Расчет средней численности (И. Шиндер, "Учреждения образования: бухгалтерский учет и налогообложение", N 3, март 2014 г.)

Расчет средней численности

При заполнении отдельных форм статистического наблюдения учреждениям образования требуется указывать среднюю численность работников. В этой статье предлагаем ознакомиться с порядком расчета данного показателя.

Когда возникает необходимость указать в отчетных формах такой показатель, как средняя численность работников учреждения, расчет нужно производить в соответствии с Указаниями N 428*(1) в части заполнения формы П-4.

Показатель средней численности работников учреждения складывается из показателей:

- среднесписочной численности работников;

- средней численности внешних совместителей;

- средней численности работников, выполнявших работы по договорам гражданско-правового характера.

Поэтому ознакомимся с порядком расчета этих слагаемых показателей.

Расчет среднесписочной численности работников

Среднесписочную численность работников за месяц определяют путем суммирования списочной численности работников за каждый календарный день месяца, то есть с 1 по 30 или 31 число (для февраля - по 28 или 29 число), включая праздничные (нерабочие) и выходные дни, и деления полученной суммы на число календарных дней месяца (п. 78 Указаний N 428).

При этом следует учитывать следующие требования:

- за выходные или праздничные (нерабочие) дни численность работников списочного состава должна соответствовать списочной численности работников за предшествующий этим дням рабочий день (п. 78 Указаний N 428);

- ежедневно нужно уточнять списочную численность на основании приказов о приеме, переводе работников на другую работу и прекращении трудового договора и соответствовать данным табеля учета рабочего времени работников, на основании которого устанавливается численность работников, явившихся и не явившихся на работу.

Расчет среднесписочной численности работников следует производить на основании списочной численности, которая приводится на определенную дату, например, на последнее число отчетного периода.

В списочную численность работников включаются наемные работники, работавшие по трудовому договору и выполнявшие постоянную, временную или сезонную работу один день и более.

Определимся, какие работники учитываются в списочной численности. Согласно положениям п. 79 Указаний N 428 в списочной численности работников за каждый календарный день учитываются как фактически работающие, так и отсутствующие на работе по каким-либо причинам.

В списочную численность целыми единицами включаются, в частности, работники:

а) фактически явившиеся на работу, включая и тех, которые не работали по причине простоя;

б) находившиеся в служебных командировках, если за ними сохраняется заработная плата в данной организации, включая работников, находившихся в краткосрочных служебных командировках за границей;

в) не явившиеся на работу по болезни (в течение всего периода болезни до возвращения на работу в соответствии с листками нетрудоспособности или до выбытия по инвалидности);

г) не явившиеся на работу в связи с выполнением государственных или общественных обязанностей;

д) принятые на работу на неполный рабочий день или неполную рабочую неделю, а также принятые на половину ставки (оклада) в соответствии с трудовым договором или штатным расписанием. В списочной численности указанные работники учитываются за каждый календарный день как целые единицы, включая нерабочие дни недели, обусловленные при приеме на работу (п. 81.3 Указаний N 428).

Отметим, что к этой группе не относятся отдельные категории работников, которым в соответствии с законодательством РФ установлена сокращенная продолжительность рабочего времени, в частности: работники в возрасте до 18 лет; работники, занятые на работах с вредными и опасными условиями труда; женщины, которым предоставлены дополнительные перерывы в работе для кормления ребенка; женщины, работающие в сельской местности; работники, являющиеся инвалидами I и II групп;

е) принятые на работу с испытательным сроком;

ж) заключившие трудовой договор с организацией о выполнении работы на дому личным трудом (надомники). В списочной и среднесписочной численности работников надомники учитываются за каждый календарный день как целые единицы;

з) сотрудники, имеющие специальные звания;

и) направленные с отрывом от работы в образовательные учреждения для повышения квалификации или приобретения новой профессии (специальности), если за ними сохраняется заработная плата;

к) временно направленные на работу из других организаций, если за ними не сохраняется заработная плата по месту основной работы;

л) студенты и учащиеся образовательных учреждений, работающие в организациях в период производственной практики, если они зачислены на рабочие места (должности);

м) обучающиеся в образовательных учреждениях, аспирантурах, находящиеся в учебном отпуске с сохранением полностью или частично заработной платы;

н) обучающиеся в образовательных учреждениях и находившиеся в дополнительном отпуске без сохранения заработной платы, а также работники, поступающие в образовательные учреждения, находившиеся в отпуске без сохранения заработной платы для сдачи вступительных экзаменов в соответствии с законодательством РФ;

о) находившиеся в ежегодных и дополнительных отпусках, предоставляемых в соответствии с законодательством, коллективным договором и трудовым договором, включая находившихся в отпуске с последующим увольнением;

