Организация хранения документов в учреждении (Т. Обухова, "Ревизии и проверки финансово-хозяйственной деятельности государственных (муниципальных) учреждений", N 1, январь 2014 г.)

Организация хранения документов в учреждении

При ведении финансово-хозяйственной деятельности в учреждении образуются первичные документы, бланки строгой отчетности, которые отражаются в регистрах бухгалтерского учета. На сегодня документооборот производится в большинстве своем с использованием документов на бумажном носителе, хотя активно вводится и электронный документооборот. В этой статье мы ответим на вопросы, касающиеся организации хранения документов и регистров бухгалтерского учета в учреждении.

Обязательно ли выведение регистров бухучета на бумажный носитель или достаточно организовать их хранение в электронном виде?

Согласно нормам ст. 10 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Федеральный закон N 402-ФЗ) регистр бухгалтерского учета составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

Из положений п. 19 Инструкции N 157н*(1) следует, что автоматизация бухгалтерского учета учреждения основывается на едином взаимосвязанном технологическом процессе обработки первичных (сводных) учетных документов и отражения операций по соответствующим счетам рабочего плана счетов при условии обеспечения полной сохранности первичных (сводных) учетных документов и регистров бухгалтерского учета.

При комплексной автоматизации бухгалтерского учета информация об объектах учета формируется в базах данных используемого программного комплекса. Формирование регистров бухгалтерского учета осуществляется на бумажном носителе, а при наличии технической возможности - в форме электронного регистра.

Формирование регистров на бумажном носителе при комплексной автоматизации бухгалтерского учета (формирование машинограмм регистров бухучета) осуществляется с периодичностью, установленной в рамках формирования учетной политики субъектом учета, но не реже периодичности, установленной для составления и представления учреждением бухгалтерской отчетности, формируемой на основании данных соответствующих регистров бухгалтерского учета.

При выведении регистров бухгалтерского учета на бумажные носители (формировании машинограмм регистров) допускается отличие выходной формы документа (машинограммы) от утвержденной формы документа при условии, что реквизиты и показатели выходной формы (машинограммы) содержат обязательные реквизиты и показатели соответствующих регистров бухучета.

Пунктом 14 Инструкции N 157н субъекту учета - учреждению предоставлено право при наличии технической возможности осуществлять хранение первичных электронных документов (электронных регистров) на машинных носителях с учетом требований законодательства РФ, регулирующего использование электронной цифровой подписи в электронных документах.

Таким образом, регистры бухгалтерского учета могут не выводиться на бумажный носитель, а храниться в электронной форме. Однако, поскольку документооборот в других областях ведется на бумажных носителях, удобно подшивать первичные документы и бланки строгой отчетности, на основании которых были произведены бухгалтерские записи, к регистрам учета, разложив их в хронологическом порядке. Например, распечатав журнал операций расчетов с подотчетными лицами формы 0504071, подшить к нему авансовые отчеты с приложенными к ним оправдательными документами. В то же время выведение на бумажный носитель оборотной ведомости по нефинансовым активам формы 0504035, пусть даже ежеквартально, не имеет практической полезности. Сведения, отраженные в этом регистре, удобнее и быстрее посмотреть в электронном виде в программе, чем искать их на бумажных страницах. То же самое можно сказать о выведении на бумажный носитель инвентарных карточек учета основных средств формы 0504031.

В учетной политике учреждения следует прописать перечень регистров учета и периодичность выведения их на бумажный носитель, а также перечень регистров бухгалтерского учета, хранение которых будет производиться в электронной форме.

Как организовать хранение регистров бухгалтерского учета в электронном виде?

Приказом Казначейства РФ от 30.12.2011 N 662 утвержден порядок хранения документов по исполнению федерального бюджета, кассовому обслуживанию бюджетов бюджетной системы РФ и кассовому обслуживанию бюджетных учреждений, автономных учреждений и иных организаций, не содержащих сведений, составляющих государственную тайну, в электронном виде. Других нормативных актов, устанавливающих правила хранения регистров учета, первичных учетных документов и бланков строгой отчетности в электронной форме, нет. Предлагаем воспользоваться положениями названного приказа и прописать в учетной политике правила создания электронного архива. Например, может быть прописано следующее.

