Планирование, бюджетирование и управление фондом оплаты труда (О. Лындина, "Управление персоналом", N 4, февраль 2014 г.)

Планирование, бюджетирование и управление фондом оплаты труда

Данная статья - это скорее "крик души" практика. Таких статей бы побольше... Надеемся, что материал позволит по иному смотреть на проблему ФОТ и "кругозор" персонала компаний...

HR-директор в настоящее время не только должен знать современные технологии подбора и трудовое законодательство, но и быть одновременно аналитиком и экономистом. Планирование, бюджетирование и управление Фондом оплаты труда - одна из ключевых задач Директора по персоналу.

Управление и контроль ФОТ это циклический процесс, который включает в себя планирование численности, планирование ФОТ, формирование, защиту и утверждение кадрового (ресурсного) плана, мониторинг исполнения бюджета (план-факт анализ), внесение изменений в штатное расписание, в соответствии с кадровым планом.

У любой коммерческой организации основной целью ее развития является получение прибыли. Стратегические цели, направленные на получение прибыли определяют акционеры. Финансовый блок, как правило, формирует различные финансовые модели, которые в свою очередь содержат одну из самых затратных расходных статей - ФОТ и ограничения по его приросту. Количество персонала должно оставаться соответствовать стратегическими целями организации и конечно соответствовать ее возможностям.

Мне как Руководителю HR приходилось управлять ФОТ ежегодно от 1,5 млрд. до 6 млрд. рублей, и наличие управленческого штатного расписания (включая вакантные ставки, понимания дату их образования и планы по закрытию), кадрового плана, план-факт анализ расходов по ФОТ, вот те элементарные инструменты, которые должны быть у вас, как у HR Директора, если вы отвечаете за миллиардные расходы компании. Отсутствие одного из инструментов, означает, что вы не можете корректно управлять расходами.

Задачи HR Директора, который управляет ФОТ можно сформулировать следующим образом:

- разработка и утверждение методологии планирования ФОТ;

- формирование кадрового плана, расчет затрат на год, с учетом мониторинга рынка труда;

- ежемесячный план-факт анализ.

Финансовый блок, как я уже написала выше - определяет предельный объем ФОТ, исходя из ожидаемого финансового результата компании.

Руководители подразделений - формирует и обосновывает увеличение численности персонала, и увеличение окладов действующим сотрудникам (в случае отсутствия индексации) перед кадровым комитетом или любым другом органом или уполномоченными лицами принимать соответствующие решения. Как правило, в таких комитетах это финансовое подразделение, HR и руководство Компании, решение принимается коллегиально.

Ошибки, которые я в своей практике наблюдала при планировании и бюджетировании ФОТ:

1. акционеры настаивают на планировании ФОТ, когда еще не утвержден годовой бизнес-план на год;

2. руководители подразделений не знают своего штатного расписания и наличия у них вакансий в текущем штатном расписании;

3. многие руководители подразделений не знают, что все договоры с физическими лицами (договоры гражданско-правового характера: подряда, оказания услуг, информационно-консультационные и иные) относятся на ФОТ. Поэтому, когда подразделение маркетинга заключили больше количество договор с дизайнерами-фрилансерами, а потом получили серьезное замечание за превышение ФОТ они были крайне удивлены.

Рекомендации: обращаться внимание руководителей организации и подразделений, на то, что

1. все договоры с физическими лицами относятся к расходам на ФОТ;

2. договоры с физическими лицами должны планироваться;

3. заключение и согласование таких договоров должно идти через HR Директора (для этого можно издать соответствующий Приказ).

Таким образом, все роли для утверждения ФОТ все роли определены. Планирование ФОТ, происходит вместе с планирование остального бюджета в организации и его этапы, и сроки определяются Приказом по организации. Планирование и бюджетирование ФОТ можно разделить на следующие этапы:

1. сбор потребностей подразделений (до 2-х недель), для этого утверждается соответствующая форма, которую заполняют все без исключения подразделения в установленные Приказом сроки;

2. проведения мониторинга оплаты труда по должностям, по которым предлагаются изменения (текущие должности или вновь создаваемые) (до 2-х недель), а также изучают обоснованность предлагаемых изменении численности и ФОТ их соответствие кадровой политике и принципам построения организационной структуры организации;

3. защита кадрового плана подразделений (до 2-х недель);

4. утверждение кадрового плана и Фонда оплаты труда соответствующим распоряжением.

Как правило, бюджет планируется зачастую в Excel и тут, очень важно прописать формулы таким образом, чтобы иметь возможность менять сценарии бюджета, сделайте 3 сценария: оптимистичный, оптимальный и пессимистичный. На общий ФОТ могут влиять:

1. плавное закрытие вакантных должностей, не все, разумеется, в январе месяца, а как минимум поквартально, а при необходимости секвестрования бюджета можно запланировать закрытие вакансий во второй и третий месяц в квартале - безусловно, в этом случае HR берет на себя обязательства по особому контролю закрытия вакансий;

2. статистика текучести персонала. Эти данные у вас есть всегда, вы должны мониторить их постоянно. Коэффициенты текучести также можно заложить при планировании бюджета.

3. при планировании премии, при адекватных системах мотивации и качественном планировании, никогда не бывает, чтобы например вся филиальная сеть выполнила план на 100%, будут как лидеры, так и аутсайдеры. Поднимите всю статистику за 2-3 года посмотрите динамику объема фактических премиальных выплат и вы получите коэффициент, когда нет необходимости закладывать 100% планируемых премиальных выплат из расчета численности персонала. Кстати даже в банках есть определенная сезонность.