п) имевшие выходной день согласно графику работы организации, а также за переработку времени при суммированном учете рабочего времени;

р) получившие день отдыха за работу в выходные или праздничные (нерабочие) дни;

с) находившиеся в отпусках по беременности и родам, в отпусках в связи с усыновлением новорожденного ребенка непосредственно из родильного дома, а также в отпуске по уходу за ребенком;

т) принятые для замещения отсутствующих работников (ввиду болезни, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком);

у) находившиеся в отпуске без сохранения заработной платы независимо от длительности отпуска;

ф) находившиеся в простоях по инициативе работодателя и по причинам, не зависящим от работодателя и работника, а также в неоплаченных отпусках по инициативе работодателя;

х) принимавшие участие в забастовках;

ц) работавшие вахтовым методом. Если организации не имеют обособленных подразделений на территории другого субъекта РФ, где производятся вахтовые работы, то работники, выполнявшие работы вахтовым методом, учитываются в отчете организации, с которой заключены трудовые договоры и договоры гражданско-правового характера;

ч) иностранные граждане, работавшие в организациях, расположенных на территории РФ;

ш) совершившие прогулы;

щ) находившиеся под следствием до решения суда.

При определении списочной численности не учитываются, в частности, работники (п. 80 Указаний N 428):

а) принятые на работу по совместительству из других организаций. Их учет нужно вести отдельно.

Обратите внимание, что работник, получающий в учреждении две, полторы или менее одной ставки или оформленный в ней как внутренний совместитель, учитывается в списочной численности работников как один человек (целая единица). При этом работник, состоящий в списочном составе учреждения и выполняющий работы на условиях внутреннего совместительства, учитывается один раз по месту основной работы;

б) выполнявшие работу по договорам гражданско-правового характера;

Работник, состоящий в списочном составе учреждения и заключивший договор гражданско-правового характера с этим же учреждением, учитывается в списочной и среднесписочной численности один раз по месту основной работы;

в) привлеченные для работы согласно специальным договорам с государственными организациями на предоставление рабочей силы (военнослужащие и лица, отбывающие наказание в виде лишения свободы) и учитываемые в среднесписочной численности работников;

г) переведенные на работу в другую организацию, если за ними не сохраняется заработная плата, а также направленные на работу за границу;

д) направленные учреждениями на обучение в образовательные учреждения с отрывом от работы, получающие стипендию за счет средств этих учреждений; лица, с которыми заключен ученический договор на профессиональное обучение с выплатой в период ученичества стипендии;

е) подавшие заявление об увольнении и прекратившие работу до истечения срока предупреждения или прекратившие работу без предупреждения администрации. Они исключаются из списочной численности работников с первого дня невыхода на работу.

Не все работники, включаемые в списочный состав, учитываются при расчете среднесписочной численности. К ним относятся:

- женщины, находившиеся в отпусках по беременности и родам, лица, находившиеся в отпусках в связи с усыновлением новорожденного ребенка непосредственно из родильного дома, а также в отпуске по уходу за ребенком;

- работники, обучающиеся в образовательных учреждениях и находившиеся в дополнительном отпуске без сохранения заработной платы, а также поступающие в образовательные учреждения, находившиеся в отпуске без сохранения заработной платы для сдачи вступительных экзаменов в соответствии с законодательством РФ.

Рассмотрим на примере расчет среднесписочной численности работников, выполнявших работу полный рабочий день, в учреждении (работающем по графику пятидневной рабочей недели) за отчетный месяц.

Пример 1

31 января 2014 года списочная численность работников составляла 78 чел. В таблице представлены данные о списочной численности работников за февраль 2014 года.

Числа месяца	Списочная численность работников (чел.)
	Всего	в том числе
		не подлежащие включению в среднесписочную численность (женщины, находящиеся в отпуске по беременности и родам)	подлежащие включению в среднесписочную численность
1	78	2	76
2	78	2	76
3	80	2	78
4	80	2	78
5	80	2	78
6	80	2	78
7	82	2	80
8	82	2	80
9	82	2	80
10	82	3	79
11	82	3	79
12	82	3	79
13	82	3	79
14	82	3	79
15	82	3	79
16	82	3	79
17	82	3	79
18	82	3	79
19	82	3	79
20	82	3	79
21	82	3	79
22	82	3	79
23	83	3	80
24	83	3	80
25	83	2	81
26	83	2	81
27	83	2	81
28	83	2	81
Итого:	2 286	71	2 215

В данном случае среднесписочная численность работников за февраль составила 80 чел. (2 215 чел. / 28 кал. дн.). Указывается в целых единицах (п. 81.4 Указаний N 428).

