Положение о кадровой службе ("Кадровик.ру", N 1, январь 2014 г.)

Положение о кадровой службе

Мы открываем новую рубрику, в которой будем рассказывать об основах кадрового делопроизводства. Начнем с вопросов, касающихся кадровой службы - ее создания, нормативного регулирования деятельности, структуры и состава.

В компаниях всевозможных организационно-правовых форм с разной численностью работников, как правило, создается такое структурное подразделение, как кадровая служба. Именоваться оно может отделом (управлением, департаментом, службой и пр.) кадров или персонала либо иным образом, а особенность его в том, что это подразделение самостоятельное и подчиняется руководителю организации или одному из его заместителей (обычно заместителю руководителя по персоналу).

Для функционирования кадровой службы необходим организационно-распорядительный документ, закрепляющий ее статус, место в системе управления предприятием, а также порядок образования, права, обязанности и функции - положение о кадровой службе (подразделении).

Так как положение о структурном подразделении представляет собой документ, имеющий длительный срок действия, к его составлению необходимо подойти ответственно; подробная регламентация должна давать определенный простор деятельности, чтобы в дальнейшем не возникало надобности часто вносить в этот документ изменения (например, четко обозначить численность работников кадровой службы и наименования их должностей).

Положение о кадровой службе (подразделении) должно содержать следующие разделы.

Раздел "Общие положения" определяет:

место кадровой службы среди других подразделений, ее подчиненность непосредственно руководству организации;

структуру службы (отделы, секторы, группы), численность ее штата со ссылкой на штатное расписание;

нормативную базу для деятельности службы (Трудовой кодекс РФ и другие законодательные акты Российской Федерации, указы и распоряжения Президента РФ, постановления и распоряжения Правительства РФ, касающиеся организации труда и трудовых правоотношений, законодательно-правовые акты субъектов РФ по данным вопросам, нормативно-методические документы общего действия, правила, инструкции, методические рекомендации учреждений Государственной архивной службы РФ по вопросам документационного обеспечения управления, устав организации, положение о кадровой службе, инструкция по делопроизводству организации; при наличии отраслевых нормативно-методических документов по вопросам работы с кадрами или по делопроизводству, а также аналогичных актов, разработанных в данном учреждении, они должны быть включены в этот пункт);

наименование должности руководителя службы (управляющий, начальник, заведующий), порядок назначения и освобождения его от должности, требования, предъявляемые к его квалификации и стажу работы.

В конце раздела важно указать, что служба имеет печать с обозначением своего наименования.

Раздел "Цели и задачи" конкретизирует цель деятельности кадровой службы, состоящую в реализации кадровой политики, которая направлена на обеспечение организации высококвалифицированными работниками для эффективного выполнения всех стоящих перед ней задач.

Раздел "Функции" - важнейший раздел, содержащий перечень всех выполняемых кадровой службой работ, сгруппированных по задачам:

составление перспективных, годовых, квартальных планов по труду и кадрам;

создание и ведение банка данных о персонале (количественном и качественном составе кадров);

подбор кандидатов и ведение резерва;

отбор на вакантные должности;

организация и проведение аттестации;

подготовка, переподготовка и повышение квалификации работников;

оформление:

- приема на работу;

- переводов;

- увольнений;

- поощрений;

- взысканий;

- командировок;

- отпусков;

- трудовых книжек и их учет;

- справок, подтверждений места работы и стажа;

- служебных удостоверений и т.д.;

подготовка документов:

- для представления к награждениям и поощрениям;

- для пенсионного страхования;

- для назначения пенсии;

составление и ведение графика отпусков;

формирование и ведение личных дел работников;

анализ текучести кадров;

ведение:

- установленной отчетности;

- учета личного состава;

- табельного учета;

контроль соблюдения трудовой дисциплины.

Раздел "Права и ответственность" может включать перечисление следующих прав:

запрашивать у руководителей структурных подразделений необходимые данные о работниках;

требовать в установленных случаях предоставления документов (например, объяснительных или докладных записок, копий свидетельства о браке и т.д.);

вносить на рассмотрение руководства предложения по кадровым вопросам;

решать в пределах своей компетенции вопрос о пригодности претендента для занятия конкретной должности;

давать указания структурным подразделениям по вопросам, относящимся к деятельности службы кадров, и т.д.

Раздел "Руководство" устанавливает наименование должности руководителя кадровой службы, его права, обязанности и персональную ответственность за выполнение всех видов работ, закрепленных положением о подразделении.

Раздел "Взаимоотношения (служебные связи)" регламентирует, с какими отделами и по каким вопросам взаимодействует кадровая служба. Например, она взаимодействует со всеми структурными подразделениями организации по вопросам комплектования и движения кадров:

с бухгалтерией - по вопросам оплаты труда: кадровая служба обязана представлять копии приказов о зачислении, увольнении, переводе, отпуске, командировании, поощрении, поскольку на их основе производится расчет и выдача причитающихся работнику сумм;

с юридической службой (юрисконсультом) - по сложным вопросам трудовых взаимоотношений;

со службой делопроизводства - по вопросам документирования и организации работы с документами;

с отделом автоматизации (IT-подразделением) - по поводу использования в работе компьютерных технологий и др.

Внешние связи, которые кадровая служба постоянно осуществляет наряду с внутренними (отделы социального обеспечения, службы занятости, миграционные службы, военкоматы и т.д.), тоже должны быть регламентированы в положении.

Раздел "Организация работы" может содержать лишь пункт о том, что служба кадров работает в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка компании. Если деятельность специалистов кадровой службы имеет особенности (ненормированный рабочий день, командировки и пр.), это необходимо отразить. Можно также включить в раздел и порядок реорганизации службы в случаях изменения организационных условий и пр.

Положение действует до замены его новым. Оформляется оно на общем бланке, подписывается руководителем службы и обязательно утверждается руководителем предприятия.

"Кадровик.ру", N 1, январь 2014 г.