Чем грозит досрочный выход из отпуска по беременности и родам (И.А. Тушева, "Зарплата", N 2, февраль 2014 г.)

Чем грозит досрочный выход из отпуска по беременности и родам

В законодательстве нет запрета на досрочный выход работницы из отпуска по беременности и родам. Однако прежде чем разрешить ей приступить к работе, следует грамотно решить вопросы, связанные с пособием по беременности и родам.

Отпуск и пособие по беременности и родам - трудовые гарантии работнице. Они направлены на сохранение здоровья матери и ребенка. Поэтому в трудовом законодательстве не предусмотрена возможность досрочного выхода из отпуска по беременности и родам на работу. Однако запрета на досрочный выход также нет. Это подтверждают и специалисты Роструда в письме от 24.05.2013 N 1755-ТЗ (далее - письмо N 1755-ТЗ).

Работница сообщает о желании выйти на работу

О своем желании прервать отпуск по беременности и родам и выйти на работу сотрудница сообщает в заявлении. Оно составляется в произвольной форме. Образец заявления приведен на с. 106.

Образец 1. Заявление о досрочном выходе на работу из отпуска по беременности и родам

Генеральному директору ООО "Тополь"

Борисову И.В.

от товароведа

Мелявской М.Р.

Заявление

Прошу разрешить прервать отпуск по беременности и родам и приступить к работе с 10 февраля 2014 года на условиях нормальной продолжительности рабочего времени (восемь часов в день).

Мелявская

М.Р. Мелявская 5 февраля 2014 года

Прежде чем удовлетворить просьбу сотрудницы, директору следует учесть несколько моментов. Они касаются:

- расчетов с ФСС РФ в отношении пособия по беременности и родам;

- иных возможностей решения вопроса о работе во время отпуска по беременности и родам.

Что делать с пособием?

За период отпуска по беременности и родам работнице выплачено пособие - сразу за все дни отпуска. Если она выходит на работу до окончания отпуска, его часть совпадет с отработанным временем (см. схему).

За отработанное время работникам начисляется заработная плата (ч. 1 ст. 129 и ч. 1 ст. 132 ТК РФ). Следовательно, за отработанные дни пособие по беременности и родам не положено (письмо N 1755-ТЗ).

Принудительно нельзя удержать пособие за дни работы, совпавшие с периодом отпуска по беременности и родам. Такой случай не предусмотрен ни в Федеральном законе от 29.12.2006 N 255-ФЗ (далее - Закон N 255-ФЗ), ни в статье 137 Трудового кодекса. Специалисты Роструда также считают, что у работодателя нет оснований для удержания части пособия в случае начисления заработной платы в период отпуска работницы (письмо N 1755-ТЗ).

А вот предложить работнице вернуть или зачесть пособие в счет будущей выплаты зарплаты можно. Трудовое законодательство и законодательство о социальном страховании это не запрещают. Образец предложения приведен на с. 108.

Расчеты с ФСС РФ

Пособие по беременности и родам выплачивается за счет средств ФСС РФ (ч. 1 ст. 3 Закона N 255-ФЗ). Оно уменьшает сумму взносов в ФСС РФ на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, подлежащую уплате в фонд (ч. 2 ст. 15 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ).

Перерасчет суммы пособия

Если работница досрочно прерывает отпуск по беременности и родам и согласна на зачет (возврат) пособия по беременности и родам, бухгалтер может пересчитать сумму пособия пропорционально дням нахождения в отпуске, сторнировать "излишнюю" сумму пособия в месяце досрочного выхода сотрудницы из отпуска. Сумма сторно увеличит в этом месяце платеж в ФСС РФ.

Показатели в форме-4 ФСС

В форме-4 ФСС сторнированную сумму пособия необходимо отразить со знаком "минус" (если не было других начислений страхового обеспечения или они меньше сторнированной суммы):

- в строке 15 таблицы 1 в месяце досрочного выхода сотрудницы на работу;

- строке 3 таблицы 2.

Во избежание споров со специалистами из отделений ФСС РФ рекомендуем приложить к форме-4 ФСС:

- копии заявления сотрудницы, бухгалтерской справки и приказа о досрочном выходе на работу;

- письмо N 1755-ТЗ, в котором сказано, что в законодательстве нет запрета на досрочный выход из отпуска по беременности и родам.

Как досрочный выход на работу влияет на расчеты по другим налогам и взносам

При досрочном выходе на работу из отпуска по беременности и родам бухгалтеру не придется пересчитывать:

- взносы в ПФР, в ФСС РФ на случай травматизма, в ФФОМС;

- НДФЛ;

- налог на прибыль.

Пособие по беременности и родам не облагается страховыми взносами на основании пункта 1 части 1 статьи 9 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ, подпункта 1 пункта 1 статьи 20.2 Федерального закона от 24.07.98 N 125-ФЗ, а также не облагается НДФЛ на основании пункта 1 статьи 217 Налогового кодекса.

