Куда подать форму 2-НДФЛ по обособленному подразделению (О.В. Дусик, "Зарплата", N 3, март 2014 г.)

Куда подать форму 2-НДФЛ по обособленному подразделению

Если у компании есть работники в обособленных подразделениях, порядок подачи формы 2-НДФЛ зависит от того, где зарегистрирована компания и как уплачивался НДФЛ.

В налоговом законодательстве под обособленным понимается любое территориально обособленное от организации подразделение, по месту нахождения которого оборудованы стационарные рабочие места на срок более одного месяца (ст. 11 НК РФ). Создание рабочих мест является определяющим критерием для признания подразделения обособленным.

Согласно пункту 2 статьи 230 Налогового кодекса справки по форме 2-НДФЛ налоговые агенты сдают в налоговую инспекцию по месту своего учета.

В Налоговом кодексе четко не указано, в какую именно налоговую инспекцию представить сведения - по месту учета головной компании или обособленного подразделения. Постараемся разобраться в этом вопросе.

Справки направить туда, куда перечислен НДФЛ

Специалисты Минфина России в своих многочисленных разъяснениях заявляют, что обязанность налоговых агентов по представлению сведений о доходах корреспондирует с обязанностью уплачивать совокупную сумму НДФЛ, исчисленную и удержанную с облагаемых доходов, начисленных налогоплательщикам.

Кто перечисляет НДФЛ

Если обособленное подразделение имеет отдельный баланс, расчетный счет и руководитель такого подразделения наделен полномочиями представлять интересы юридического лица на основании выданной доверенности, оно самостоятельно может уплачивать НДФЛ, а также отчитываться по нему. Такое разъяснение дано в письмах Минфина России от 29.03.2010 N 03-04-06/54, от 16.07.2008 N 03-04-06-01/210 и ФНС России от 17.04.2009 N 3-5-04/460@.

Куда перечисляем НДФЛ

Налоговые агенты перечисляют суммы НДФЛ, удержанные с доходов работников обособленных подразделений, по месту учета этих подразделений (п. 7 ст. 226 НК РФ). Данная норма применяется независимо от того, имеет ли обособленное подразделение отдельный баланс или расчетный счет (письма Минфина России от 06.08.2013 N 03-04-06/31538 и от 22.01.2013 N 03-04-06/3-17).

Примечание. Образец заполнения справки по форме 2-НДФЛ смотрите на с. 22.

Куда перечисляем, туда и сдаем справки по форме 2-НДФЛ

Логично сдать справки по форме 2-НДФЛ в ту налоговую инспекцию, куда уплатили налог. Это следует из указаний, данных в письмах Минфина России от 06.02.2013 N 03-04-06/8-35, УФНС России по г. Москве от 27.02.2012 N 20-15/016463@ и ФНС России от 30.05.2012 N ЕД-4-3/8816@).

Таким образом, компании, имеющие обособленные подразделения, представляют справки по форме 2-НДФЛ в налоговые инспекции:

- в отношении работников головной компании - по месту своего учета (по месту нахождения головного подразделения);

- в отношении работников обособленных подразделений - по месту учета соответствующих обособленных подразделений.

Как заполнить раздел 1 формы 2-НДФЛ

Независимо от того, кто сдает справки за работников обособленного подразделения, в разделе 1 нужно отразить:

- в пункте 1.1 - ИНН/КПП. Идентификационный номер налогоплательщика проставляется тот, что присвоен компании в целом. А код причины постановки на налоговый учет - который присвоен обособленному подразделению и указан в уведомлении о его регистрации;

- в пункте 1.3 - код ОКТМО муниципального образования, на территории которого находится обособленное подразделение компании. Об этом сказано в письмах ФНС России от 20.08.2012 N ЕД-4-3/13702@, от 07.02.2012 N ЕД-4-3/1838, от 14.10.2010 N ШС-37-3/13344 и Минфина России от 07.12.2012 N 03-04-06/8-345.