"Хранение регистров бухгалтерского учета производится в учреждении в электронном виде. При передаче электронного регистра на хранение в электронный архив производится перемещение реквизитов и данных созданного регистра в базу данных (таблицу, совокупность таблиц базы данных) с наложением запрета на изменение его реквизитов.

Передача электронного регистра в архив производится ежемесячно не позднее 7-го числа месяца, следующего за отчетным.

Созданные электронные регистры бухгалтерского учета документов подлежат хранению по срокам, установленным Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558 "Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения".

В формируемую резервную копию электронного архива включаются регистры бухгалтерского учета в электронном виде, размещенные в электронном архиве за период с даты, соответствующей дате последнего резервного копирования, по дату формирования резервной копии включительно. По окончании финансового года осуществляется формирование резервной копии баз данных электронного архива за истекший год.

Резервная копия электронного архива и резервная копия базы данных электронного архива подлежат записи на оптические носители информации (один или несколько CD-дисков, DVD-дисков и т.п. с закрытой сессией) с указанием на лицевой стороне носителя информации следующих реквизитов: даты формирования копии, периода, за который сформирована резервная копия, общего объема информации, порядкового номера копии в соответствии с журналом учета переданных на хранение резервных копий электронного архива документов, баз данных электронного архива, регистров учета, ФИО уполномоченного исполнителя, срока хранения данного носителя информации".

В течение каких сроков производится хранение первичных документов, регистров учета, форм отчетности?

Согласно нормам п. 1 ст. 29 Федерального закона N 402-ФЗ первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года.

Отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства регулируются Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (далее - Федеральный закон N 125-ФЗ).

Сроки хранения документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, приведены в Приказе Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558 "Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения" (далее - Приказ N 558, Перечень), который разработан в соответствии с нормами Федерального закона N 125-ФЗ. Следует заметить, что Решением ВАС РФ от 06.09.2011 N 7889/11 данный документ, подлежавший опубликованию в полном объеме, при первоначальном опубликовании в Бюллетене нормативных актов федеральных органов исполнительной власти от 20.09.2010 N 38 без Перечня, не прошел процедуру обязательного официального опубликования, поэтому не влечет правовых последствий как не вступивший в силу. Опубликование вводной части приказа не может рассматриваться как его публикация, поскольку нормативные положения содержатся в прилагаемом Перечне, без которого опубликованные положения не могут быть применены.

Поэтому для применения в работе учреждения Приказа N 558 следует в учетной политике прописать возможности использования данного документа. В качестве примера приведем сроки хранения некоторых документов, содержащиеся в Приказе N 558:

Вид документа	Срок хранения документа	Примечание
Отчеты по субсидиям, полученным из бюджетов: а) годовые; б) полугодовые, квартальные	Постоянно 5 лет
Документы учетной политики (рабочий план счетов, формы первичных учетных документов и др.)	5 лет
Регистры бухгалтерского (бюджетного) учета (главная книга, журналы операций, оборотные ведомости, накопительные ведомости, реестры, книги (карточки), ведомости, инвентарные списки и др.)	5 лет	При условии проведения проверки (ревизии)
Первичные учетные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (кассовые документы и книги, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, табели, акты о приеме сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные, авансовые отчеты и др.)	5 лет	При условии проведения проверки (ревизии)

Как организовать архив в учреждении?

Для организации в учреждении архива выделяется отдельное помещение. Приказом руководителя учреждения назначается лицо, ответственное за ведение архива. Чтобы упорядочить последовательность сдачи документов и регистров учета в архив, а также организовать их хранение, разрабатывают внутренний локальный акт, в котором прописывают правила ведения архива.

