Текучка кадров (М. Скудутис, "Расчет", N 3, март 2014 г.)

Текучка кадров

Фиксировать время прихода и ухода работников можно разными способами: в каких-то организациях предпочитают работать по старинке, а где-то не боятся применять последние достижения науки и техники. Марина Скудутис изучила различные способы фиксации времени прибытия и убытия кадрового состава фирмы.

По старинке

Фиксировать время прихода и ухода сотрудников полезно. Во-первых, это необходимо для учета рабочего времени каждого из работников, а во-вторых, это - способ борьбы с опозданиями.

Самый простой и банальный способ отмечать время прихода-ухода сотрудников - это использование бумажного журнала. Всем известно, как "работает" такой табель: сотрудник в начале дня расписывается в нем, фиксируя точное время прихода, в конце дня - время ухода. Отмечу, что уже готовый прошитый журнал можно купить в специализированных магазинах. В него могут быть включены выдержки из Трудового кодекса. Цена вопроса - 50-200 рублей в зависимости от качества исполнения и содержания. Либо же можно бесплатно скачать журнал в интернете, а потом его распечатать. В некоторых фирмах вообще используют обычную тетрадку, которая разлинована на графы.

Однако такой способ имеет свои недостатки. Как правило, журнал находится у секретаря или у охраны. Проконтролировать точное время прихода и ухода сотрудника в этом случае невозможно, ведь в случае опоздания в табеле можно "слукавить", написав другие час и минуту. Кроме того, человек, у которого находится журнал, может "прикрыть" коллегу, как говорится, по дружбе. Получается, что реально отследить время прихода и ухода сотрудников при таком способе проблематично.

Электронный журнал

В последнее время появились всевозможные программы для фиксирования времени прихода и ухода работников. Их можно купить или скачать в интернете. Еще один вариант: поручить IT-специалисту разработать такую программу персонально для компании. Соответственно, цена вопроса может варьироваться от нуля до нескольких десятков тысяч рублей. Все зависит от наполнения и возможностей ПО. Этот способ значительно удобнее, чем применение бумажных аналогов. Обмануть программу практически невозможно. Ведь сотрудник, только включив свой компьютер и зайдя в программу, в реальном времени фиксирует свой приход. Однако и у этого метода есть свои недостатки: особо ушлые работники научились обманывать программы. Достаточно попросить своего коллегу, который пришел пораньше, отметиться в программе за обоих. Получается, что единственный точный и верный способ отследить время прихода-ухода сотрудников - это зоркий глаз руководства? Это не так. Ведь наука и техника не стоят на месте. Уже изобретены более продвинутые способы. Так, существуют программы, которые не позволят сотрудникам имитировать рабочий процесс, просто включив компьютер и уйдя, например, пить чай. Ведь такое ПО сканирует рабочую активность и просто не засчитает время простоя.

Последнее поколение

Существуют и "навороченные" программы для учета рабочего времени. За такое ПО придется заплатить в несколько раз больше, чем за простой электронный журнал, в котором фиксируется лишь время прихода и ухода. Обратите внимание, зачастую разработчики указывают цену за несколько месяцев использования ПО. То есть можно сказать, что это - стоимость за аренду. Однако есть и бессрочные программы. Их цена при количестве сотрудников до 10 человек начинается от 5000 рублей. Как вы понимаете, чем "умнее" программа, тем дороже за нее придется заплатить. Она может работать как локально, так и по сети. ПО способно отслеживать не только время прихода и ухода сотрудников, но и период их отсутствия за компьютером, анализировать, какими программами и сайтами пользуются работники, и даже делать скриншоты экрана.

Рынок этих программ настолько разнообразен, что рассказать обо всех из них в рамках одной статьи просто невозможно.

Примечание. Зачастую разработчики ПО для учета рабочего времени указывают цену за несколько месяцев использования программы. Можно сказать, что это - стоимость за аренду. Однако есть и бессрочный софт. Его цена при количестве сотрудников до 10 человек начинается от 5000 рублей.

Предъявите пропуск!

Конечно, далеко не последнее, что приходит на ум при мысли о контроле сотрудников - это установка турникетов и раздача работникам магнитных карточек. Такой способ позволит оградить офис от проникновения посторонних лиц и при этом фиксировать точное и реальное время прихода и ухода. Информация с микрочипа, который находится в карточке-пропуске, может поступать на компьютер службы безопасности или в кадровую службу. Потом эти данные предоставляются бухгалтерам, которые уже считают заработную плату, исходя из фактически отработанного работниками времени. Обратите внимание, использование турникета и, соответственно, фиксирование прихода и ухода сотрудников (так же как и применение всех вышеперечисленных способов) не освобождает от обязанности вести табель учета рабочего времени. Ведь по закону каждый работодатель должен осуществлять такой учет. Напомню, что с 1 января 2013 года компании вправе составлять табель учета рабочего времени на бланке, который они разрабатывают самостоятельно. Однако можно для этого использовать унифицированные формы (хотя организации теперь это делать и не обязаны), которые утверждены постановлением Госкомстата от 5 января 2004 года N 1. Форму Т-12 применяют при ручном учете, форму Т-13 - при автоматизированном.

Во многих компаниях наряду с турникетами продолжают вести и бумажные журналы, в которых фиксируется время прихода-ухода сотрудников, в других - автоматизируют процесс от и до. У карты тоже, кстати, есть недостатки, свой пропуск работник может передать другому сотруднику, который отметит его как пришедшего.

Биометрический учет

Новомодное изобретение, которое уже активно используют фирмы в больших городах - доступ на территорию компании по отпечаткам пальцев. Это - своего рода биометрический учет рабочего времени. Звучит неправдоподобно? Но это так. Ведь отпечатки пальцев уникальны, и каким-либо способом подделать время прихода в этом случае невозможно. Такие системы доступа соединены с программным обеспечением, что позволяет легко и, главное, точно отслеживать продолжительность рабочего времени каждого сотрудника. Кроме того, программы учета позволяют экспортировать данные об отработанном времени в бухгалтерские программы. В некоторых из них уже встроены инструменты расчета заработной платы. Такой способ учета незаменим для крупных предприятий и организаций, которые имеют обособленные подразделения. Ведь не важно, в каком городе трудятся работники, руководство всегда может узнать, кто из них на месте, а кто опоздал. Таким образом, руководители могут оплачивать работникам только реально отработанное ими время, а сотрудники скорее всего отучатся опаздывать и дисциплина в компании повысится. Отмечу, что можно сначала бесплатно скачать демо-версию такого ПО (некоторые разработчики предлагают клиентам подобный сервис), а уже потом можно решить: стоит ли устанавливать дорогостоящее оборудование. Цена внедрения биометрического контроля при штате компании до 50 человек обойдется где-то в 200 000 рублей. Дешево это или дорого, готовы подсчитать разработчики и продавцы такого ПО: у них есть способы показать, сколько теряет конкретная организация из-за опоздания своих сотрудников. Однако насколько фирме нужен такой метод контроля, решать только руководству компании.

М. Скудутис

"Расчет", N 3, март 2014 г.