Электронная библиотека (Л. Ларцева, "Учреждения образования: бухгалтерский учет и налогообложение", N 1, январь 2014 г.)

Электронная библиотека

В соответствии с п. 1 ст. 18 Закона об образовании*(1) в организациях, осуществляющих образовательную деятельность, в целях обеспечения реализации образовательных программ формируются библиотеки, в том числе цифровые (электронные), обеспечивающие доступ к профессиональным базам данных, информационным справочным и поисковым системам, а также иным информационным ресурсам. О том, что включает в себя понятие электронной библиотеки, на какие статьи КОСГУ относятся расходы на ее создание и использование, а также как учитываются электронные документы, входящие в библиотечный фонд, расскажем в данной статье.

Действующее законодательство не дает четкого определения электронной библиотеке. Ясно одно, что электронная библиотека представляет собой некую информационную базу (собрание электронных документов), которая предназначена для обеспечения сохранности, поиска и передачи информации пользователям. Информация, представленная в электронных библиотеках, упорядочена и систематизирована, то есть разнесена по различным каталогам или другим критериям группировки, что способствует более быстрому поиску необходимой информации.

Среди преимуществ электронных библиотек, по сравнению с традиционными библиотеками, можно назвать следующие:

- отсутствие непосредственного физического контакта (листания, копирования страниц) читателей с изданиями, что способствует лучшей сохранности документов. Электронные документы, загруженные в электронную библиотеку, не подлежат физическому износу;обеспечение одновременного доступа нескольких читателей к одному документу;

- возможность более быстрого поиска необходимого документа;

- создание электронной библиотеки не предусматривает расширения фактического пространства для размещения документов.

Применяемые в настоящее время разнообразные электронные библиотеки можно условно разделить на два вида:

- локальные электронные библиотеки - это библиотеки, создаваемые непосредственно в учреждении. Как правило, такие библиотеки создаются на основе имеющихся в учреждении документов библиотечного фонда на бумажных носителях (путем их конвертации в электронную форму) и электронных документов, размещенных на съемных носителях (дисках, дискетах, флеш-картах и др.). Локальные электронные библиотеки являются составной частью библиотечного фонда учреждения;

- удаленные электронные библиотеки - это библиотеки, которые самостоятельно существуют в сети Интернет. Для использования документов, размещенных в таких библиотеках, необходим доступ, который предоставляется разработчиками (производителями) указанных электронных библиотек путем заключения соответствующих договоров. Как правило, доступ предоставляется на временное пользование библиотекой. Для того чтобы продлить доступ, необходимо заключать новые договоры.

Актуальные вопросы по применению КОСГУ в отношении расходов на создание и использование электронных библиотек

В соответствии с Указаниями о порядке применения бюджетной классификации РФ, утвержденными Приказом Минфина РФ от 01.07.2013 N 65н, отдельные расходы, связанные с созданием и использованием электронных библиотек, в частности:

- расходы на оплату договора, заключенного со специализированной организацией, по выполнению комплекса работ по конвертированию библиотечных фондов на бумажных носителях в электронную форму, доступную для формирования электронной библиотеки, следует относить на подстатью 226 "Прочие работы, услуги" КОСГУ;

- расходы на оплату услуг по обеспечению доступа и использования электронно-библиотечных систем, размещенных в сети Интернет, следует отражать по подстатье 226 "Прочие работы, услуги" КОСГУ;

- расходы на подписку на электронную библиотечную систему, размещенную в сети Интернет, следует отражать по подстатье 226 "Прочие работы, услуги" КОСГУ;

- расходы на оплату ежегодных членских взносов в Международную ассоциацию пользователей и разработчиков электронных библиотек, следует относить на подстатью 253 "Перечисления международным организациям" КОСГУ;

- расходы на приобретение учебно-методического пособия (самостоятельного электронного издания) на лицензионном диске в целях размещения данного электронного издания в электронной библиотеке образовательного учреждения следует отражать по подстатье 310 "Увеличение стоимости основных средств".

Учет электронных документов, входящих в состав библиотечного фонда

Порядок учета документов, входящих в состав библиотечного фонда, утвержден Приказом Минкультуры РФ от 08.10.2012 N 1077 (далее - Порядок N 1077).

Стоит отметить, что особенности учета библиотечного фонда библиотек образовательных учреждений установлены на сегодняшний день Приказом Минобразования РФ от 24.08.2000 N 2488. Несмотря на то, что указанный документ является действующим, он фактически утратил силу, поскольку составлен в соответствии со старой Инструкцией по учету библиотечного фонда N 590*(2), которая в настоящее время не применяется.

Поэтому, по мнению автора, в целях учета документов, входящих в библиотечный фонд образовательных учреждений, необходимо руководствоваться Порядком N 1077.

Далее рассмотрим порядок учета электронных документов, включаемых в электронные библиотеки.

Согласно п. 1.4 Порядка N 1077 учету подлежат все документы (постоянного, длительного, временного хранения), поступающие в фонд библиотеки и выбывающие из фонда библиотеки, независимо от вида носителя.

