Тайм-менеджмент, или искусство все успевать (С. Чеганова, "Арсенал предпринимателя", N 2, февраль 2014 г.)

Тайм-менеджмент, или искусство все успевать

Качество нашей жизни во многом зависит от того, как мы контролируем наше время, на что мы его тратим и как им управляем. Некоторым людям удается сделать больше за меньшее время и получить от жизни больше удовольствия, достигать успехов в различных сферах деятельности и иметь при этом массу свободного времени для себя и осуществления своих мечтаний. Мы дадим практические советы по эффективному использованию времени и предостережем от распространенных заблуждений тайм-менеджмента.

Главная мысль правильного тайм-менеджмента - получайте от жизни удовольствие

Вы когда-нибудь были на Ямайке? Так вот, говорят, там само понятие времени стирается и отходит на задний план. Там только отдых и удовольствия. Там вы можете почувствовать себя человеком и наслаждаться безмятежностью.

Мнение

Наталия Лобанова, главный редактор журнала "Делопроизводство и документооборот на предприятии"

Как-то с друзьями были в походе по Алтаю. Чтобы дойти до Белухи со стороны Казахстана через заповедник, взяли лошадей и проводника. Сидим вечером у костра (пока после отрыва от цивилизации мобильные у всех еще заряжены и будильники в них работают). Народ начинает уточнять у местного проводника: "Во сколько завтра тронемся в путь?", чтобы всем сорганизоваться и не заставлять остальных себя ждать. Проводник сначала первому ответил: "Утром", потом на вторую попытку другого человека: "Утром". Тогда третий начал допытываться: "А утро - это когда?". "Ну, вот как встанем, чаю попьем, вот и утро". И мы почувствовали разницу: этот человек уже живет в согласии с природой и с собой, он - не раб заранее намеченных планов. За таким состоянием мы туда и шли...

В жизни цивилизованного человека все наоборот. Вы чувствуете себя усталым, выжатым изнутри, наполненным стрессами и совершенно обессиленным для движения вперед. Вокруг вас все вращается на бешеной скорости, и новомодные скоростные гаджеты не помогают вам успеть выполнить все в срок. Но главное - вы не удовлетворены жизнью. Для большинства людей жизнь утекает, как песок сквозь пальцы.

Что же советуют нам многочисленные специалисты по планированию? Многие советы превращают нашу и без того загруженную жизнь в сплошной ад:

- один советует и завтрак сделать простым с помощь бленденра, чтобы не тратить время на пережевывание пищи;

- другой - завтракать в машине по дороге на работу, выпивая коктейль через трубочку.

Якобы все это сэкономит время. Ну перестаньте! Это смешно! Такие советы сделают нашу жизнь еще сложнее и напряженнее. Мы же люди, а не роботы. Да и большинство правил тайм-менеджмента не работают для каждого.

Успешный контроль еще не означает, что вы получаете удовольствие от жизни и работы. Это не означает, что вы успешно контролируете свое время.

Примечание. Притча

Однажды профессор философии перед лекцией зашел в аудиторию и разложил на столе несколько различных вещей. Когда началось занятие, он молча взял большую пустую стеклянную банку и заполнил ее большими камнями.

Затем он спросил: "Банка полная?"

"Да!" - согласились студенты.

Тогда профессор достал коробку с мелкой галькой и высыпал ее в эту же банку. Затем слегка потряс ее, и галька заполнила мелкие щели между камнями.

Профессор опять спросил студентов: "Банка полная?"

Они рассмеялись и согласились.

Тогда профессор достал коробку песка и высыпал ее содержимое в банку. Естественно, песок заполнил все остальное пространство.

"Теперь, - сказал профессор, - я хочу, чтобы вы поняли, что это - ваша жизнь. "Камни" - важные вещи: ваша работа, ваша семья, ваше здоровье, ваши дети. Если бы все остальное было потеряно, а остались бы только они, то ваша жизнь была бы все еще не полна.

"Галька" - другие вещи, которые имеют значение, подобно вашему творчеству, вашим друзьям, вашему автомобилю.

"Песок" - все остальное, это просто мелочи жизни. Если вы сначала наполните банку песком, то не будет места для гальки и камней".

То же самое происходит и в жизни. Если вы тратите все ваше время и энергию на мелочи, у вас никогда не будет места для вещей, которые являются для вас важными. Обратите внимание на вещи, которые являются критическими для вашего счастья. Заботьтесь сначала о "камнях" - это то, что действительно имеет значение. Установите ваши приоритеты. Остальное - только "песок"!

Эта история говорит, что большие цели - это "камни", но жизнь состоит не только из них. Хотя мы и пытаемся запихнуть в нашу жизнь больше "камней", чем может поместиться, остается много места для "гальки" и "песка", и без них нет полноты жизни - ощущения удовлетворения.

