оздоровительной компании за счет средств от приносящей доход деятельности приобрела для детей-спортсменов 10 путевок в санаторий стоимостью 25 000 руб. каждая. Денежные средства за них перечислены с лицевого счета учреждения, открытого в ОФК. Родители должны возместить 10% от стоимости путевки (2 500 руб.). Сами путевки выдаются под отчет сотруднику учреждения, сопровождающему детей. По окончании санаторного лечения подотчетное лицо представило авансовый отчет с приложенными к нему обратными талонами путевок.

Эти операции будут отражены в бухгалтерском учете автономного учреждения в соответствии с Инструкцией N 183н следующим образом:

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Перечислены с лицевого счета денежные средства за путевки	2 302 62 000	2 201 11 000	250 000
Получены путевки в кассу учреждения	2 201 35 000	2 302 62 000	250 000
Родителями внесена частичная оплата стоимости путевок в кассу (2 500 руб. х 10 шт.)	2 201 34 000	2 205 30 000	25 000
Начислен доход от родительской платы за стоимость путевок*	2 205 30 000	2 401 10 130	25 000
Выданы путевки подотчетному лицу	2 208 62 000	2 201 35 000	250 000
Представлен авансовый отчет по окончании санаторного лечения	2 401 20 262	2 208 62 000	250 000
* В данном примере рассмотрен вариант, когда согласно учетной политике учреждения начисление родительской платы за путевки производится в доход учреждения. Другим вариантом учета родительской платы может быть ее принятие к учету как восстановление кассовых расходов.

Отметим, что суммы стоимости путевок, полученных детьми, не достигшими возраста 16 лет, не подлежат обложению налогом на доходы физических лиц в силу п. 9 ст. 217 НК РФ. Такие разъяснения даны в Письме Минфина РФ от 29.07.2008 N 03-04-06-01/239.

Железнодорожные билеты и авиабилеты. Деятельность учреждений спорта связана с организацией и участием отдельных спортсменов и спортивных команд в различных соревнованиях и - как следствие - необходимостью приобретения проездных билетов. В дальние командировки могут направляться и сотрудники учреждений. Так, билеты на поезда дальнего следования и самолеты, как правило, приобретаются заранее. В связи с этим возникает необходимость их хранения и последующей выдачи. Купленные билеты необходимо сдать кассиру, поскольку они учитываются как денежные документы.

Пример 3

За 30 суток до отъезда на соревнования для детей-спортсменов и сопровождающего их тренера бюджетное учреждение спорта приобрело железнодорожные билеты на сумму 12 000 руб. Они приобретались за наличный расчет через подотчетное лицо. Денежные средства на данные расходы предусмотрены планом финансово-хозяйственной деятельности за счет субсидии на выполнение государственного задания. Билеты получены в кассу учреждения, а затем выданы под отчет тренеру, сопровождающему детей. По возвращении из поездки тренер представил авансовый отчет с погашенными билетами.

Такая ситуация в бухгалтерском учете бюджетного учреждения будет отражаться в соответствии с Инструкцией N 174н следующим образом:

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Из кассы выданы под отчет денежные средства на приобретение билетов	4 208 22 560	4 201 34 610	12 000
Приобретенные билеты сданы в кассу учреждения	4 201 35 510	4 208 22 660	12 000
Билеты из кассы выданы тренеру	4 208 22 560	4 201 35 510	12 000
Тренером сдан авансовый отчет по приезде с соревнований	4 109 80 222	4 208 22 660	12 000

Карты экспресс-оплаты мобильной связи. В настоящее время широкое распространение получила корпоративная мобильная связь. Для ее оплаты могут применяться карты экспресс-оплаты. Они, как правило, приобретаются у сотового оператора оптом, имеют индивидуальные номера и принимаются к учету как денежные документы.

Учреждению необходимо разработать внутренний нормативный акт, регламентирующий использование корпоративной сотовой связи. В нем нужно предусмотреть список сотрудников, которые могут ей пользоваться, способы и размеры ее оплаты, условия ее использования, лимит на расходы и иные нормы. Бесконтрольное использование корпоративной мобильной связи может вызвать вопросы со стороны проверяющих органов.

Пример 4

Автономное учреждение физической культуры и спорта приобрело у оператора сотовой связи по безналичному расчету путем предварительной оплаты за счет средств от приносящей доход деятельности 20 карт экспресс-оплаты стоимостью 200 руб. каждая. Карты поступили в кассу учреждения. 5 карт выданы под отчет сотрудникам учреждения, которые впоследствии представили авансовые отчеты об использовании карт. Согласно учетной политике учреждения расходы на оплату услуг связи относятся на общехозяйственные расходы.

Данные операции в бухгалтерском учете учреждения будут отражаться следующим образом:

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Произведена предоплата по картам экспресс-оплаты оператору связи (20 шт. х 200 руб.)	2 206 21 000	2 201 11 000	4 000
Карты экспресс-оплаты поступили в кассу учреждения	2 201 35 000	2 302 21 000	4 000
Произведен зачет аванса за карты	2 302 21 000	2 206 21 000	4 000
Карты выданы под отчет сотрудникам учреждения (5 шт. х 200 руб.)	2 208 21 000	2 201 35 000	1 000
Приняты к учету авансовые отчеты сотрудников, использовавших карты	2 109 80 221	2 208 21 000	1 000

Инвентаризация денежных документов

Так как денежные документы хранятся в кассе учреждения, то ответственность за их сохранность в первую очередь несет кассир. Любые контрольные мероприятия в бухгалтерской службе учреждения начинаются с проверки и снятия остатков в кассе. При этом производится полный контроль не только денежной наличности, но и проверка других ценностей, хранящихся в кассе (в частности, денежных документов).

Результаты проверок оформляются соответствующим образом. Денежные документы, находящиеся в кассе учреждения, будут занесены в инвентаризационную опись (сличительную ведомость) бланков строгой отчетности и денежных документов (ф. 0504086, утверждена Приказом Минфина РФ N 173н). В случае выявления расхождений фактического наличия и документально подтвержденных остатков денежных документов проводятся необходимые проверочные мероприятия, направленные на установление причин расхождения. Данные факты отражаются в бухгалтерском учете учреждений. Образцы бухгалтерских записей для разных типов учреждений мы приводили выше.

О. Марова,

эксперт журнала "Учреждения физической культуры и спорта:

бухгалтерский учет и налогообложение"

"Учреждения физической культуры и спорта: бухгалтерский учет и налогообложение", N 1, январь 2014 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 01.12.2010 N 157н.

*(2) "Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению".

*(3) Указания о порядке применения бюджетной классификации Российской Федерации, утв. Приказом Минфина РФ от 01.07.2013 N 65н.

*(4) Инструкция по применению Плана счетов бюджетного учета, утв. Приказом Минфина РФ от 06.12.2010 N 162н.

*(5) Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 16.12.2010 N 174н.

*(6) Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета автономных учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 23.12.2010 N 183н.