Примечание. С 1 января 2014 года в поле "Код ОКАТО" указываем код ОКТМО

Коды ОКТМО приведены в Общероссийском классификаторе территорий муниципальных образований ОК 033-2013, утвержденном приказом Росстандарта от 14.06.2013 N 159-ст. Узнать код ОКТМО обособленного подразделения можно на сайте ФНС России в разделе "Электронные сервисы" подразделе "Сервис "Федеральная информационная адресная система (ФИАС)".

Пример. ООО "Лазурь" зарегистрировано в г. Москве, ИНН 7725002345, КПП 772501001, ОКТМО 45918000. У него есть обособленное подразделение в г. Воронеже (КПП 362002001, ОКТМО 20605412, телефон +7 (473) 216-08-08), которое самостоятельно перечисляет НДФЛ за своих сотрудников.

Справки по форме 2-НДФЛ на работников воронежского отделения подаются по месту его нахождения.

Как заполнить шапку и раздел 1 первой справки по форме 2-НДФЛ?

Решение. Поскольку справки по форме 2-НДФЛ на работников воронежского отделения подаются по месту его нахождения, в разделе 1 формы нужно указать ИНН 7725002345, КПП 362002001, ОКТМО 20605412. Фрагмент справки смотрите на с. 27.

Образец. Фрагмент справки по форме 2-НДФЛ

Приложение N 1

к приказу Федеральной налоговой службы

от 17 ноября 2010 г. N ММВ-7-3/611@

(в ред. Приказов ФНС России от 6 декабря 2011 г. N ММВ-7-3/909@,

от 14 ноября 2013 г. N ММВ-7-3/501@

Форма 2-НДФЛ

Код формы по КНД 1151078

           Справка о доходах физического лица за 2013 год N 1  от 28.03.2014    признак 1

                                                   --       --    -----------          ---

1. Данные о налоговом агенте                                                             в ИФНС (код) 3620

                                                                                                      ----

1.1. ИНН/КПП для организации или ИНН для физического лица     7725002345 / 362002001

                                                          --------------  --------------

1.2. Наименование организации/Фамилия, имя, отчество физического лица

            Общество с ограниченной ответственностью "Лазурь"

----------------------------------------------------------------------------------------------------------

1.3. Код ОКТМО 20605412                                          1.4. Телефон (473) 216-08-08

               --------                                                       ----------------------------

Если компания зарегистрирована в качестве крупнейшего налогоплательщика

Компания, имеющая обособленные подразделения, может быть зарегистрирована и в качестве крупнейшего налогоплательщика. Всю отчетность и расчеты бухгалтер сдает в инспекцию по месту ее учета в качестве крупнейшего налогоплательщика (абз. 4 п. 3 ст. 80 НК РФ).

Однако в отношении сведений о доходах физических лиц специалисты ФНС России в письме от 26.12.12 N ЕД-4-3/22280 предложили особый порядок - два допустимых варианта представления справок за работников обособленных подразделений:

- в налоговую инспекцию по местонахождению обособленного подразделения;

- по месту учета в качестве крупнейшего налогоплательщика.

Такие компании имеют право выбрать наиболее удобный для себя вариант.

Если в течение года доход получен от нескольких подразделений одной компании

Если работник или исполнитель по гражданско-правовому договору получали доходы от разных подразделений одной компании, формы 2-НДФЛ заполняют в особом порядке (письма Минфина России от 23.07.2013 N 03-02-08/28888 и от 23.05.2013 N 03-02-07/1/18299). Рассмотрим несколько возможных ситуаций.

Примечание. Смена места работы в связи с переводом в другую местность влечет изменение обязательных условий трудового договора (ст. 72.1 ТК РФ).

Ситуация 1. Работник в течение года последовательно работал сначала в головной компании, а потом в обособленном подразделении.

Справки по форме 2-НДФЛ нужно подать по месту нахождения и головной компании, и обособленного подразделения за со ответствующие периоды работы и получения доходов (письма Минфина России от 19.09.2013 N 03-04-06/38889, от 19.04.2013 N 03-04-06/13549 и от 07.12.2012 N 03-04-06/8-345) (см. схему 1).

