Факсимильная подпись руководителя организации (А.В. Петухова, "Единый налог на вмененный доход: бухгалтерский учет и налогообложение", N 1, январь-февраль 2014 г.)

Факсимильная подпись руководителя организации

В определенных случаях необходимо использовать факсимиле руководителя организации: например, при большом количестве документов, требующих подписи, или при отсутствии руководителя по причине болезни либо при нахождении в длительной командировке во время подписания того или иного акта. Но, несмотря на очевидное преимущество факсимиле, законодательного закрепления данный институт не получил.

Разрешенные случаи проставления факсимиле

Как правило, поскольку факсимильную подпись без ведома руководителя может проставлять третье лицо, она ставится на документах, которые не содержат положения о существенной материальной или иной ответственности. Поэтому во многих организациях факсимильная подпись проставляется на копиях отправляемых документов, приглашениях, поздравительных письмах, а также на справочно-информационных документах: справках, выписках, извещениях и пр.

Однако в зависимости от специфики деятельности организации возможны случаи, когда необходимо расширить перечень документов, на которых допускается проставление факсимиле.

Договоры можно подписывать с помощью факсимиле

По общему правилу, установленному п. 1 ст. 161 ГК РФ, сделки юридических лиц между собой и с гражданами вне зависимости от суммы сделки должны совершаться в письменной форме. Письменная форма сделки обычно предполагает составление документа, выражающего ее содержание и подписываемого лицом или лицами, совершающими сделку, или должным образом уполномоченными ими лицами (п. 1 ст. 160 ГК РФ). В данном случае речь идет об оригинальных собственноручных подписях на договорах.

В соответствии с п. 2 ст. 160 ГК РФ проставление факсимильной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.

Таким образом, чтобы иметь возможность подписывать факсимиле договоры по соглашению сторон, сначала нужно подписать собственноручно соглашение об использовании факсимиле.

Подобное соглашение об использовании факсимиле составляется в произвольной форме, в нем, например, указывается: "Стороны признают равную юридическую силу собственноручной подписи и факсимиле подписи (воспроизведенное механическим способом с использованием клише)". При наличии между сторонами договорных отношений - в виде приложения или дополнения к основному договору.

На основании этого соглашения стороны вправе использовать факсимиле на счетах на оплату, заказ-нарядах, заявках, актах, отчетах и прочих документах и, кроме того, на дополнениях и изменениях к договору.

Согласно ст. 162 ГК РФ несоблюдение простой письменной формы сделки лишает стороны права в случае спора ссылаться в подтверждение сделки и ее условий на свидетельские показания, но не лишает их права приводить письменные и другие доказательства. В случаях, прямо указанных в законе или в соглашении сторон, несоблюдение простой письменной формы сделки влечет ее недействительность.

Следовательно, если гражданско-правовой договор подписан с помощью факсимильной подписи, а соглашения о ее использовании стороны не заключили, письменная форма сделки не может считаться соблюденной. Отсюда невозможность ссылаться на него как на документ, свидетельствующий о заключении договора между сторонами. В этих случаях нужно говорить либо о незаключенности договора (см., например, Постановление ФАС СКО от 08.09.2011 N А32-13609/2010), либо о его недействительности в связи с несоблюдением требований законодательства к форме договора (см., например, Постановление ФАС ВСО от 23.03.2010 N А58-4290/08).

Однако договор может быть признан действительным, если лицо, факсимиле которого было использовано, в дальнейшем одобрит подобную сделку или подтвердит факт невозможности проставления личной подписи, например, из-за травмы руки (Постановление ФАС ВВО от 18.08.2011 N А43-18585/2010).

К сведению. В соответствии с п. 5 Информационного письма Президиума ВАС РФ от 23.10.2000 N 57 под прямым последующим одобрением сделки, в частности, могут пониматься полная или частичная оплата товаров, работ или услуг, их приемка для использования, признание претензии контрагента, уплата неустойки, процентов по основному долгу либо других сумм, реализация иных прав и обязанностей по данной сделке.

Первичные учетные документы нельзя подписывать с помощью факсимиле

Первичные учетные документы являются основанием для отражения фактов хозяйственной жизни организации в бухгалтерском учете (ч. 1 ст. 9, ч. 1 ст. 10 Закона о бухгалтерском учете*(1)).

Подпунктом 7 п. 2 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете к обязательным реквизитам первичного учетного документа отнесены, в частности, подписи лиц, совершивших сделку, операцию и ответственных за правильность ее оформления, либо лиц, ответственных за правильность оформления свершившегося события. При этом установлено, что подписи этих лиц должны быть проставлены с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для их идентификации.

