Вопрос: Решили с марта оформлять покупателям вместо накладной на товар и счета-фактуры универсальный передаточный документ. Требуется ли получить письменное согласие покупателей на это? Надо ли заключать дополнительное соглашение к договору поставки и в качестве приложения прикладывать образец универсального передаточного документа или утверждать его форму в своей учетной политике на 2014 г.? Вправе ли покупатели требовать от нас подтверждение того, что данная форма утверждена руководителем организации в качестве первичного документа? ("ЭЖ Вопрос-Ответ", N 3, март 2014 г.)

Решили с марта оформлять покупателям вместо накладной на товар и счета-фактуры универсальный передаточный документ. Требуется ли получить письменное согласие покупателей на это? Надо ли заключать дополнительное соглашение к договору поставки и в качестве приложения прикладывать образец универсального передаточного документа или утверждать его форму в своей учетной политике на 2014 г.? Вправе ли покупатели требовать от нас подтверждение того, что данная форма утверждена руководителем организации в качестве первичного документа?

Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. При этом формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета (ч. 1, 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете").

Формы первичных ученых документов утверждаются при утверждении руководителем экономического субъекта учетной политики (п. 4 ПБУ 1/2008 "Учетная политика организации").

Форма универсального передаточного документа (далее - УПД) разработана ФНС России и носит рекомендательный характер (письмо ФНС России от 21.10.2013 N ММВ-20-3/96@ "Об отсутствии налоговых рисков при применении налогоплательщиками первичного документа, составленного на основе формы счета-фактуры").

УПД является, с одной стороны, счетом-фактурой, применение которого регулируется законодательством о налогах и сборах, с другой стороны - первичным учетным документом. Следовательно, при принятии организацией решения об использовании УПД в своей деятельности, его форма должна быть определена при утверждении учетной политики организации.

Действующее законодательство о бухгалтерском учете не содержит требования, чтобы применяемые организацией формы первичных учетных документов были согласованы с контрагентами или являлись приложением к заключенным договорам. Таким образом, обязательного получения согласия покупателя на оформление операций по реализации товаров с использованием УПД или включение его формы в качестве приложения к договору не требуется. Вместе с тем, учитывая небольшой срок существования универсального передаточного документа и отсутствие распространенной практики его применения, имеет смысл согласовать возможность оформления УПД с каждым контрагентом, во взаимоотношениях с которыми планируется использование этого бланка.

Также действующее законодательство о бухгалтерском учете не содержит обязанности стороны, составившей первичный учетный документ, подтверждать, что та или иная форма первичного учетного документа утверждена к применению в установленном порядке. Вместе с тем следует учесть, что хотя право на самостоятельную разработку форм первичных учетных документов действует уже второй год, организации не спешат отказываться от унифицированных форм и применение произвольных форм вызывает некоторое недоверие. В случае если контрагенты поинтересуются, на каком основании организация применяет УПД, можно предоставить им выписку из учетной политики в той части, где УПД утверждается в качестве первичного учетного документа. Другой вариант - направить контрагентам письмо о том, что УПД применяется компанией в соответствии с ее учетной политикой на 2014 г. (с указанием реквизитов приказа об утверждении учетной политики).

А. Здоровенко,

эксперт по бухгалтерскому учету и налогообложению

1 марта 2014 г.

"ЭЖ Вопрос-Ответ", N 3, март 2014 г.