Как же выявить "камни"? И как правильно распределить остальное? Давайте рассмотрим различные идеи и методики управления временем.

3 правила контроля

Для начала определим 3 правила контроля:

1. Вы не можете сохранить или накопить время. Его можно только правильно "вложить". В сутках 24 часа, или 1 440 минут, или 86 400 секунд. У всех одинаково. Представьте, что это счет в банке, который сгорает в конце дня, если вы его не израсходовали, а наутро у вас опять 86 400 секунд.

2. Управление временем - это управление самим собой.

3. Вы сами должны принимать решение.

"Стратегический цикл" для "камней"

Определяя большие цели - "камни", можно воспользоваться шестью шагами. Назовем это "Стратегическим циклом".

Шаг 1. Поймите, куда уходит ваше время. Создайте журнал учета времени, так будет легче проконтролировать расход времени, а точный хронометраж позволит сделать глубокий анализ. Начните с анализа своей недели, охватив все сферы жизни.

Шаг 2. Сконцентрируйтесь на узких целях. Обязательно напишите все цели на бумаге. Воспитайте привычку "думать на бумаге". Сбалансируйте список целей, не ограничивая свою фантазию. Пусть они будут не только денежные, карьерные, но и семейные, духовные или "отдыхательные".

Все самое великое в мире родилось либо от великого вдохновения, либо от великого отчаяния.

Потом отфильтруйте то, что все-таки не является вашими целями, и то, ради чего вы не готовы жертвовать временем и своей жизнью. Вот тогда вы увидите "камни" - свои большие важные цели.

Шаг 3. Планируйте для успеха. Все очень просто. Возьмите цель и определите ей срок, а иначе она останется вашей фантазией. Начните с конца - с момента, когда ваша цель будет реализована, и двигайтесь к началу, устанавливая, какие задачи нужно выполнить и когда, чтобы прийти в намеченную конечную точку.

Сначала намеченные действия проиграйте в своей голове. Этот метод называется визуализацией. Так подготавливают спортсменов, артистов и даже космонавтов. Ученые доказали, что при воображении- визуализации все мышечные импульсы работают так же, как и при реальном физическом выполнении, только с меньшей силой. После такой "проделанной работы" будет очень просто все это перенести на бумагу, ведь вы это уже "сделали".

Шаг 4. Действуйте! Как только вы начнете действовать, реализация выходит на 50-процентный рубеж успеха. Держите фокус мотивации на результат.

Шаг 5. Оценка. Оцените, достигаете ли вы того, что планировали. Не останавливайтесь. Наталкиваясь на препятствия, думайте, как это преодолеть, а не как бросить начатое. Ведь 50% уже пройдено.

Шаг 6. Пересмотр и обновление целей. Пересматривайте свои цели. Бросьте себе новый вызов или просто скорректируйте свое движение. Но не "тормозите"! Это цикл, и он постоянно идет по спирали.

Мнение

Наталия Лобанова, главный редактор журнала "Делопроизводство и документооборот на предприятии"

Бывает так, что при достижении цели у человека нет ощущения движения вперед. Как это преодолеть?

Во-первых, человек перерастает сам себя: то, что было вожделенным и ценным 2 года назад, позже может потерять свою значимость, привлекательность Свои ошибки и прошлые заблуждения важно признавать, не корить себя, а благодарить за уроки жизни и уважать себя за развитие. В этом смысле не стоит тянуть лямку по заранее намеченной колее, демонстрируя себе и окружающим чудеса силы воли и характера, лучше быть честным с самим собой (ведь вы всегда чувствуете, что происходит внутри: пасуете вы и уклоняетесь или очнулись и переросли). Лучше вовремя пересмотреть цели и откорректировать их.

Во-вторых, многие слышали фразу "бойтесь своих желаний" и могут подтвердить, что шли к своей цели упорно и до конца, но, только получив желаемое, увидели, что чего-то не понимали о задуманном и полученное мало радует; или сопутствующих минусов, о которых ранее не подозревали, столько, что вожделенные ранее плюсы обесцениваются Как будто жизнь приучает человека к приятию и смирению, чтобы взамен "своих" желаний он обращался к Богу: "Да будет воля Твоя!" и чтобы он постиг смысл фразы: "У Бога всегда есть Свой план Твоего спасения".

Но это совсем не значит, что нужно сидеть сложа руки. Ты живешь, когда мыслишь, решаешься и действуешь - творишь свою жизнь и реальность! Просто немного смирения и приятия при этом не повредит...

Эти 6 шагов важны для определения больших целей - "камней". Давайте теперь посмотрим на мелочи - "гальку" и "песок".

Дельные советы из области тайм-менеджмента

Выделим несколько вещей, из которых вы сможете взять себе на вооружение то, что сочтете нужным.

