Применение электронной подписи в учреждениях здравоохранения (О. Заболонкова, "Учреждения здравоохранения: бухгалтерский учет и налогообложение", N 3, март 2014 г.)

Применение электронной подписи в учреждениях здравоохранения

С развитием информационных технологий учреждения здравоохранения в своей деятельности все чаще используют электронные документы с применением электронной подписи. Напомним, что уже с 01.07.2013 отношения в этой области регулируются Федеральным законом от 06.04.2011 N 63-Ф3 "Об электронной подписи" (далее - Закон N 63-Ф3). Приведем ответы на основные вопросы, которые помогут бухгалтерам в работе с электронным документооборотом.

Может ли электронная подпись быть равнозначной собственноручной подписи?

В соответствии со ст. 6 Закона N 63-ФЗ электронные документы, подписанные электронной подписью, признаются равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью, если данная электронная подпись является квалифицированной, кроме случаев, когда федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.

Документы, подписанные простой или неквалифицированной электронной подписью, также могут быть признаны равнозначными документам, подписанным собственноручной подписью, в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия. При этом указанные нормативные правовые акты и соглашения, определяющие такие случаи, должны предусматривать (п. 2 ст. 6, п. 2 ст. 9 Закона N 63-ФЗ):

- порядок проверки электронной подписи;

- правила определения лица, подписывающего электронный документ, по его простой электронной подписи;

- обязанность лица, создающего и (или) использующего ключ простой электронной подписи, соблюдать конфиденциальность.

Таким образом, электронная подпись является равнозначной собственноручной подписи, если электронный документ подписан усиленной электронной подписью.

Чем простая электронная подпись отличается от усиленной подписи?

Простая электронная подпись подтверждает факт формирования подписи определенным лицом посредством использования кодов, паролей или иных средств (п. 2 ст. 5 Закона N 63-ФЗ).

Электронный документ считается подписанным простой электронной подписью при выполнении в том числе одного из следующих условий (п. 1 ст. 9 Закона N 63-ФЗ):

- простая электронная подпись содержится в самом электронном документе;

- ключ простой электронной подписи применяется в соответствии с правилами, установленными оператором информационной системы, с использованием которой осуществляются создание и (или) отправка электронного документа, и в созданном и (или) отправленном электронном документе содержится информация, указывающая на лицо, от имени которого был создан и (или) отправлен электронный документ (например, логин и пароль при пользовании электронной почтой).

Обратите внимание! Не допускается использование простой электронной подписи для подписания электронных документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, или в информационной системе, содержащей такие сведения (п. 4 ст. 9 Закона N 63-ФЗ).

Усиленная электронная подпись бывает неквалифицированной и квалифицированной.

Усиленной неквалифицированной электронной подписью является электронная подпись, которая (п. 3 ст. 5 Закона N 63-ФЗ):

1) получена в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи;

2) позволяет определить лицо, подписавшее электронный документ;

3) позволяет обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после его подписания;

4) создается с использованием средств электронной подписи.

При использовании неквалифицированной электронной подписи сертификат ключа проверки электронной подписи может не создаваться, если соответствие электронной подписи признакам неквалифицированной электронной подписи может быть обеспечено без использования сертификата ключа проверки.

Усиленная квалифицированная электронная подпись - это подпись, которая соответствует следующим дополнительным признакам:

1) ключ проверки электронной подписи указан в квалифицированном сертификате;

2) для создания и проверки электронной подписи используются средства электронной подписи, получившие подтверждение соответствия требованиям, установленным Законом N 63-Ф3.

К сведению. Ключ электронной подписи - уникальная последовательность символов, предназначенная для создания электронной подписи.

Ключ проверки электронной подписи - уникальная последовательность символов, однозначно связанная с ключом электронной подписи и предназначенная для проверки подлинности электронной подписи (далее - проверка электронной подписи).

Можно ли признать электронную подпись недействительной?

