Расчетные листки у ИП: важный документ или ненужная бумажка? (Ю. Котова, "Арсенал предпринимателя", N 2, февраль 2014 г.)

Расчетные листки у ИП: важный документ или ненужная бумажка?

По сравнению с юридическими лицами объем бумажной работы у индивидуального предпринимателя невелик. Однако многие коммерсанты зачастую переоценивают количество послаблений, предусмотренных для них законодательством. В статье разберемся, нужно ли индивидуальным предпринимателям оформлять расчетные листки и как правильно это сделать при необходимости.

Можно ли не выдавать расчетный листок

В статье 136 ТК РФ установлена обязанность всех работодателей извещать в письменной форме каждого работника о:

- составных частях заработной платы, причитающейся работнику за соответствующий период;

- денежной компенсации за нарушение срока выплаты заработной платы, отпускных, выплат при увольнении;

- размерах и основаниях произведенных удержаний;

- общей сумме к выплате.

Для этих целей оформляют специальный документ - расчетный листок. При этом никаких послаблений для индивидуальных предпринимателей в Трудовом кодексе РФ не предусмотрено. Соответственно, они, как и все остальные работодатели, должны выдавать расчетные листки своим работникам. Причем оформлять расчетные листки нужно всем работникам, в том числе совместителям, независимо от способа выплаты заработной платы. То есть даже если коммерсант перечисляет заработную плату работникам на банковскую карточку, выдать расчетный листок все равно придется (письмо Роструда от 18.03.2010 N 739-6-1). Одновременно с расчетным листком необходимо представлять сотруднику информацию о начисленных, удержанных и перечисленных страховых взносах (п. 35 приказа Минздравсоцразвития РФ от 14.12.2009 N 987н). Поэтому для удобства целесообразно включить эту информацию в форму расчетного листка.

К сведению. Разрабатывая форму расчетного листка, нужно помнить, что с 2014 года весь тариф страхового взноса в Пенсионный фонд необходимо перечислять на финансирование страховой части пенсии (ст. 22.2 Федерального закона от 15.12.2001 N 167-ФЗ). Поэтому, отражая в расчетном листке взносы в ПФР, следует предусмотреть только одну строку для начисления взносов на указанную часть пенсии. Если же у индивидуального предпринимателя есть сотрудники, которые участвуют в программе по перечислению дополнительных страховых взносов на накопительную часть пенсии и на коммерсанта в соответствии с ч. 2 ст. 5 Федерального закона от 30.04.2008 N 56-ФЗ "О дополнительных страховых взносах на накопительную часть трудовой пенсии и государственной поддержке формирования пенсионных накоплений" возложена обязанность по их перечислению, то в расчетном листке нужно предусмотреть строки для их отражения. Поступить так предпринимателю нужно и в том случае, если он должен перечислять дополнительные взносы с заработной платы своих сотрудников (если работники заняты на "вредных" и (или) опасных работах).

В какой форме выдавать расчетный листок

Единой унифицированной формы расчетного листка нет. А это значит, что предпринимателю придется самостоятельно ее разработать и утвердить приказом.

Приказ об утверждении формы расчетного листка может выглядеть так:

Пример 1

ИП Бобров А.Ю.

Приказ

11 января 2014 года

N 10/К

г. Волгоград

В соответствии со ст. 136 ТК РФ

Приказываю:

1. Утвердить форму расчетного листка в соответствии с приложением.

2. В зависимости от особенностей произведенных выплат и удержаний назначить главного бухгалтера О. Еремееву ответственной за внесение изменений и дополнений в утвержденную форму расчетного листка.

3. Главного бухгалтера О.А. Еремееву назначить ответственной за выдачу расчетного листка каждому сотруднику под личную подпись в день выплаты заработной платы.

Индивидуальный предприниматель

Бобров

А.Ю. Бобров

С приказом ознакомлена: главный бухгалтер

Еремеева

О.А. Еремеева 11.01.2014

К сведению. Важно помнить, что применение неутвержденной формы расчетного листка проверяющие органы сочтут нарушением трудового законодательства. Эту точку зрения поддерживает и Верховный Суд РФ (постановление ВС РФ от 23.12.2010 N 75-АД10-3).

Далее рассмотрим некоторые нюансы, которые коммерсантам следует учитывать при разработке формы расчетного листка.

Кроме оклада (тарифной ставки), в составе заработной платы следует указать премии, надбавки, стоимость выданных подарков и прочее. Еще один нюанс: если заработная плата выплачивается не в денежной форме, следует предусмотреть для этой информации отдельные графы в расчетном листке.

Примерами удержаний, которые указываются в расчетном листке, могут быть:

- суммы НДФЛ и страховых взносов;

- алименты и иные взыскания по исполнительным документам;

- неотработанный аванс, выданный в счет заработной платы;

- неотработанные дни оплачиваемого отпуска;

- своевременно не возвращенные суммы, полученные под отчет, и т.д.

