Вопрос: Работник бюджетного учреждения не возвратил неизрасходованный остаток подотчетной суммы на проживание в период служебной командировки. По решению работодателя данная сумма удерживается из заработной платы работника. Как в бухгалтерском учете отражаются данные операции? ("Ревизии и проверки финансово-хозяйственной деятельности государственных (муниципальных) учреждений", N 3, март 2014 г.)

Работник бюджетного учреждения не возвратил неизрасходованный остаток подотчетной суммы на проживание в период служебной командировки. По решению работодателя данная сумма удерживается из заработной платы работника. Как в бухгалтерском учете отражаются данные операции?

В соответствии с п. 106, 140 Инструкции N 174н*(1) погашение задолженности подотчетного лица в сумме удержаний из его заработной платы отражается на основании справки (ф. 0504833) по дебету счета 0 304 03 830 "Уменьшение кредиторской задолженности по удержаниям из выплат по оплате труда" и по кредиту счета 0 208 26 660 "Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате прочих работ, услуг".

Обоснование. Согласно п. 4.4 Положения N 373-П*(2), п. 214 Инструкции N 157н*(3) подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу предъявить в бухгалтерию авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Проверка авансового отчета, его утверждение и окончательный расчет по нему осуществляются в срок, установленный руководителем.

Выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег.

В соответствии со ст. 137 ТК РФ удержания из зарплаты работника для погашения его задолженности работодателю могут производиться:

1) для возмещения неотработанного аванса, выданного работнику в счет зарплаты;

2) для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой или переводом на другую работу в другую местность, а также в других случаях;

3) для возврата сумм, излишне выплаченных работнику вследствие счетных ошибок, а также в случае признания органом по рассмотрению индивидуальных трудовых споров вины работника в невыполнении норм труда или простое;

4) при увольнении работника до окончания того рабочего года, в счет которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск, за неотработанные дни отпуска.

Обратите внимание! В первом, втором и третьем случаях решение об удержании из зарплаты может быть принято учреждением не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для погашения задолженности, возвращения аванса или неправильно исчисленных выплат, и при условии, что работник не оспаривает основания и размеры удержания. Кроме того, согласно Письму Роструда от 09.08.2007 N 3044-6-0 необходимо получить письменное согласие работника на удержание из его зарплаты.

Таким образом, удержать остаток неиспользованного аванса из заработной платы можно только в случае соблюдения указанных ограничений.

В бухгалтерском учете погашение задолженности подотчетного лица в сумме удержаний из его заработной платы отражается на основании справки (ф. 0504833) по дебету счета 0 304 03 830 "Уменьшение кредиторской задолженности по удержаниям из выплат по оплате труда" и по кредиту счета 0 208 26 660 "Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате прочих работ, услуг".

А. Гусев,

к.п.н., редактор журнала "Ревизии и проверки

финансово-хозяйственной деятельности

государственных (муниципальных) учреждений"

1 марта 2014 г.

"Ревизии и проверки финансово-хозяйственной деятельности государственных (муниципальных) учреждений", N 3, март 2014 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 16.12.2010 N 174н.

*(2) Положение о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой ЦБ РФ на территории Российской Федерации, утв. ЦБ РФ 12.10.2011 N 373-П.

*(3) Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 01.12.2010 N 157н.