К электронным документам согласно п. 3.4 Порядка N 1077 относятся:

- документы на съемных носителях (компакт-диски, флеш-карты);

- документы, размещаемые на жестком диске компьютера (сервере), библиотеки образовательного учреждения и доступные пользователям через информационно-телекоммуникационные сети (далее - сетевые локальные документы);

- документы, размещаемые на автономных автоматизированных рабочих станциях библиотеки образовательного учреждения (далее - инсталлированные документы);

- документы, размещенные на внешних технических средствах, получаемые библиотекой во временное пользование через информационно-телекоммуникационные сети на условиях договора, контракта, лицензионного соглашения с производителями информации (далее - сетевые удаленные документы).

Единицы учета электронных документов. В зависимости от вида электронных документов их единицами учета являются:

1) экземпляр и название для электронных документов на съемных носителях (п. 3.4.1 Порядка N 1077), при этом:

- как отдельный экземпляр учитывается каждый автономный объект (компакт-диск). Также могут учитываться приложения к различным изданиям, выполняющие самостоятельные функции, а также используемые в работе отдельно от основного издания. Не учитываются как отдельные экземпляры компакт-диски, если они представляют собой вкладку (вложение) в издание или его неотъемлемое приложение;

- как одно название учитываются: отдельно выпущенный компакт-диск; каждый компакт-диск, входящий в нумерованную или ненумерованную серию электронных изданий; комплект компакт-дисков, объединенных общим названием; изданные в качестве самостоятельных изданий приложения к изданиям любого другого вида, имеющие собственное заглавие и допускающие их использование без обращения к основному изданию.

В документах на флеш-картах как один экземпляр и одно название учитывается каждое целостное произведение, имеющее самостоятельное заглавие (п. 3.4.1.3 Порядка N 1077).

2) экземпляр (условная единица учета) и название для сетевых локальных и инсталлированных документов, при этом (п. 3.4.2 Порядка N 1077):

- как одно название учитывается целостное произведение, имеющее самостоятельное заглавие, вне зависимости от его представления;

- как одна единица учитывается пополняемый и обновляемый электронный документ. Экземпляром является документ в определенном формате хранения или представления. Форматы одной и той же единицы контента учитываются отдельно;

3) экземпляр (условная единица учета) и название для сетевых удаленных документов, при этом (п. 3.4.3 Порядка N 1077):

- как один экземпляр и одно название учитывается каждый полнотекстовый электронный документ, имеющий самостоятельное заглавие, включенный в пакет, к которому оформлено право доступа у его производителя;

- как одна единица учитывается пополняемый и обновляемый электронный документ.

Учет поступления электронных документов. Помимо обычных способов поступления документов в библиотечный фонд (поставка, покупка, дарение, пожертвование), электронные документы также могут поступать в электронную библиотеку путем конвертации библиотечных фондов на бумажных носителях в электронную форму, путем обеспечения доступа к удаленным электронным библиотекам и т.д.

Поступившие электронные документы подлежат суммарному и индивидуальному учету.

Суммарный учет поступления электронных сетевых локальных документов ведется в электронном реестре с отражением даты и порядкового номера записи, источника поступления, номера и даты первичного учетного документа, количества поступивших документов и стоимости, а также с указанием даты загрузки поступлений в систему. Суммарный учет поступления электронных сетевых удаленных документов ведется в электронном реестре с отражением следующих показателей: даты и порядкового номера записи, реквизитов лицензионного договора (названия и номера документа, срока его действия, стоимости), количества баз данных (пакетов) и включенных в них названий. При подсчете суммарного количества названий исключаются дублирующиеся названия в пакетах на одной платформе (п. 4.3.2, 4.3.3 Порядка N 1077).

Индивидуальный учет электронных сетевых локальных документов осуществляется путем ввода в базу данных метаинформации о загрузке документа в электронную библиотеку с автоматическим присвоением идентификационного (системного) номера каждому документу. Индивидуальный учет электронных сетевых удаленных документов осуществляется в электронном виде путем регистрации баз данных (пакетов) без присвоения им регистрационного номера (п. 4.4.5, 4.4.6 Порядка N 1077).

В реестр индивидуального учета сетевых удаленных документов включаются основные характеристики базы данных (пакета): описание базы данных (название, производитель, платформа и (или) адрес входа), срок окончания права доступа, количество названий, входящих в базу данных (пакет). В количество названий включается общее количество полнотекстовых документов (книг, журналов, газет, патентов, стандартов и других документов, учитываемых в библиотеке). Не включаются в это количество документы, которые обычно не издаются отдельно в печатном формате, такие как профили компаний, статистические таблицы, аналитические материалы маркетинга. Для баз данных (пакетов), не содержащих полнотекстовых документов, в реквизите "название" проставляется единица (п. 4.4.6 Порядка N 1077).

Согласно п. 4.7 Порядка N 1077 электронные сетевые локальные документы и электронные сетевые удаленные документы идентифицируются специальными программными средствами.