Пособие не уменьшает облагаемую базу по налогу на прибыль, так как не относится к расходам компании.

Примечание. Если обязанности беременной выполнял другой работник

Возможно, обязанности отсутствующей сотрудницы выполнял другой работник. Например, на условиях совмещения должностей. Срок совмещения обычно оговаривают в дополнительном соглашении к трудовому договору.

Предлагаем следующий вариант формулировки: "Дополнительное соглашение действует до момента выхода секретаря Иванцовой С.И. из отпуска по беременности и родам (отпуска по уходу за ребенком)". В этом случае не возникнет кадровых недоразумений, если работница решит выйти из отпуска по беременности и родам досрочно.

Пример. Товаровед М.Р. Мелявская ушла в отпуск по беременности и родам 15 октября 2013 года. Согласно больничному листу он должен был продлиться по 3 марта 2014 года включительно. Средний дневной заработок для расчета пособия составил 1179,61 руб. Сумма пособия по беременности и родам - 165 145,4 руб.

5 февраля 2014 года М.Р. Мелявская обратилась с заявлением. В нем она попросила разрешить прервать отпуск по беременности и родам и выйти на работу с 10 февраля 2014 года. То есть на 22 календарных дня раньше окончания отпуска по беременности и родам.

Как пересчитать пособие по беременности и родам, какие документы оформить, как отразить в бухгалтерском учете?

Решение. В октябре 2013 года бухгалтер отразил в бухгалтерском учете следующую операцию:

Дебет 69 субсчет "Расчеты с ФСС РФ" Кредит 70

- 165 145,4 руб. (1179,61 руб. х 140 дн.) - начислено пособие по беременности и родам.

В феврале 2014 года бухгалтер рассчитал, какая сумма пособия приходится на неиспользованные дни отпуска и составил бухгалтерскую справку (образец смотрите ниже).

Образец 2. Бухгалтерская справка о сумме пособия за неиспользованные дни отпуска по беременности и родам

Бухгалтерская справка N 10

20 октября 2013 года товароведу ООО "Тополь" М.Р. Мелявской выплачено пособие по беременности и родам за период с 15 октября 2013 года по 3 марта 2014 года.

5 февраля 2014 года М.Р. Мелявская обратилась с заявлением разрешить прервать отпуск по беременности и родам и выйти на работу 10 февраля 2014 года. То есть на 22 календарных дня раньше срока.

Сумма пособия по беременности и родам, приходящаяся на неиспользованные дни отпуска, составляет 25 951,42 руб. (1179,61 руб. х 22 дн.).

Главный бухгалтер ООО "Тополь"

Миронова

М.С. Миронова 6 февраля 2014 года

Директор рассмотрел бухгалтерскую справку и распорядился предложить М.Р. Мелявской произвести зачет суммы пособия по беременности и родам в счет заработной платы (образец 3 на с. 108). Работница согласилась на зачет пособия.

Образец 3. Предложение о зачете суммы пособия по беременности и родам

           Общество с ограниченной ответственностью "Тополь"

                              ООО "Тополь"

-------------------------------------------------------------------------

                                                               Товароведу

                                                           Мелявской М.Р.

г. Ставрополь                                         7 февраля 2014 года

Уважаемая Майя Романовна!

15 октября 2013 года Вы ушли в отпуск по беременности и родам на 140 календарных дней (по 3 марта 2014 года включительно).

На основании заявления и листка нетрудоспособности от 15.10.2013 Вам было выплачено пособие по беременности и родам в размере 165 145,4 руб.

В связи с тем, что Вы 10 февраля 2014 года прерываете отпуск по беременности и родам и выходите на работу, пособие по беременности и родам за период с 10 февраля по 3 марта 2014 года (22 календарных дня) в сумме 25 951,42 руб. Вам не положено.

Предлагаем зачесть эту сумму в счет выплаты заработной платы по следующему графику:

- в феврале 2014 года - 5000 руб.;

- марте 2014 года - 5000 руб.;

- апреле 2014 года - 5000 руб.;

- мае 2014 года - 5000 руб.;

- июне 2014 года - 5951,42 руб.

Главный бухгалтер

Миронова

М.С. Миронова

С предложенным графиком зачета части выплаченной суммы пособия по беременности и родам согласна.

Товаровед

Мелявская

М.Р. Мелявская 10 февраля 2014 года

Разрешение прервать отпуск по беременности и родам и приступить к работе было оформлено приказом. Образец - на с. 109.