Схема 1. Работа в головном и обособленном подразделениях

   Головное     Обособленное    /---------------------------------------\

                              |Справку по форме 2-НДФЛ с указанием КПП|

/----------------------------\  |     и ОКТМО нужно подать по месту     |

|  работал    |  работал     |  |              нахождения               |

|----------------------------+-|---------------------------------------|

|                            |  |   головной   |     обособленного      |

\----------------------------/  |   компании   |     подразделения      |

                               |--------------+------------------------|

             2013 год           |      +       |           +            |

                                \---------------------------------------/

Ситуация 2. Работник трудился в головной компании и обособленном подразделениях в одном муниципальном образовании, но на территории разных налоговых.

Если оба подразделения поставлены на учет в одной инспекции по месту регистрации головного подразделения, справки по форме 2-НДФЛ подают по месту нахождения головного офиса. Если каждое подразделение состоит на учете в своей налоговой инспекции, форму 2-НДФЛ подают по месту каждого подразделения (письма Минфина России от 18.03.2013 N 03-04-06/8323 и ФНС России от 13.03.2008 N 04-1-05/0916@) (см. схему 2).

Схема 2. Взаимосвязь места регистрации обособленного подразделения и подачи формы 2-НДФЛ

/----------------------\ /----------------------------------------------\

|Территория|Обособлен- | |Варианты регистрации| Справки по форме 2-НДФЛ |

|  ИФНС 1  |ное подраз-| |подразделений в ИФНС|  нужно подать по месту  |

|          |деление    | |                    | нахождения и с указанием|

|          |           | |                    |       КПП и ОКТМО       |

|          |           | |                    |-------------------------|

|          |           | |                    | головной  |обособленного|

|          |           | |                    | компании  |подразделения|

|          |           | |--------------------+-----------+-------------|

|Головное  |Территория | |Оба подразделения   |     +     |      -      |

|подразде- |  ИФНС 2   | |поставлены на учет в|           |             |

|ление     |           | |одну налоговую      |           |             |

|          |           | |инспекцию по месту  |           |             |

|          |           | |регистрации         |           |             |

|          |           | |головного           |           |             |

|          |           | |--------------------+-----------+-------------|

|          |           | |Каждое подразделение|     +     |      +      |

|          |           | |состоит на учете в  |           |             |

|          |           | |своей налоговой     |           |             |

|          |           | |инспекции           |           |             |

\----------------------/ \----------------------------------------------/

Ситуация 3. Работник трудился в обособленном подразделении до его закрытия, потом переведен в головное.

Справку по форме 2-НДФЛ подаем по месту нахождения:

- обособленного подразделения за период работы сотрудника до закрытия обособленного подразделения;

- головной компании за период работы после перевода из обособленного подразделения.

Это следует из писем ФНС России от 28.03.2011 N КЕ-4-3/4817 и от 07.02.2012 N ЕД-4-3/1838 (см. схему 3).

Схема 3. Перевод сотрудника в головную компанию в связи с закрытием обособленного подразделения

                                /---------------------------------------\

                                |Справку по форме 2-НДФЛ с указанием КПП|

  Обособленное     Головное     |     и ОКТМО нужно подать по месту     |

                              |              нахождения               |

/-----------------------------\ |---------------------------------------|

|  работал     |  работал     | |обособленного |  головной компании за  |

|-----------------------------+|подразделения |  период работы после   |

\-----------------------------/ |  за период   |      перевода из       |

                               |    работы    |     обособленного      |

             2013 год           |сотрудника до |     подразделения      |

                                |   закрытия   |                        |

                                |подразделения |                        |

                                |--------------+------------------------|

                                |      +       |           +            |

                                \---------------------------------------/

Ситуация 4. Работник головного подразделения направлен в длительную командировку (до конца года) в обособленное подразделение.

Справку по форме 2-НДФЛ нужно подать по месту нахождения головной компании (письмо Минфина России от 11.04.2013 N 03-04-06/11990) (см. схему 4).