Статьей 11 Закона N 63-ФЗ установлено, что квалифицированная электронная подпись признается действительной до тех пор, пока решением суда не установлено иное, при одновременном соблюдении следующих условий:

- квалифицированный сертификат создан и выдан аккредитованным удостоверяющим центром, аккредитация которого действительна на день выдачи указанного сертификата;

- квалифицированный сертификат действителен на момент подписания электронного документа (при наличии достоверной информации о моменте его подписания) или на день проверки действительности указанного сертификата, если момент подписания электронного документа не определен;

- имеется положительный результат проверки принадлежности владельцу квалифицированного сертификата квалифицированной электронной подписи, с помощью которой подписан электронный документ, и подтверждено отсутствие изменений, внесенных в этот документ после его подписания. При этом проверка осуществляется с использованием средств электронной подписи, получивших подтверждение соответствия требованиям, установленным Законом N 63-Ф3, и с использованием квалифицированного сертификата лица, подписавшего электронный документ;

- квалифицированная электронная подпись используется с учетом ограничений, содержащихся в квалифицированном сертификате лица, подписавшего электронный документ (если такие ограничения установлены).

Таким образом, в случае невыполнения одного или нескольких из перечисленных условий квалифицированная электронная подпись признается недействительной. При выполнении всех условий только суд может признать ее недействительной.

К сведению. Удостоверяющими центрами могут быть юридическое лицо или индивидуальный предприниматель, осуществляющие функции по созданию и выдаче сертификатов ключей проверки электронных подписей.

В каких случаях учреждение вправе применять электронную подпись?

Законодательство предусматривает применение электронной подписи в случаях, когда используется электронный документ, в частности:

1) первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью (п. 5 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете*(1)). При этом необходимо помнить: если законодательством РФ или договором предусмотрено представление первичного учетного документа другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе, учреждение обязано по их требованию за свой счет изготовить на бумажном носителе копии документа, составленного в виде электронного документа;

2) счет-фактура может быть составлен и выставлен на бумажном носителе и (или) в электронной форме. В электронной форме счета-фактуры составляются по взаимному согласию сторон сделки и при наличии у указанных сторон совместимых технических средств и возможностей для приема и обработки этих счетов-фактур (п. 1 ст. 169 НК РФ).

Счет-фактура, составленный в электронной форме, подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя учреждения либо иных лиц, уполномоченных на это приказом (иным распорядительным документом) или доверенностью от имени учреждения (п. 6 ст. 169 НК РФ);

3) налоговая декларация может составляться в электронной форме и передаваться по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи (п. 1 ст. 80 НК РФ).

Напомним, учреждение обязано представлять декларации в электронной форме, если среднесписочная численность его работников за предшествующий календарный год превышает 100 человек, а также если эта обязанность предусмотрена НК РФ в отношении конкретного налога (например, НДС (п. 5 ст. 174 НК РФ));

4) при проведении налоговой проверки истребуемые документы могут быть представлены учреждением в том числе в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи (п. 2 ст. 93 НК РФ);

5) отчетность в ПФР и ФСС представляется учреждением в форме электронных документов. Если среднесписочная численность работников учреждения за предшествующий расчетный период превышает 50 человек, для него это обязанность, если меньше 50 человек - право (п. 10 ст. 15 Закона о страховых взносах*(2));

6) согласно Закону о контрактной системе*(3) допускается обмен электронными документами между участниками контрактной системы в сфере закупок, в том числе подача заявок на участие в определении поставщика (подрядчика, исполнителя), окончательных предложений. При этом указанные заявки, окончательные предложения и документы должны быть подписаны усиленной электронной подписью и поданы с использованием единой информационной системы (ст. 5 Закона о контрактной системе).

По какому коду КОСГУ отражается оплата услуг удостоверяющего центра?

Согласно Указаниям о порядке применения бюджетной классификации РФ*(4) расходы на оплату услуг удостоверяющего центра необходимо отнести на подстатью 226 "Прочие работы, услуги" КОСГУ.

О. Заболонкова,

эксперт журнала "Учреждения здравоохранения:

бухгалтерский учет и налогообложение"

"Учреждения здравоохранения: бухгалтерский учет и налогообложение", N 3, март 2014 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете".

*(2) Федеральный закон от 24.07.2009 N 212-ФЗ "О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования".

*(3) Федеральный закон от 05.04.2013 N 44-ФЗ "О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд".

*(4) Утверждены Приказом Минфина РФ от 01.07.2013 N 65н.