Порядок определения среднесписочной численности за определенный период. Если нужно определить среднесписочную численность за определенный период, это осуществляется следующим образом:

1. Среднесписочная численность за квартал. В этом случае среднесписочная численность работников за каждый месяц квартала суммируется и полученная сумма делится на 3.

Пример 2

Среднесписочная численность работников учреждения составила: в январе - 78 чел., в феврале - 80 чел., в марте - 82 чел.

Среднесписочная численность работников за I квартал будет равна 80 чел. ((78 + 80 + 82) / 3).

В том случае, когда учреждение работало неполный квартал, среднесписочная численность работников определяется путем суммирования среднесписочной численности работников за месяцы работы в отчетном квартале и деления полученной суммы на 3.

Пример 3

Среднесписочная численность работников учреждения составила: в феврале - 80 чел., в марте - 82 чел.

Среднесписочная численность работников за I квартал составила 54 чел. ((80 + 82) / 3).

2. Среднесписочная численность за период с начала года по отчетный месяц включительно. Для этого суммируем среднесписочную численность работников за все месяцы, истекшие за период с начала года по отчетный месяц включительно, и делим полученную сумму на число месяцев за этом периоде.

Пример 4

Среднесписочная численность работников учреждения составила: в январе - 78 чел., в феврале - 80 чел., в марте - 82 чел., в апреле - 80 чел., в мае - 82 чел.

Среднесписочная численность работников за пять месяцев составит 81 чел. ((78 + 80 + 82 + 80 + 82) / 5).

3. Среднесписочная численность за год. Для этого суммируем среднесписочную численность работников за все месяцы отчетного года и делим полученную суммы на 12.

Пример 5

Среднесписочная численность работников учреждения составила: в январе - 78 чел., в феврале - 80 чел., в марте - 82 чел., в апреле - 80 чел., в мае - 82 чел., в июне - 82 чел., в июле - 81 чел., в августе - 81 чел., в сентябре - 82 чел., в октябре - 82 чел., в ноябре - 83 чел., в декабре - 83 чел.

Среднесписочная численность работников учреждения за год составит 82 чел. ((78 + 80 + 82 + 80 + 82 + 82 + 81 + 81 + 82 + 82 + 83 + 83) / 12).

При работе учреждения в течение неполного года (например, создано после января) среднесписочная численность работников за год определяется путем суммирования среднесписочной численности работников за все месяцы работы учреждения и деления полученной суммы на 12.

Определение средней численности сотрудников, работающих на условиях неполного рабочего времени. При наличии в учреждении сотрудников, работающих на условиях неполного рабочего времени в соответствии с трудовым договором, штатным расписанием или переведенные с письменного согласия работника на работу на неполное рабочее время, при определении среднесписочной численности учитываются пропорционально отработанному времени.

Расчет средней численности этой категории работников производится в следующем порядке:

а) исчисляется общее количество человеко-дней, отработанных этими работниками, путем деления общего числа отработанных человеко-часов в отчетном месяце на продолжительность рабочего дня исходя из продолжительности рабочей недели, например:

- 40 часов - на 8 часов (при пятидневной рабочей неделе) или на 6,67 часа (при шестидневной рабочей неделе);

- 36 часов - на 7,2 часа (при пятидневной рабочей неделе) или на 6 часов (при шестидневной рабочей неделе);

- 24 часа - на 4,8 часа (при пятидневной рабочей неделе) или на 4 часа (при шестидневной рабочей неделе);

б) затем определяется средняя численность не полностью занятых работников за отчетный месяц в пересчете на полную занятость путем деления отработанных человеко-дней на число рабочих дней по календарю в отчетном месяце. При этом за дни болезни, отпуска, неявок (приходящиеся на рабочие дни по календарю) в число отработанных человеко-часов условно включаются часы по предыдущему рабочему дню (в отличие от методологии, принятой для учета количества отработанных человеко-часов).

Обратите внимание! Работники, которым в соответствии с законодательством РФ установлена сокращенная продолжительность рабочего времени, включая инвалидов, в среднесписочной численности учитываются как целые единицы (п. 81.3 Указаний N 428).

Пример 6

В учреждении, работающем по графику пятидневной рабочей недели, на условиях неполного рабочего времени трудятся два сотрудника:

- один трудится по 4 ч в день. Он учитывается за каждый рабочий день как 0,5 чел. (4 ч / 8 ч);

- другой трудится по 3,5 ч в день. Он будет учитываться за каждый рабочий день как 0,4 чел. (3,5 ч / 8 ч).

Определим среднюю численность работников, занятых на работе неполное рабочее время за февраль месяц 2014 года. Рабочие дни ими отработаны полностью (20 раб. дн.).

В феврале работники отработали 150 чел.-дн. (4 чел.-дн. х 20 раб. дн. + 3,5 чел.-дн. х 20 раб. дн.).