К сведению. Не следует забывать, что общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20% заработной платы, причитающейся работнику (за вычетом НДФЛ). А по исполнительным документам размер удержаний не может превышать 50% (в исключительных случаях - 70%) заработка работника (за вычетом НДФЛ).

Форма расчетного листка может выглядеть так, как представлено на стр. 53.

Пример 2

Расчетный листок за февраль 2014 года

ИП Бобров А.Ю.

Работник: Еремеева Ольга Андреевна

Табельный номер: 12

Должность: главный бухгалтер

Вид	Период	Дни	Часы	Сумма	Вид	Период	Сумма
1. Начислено					2. Удержано
Аванс	01.02-15.02	11	88	10 000	НДФЛ по ставке 13%	01.02-28.02	3250
Оклад	16.02-28.02	9	72	10 000	Аванс	01.02-15.02	10 000
Премия	01.02-28.02			5000	Дополнительные страховые взносы на накопительную часть пенсии		0
Компенсация за задержку з.п., отпускн. и т.д.	01.02-28.02			0
Всего начислено:				25 000	Всего удержано:		13 250
3. Взносы в ПФР					Сумма к выплате		11 750
Страховые взносы в ПФР (страховая часть 22%)				5500	Долг за компанией		0
					Долг за сотрудником		0

В каком виде выдавать расчетный листок

В статье 136 ТК РФ указано, что извещать работника о начисленных суммах и произведенных удержаниях необходимо в письменной форме. То есть допускается выдача расчетного листка как в бумажном, так и в электронном виде (по электронной почте). Независимо от выбранного способа предприниматель должен исключить возможность доступа к информации, содержащейся в расчетном листке, кого-либо, кроме самого работника. Дело в том, что в расчетном листке содержатся персональные данные работника. Их разглашение не допускается без его письменного согласия (ст. 88 ТК РФ, ст. 7 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных").

Как часто надо оформлять расчетный листок

В соответствии с трудовым законодательством ИП обязан выдавать зарплату не реже чем каждые полмесяца (ст. 136 ТК РФ). Соответственно, с такой же периодичностью нужно выдавать и расчетные листки. Однако на практике можно выдавать расчетные листки раз в месяц (при окончательном расчете), если они выдаются в бумажной форме (письмо Роструда от 24.12.2007 N 5277-6-1).

При выплате отпускных расчетный листок также можно не выдавать, так как отпускные не являются заработной платой в трактовке трудового законодательства. Однако информацию о выплаченных отпускных необходимо включить в расчетный листок, выдаваемый при выплате заработной платы (письмо Роструда от 24.12.2007 N 5277-6-1).

Расчетный листок следует выдать работнику при выплате заработной платы (при получении ее в кассе). Если предприниматель перечисляет зарплату на банковскую карточку, расчетный листок должен быть доступен работнику со дня перечисления зарплаты на карту.

Нужна ли подпись работника

В Трудовом кодексе не предусмотрена обязанность работодателей заверять расчетные листки подписью работника. Однако при проверке трудовой инспекции коммерсанту все равно придется доказать проверяющим, что расчетные листки выдаются. Поэтому советуем фиксировать факт выдачи расчетного листка. Например, вести журнал регистрации и выдачи расчетных листков, в котором работники будут расписываться.

Какой штраф грозит коммерсанту

Проверяющие из трудовой инспекции уделяют особое внимание выдаче работодателями расчетных листков. О том, что они проверяют факт представления (или непредставления) расчетного листка, указано в приказе Роструда от 25.11.2011 N 280 "Об утверждении Методических рекомендаций по проведению Федеральной службой по труду и занятости и ее территориальными органами анализа причин нарушений трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, а также подготовки соответствующих предложений по их совершенствованию". Если будет установлено, что предприниматель не выдает своим работникам расчетные листки, либо обнаружится, что у коммерсанта нет утвержденной формы расчетного листка, его привлекут к ответственности по статье 5.27 КоАП РФ. Данная статья предусматривает штраф от 1000 до 5000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток. А повторное нарушение трудового законодательства грозит индивидуальному предпринимателю дисквалификацией на срок от одного года до трех лет. Того, что наказания за отсутствие расчетных листков не избежать, подтверждают и судебные решения (постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 13.03.2007 по делу N А02-1521/2006, ФАС Волго-Вятского округа от 21.09.2006 по делу N А79-4906/2006).

В то же время, как отмечают судьи, "расчетный листок предназначен только для информирования работника о размере начисленной заработной платы, произведенных удержаниях из заработной платы и не служит подтверждением выплаты заработной платы работнику в определенном размере и в определенный день" (определение Ленинградского областного суда от 14.04.2011 N 33-1903/2011).

Подведем итоги

В заключение отметим, что трудозатраты, связанные с разработкой формы расчетного листка и организации порядка его выдачи, минимальны. Но они позволят избежать серьезных последствий.

Ю. Котова,

налоговый консультант

"Арсенал предпринимателя", N 2, февраль 2014 г.