Комментарий к письму Минфина России от 07.10.2013 N 03-03-06/1/41508 ("Консультант. Комментарии к документам для бухгалтера", N 24, декабрь 2013 г.)

Комментарий к письму Минфина России от 07.10.2013 N 03-03-06/1/41508

При отсутствии документального подтверждения расходов денежные средства, выплачиваемые работникам при однодневных командировках взамен суточных, могут в соответствии с постановлением Президиума ВАС РФ от 11.09.2012 N 4357/12 освобождаться от обложения НДФЛ в пределах 2500 рублей при нахождении в заграничной командировке.

Опубликованное письмо Минфина России посвящено учету в расходах для целей налогообложения прибыли суточных за однодневные командировки за рубеж, а также обложению этих выплат НДФЛ.

Согласно разъяснениям финансового ведомства, для целей налогообложения прибыли упомянутые суточные подлежат учету в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией. При этом необходимо выполнение следующих условий.

Во-первых, такие затраты, связанные с проживанием вне места постоянного жительства, должны быть обоснованы и документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Во-вторых, сотрудник должен быть отправлен именно в служебную командировку. То есть в поездку по распоряжению работодателя на определенный срок. При этом ее целью является выполнение служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ). Ведь именно тогда у работодателя возникает обязанность по выплате суточных на основании статьи 168 Трудового кодекса РФ.

В-третьих, размер суточных должен быть определен коллективным договором или локальным нормативным актом.

В-четвертых, величина рассматриваемых выплат, если они были произведены в иностранной валюте, не должна превышать 50 процентов нормы расходов на выдачу суточных, определяемой коллективным договором или локальным нормативным актом, для командировок на территории иностранных государств.

Удержание НДФЛ

На основании пункта 3 статьи 217 Налогового кодекса РФ Минфин России сделал следующий вывод. В целях освобождения от обложения НДФЛ суточные не требуют документального подтверждения в отличие от остальных выплат, компенсирующих расходы работника на командировку.

Напомним, что при оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий налогообложению, не включаются суточные, выплачиваемые в соответствии с законодательством РФ, но не более:

- 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории России;

- 2500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке (абз. 13 п. 3 ст. 217 НК РФ).

Остальные выплаты, компенсирующие затраты работника на командировку, освобождаются от обложения НДФЛ в пределах фактически произведенных и документально подтвержденных целевых расходов.

Денежные средства, которые выплачиваются работникам при их направлении в командировку на один день, не считаются суточными по трудовому законодательству. Вместе с тем они представляют собой возмещение расходов, связанных с необходимостью выполнения трудовых функций вне места постоянной работы. Поэтому такие платежи не могут быть признаны доходом или экономической выгодой работника, а значит, не должны облагаться НДФЛ. Это указано в постановлении Президиума ВАС РФ от 11.09.2012 N 4357/12.

В опубликованном письме финансовое ведомство, согласившись с мнением ВАС РФ, указало следующее.

Допустим, сотруднику, направленному в однодневную командировку, работодатель выплатил денежные средства, которые суточными не являются, а относятся к иным расходам, связанным со служебной командировкой и произведенным с разрешения или ведома работодателя. Тогда суммы этих выплат могут быть учтены в составе доходов, освобождаемых от обложения НДФЛ, в полном объеме. Обязательное условие - наличие документов, подтверждающих произведенные за счет указанных денежных средств расходы.

Как быть, если упомянутых документов нет? В этом случае денежные средства, выплачиваемые работникам при однодневных командировках взамен суточных, могут освобождаться от обложения НДФЛ в пределах 2500 рублей при нахождении в заграничной командировке.

Отметим, что ранее Минфин России полагал, что если выплаты за один день командировки не соответствуют понятию суточных, то их следует облагать НДФЛ.

"Консультант. Комментарии к документам для бухгалтера", N 24, декабрь 2013 г.