Учет выбытия электронных документов. По общему правилу документы выбывают из библиотечного фонда в связи с физической утратой или частичной либо полной утратой потребительских свойств.

При этом стоит отметить, что физическому износу подвергаются электронные документы, содержащиеся на съемных носителях информации (на флеш-картах, дисках, дискетах и т.д.). Физический износ электронных сетевых документов, включенных в электронные библиотеки, исключается, поскольку такие документы хранятся в специальных информационных базах (на серверах).

Электронные сетевые документы могут быть списаны в случае замены более полными по содержанию, лучшими по оформлению изданиями, а также по истечении срока хранения документов, при низком уровне читательского спроса, при несоответствии электронных документов техническому и программному обеспечению библиотеки.

Электронные сетевые локальные документы удаляются из электронной библиотеки на основании акта о списании с указанием причины исключения. Наименование, номер и дата акта вводятся в базу данных в качестве метаинформации к соответствующему документу. На основании введенных сведений программным способом формируется перечень актов о списании (реестр суммарного учета выбытия сетевых локальных документов) и перечень списанных объектов электронной библиотеки (реестр индивидуального учета выбытия сетевых локальных документов) (п. 5.12 Порядка N 1077).

Выбытие электронных сетевых удаленных документов не оформляется специальным документом. Подтверждением выбытия является истечение срока действия документа (договора, контракта, лицензионного соглашения), оформленного на право доступа к определенной базе данных (пакету) сетевых документов, и отсутствие договора, контракта, лицензионного соглашения, оформленного на новый срок (п. 5.13 Порядка N 1077).

Учет итогов движения электронных документов и их проверка. Итоговые данные по электронным сетевым удаленным документам представляются следующими показателями учетных единиц: "состояло на начало года", "оформлено в доступ в течение года", "доступ прекращен в течение года", "состоит на конец года" (п. 6.1 Порядка N 1077).

Проверка электронных сетевых локальных документов осуществляется по количественным показателям, а также по контрольным суммам, позволяющим выявить изменения в документе. Проверка доступности электронных сетевых удаленных документов осуществляется с адресов входа, указанных в регистре индивидуального учета (п. 7.3 Порядка N 1077).

Бухгалтерский учет электронных документов. В соответствии с инструкциями N 157н *(3), 162н *(4), 174н *(5), 183н *(6) предметы библиотечного фонда в целях бухгалтерского учета включаются в состав основных средств и учитываются на счетах:

- 0 101 27 000 "Библиотечный фонд - особо ценное движимое имущество учреждения";

- 0 101 37 000 "Библиотечный фонд - иное движимое имущество учреждения".

Электронные документы, включаемые в состав библиотечного фонда, в том числе предназначенные для размещения в электронную библиотеку, необходимо отражать на балансе учреждения на вышеуказанных счетах.

При переводе уже числящихся в составе библиотечного фонда бумажных изданий в электронную форму, необходимую для загрузки в электронную библиотеку, электронные варианты таких изданий подлежат постановке на библиотечный учет. По мнению автора, на балансе учреждения такие документы отражать не нужно, поскольку они лишь дублируют бумажный вариант документа.

Пример

Образовательное бюджетное учреждение в рамках деятельности по выполнению государственного задания проводит мероприятия по созданию электронной библиотеки на базе учреждения (локальная электронная библиотека). Согласно договору со специализированной организацией стоимость выполнения комплекса работ по конвертированию предметов библиотечного фонда, выраженных на бумажных носителях, в электронную форму, доступную для формирования фонда электронной библиотеки, составила 300 000 руб. Кроме того, для размещения в электронную библиотеку учреждением были приобретены методические пособия на лицензионных дисках на общую стоимость 10 000 руб. Все предметы библиотечного фонда включены в перечень особо ценного движимого имущества учреждения.

В бухгалтерском учете бюджетного учреждения данные операции отразятся следующим образом:

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Начислены расходы на оплату работ по конвертированию бумажных вариантов объектов библиотечного фонда в электронную форму	4 109 60 226	4 302 26 730	300 000
Поступили методические пособия от книготорговой организации	4 106 21 310	4 302 31 730	10 000
Приняты к учету методические пособия, размещенные в электронной библиотеке учреждения	4 101 27 310	4 106 21 310	10 000

Л. Ларцева,

эксперт журнала "Учреждения образования:

бухгалтерский учет и налогообложение"

"Учреждения образования: бухгалтерский учет и налогообложение", N 1, январь 2014 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Федеральный закон от 29.12.2012 N 273-ФЗ "Об образовании в Российской Федерации".

*(2) Приказ Минкультуры РФ от 02.12.1998 N 590 "Об утверждении Инструкции об учете библиотечного фонда" (утратил силу в связи с изданием Приказа Минкультуры РФ от 03.06.2013 N 623).

*(3) Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 01.12.2010 N 157н.

*(4) Инструкция по применению Плана счетов бюджетного учета, утв. Приказом Минфина РФ от 06.12.2010 N 162н.

*(5) Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 16.12.2010 N 174н.

*(6) Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета автономных учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 23.12.2010 N 183н.