Определите, сколько стоит ваше время. Сколько часов в год вы работаете? Сколько вы зарабатываете? Разделите деньги на часы и... у каждого получится своя сумма. Задумайтесь вот над чем: если кто-то сможет сделать то же, что и вы, дешевле, почему бы это не делегировать? Экономьте ваше время на дела, которые только вы сможете выполнить блистательно и быстро, да еще при этом хорошо заработать или получить свою дозу удовольствия.

Делайте. Делегируйте. Уничтожайте!

Очень важно поддерживать свое рабочее место в чистоте. Грязные кружки, коробки из-под пиццы, запылившиеся и уже ненужные черновики не должны становиться вашими постоянными спутниками.

Материалы по делам, которые вы ведете сейчас, одновременно, лучше не сваливать в общую кучу, а каждую только что появившуюся "нужную" записку / черновик / документ / образец класть сразу в свою "кучку" / папку / лоток / полку. Тогда потом не потребуется организовывать "раскопки" из-за каждой мелочи или, наоборот, бесценной информации, записанной на клочке бумаги где-то 3 недели назад.

Как только дело сделано (вопрос отработан), избавляйтесь от мусора: можете выбросить большинство содержимого соответствующей папки / лотка / полки и отправить самое ценное по "закрытому" делу на хранение с глаз долой в архив / подвал и т.п. Занимаясь физическим освобождением своего пространства, вы качественнее прочувствуете удовлетворение от завершенности дела. Вспомните: когда забот полно, чувствуешь себя "обвешенным" ими, и каждая тянет от тебя чуточку твоего внимания, заставляя держать в голове ее ключевые моменты. Все это рассеивает вашу энергию. А сделанное дело позволяет с чувством исполненного долга снять с себя очередного "спиногрыза", и это приятно!

Избавляйтесь от ненужного. Вокруг нас так много "мусора" - ненужных вещей, которые в итоге только мешают. Он копится везде:в багажнике машины, в гараже, в офисе на столе, на даче и в наших шкафах (недаром сказано: "Настоящей женщине всегда нечего надеть... и некуда все это повесить"). Если вы не пользуетесь чем-то больше года-двух, то выбросьте это или отдайте тому, кому это нужно.

Стерильность нужна для операционной, а порядок необходим везде. Хотя бывают и творческие беспорядки.

Пример 1

Как-то Пабло Пикассо, глядя на свой двор, увидел старый велосипед, прислоненный к дереву, ржавый и заброшенный. Он заметил, что руль велосипеда напоминает рога буйвола. Пикассо взял этот руль в студию и сделал частью скульптуры быка. Вот видите, иногда и мусор может вдохновлять!

Но мы порой не делегируем даже мелкие задания, например, погладить рубашку или платье, поход в магазин, отправку курьера с документами. Не все стоит делать самому. Эффективно используйте ваши ресурсы. Делегируйте и ставьте плюсы на пунктах вашего плана - дышать вам станет легче.

Выберите систему абсолютно любую, только бы это работало у вас. Контролируйте, что происходит в течение дня, любым способом. Пишите, печатайте, вносите в журнал, но не переусердствуйте, так как несколько систем одновременно не работают - они сами себя исключают. Все должно вам служить, а не наоборот. Но помните: нет системы - нет организации.

Расставляйте приоритеты - попробуйте все дела распределить на 3 группы:

а) то, что срочно и важно;

б) то, что важно;

в) то, что срочно.

Не позволяйте срочности заменить важность: выполняйте от пункта "а" к пункту "в" поочередно. Можете использовать систему знаков в ежедневнике или поставить на руке "крестик", как в школе для напоминания.

Контролируйте и анализируйте свой день.

Записывайте. Вносите пометки. Ну а планируйте все в конце рабочей недели. Тогда у вас будут чудесные выходные, наполненные миром и спокойствием. Не стоит планировать на выходных или "по ходу". "По ходу" можно только корректировать. Не пренебрегайте гибкостью, ведь слишком "жесткое" расписание вводит человека в постоянный стресс и неудовлетворенность жизнью. "Список важных дел" должен стать вашим инструментом, помогающим контролировать ваш день, а не вас.

Анализируйте свой день, отвечая на 3 вопроса:

1. Я сделал то, что хотел?

2. Если не сделал, то что мог бы сделать лучше?

3. Что я изменю в будущем?

Пример 2

У самураев - воинов Японии - есть правила, не позволяющие терять время. Каждое утро они медитируют, представляя свою смерть и свой последний день жизни. Так им потом легче концентрироваться на самом главном в текущем дне.

Записывайте все, что не укладывается в ваше расписание. Так ваши мысли не пропадут, не потеряются. Ведь столько раз всем нам приходили в голову идеи, которые могли бы так положительно повлиять на бизнес или личную жизнь, но они не были записаны и ушли безвозвратно.

