Вопрос: Допустимо ли вести журналы регистрации приказов по личному составу, приказов об отпусках, командировках и пр. в электронном виде и периодически их распечатывать, либо они обязательно должны быть только в виде специальных бумажных журналов регистрации? ("Кадровик.ру", N 2, февраль 2014 г.)

Допустимо ли вести журналы регистрации приказов по личному составу, приказов об отпусках, командировках и пр. в электронном виде и периодически их распечатывать, либо они обязательно должны быть только в виде специальных бумажных журналов регистрации?

Если в журнале регистрации предусмотрено обязательное наличие подписи работника, то журнал должен быть только на бумажном носителе (пример - Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним). Считаем, что для других регистрационных форм, в которых не предусмотрена подпись работника (любого другого должностного лица), электронные журналы вести можно. Регистрация ведется в пределах календарного года; ежегодно 1 января нумерация практически всех видов документов (приказов, входящих и исходящих писем, протоколов и т.п.) обнуляется. Следовательно, прошлогодний журнал необходимо распечатать для хранения.

Учет документов в организации строится по одним и тем же правилам, вне зависимости от принятой формы регистрации: от руки в журнале, в Excel или при помощи системы электронного документооборота. Также, чтобы процедура электронной регистрации документов была законной, нужно описать ее в локальном нормативном акте (инструкции по делопроизводству и т.п.).

С. Ардатова,

эксперт Национального союза кадровиков

1 февраля 2014 г.

"Кадровик.ру", N 2, февраль 2014 г.