Вопрос: Мы выдаем деньги под отчет сотрудникам (генеральному директору, бухгалтеру, менеджерам, курьерам) не наличными из кассы, а перечисляем на их личные банковские карты, открытые в рамках зарплатного проекта. Можно ли так делать? Как это правильно оформить? ("Российский налоговый курьер", N 1-2, январь 2014 г.)

Мы выдаем деньги под отчет сотрудникам (генеральному директору, бухгалтеру, менеджерам, курьерам) не наличными из кассы, а перечисляем на их личные банковские карты, открытые в рамках зарплатного проекта. Можно ли так делать? Как это правильно оформить?

Ни один нормативный акт Банка России не предусматривает безналичную выдачу денежных средств под отчет. В то же время глава 15 "Административные правонарушения в области финансов, налогов и сборов, страхования, рынка ценных бумаг" КоАП РФ не устанавливает ответственность за такие действия компании.

Вместе с тем Минфин России и Федеральное казначейство в целях минимизации наличного денежного обращения допускают перечисление организацией на личные карты сотрудников денежных средств для оплаты командировочных затрат и компенсации иных документально подтвержденных расходов (письма Минфина России N 02-03-10/37209 и Казначейства России N 42-7.4-05/5.2-554 от 10.09.13).

Полагаю, что перечислить денежные средства на личные карты сотрудников можно и для оплаты административно-хозяйственных расходов. Однако в этом случае целесообразно сделать следующее:

- в локальном акте предусмотреть возможность выдачи средств под отчет в безналичном порядке путем перечисления с расчетного счета организации на счет личной банковской карты сотрудника;

- в платежном поручении указать, что перечисленные средства являются под отчетными;

- получить письменное заявление работника с просьбой перечислить подотчетные средства на его личную банковскую карту (с указанием всех реквизитов счета).

Кроме того, сотруднику необходимо к авансовому отчету приложить документы, подтверждающие оплату банковской картой (п. 3.3 Положения об эмиссии платежных карт и об операциях, совершаемых с их использованием, утв. Банком России 24.12.04 N 266-П).

А.С. Бахвалова,

главный специалист департамента налоговой и

таможенно-тарифной политики Минфина России

1 января 2014 г.

"Российский налоговый курьер", N 1-2, январь 2014 г.