4. если в вашей организации выделяется бюджет (как правило, это некий % к ФОТ), то грамотно прописав соответствующие формулы в отчете для планирования и бюджетирования ФОТ вы сможете спрогнозировать расходы при проведении, например во 2-ом квартале или в 3-м квартале и посмотреть, что будет происходить в этом случае с бюджетом.

Разрабатывая разные сценарии бюджета, вы не просто должны показывать свою гибкость и умения планировать, но и озвучить все плюсы, минусы и риски (в случае их наличия) при использовании различных сценарий.

Однозначно HR Директор при защите бюджета просто обязан в наше время использовать бенчмарки (исследования ряда рыночных показателей, для сравнение с текущими показателями организации). Вы можете их заказать в консалтинговых компаниях, либо найти в открытых источниках, а также на сайтах организаций, где финансовая отчетность организации открыто публикуется. Игнорировать изменения, происходящие с рынком нельзя. Есть рынок услуг, а есть рынок труда, причем конкретного сектора (финансового, фармацевтического, FMCG и пр.) - HR Директор должен понимать тенденции рынка.

Бенчмарки необходимо проводить по референтной группе компаний, консалтинговые компании рекомендуют, чтобы их было не менее 5-ти и не более 10, тогда эти данные буду репрезентативные. При планировании ФОТ мы можем проанализировать данные по конкурентам по следующим показателям:

Показатель	Описание	Выводы
Средняя заработная плата	Денежные выплаты включая, оклад, премию, надбавки, доплаты, работу в выходной день и т.д. Формула расчета показателя: ФОТ / Среднесписочная численность	Высокие значения показателя могут быть связаны с высокими уровнями производительности труда, продолжительности рабочего времени, большому количеству руководящих должностей, и высококвалифицированных специалистов. Низкое значение показателя обычно связано с высокой численностью персонала и преобладанием сотрудников массовых специальностей. В обязательном порядке нужно смотреть показатели по конкурентам не менее чем за 2 года, смотреть тренд изменения финансового результата компаний и ростом средней заработной платы в таких компаниях.
Доход на 1 сотрудника	Доходы компании - общие доходы компании, включая процентные, операционные и прочие доходы. Среднесписочная численность - средняя численность сотрудников компании, рассчитанная в соответствии с требованиями официальной отчетности. Формула расчета показателя: Доходы компании / Среднесписочная численность компании	Анализирую настоящий показателя вы видите измеряете вклад каждого сотрудника в финансовые результаты работы компании и общую по компании производительность труда. Чем выше величина по этому показателю, тем лучше для компании. Низкое значение дохода на одного сотрудника, помимо экономических или структурных причин, часто является следствием избыточного количества персонала или свидетельствует о низкой эффективности его работы.
Расходы по ФОТ к доходам	Расходы по ФОТ - все виды выплат сотрудникам, включая начисленную заработную плату (в т.ч. постоянные и переменные выплаты), налоги на фонд оплаты труда. Доходы компании - общие доходы компании, включая процентные, операционные и прочие доходы. Формула расчета показателя: Расходы по ФОТ / Доходы компании	Показатель отражает, эффективность затрат на оплату труда персонала компании. Обратная показателю величина характеризует доходность, приходящуюся на один рубль затрат на оплату труда. Чем ниже значение показателя, при прочих равных условиях, тем выше эффективность вложений в заработную плату. Низкие значения показателя могут говорить о низкой квалификации или мотивации персонала, не оправдывающего затрат на свою зарплату, неэффективную организацию труда или управленческую деятельность.
Расходы по ФОТ к расходам	Расходы по ФОТ - все виды выплат сотрудникам, включая начисленную заработную плату (в т.ч. постоянные и переменные выплаты), налоги на фонд оплаты труда. Расходы компании - общие расходы компании, включая процентные, операционные, административно-хозяйственные и прочие расходы. Формула расчета показателей: Расходы по ФОТ / Расходы компании	Показатель отражает, значимость затрат на оплату труда и управления эффективного им для компании. Низкие значения показателя могут говорить о низкой значимости затрат на персонал для компании и, как правило, меньшей значимости экономии на рабочей силе. Высокие значения показателя по сравнению с конкурентами, если они не сопровождаются более высокими показателями прибыльности и доходности, могут говорить о неэффективности затрат на персонал и снижении конкурентоспособности компании.
Текучесть персонала	Формула расчета: Количество уволенных / Среднесписочная численность персонала x 100%	Показатель текучесть нужно изучать как итого по компании, так и отдельно по подразделениям. При детализированном изучении этого показателя по конкретному подразделению, если % текучести выше среднего значения, то это говорит либо о низкой оплате труда подразделения, а в случае если мониторинг показывает, что уровень оплаты труда по большинству должностей рыночный, то проблема уже в руководителе подразделения, возможно необходимо применять кадровые решения. Безусловно, высокий процент текучести персонала объективно допустим при смене руководителя подразделения.

HR Директор должен быть очень аргументировать, чтобы утвердить кадровый план и бюджет по ФОТ, который:

1. будет соответствовать стратегическим целям всей компании;

2. поможет реализовать операционные цели конкретных подразделений;

3. реализуем с учетом бюджетных ограничений определенных акционерами.

Директор по персоналу должен обладать большими знаниями в правовой области, психологии, в сфере финансов, маркетинга, отличным менеджером и руководителем, чтобы статья бизнес-партнером для топ-менеджера организации.

Справка. О. Лындина, опыт работы в HR более 10 лет.

О. Лындина

"Управление персоналом", N 4, февраль 2014 г.