Общее количество отработанных человеко-дней составит 18,75 (150 чел.-дн. / 8 ч).

Средняя численность не полностью занятых работников за февраль - 1 чел. (18,75 чел.-дн. / 20 дн.)).

Покажем на примере упрощенный вариант расчета средней численности работников, работающих на условиях неполного рабочего времени.

Пример 7

Воспользуемся условиями предыдущего примера и рассчитаем среднюю численность работников, работающих на условиях неполного рабочего времени упрощенным способом.

Средняя численность работников, работающих на условиях неполного рабочего времени, будет равна 1 чел. ((0,5 чел. х 20 раб. дн. + 0,4 чел. х 20 раб. дн.) / 20 раб. дн.).

Эта численность должна учитываться при определении среднесписочной численности работников.

Обратите внимание! Лица, работавшие неполное рабочее время по инициативе работодателя, учитываются в среднесписочной численности работников как целые единицы (п. 81.3 Указаний N 428).

С учетом данных примеров 1 и 6 среднесписочная численность работников учреждения, работающих полный рабочий день, - 80 чел., неполный рабочий день, - 1 чел.

Следовательно, среднесписочная численность работников учреждения за февраль 2014 года составит 81 чел. (80 + 1).

Порядок расчета средней численности внешних совместителей

Из пункта 82 Указаний N 428 следует, что численность внешних совместителей исчисляется по аналогии определения средней численности работников, работающих неполное рабочее время.

Кроме того, предусмотрено, что в эту численность следует включать работников, выполнявших по трудовому договору педагогическую работу не по месту основной работы на условиях почасовой оплаты в объеме не более 300 часов в год. Расчет их численности нужно производить аналогично порядку расчета численности внешних совместителей с учетом фактически отработанного времени, используя продолжительность рабочей недели, установленную для специальностей педагогических работников.

В связи с тем, что при заполнении сведений о средней численности внешних совместителей по видам деятельности эти сведения могут составлять незначительную величину, то допускается заполнение этой графы с одним десятичным знаком.

Средняя численность внешних совместителей за период с начала года и год определяется путем суммирования средней численности за все месяцы, истекшие с начала года, и деления полученной суммы на число месяцев отчетного периода.

Порядок определения средней численности работников, выполнявших работу по договорам гражданско-правового характера

Согласно п. 83 Указаний N 428 средняя численность работников (включая иностранных граждан), выполнявших работу по договорам гражданско-правового характера, предметом которых является выполнение работ и оказание услуг, за месяц исчисляется по методологии определения среднесписочной численности. Такие работники учитываются за каждый календарный день как целые единицы в течение всего периода действия этого договора независимо от срока выплаты вознаграждения. За выходной или праздничный (нерабочий) день принимается численность работников за предшествующий рабочий день.

Средняя численность работников, выполнявших работу по договорам гражданско-правового характера, за период с начала года и год определяется путем суммирования средней численности за все месяцы, истекшие с начала года, и деления полученной суммы на число месяцев отчетного периода.

При этом в среднюю численность работников, выполнявших работу по договорам гражданско-правового характера, не включаются: индивидуальные предприниматели без образования юридического лица, заключившие с учреждением договор гражданско-правового характера и получившие вознаграждение за выполненные работы и оказанные услуги; лица несписочного состава, не имеющие с учреждением договоров гражданско-правового характера; лица, с которыми заключены авторские договоры на передачу имущественных прав.

Средняя численность работников учреждения

Как было указано, средняя численность работников учреждения складывается из среднесписочной численности работников, средней численности внешних совместителей и работников, выполнявших работы по договорам гражданско-правового характера.

Если среднесписочная численность учреждения за февраль 2014 года у нас составила 81 чел. и предположить, что средняя численность внешних совместителей и работников, выполнявших работы по договорам гражданско-правового характера равна 3 чел., то средняя численность работников учреждения составит 84 чел. (81 + 3).

* * *

В статье рассмотрен порядок расчета каждой составляющей средней численности учреждения. Надеемся, что данный материал поможет при расчете необходимых показателей.

И. Шиндер,

эксперт журнала "Учреждения образования:

бухгалтерский учет и налогообложение"

"Учреждения образования: бухгалтерский учет и налогообложение", N 3, март 2014 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Указания по заполнению форм федерального статистического наблюдения П-1 "Сведения о производстве и отгрузке товаров и услуг", П-2 "Сведения об инвестициях в нефинансовые активы", П-3 "Сведения о финансовом состоянии организации", П-4 "Сведения о численности и заработной плате работников", П-5(м) "Основные сведения о деятельности организации", утв. Приказом Росстата от 28.10.2013 N 428.