Оперативное предоставление информации - ключ к эффективным финансовым решениям (Е.В. Тетерина, "Финансы", N 12, декабрь 2013 г.)

Оперативное предоставление информации - ключ к эффективным финансовым решениям

В условиях развивающегося рынка предоставления услуг одно из ключевых значений в процессе принятия управленческих решений приобретает оперативность получения финансовой информации.

Органы Федерального казначейства в процессе осуществления кассового обслуживания исполнения региональных и местных бюджетов обеспечивают прозрачность и подотчетность операций сектора государственного управления, соблюдение единых стандартов при осуществлении кассовых операций, формирование качественной информационной основы для принятия управленческих решений органами исполнительной власти и администраторами бюджетных средств, сокращение административных издержек управления бюджетными средствами, сохранность бюджетных средств и повышение надежности расчетно-платежной системы. Достижение этих результатов стало возможным благодаря сокращению сроков предоставления информации клиентам.

С этой целью Федеральным казначейством была поставлена задача по сокращению сроков предоставления клиентам ежедневной информации о кассовых операциях по исполнению соответствующих бюджетов всеми территориальными органами Казначейства.

УФК по Иркутской области приняло активное участие в решении поставленной задачи и обеспечило предоставление указанных документов клиентам до 10.30 на территории Иркутской области.

Для достижения оперативного взаимодействия с клиентами, в первую очередь, Управление приняло меры по минимизации затрат времени на обработку выписок банка, для чего были применены автоматизированные процессы при загрузке итоговых выписок банка из всех балансовых счетов Управления, кроме счетов N 40116, в прикладное программное обеспечение "Автоматизированная система Федерального казначейства" (ППО "АС ФК"). При этом выписки банка обрабатываются в автоматизированном режиме в ночное время до статуса 002 "Проверено" с проставлением бухгалтерских проводок на все расчетные документы.

Проанализировав количество документов по зачислению средств на счета Управления, поступающих в течение операционного дня по промежуточным выпискам банка, Управление определило оптимальное время для обработки указанных документов, обеспечивая равномерность нагрузки на персонал и программное обеспечение, и установило гибкий график работы своим сотрудникам, ответственным за обработку документов по выпискам банка. Так, в операционном отделе работа начинается с 7.30 утра, в отделе расходов, в отделе кассового обслуживания исполнения бюджетов, а также в отделах, осуществляющих полномочия Управления на территории городов и районов Иркутской области, - с 8 часов 00 минут.

Значительный резерв времени был выявлен в результате апробирования Управлением и внедрения в феврале 2013 г. новой технологии обработки выписок банка в части создания нового документа "Банковская выписка автоматизированная" (тип "БВА"). Особенностью новой процедуры явилась возможность обработки расчетных документов, поступивших из банка без запроса промежуточной выписки. Документ типа "БВА" создается в ППО "АС ФК" на основании получаемых из банка кредитовых платежных поручений и подтверждения списания дебетовых документов. В настоящее время данная технология позволяет завершать обработку выписок банка по всем уровням бюджетов до 9.15 утра.

Перед Управлением также стоял вопрос оптимизации времени формирования документов для финансовых органов и клиентов с учетом технологии формирования отчетных форм, реализованной в ППО "АС ФК", в порядке очередности запуска запросов. Многочисленные запросы на формирование документов создавали "пробку" в промежутке времени с 9.15 до 10.30, что делало невозможным отправку отчетных документов клиентам до 10 часов 30 минут. В результате анализа алгоритма формирования выписок из лицевых счетов клиентов и приложений к ним стало очевидно, что высвободить дополнительное время возможно путем запуска одного запроса по уровням бюджета централизованно на уровне Управления вместо многочисленных запросов, формируемых территориальными отделами Управления. И как результат - запуск формирования единичных запросов на уровне Управления позволил ускорить процесс формирования выписок из лицевых счетов клиентов и приложений к ним в среднем на 35 минут.

Далее возник закономерный вопрос о возможности формирования на уровне Управления и других отчетных форм для финансовых органов всех уровней бюджетов.

Изучение времени и алгоритма формирования документов показало, что в ППО "АС ФК" существует возможность пакетного формирования отчетов по лицевым счетам, входящим в заранее настроенное в ППО "АС ФК" множество, по заданному уровню бюджета в режиме "Выполнение запросов" - "Пакетное формирование отчетов".

В результате было внедрено формирование на уровне Управления отдельных видов ежедневных отчетных форм, а именно Ведомости по движению свободного остатка средств бюджета и Ведомости кассовых поступлений в бюджет, и, таким образом, отправка многочисленных запросов была заменена на отправку единичного запроса по каждому уровню бюджета. Выполнение единичного запроса по одному уровню бюджета в настоящее время занимает 3-5 минут вместо необходимых ранее полутора часов.

Такой эффект позволил сделать вывод, что при формировании всех ежедневных отчетных форм существует способ достижения значительной экономии времени. При этом нужно учитывать, что такие формы, как Справка к ведомости по движению свободного остатка средств бюджета, Сводная ведомость по кассовым выплатам из бюджетов (ежедневная), Сводная ведомость по кассовым поступлениям (ежедневная), формируются органом Федерального казначейства по запросу финансового органа. Следовательно, после создания указанных отчетных форм по лицевым счетам местных бюджетов требуется проводить дополнительный анализ наличия запросов финансовых органов в ежедневном режиме. Таким образом, эффект экономии времени при формировании отчетных форм исчезает за счет увеличения затрат времени на дополнительный анализ полноты предоставляемой Управлением информации финансовым органам на территории области. Учитывая это, Управление отказалось от пакетного формирования ежедневных отчетных форм, предоставляемых по запросу финансового органа.

Помимо прочего важную роль в организации оперативного формирования и предоставления отчетности клиентам всех уровней бюджетов бюджетной системы сыграло внедрение системы взаимодействия с территориальными отделами в режиме on-line на форуме Управления и внедрение системы удаленного финансового документооборота (СУФД) для работы с клиентами. Эти ресурсы позволяют в кратчайшие сроки обмениваться информацией с территориальными отделами о завершении загрузки выписки банка, начале и окончании ее обработки, о завершении централизованного формирования отчетных форм, начале их регистрации и об отправке отчетных форм клиентам через СУФД.

Обеспечение синхронного направления ежедневных отчетных форм всем клиентам Управления до заранее установленного времени свидетельствует о высоком уровне сервиса и раскрытия информации для клиентов.

Е.В. Тетерина,

казначей отдела кассового обслуживания исполнения бюджета

Управления Федерального казначейства по Иркутской области

"Финансы", N 12, декабрь 2013 г.