Для разработки такого документа можно воспользоваться:

- Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденным Минфином СССР от 29.07.1983 N 105 (далее - Положение о документах), которое устанавливает правила хранения первичных документов в государственных (муниципальных) учреждениях;

- Федеральным законом N 125-ФЗ;

- Основными правилами работы архивов организаций (одобрены Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002).

В Положении об организации архива в учреждении может быть прописана следующая информация.

По всем завершенным делам бухгалтер под непосредственным методическим руководством работника, ответственного за ведение архива, ежегодно не позднее 1 февраля года, следующего за отчетным, составляет опись.

Опись сдачи документов в архив будет оформлена следующим образом.

Опись сдачи документов в архив за 2013 г. N 5

N п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Срок хранения	Кол-во листов	Примечание
1	2	3	4	5	6	7
1	20.01.2014 /ФЭО/1	Инвентаризационная опись (сличительная ведомость) по объектам нефинансовых активов (ф. 0504087) от 30.12.2013 N 1	01.12.2013 - 29.12.2013	5 лет	7
2	20.01.2014 /ФЭО/2	Журнал операций расчетов с подотчетными лицами (ф. 0504071) N 10 за декабрь 2013 г.	05.12.2013 - 30.12.2013	5 лет	18

Дата

Наименование должности составителя описи

 (лица, принявшего документы)              Подпись (Расшифровка подписи)

Наименование должности

 лица, сдавшего документы в архив          Подпись (Расшифровка подписи)

Индекс дела включает в себя дату передачи дела (комплекта документов, регистра учета, отчетности) в архив с присвоением порядкового номера передачи дела в общей хронологической последовательности и аббревиатуру отдела, сдающего документы.

В архиве на основании описей ведется журнал учета принятых и выданных в разрезе отделов и видов дел. Форма журнала должна быть приведена в приложении к положению об учетной политике.

Форма журнала может быть следующей:

Журнал учета поступления (выбытия) дел в архив (из архива)

N п/п	Дата поступления или выбытия	Наименование отдела, сдавшего (получившего) дела	Номер описи поступивших (выбывших) дел	Индекс поступивших (выбывших) дел	Срок хранения	Подпись лица, сдавшего (получившего) дела	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8

В положении об учетной политике учреждения нужно привести перечень лиц, которым могут быть выданы дела из архива. В этот перечень могут быть включены:

- руководитель учреждения;

- заместитель руководителя учреждения;

- начальник отдела, работник которого сдал документы в архив и просит их вернуть для пользования;

- заместитель начальника отдела, работник которого сдал документы в архив и просит их вернуть для пользования;

- работник, сдавший документы в архив.

Документы, сдаваемые в архив, подшиваются в дела. В начале дела при необходимости вкладываются листы для внутренней описи. Дело не должно превышать 250 листов. Если документов в деле оказалось больше, то данные дела необходимо разделить на тома.

Документы, вложенные в дело, должны быть переплетены в твердую картонную обложку. Все листы в делах нумеруются в правом верхнем углу только с лицевой стороны листа, не задевая текста документа. Лист большего формата, чем А4, подшивается за один край, разворачивается и нумеруется как один лист. При создании нескольких томов одного дела каждый том нумеруется отдельно.

На обложке дела указывается следующая информация:

- наименование учреждения;

- наименование отдела;

- индекс дела;

- заголовок дела;

- срок хранения дела;

- количество листов в деле.

На все дела постоянного и долговременного срока хранения составляется опись. Опись - это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения, а также предназначенный для учета и систематизации. Опись служит основным учетным пособием в делопроизводстве и архиве. Составляются описи отдельно на дела постоянного хранения, дела временного хранения (пять лет), дела по личному составу.

Дела располагаются в описи по значимости, например: устав учреждения, приказы руководителя, планы финансово-хозяйственной деятельности и т.д. Описи на дела составляются в каждом отделе (структурном подразделении) работниками службы делопроизводства. В описи указываются следующие сведения по каждому делу:

- порядковый номер дела или тома по описи;

- индекс дела или тома;

- заголовок дела или тома;

- даты дела или тома;

- число листов в деле или томе;

- сроки хранения;

- примечание.