Образец 4. Приказ о досрочном выходе на работу из отпуска по беременности и родам

           Общество с ограниченной ответственностью "Тополь"

                              ООО "Тополь"

-------------------------------------------------------------------------

                              Приказ N 13

г. Ставрополь                                        10 февраля 2014 года

1. Разрешить товароведу М.Р. Мелявской прервать отпуск по беременности и родам и приступить к работе с 10 февраля 2014 года.

2. Сумму пособия по беременности и родам за период с 10 февраля по 3 марта 2014 года в сумме 25 951,42 руб. зачесть в счет выплаты заработной платы за февраль, март, апрель, май и июнь 2014 года.

Основание:

- заявление М.Р. Мелявской от 05.02.2014;

- бухгалтерская справка главного бухгалтера М.С. Мироновой от 06.02.2014 N 10;

- уведомление М.Р. Мелявской о зачете пособия от 07.02.2014 N 13-В.

Генеральный директор

Борисов

И.В. Борисов

С приказом ознакомлены:

товаровед	Мелявская	М.Р. Мелявская 10 февраля 2014 года
главный бухгалтер	Миронова	М.С. Миронова 10 февраля 2014 года
начальник отдела кадров	Симонова	Л.В. Симонова 10 февраля 2014 года

В феврале 2014 года бухгалтер на основании приказа сторнировал часть пособия по беременности и родам:

Дебет 69 субсчет "Расчеты с ФСС РФ" Кредит 70

- 25 951,42 руб. (1179,61 руб. х 22 дн.) - сторнирована часть суммы пособия по беременности и родам.

28 февраля 2014 года М.Р. Мелявской начислена зарплата:

Дебет 44 Кредит 70

- 20 000 руб. - начислена зарплата М.Р. Мелявской;

Дебет 70 Кредит 68 субсчет "Расчеты по НДФЛ"

- 2418 руб. [(20 000 руб. - 1400 руб.) х 13%] - удержан НДФЛ с учетом вычета на ребенка М.Р. Мелявской;

Дебет 70 Кредит 51

- 12 582 руб. (20 000 руб. - 2418 руб. - 5000 руб.) - перечислена заработная плата за февраль за вычетом части пособия по беременности и родам.

По окончании марта, апреля, мая и июня 2014 года бухгалтер начислит зарплату М.Р. Мелявской и зачтет оставшуюся часть пособия.

Сторнированная сумма пособия увеличила платеж по страховым взносам в ФСС РФ на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством за февраль 2014 года.

В форме-4 ФСС за I квартал 2014 года бухгалтер отразит сторнированную сумму пособия:

- в таблице 1 в строке 15 во втором месяце, так как работница прервала отпуск по беременности и родам в феврале (образец 5);

- в таблице 2 в строке 3 (образец 6 на с. 111).

Образец 5. Фрагмент таблицы 1 формы-4 ФСС

Расходы на цели обязательного социального страхования
на начало отчетного периода	-
за последние три месяца отчетного периода	-25 951,42
1 месяц	-
2 месяц	-25 951,42
3 месяц	-	15	-25 951,42

Образец 6. Фрагмент таблицы 2 формы-4 ФСС

Наименование статей расходов	Код строки	Количество дней, выплат, пособий	Расходы
			всего	в т.ч. за счет средств, финансируемых из федерального бюджета
1	2	3	4	5
Выплата пособий
По временной нетрудоспособности
(число случаев (___________________)	1	-	-	-
из них:
по внешнему совместительству
(число случаев (___________________)	2	-	-	-
По беременности и родам
(число случаев (________ 1 ________)	3	22	-25 951,42	-
из них:
по внешнему совместительству
(число случаев (___________________)	4	-	-	-
<...>	11
Итого (сумма строк 1 + 3 + 5 + 6 + 7 + 10 + 11)	12	х	-25 951,42

Что делать, если сотрудница не желает возвращать пособие

Если сотрудница отказывается возвращать сумму пособия по беременности и родам за неиспользованные дни отпуска, ей можно отказать в досрочном выходе на работу.

Объясните это работнице тем, что за один и тот же период нельзя платить и зарплату, и пособие по беременности и родам. В подтверждение слов покажите письмо N 1755-ТЗ.

Другой вариант решения проблемы

Как правило, сотрудница просит досрочно прервать отпуск по беременности и родам и разрешить выйти на работу из-за сложного финансового положения. Можно ей предложить на оставшееся время отпуска по беременности и родам заключить гражданско-правовой договор. Например, договор подряда.

В этом случае сотрудница будет выполнять разовую работу, за которую компания заплатит вознаграждение. Пересчитывать пособие не придется.

Напомним, что вознаграждение по договору подряда облагается НДФЛ, взносами в ПФР и ФФОМС. Его сумму можно учесть при расчете налога на прибыль в составе расходов на оплату труда (п. 21 ст. 255 НК РФ).

И.А. Тушева,

эксперт журнала "Зарплата"

"Зарплата", N 2, февраль 2014 г.