Каких-либо других требований к подписям, проставляемым на первичных документах, указанный закон не предъявляет. Например, не разъясняется, должны ли данные подписи быть собственноручными или допускается применение факсимиле.

Отметим, что, в отличие от названного закона, действовавшим до 1 января 2013 года Федеральным законом от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" было установлено требование о том, что в первичных учетных документах должны быть указаны личные подписи лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления (пп. "ж" п. 2 ст. 9 документа). Однако понятие личной подписи закон не раскрывал.

Официальная позиция изложена в Письме Минфина России от 15.03.2010 N 03-02-08/13: использование факсимиле не допускается на доверенностях, платежных документах, других документах, имеющих финансовые последствия. Чиновники и ранее говорили о том, что законодательство о бухгалтерском учете и законодательство о налогах и сборах не предусматривают использование факсимильного воспроизведения подписи при оформлении первичных документов (Письмо Минфина России от 26.10.2005 N 03-01-10/8-404).

Судебная практика названную позицию контролирующих органов в целом поддерживает, указывая на неправомерность использования факсимиле в данных документах (постановления Восьмого арбитражного апелляционного суда от 14.02.2013 N 08АП-11607/12, Четвертого арбитражного апелляционного суда от 14.01.2013 N 04АП-5609/12).

При этом арбитры также отмечают, что соглашение о возможности факсимильного воспроизведения подписи, предусмотренное п. 2 ст. 160 ГК РФ, при оформлении первичных бухгалтерских документов не влечет каких-либо правовых последствий, поскольку порядок оформления подобных документов определяется Налоговым кодексом и Законом о бухгалтерском учете, тогда как согласно п. 3 ст. 2 ГК РФ к налоговым и другим финансовым и административным правоотношениям гражданское законодательство не применяется (см., например, Постановление Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 29.01.2013 N 15АП-4381/12).

Налоговая декларация не должна быть подписана факсимиле

Судьи указывают, что налоговая декларация, заверенная факсимильной подписью руководителя организации, не соответствует требованиям налогового законодательства РФ (см., к примеру, Постановление ФАС СЗО от 02.11.2011 N А56-66090/2010). Согласно п. 3 ст. 80 НК РФ налоговая декларация представляется в налоговый орган по месту учета налогоплательщика (плательщика сбора, налогового агента) по установленной форме на бумажном носителе или по установленным форматам в электронном виде. При этом в соответствии с абз. 2 п. 5 ст. 80 НК РФ налогоплательщик (его представитель) подписывает налоговую декларацию, подтверждая достоверность и полноту сведений, приведенных в ней. По мнению суда, истолкование данной нормы в том смысле, что она позволяет подписывать налоговую декларацию посредством проставления оттиска факсимильного клише оригинальной подписи, привело бы к возникновению в налоговых отношениях неоправданно высоких рисков подтверждения полноты и достоверности сведений, указанных в налоговых декларациях, ненадлежащими лицами. Причем негативные имущественные последствия в связи с этим могли бы возникать как у государства, так и у самих налогоплательщиков.

На основании изложенного суды исходят из несоответствия налоговой декларации, в которой подпись руководителя общества проставлена посредством факсимиле, требованиям налогового законодательства и отсутствия обязанности у налогового органа принять ее и провести проверку. Такая декларация не подтверждает действительного заявления налогоплательщиком приведенных в ней сведений.

ФАС ВВО в Постановлении от 11.04.2008 N А11-2499/2007-К2-24/126*(2) отметил: из анализа налогового законодательства следует, что иного, кроме как собственноручного или с использованием электронно-цифровой подписи, способа оформления подписи в налоговой декларации не предусмотрено. Воспроизведение подписи посредством факсимиле предусмотрено лишь в гражданском законодательстве (ч. 2 ст. 160 ГК РФ), однако с учетом положений п. 7 ст. 80 НК РФ в данной ситуации норма гражданского законодательства не применяется.

К сведению. Согласно п. 7 ст. 80 НК РФ формы и порядок заполнения форм налоговых деклараций (расчетов), а также форматы и порядок представления налоговых деклараций (расчетов) и прилагаемых к ним документов в электронной форме утверждаются федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным по контролю и надзору в области налогов и сборов, по согласованию с Минфином.

Проставление факсимильной подписи на доверенности невозможно

Доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами.