Слушайте и задавайте вопросы. Если вы не учитесь - не улучшаетесь, то вы неэффективно распорядились своим временем. Учитесь задавать вопросы. Консультируйтесь с экспертами и просите помощи. Храбро преодолевать проблемы, особенно в новой для вас сфере, - это похвально, но не мудро (и не экономит ваши время и деньги). Велосипед уже изобрели... другие, вам осталось понять, как до них добраться.

Научитесь говорить "нет". Это маленькое слово может так много сделать в вашей жизни. Хотя порой его трудно произнести. У нас есть большие "камни" - цели, и они должны выполнять роль фильтров. Перед вами будут открываться новые возможности, и это может сыпаться на вас со всех сторон. Возможно, вы пожелаете сделать больше, чем запланировали. Но вы не можете сделать все! Будьте тверды в своих решениях, скажите "нет" тому, что для вас не так важно.

Оставляйте резерв времени. Расписание на день должно содержать немного "запасного" времени для непредвиденных обстоятельств.

Эффективно используйте время ожидания, когда ждете опоздавших: сделайте звонки или почитайте что-нибудь, проанализируйте сделанное. Такие паузы дают нам возможность немного расслабиться для новой концентрации.

Подтверждайте встречи. Спеша на встречу, вам приходится тратить время и силы на дорогу, потому весьма обидно, когда собеседник сильно опаздывает или не приходит вовсе. Подтверждайте встречи накануне, а если отношения позволяют, то еще и перед тем, как выходить из дома / офиса. Вы сэкономите свое время и сохраните доверительные отношения с человеком.

Управляйте своим отношением. "Единственное место, в котором мечты становятся чем-то невозможным, - это ваше сознание!" - говорил Роберт Шулер. Даже не имея возможности контролировать все, что происходит в вашей жизни, вы можете контролировать свою реакцию на происходящее.

Правило двух минут. Возникшее дело или ситуация, решаемая за пару минут, должна быть выполнена тут же, "не отходя от кассы", чтобы не попадать в список дел. Если вам придется возвращаться к этому позже, то времени на ее решение уйдет в 2 или 10 раз больше - так говорит статистика.

Это правило может помочь вам не только в деловой сфере, но и в отношениях с близкими людьми. Знаки внимания, на которые нужна лишь пара минут, помогут напомнить вашему мужу или жене, что вы любите. Ведь заказанная песня на радио, а может, записка на столе "Я тебя люблю" или букет цветов немного компенсируют недостаток времени на общение. Эти мелочи позволят любимым видеть ваше внимание и отношение к ним. Это важные "камни".

Используйте свои биологические часы себе во благо. Вы знаете, что лучше получается у вас с утра, а что - вечером. Кто вы - "сова", "жаворонок" или "трудоголик"? При перегрузке делайте 5-минутные перерывы, выпейте чашку чая или пройдитесь по коридору. Встряхнитесь - это придаст сил, и откроется "второе дыхание".

Не попадайте в ловушки времени. Соблазнов масса: телевизор, диван, Интернет, телефон и т.п.

Выполняйте задание по одному и старайтесь заканчивать начатое. Любое отвлечение от дела на 1-2 минуты потом потребует от вас минут 10, чтобы вновь войти в тему. Лучше закончите начатое и двигайтесь дальше. Это даст часы экономии в неделю. Ведь когда вы "на коне", вы максимально продуктивны, а вдохновение может уйти с такой же легкостью, как и пришло.

Находите время для себя. В гонке за эффективностью, воюя за контроль, за выживание, мы забываем про себя любимых. Ну и какое тут может быть удовольствие от жизни? Расслабляйтесь, отдыхайте, обновляйтесь. Помните: "мертвыми" вы никому не нужны!

Должен быть баланс самодисциплины (необходима для достижения поставленных целей) и свободы (только в ней возможно творчество и радость). Нельзя впадать в крайности, важно овладеть обоими состояниями и включать каждое из них по мере необходимости.

Улучшайтесь, но не пытайтесь быть идеальным. Даже и не пробуйте - умрете. Нет человека на земле, выполняющего все до последней буквы своего плана. "Люди становятся гораздо интереснее и успешнее, когда перестают стремиться к обычности или нормальности и начинают стремиться к естественности", - сформулировал как-то Майкл Нолан. Подумайте, где вам нужно заменить "идеальность" или "нормальность" на "естественность"?

С. Чеганова,

психолог-консультант,

бизнес-тренер Центра социально-экономических

и гуманитарных технологий Московского государственного

университета технологий и управления имени К.Г. Разумовского

и Государственного бюджетного учреждения "Малый бизнес

Москвы" по Восточному Административному округу

"Арсенал предпринимателя", N 2, февраль 2014 г.