Опись подписывается составителем с указанием его должности и расшифровки фамилии. Также пишут дату составления описи. В учреждении опись дел составляется каждый год. Если количество дел, сданных за год, невелико, возможна подготовка одной описи, включающей дела за несколько лет.

Во время подготовки дел к передаче в архив учреждения лицо, ответственное за ведение архива, предварительно проверяет правильность формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись дел, количеству дел, заведенных по номенклатуре дел организации. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работник, сдающий дело в архив, должен устранить.

В архиве учреждения документы хранятся в течение сроков, установленных Приказом N 558. После истечения срока хранения документы уничтожаются. Для этого создается экспертная комиссия, в которую включаются следующие сотрудники:

- руководитель учреждения;

- работник, ответственный за ведение архива;

- главный бухгалтер учреждения;

- иные сотрудники.

Состав комиссии утверждается приказом руководителя учреждения ежегодно. Экспертная комиссия устанавливает факт истечения срока хранения документов, составляет акт на их уничтожение, уничтожает документы.

Приказ о создании экспертной комиссии может быть следующим.

------------------------------------------------------------------------

                         (наименование учреждения)

Приказ

20.12.2013, г. Москва                                              N 852

О создании экспертной комиссии

С целью проведения экспертизы документов, подлежащих уничтожению в связи с истечением срока хранения,

Приказываю:

1. Создать экспертную комиссию в составе руководителя учреждения Иванова А.С., главного бухгалтера Смирновой Н.Ю., начальника отдела кадров Зыкова О.Г., секретаря Светиковой П.А.

2. Руководителем экспертной комиссии назначить главного бухгалтера Смирнову Н.Ю.

3. Поручить руководителю экспертной комиссии провести инвентаризацию документов, находящихся в архиве, и организовать уничтожение документов, срок хранения которых уже истек в период с 1 января 2014 года до 1 февраля 2014 года.

Руководитель учреждения                                      Иванов А.С.

Экспертная комиссия устанавливает факт истечения срока хранения документов и составляет акт об их уничтожении. Уничтожение документов производится либо путем их сжигания, либо путем применения шредеров (машинок для уничтожения документов).

Акт на уничтожение документов может быть составлен по следующей форме:

-------------------------------------------------------------------------

                          (наименование учреждения)

Акт

_______________     N _____

Об уничтожении документов

На основании Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558, экспертной комиссией были отобраны к уничтожению утратившие практическое значение следующие документы:

N	Заголовок дела (групповой заголовок документов)	Дата документа	Номера описей	Индекс дела по номенклатуре или номер дела по описи	Количество единиц хранения	Сроки хранения
1	Инвентаризационная опись (сличительная ведомость) по объектам нефинансовых активов	2008	01/12.2008	20.01.2008/ФЭО/1	1	5
2	Журнал операций расчетов с подотчетными лицами	2008	01/11.2008	20.01.2008/ФЭО/2	2	5

Итого 3 (три) единицы хранения за 2008 год.

Документы в количестве 3 (трех) единиц хранения, весом в 2 кг, были уничтожены путем применения шредерной машинки в присутствии всех членов экспертной комиссии.

Председатель комиссии:

---------------     --------------    ----------------------------------

   (должность)         (подпись)           (расшифровка подписи)

Иные члены комиссии:

---------------     --------------    ----------------------------------

   (должность)         (подпись)           (расшифровка подписи)

---------------     --------------    ----------------------------------

   (должность)         (подпись)           (расшифровка подписи)

---------------     --------------    ----------------------------------

   (должность)         (подпись)           (расшифровка подписи)

Т. Обухова,

эксперт журнала "Ревизии и проверки

финансово-хозяйственной деятельности

государственных (муниципальных) учреждений"

"Ревизии и проверки финансово-хозяйственной деятельности государственных (муниципальных) учреждений", N 1, январь 2014 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Приказ Минфина РФ от 01.12.2010 N 157н "Об утверждении Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений и Инструкции по его применению".