Вопрос: Наша компания продает товары через интернет-магазин. Товары покупателям доставляют курьеры. Их мы обеспечиваем проездными билетами на общественный транспорт. Как правильно организовать учет проездных билетов? Можно ли стоимость проездных билетов учесть при расчете налога на прибыль? Возникает ли у работников доход в натуральной форме? ("ЭЖ Вопрос-Ответ", N 1, январь 2014 г.)

Наша компания продает товары через интернет-магазин. Товары покупателям доставляют курьеры. Их мы обеспечиваем проездными билетами на общественный транспорт. Как правильно организовать учет проездных билетов? Можно ли стоимость проездных билетов учесть при расчете налога на прибыль? Возникает ли у работников доход в натуральной форме?

Вы можете расходы на проезд сотрудников, чья работа носит разъездной характер, учесть при расчете налога на прибыль. Что касается НДФЛ, то у работников при получении проездных билетов не возникнет облагаемого дохода.

Но для того чтобы у налоговых инспекторов не возникло вопросов при проверке полноты уплаты в бюджет налога на прибыль и НДФЛ, компании нужно правильно оформить выдачу проездных билетов в соответствии с требованиями трудового законодательства.

Во-первых, размеры и порядок возмещения расходов на проезд сотрудников, чья работа носит разъездной характер, нужно закрепить в коллективном договоре, локальном нормативном акте по организации (например, в положении о разъездной работе) или трудовом договоре (ст. 168.1 ТК РФ).

Во-вторых, в организации должен быть утвержден перечень должностей, предусматривающих постоянные разъезды (ст. 168.1 ТК РФ). Обратите внимание: трудовое законодательство не содержит понятия "разъездной характер работы". Поэтому организация должна сама решить: относится та или иная работа к разъездной или нет. Такие рекомендации даны в письме Минздравсоцразвития России от 18.09.2009 N ШС-37-3/8488.

В-третьих, в трудовых договорах с такими работниками должно быть прописано условие о разъездном характере работы (ст. 57 ТК РФ).

На необходимость правильного оформления с точки зрения трудового законодательства порядка обеспечения работников проездными документами указывают и налоговые органы (письмо ФНС от 06.08.2010 N ШС-37-3/8488).

Если вышеназванные требования выполнены, то расходы на приобретение билетов будут экономически обоснованны и связаны с деятельностью, направленной на получение дохода (ст. 252 НК РФ). Как правило, проездные билеты покупаются за наличный расчет через подотчетное лицо. Поэтому документальным подтверждением расходов в этом случае будет служить авансовый отчет с приложенными к нему кассовыми чеками. При расчете налога на прибыль стоимость расходов на проезд можно учесть на основании подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ. Правомерность такого подхода подтверждают Минфин России и налоговые органы (письма Минфина России от 25.10.2013 N 03-04-06/45182, от 01.04.2010 N 03-03-06/1/211, ФНС России от 04.04.2011 N КЕ-4-3/5226, от 06.08.2010 N ШС-37-3/8488).

При получении от организации проездных билетов на служебные поездки у работников не возникает облагаемый НДФЛ доход. Ведь им признается экономическая выгода в денежной или натуральной форме, учитываемая в случае возможности ее оценки и в той мере, в которой такую выгоду можно оценить, и определяемая в соответствии с главой 23 НК РФ (ст. 41 НК РФ). В рассматриваемом случае работник не получает экономическую выгоду, так как его поездки непосредственно связаны с работой. Кроме того, компенсационные выплаты, связанные с исполнением работником трудовых обязанностей, освобождаются от обложения НДФЛ (абз. 11 п. 1 ст. 217 НК РФ).

Заметим, что организация со стоимости проездных билетов не должна начислять страховые взносы во внебюджетные фонды. Это обусловлено тем, что выплаты, связанные с исполнением физическим лицом трудовых обязанностей, освобождены от обложения страховыми взносами (подп. "и" п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ "О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования", абз. 10 п. 2 ч. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.98 N 125-ФЗ "Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний").

Теперь рассмотрим порядок отражения операции по приобретению и выдаче работникам проездных билетов в бухгалтерском учете.

Порядок выдачи наличных денежных средств под отчет закреплен в п. 4.4 Положения о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утвержденного Банком России 12.10.2011 N 373-П. Так, выдача денег под отчет производится на основании расходных кассовых ордеров. При этом расходный кассовый ордер оформляется при наличии письменного заявления подотчетного лица, составленного в произвольной форме и содержащего собственноручную надпись руководителя о сумме наличных денег и сроке, на которой они выдаются. На заявлении должна стоять подпись руководителя и дата. Обратите внимание: денежные средства выдаются под отчет при условии, что работник полностью отчитался по ранее полученной подотчетной сумме.

В бухгалтерском учете выдача денежных средств под отчет оформляется следующей проводкой:

Дебет 71 Кредит 50

выданы денежные средства под отчет для приобретения проездных билетов.

Приобретенные проездные билеты до момента их выдачи работникам должны отражаться специальном субсчете "Денежные документы" к счету 50 "Касса" (Инструкция по применению Плана счетов, утвержденная приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н). Это оформляется такой проводкой:

Дебет 50-3 Кредит 71

поступили в кассу проездные билеты.

Выдача проездных билетов работников может быть отражена в бухгалтерском учете двумя способами. Первый: к счету 71 открывается специальный субсчет "Проездные билеты, полученные работниками". Ведь работники получают проездные билеты на определенный срок и по его окончании должны сдать их в бухгалтерию. Второй: к субсчету "Денежные документы" счета 50 можно завести два субсчета второго уровня - "Денежные документы в кассе" и "Денежные документы, выданные работникам". Выбранный способ учета выданных проездных билетов необходимо закрепить в учетной политике по организации. В зависимости от выбранного варианта бухгалтер сделает проводки:

Дебит 71 Кредит 50-3 или

Дебет 50-3-2 "Денежные документы, выданные работникам" Кредит 50-3-1 "Денежные документы в кассе".

После того, как срок действия проездного документа закончится, он должен быть возвращен в бухгалтерию (например, для этих целей работник может оформить авансовый отчет и приложить к нему использованный проездной билет). Именно в этот момент в бухгалтерском учете возникнет расход (п. 5, 16 ПБУ 10/99 "Расходы организации"). Он будет отражен следующей проводкой:

Дебет 44 Кредит 71 "Проездные билеты, полученные работниками" (50-3-2 "Денежные документы, выданные работникам").

А. Волохова,

"ЭЖ"

1 января 2014 г.

"ЭЖ Вопрос-Ответ", N 1, январь 2014 г.