Доверенность является односторонней сделкой, а факсимиле может использоваться исключительно в отношении многосторонних сделок, о чем прямо сказано в ст. 160 ГК РФ.

На доверенности должна быть собственноручная подпись выдавшего ее лица либо руководителя организации, от имени которой она составлена (п. 5 ст. 185 ГК РФ).

Таким образом, доверенность не может быть выполнена с использованием факсимильного воспроизведения подписи. В противном случае налоговые органы вправе признать, что лицо, действовавшее по доверенности, не имело на это полномочий.

Проставление факсимильной подписи возможно при заключении трудового договора

Регулирование трудовых (и иных непосредственно связанных с ними) отношений с помощью норм гражданского законодательства (напрямую или в порядке аналогии закона) противоречит ст. 5 ТК РФ, не предусмотрено ст. 2 ГК РФ и, следовательно, невозможно.

Поэтому при рассмотрении вопроса о применении факсимиле при подписании трудового договора п. 2 ст. 160 ГК РФ не применяется.

В то же время Трудовой кодекс не содержит прямого запрета на использование факсимильной подписи при заключении трудового договора. Полагаем, что в связи с этим специфический способ проставления подписи руководителя при помощи штампа или клише на трудовых договорах все-таки допустим. Если организация пропишет возможность оформления трудовых отношений при помощи факсимильной подписи руководителя, то приказы о приеме на работу, об увольнении, о направлении в командировку, подписанные с помощью факсимиле, не будут противоречить законодательству.

* * *

Таким образом, несмотря на явное удобство использования факсимильной подписи в предпринимательской сфере, существует множество случаев, когда это не допускается или допускается при определенных условиях, несоблюдение которых может повлечь серьезные юридические последствия.

Каждая организация должна самостоятельно решить для себя вопрос использования факсимиле. Если руководитель компании примет решение об использовании факсимильной подписи, то прежде всего необходимо отразить это во внутренних нормативных документах путем издания соответствующего приказа (образец приказа на использование факсимиле см. на стр. 74).

ООО "Белый мишка"
Юридический адрес: 603000, г. Нижний Новгород, пр-т Ленина, д. 1
тел./факс (831) 250-00-00,
ОГРН 1100000000000 / ИНН 5258000000 / КПП 525800000

Приказ N ___

"О применении факсимильной подписи директором ООО "Белый мишка"
Сидоровым О.В."

Для упрощения хозяйственно-экономической деятельности ООО "Белый мишка" (Обществом) и обеспечения оперативного сотрудничества с контрагентами

Приказываю:

1. Использовать в случае необходимости факсимильную подпись, имеющую равную юридическую силу наряду с собственноручной подписью, в следующих случаях:

1) при заключении договора на сумму, не превышающую 500 000 руб. в год, или в связи с разовой поставкой, не превышающей 150 000 руб.;

2) при оформлении кадровых документов (в том числе приказов о приеме на работу, об увольнении, о направлении в командировку);

3) при ведении деловой переписки (том числе при направлении информационных писем, приглашений, справок, телеграмм).

1. Изготовить образец факсимильной подписи ООО "Белый мишка" Сидоровым О.В. ________.

2. Назначить ответственным за хранение, прием-передачу факсимильной подписи в отсутствие директора ООО "Белый мишка" _________________.

3. Контроль за соблюдением порядка хранения и законностью использования факсимиле оставляю за собой.

Директор                                                     О.В. Сидоров

                                               "__" _____________ 201_ г.

Более того, даже проставляя факсимиле на письмах, переписке или приглашениях, необходимо быть особенно внимательным, ведь некоторые письма могут оказаться офертой (приглашением на подписание договора) или акцептом (принятием условий будущей сделки). В подобных случаях более прагматичным для компании будет, например, разрешение проставления факсимиле после одобрения юридической службой.

В любом случае не лишним будет разработать и утвердить приказом руководителя компании инструкцию с указанием перечня документов, которые разрешено визировать с помощью факсимиле, перечень лиц, которые могут ее использовать, порядок хранения и уничтожения факсимиле (например, в случае увольнения работника).

Несмотря на безусловное удобство факсимильной подписи, риски очень высоки, потому что законодательство в данной сфере несовершенно.

А.В. Петухова,

к.ю.н., эксперт журнала

"ЕНВД: бухгалтерский учет и налогообложение"

"Единый налог на вмененный доход: бухгалтерский учет и налогообложение", N 1, январь-февраль 2014 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете".

*(2) Оставлено в силе Определением ВАС РФ от 02.06.2008 N 6600/08.