Схема 4. Командировка в обособленное подразделение

                                /---------------------------------------\

   Головное      Обособленное   |Справку по форме 2-НДФЛ с указанием КПП|

                              |     и ОКТМО нужно подать по месту     |

/-----------------------------\ |              нахождения               |

|  работал    |  командировка | |---------------------------------------|

|-----------------------------||   головной   |     обособленного      |

\-----------------------------/ |   компании   |     подразделения      |

                               |--------------+------------------------|

            2013 год            |      +       |           -            |

                                \---------------------------------------/

Ситуация 5. Головная компания платит арендную плату физическому лицу, не имеющему статуса индивидуального предпринимателя, за аренду помещения, в котором расположен офис обособленного подразделения.

Справку по форме 2-НДФЛ в этом случае нужно подать по месту нахождения головной компании (письмо Минфина России от 01.06.2011 N 03-04-06/3-128) (см. схему 5).

Схема 5. Головная компания перечисляет арендную плату физическому лицу - арендодателю

                                           /----------------------------\

            Помещение                      | Справку по форме 2-НДФЛ с  |

          под обособленное                 |указанием КПП и ОКТМО нужно |

           подразделение                   | подать по месту нахождения |

Головное                   физическое лицо |                            |

подраз- ------------------ - арендодатель |----------------------------|

деление  -----------------                |   головной   |обособленного|

           Арендная плата                  |   компании   |подразделения|

                                           |--------------+-------------|

                                           |      +       |      -      |

                                           \----------------------------/

Ситуация 6. Головная компания заключила с физическим лицом, не имеющим статуса индивидуального предпринимателя, договор подряда на выполнение работ по месту расположения обособленного подразделения.

Справку по форме 2-НДФЛ нужно подать по месту нахождения головной компании. Об этом говорится в письме Минфина России от 22.06.2005 N 03-05-01-04/198 (схема 6 на с. 31).

Схема 6. Головная компания заключила с физическим лицом договор подряда на выполнение работ по месту расположения обособленного подразделения

                                           /----------------------------\

         Вознаг-           Подрядные       | Справку по форме 2-НДФЛ с  |

Головная раждение Физичес-  работы  Обособ-|указанием КПП и ОКТМО нужно |

компания---------кое лицо --------ленное | подать по месту нахождения |

                                    подраз-|----------------------------|

                                    деление|   головной   |обособленного|

                                           |   компании   |подразделения|

                                           |--------------+-------------|

                                           |      +       |      -      |

                                           |              |             |

                                           \----------------------------/

В дополнение к схеме можно привести следующую логику рассуждений. Исполнитель по договору подряда не имеет трудовых отношений с компанией, на него не распространяются нормы трудового законодательства. В частности, нельзя использовать такое понятие, как рабочее место. У исполнителя его нет, поэтому нет никаких оснований произвольно "приписывать" его к обособленному подразделению. По мнению редакции, в данном случае важен источник получения дохода. Им является головная компания.

Однако хотим предупредить читателей, что ситуация неоднозначная, налоговые инспекторы могут занять противоположную позицию. Рекомендуем направить запрос в налоговую инспекцию по месту своей регистрации.

Ситуация 7. Обособленным подразделением заключен гражданско-правовой договор на выполнение работ (оказание услуг) с физическим лицом, не являющимся индивидуальным предпринимателем.

Справку по форме 2-НДФЛ нужно подать по месту нахождения обособленного подразделения (см. схему 7).

Схема 7. Обособленное подразделение заключило договор подряда

             Подрядные                     /----------------------------\

              работы                       | Справку по форме 2-НДФЛ с  |

Физическое ---------------   Обособленное |указанием КПП и  ОКТМО нужно|

 лицо      ---------------   подразделение| подать по месту нахождения |

            Вознаграждение                 |----------------------------|

                                           |   головной   |обособленного|

                                           |   компании   |подразделения|

                                           |--------------+-------------|

                                           |      -       |      +      |

                                           |              |             |

                                           \----------------------------/

Сколько справок по форме 2-НДФЛ может быть представлено на одно лицо

Один налоговый агент на одного получателя доходов, облагаемых НДФЛ, может заполнить и представить несколько справок по форме 2-НДФЛ. Их количество определяется по количеству налоговых инспекций, на территории которых находятся подразделения одной компании, от которых этим лицом в течение налогового периода был получен облагаемый доход.

О.В. Дусик,

налоговый консультант

"Зарплата", N 3, март 2014 г.