Куда уходит время? (Т.Ю. Антропова, "Руководитель бюджетной организации", N 3, март 2014 г.)

Куда уходит время?

"Нет ничего более легкого, чем быть занятым, и нет ничего более трудного, чем быть результативным", - утверждает Ален Маккензи*(1). Проблема нехватки времени знакома многим руководителям. Но всегда ли мы делаем то, что действительно нужно? В любой работе существуют так называемые поглотители времени, которые обычно забирают по паре часов в день и не приносят ничего взамен. Узнаем, как с ними бороться?

Проанализируйте свой рабочий день или хотя бы рабочий час. Вас регулярно отвлекают? Регулярно отвлекаетесь вы? Специалисты по тайм-менеджменту*(2) утверждают, что современный руководитель вынужден каждые восемь минут из-за внеплановых дел прерывать основную работу, теряя таким образом в среднем два часа в день.

Потом... как много в этом слове...

Вы минут тридцать пытаетесь начать одну очень важную и трудную работу. Вы уже вот-вот приступите к ее выполнению: откроете кучу файлов, достанете кучу бумаг и с головой окунетесь в это ответственное, суперответственное дело. Но перед тем надо в последний раз проверить почту: вдруг там что-нибудь важное? И, конечно же, попить чай, чтобы силы были. Как же работать без чая? А это что? Пришла эсэмэска. Срочно просят ответить. Сейчас, сейчас, человек-то ждет! Ну, пора собраться с мыслями. Надо... прочитать новости! Чтобы быть в курсе. Вдруг там что-то актуальное именно по моему вопросу?..

Знакомая ситуация? Как часто мы ищем "особо важные предлоги", чтобы отложить на потом какое-то особо трудное дело. Быть может, втайне надеемся, что все само рассосется? Навряд ли. Мы отлично понимаем, что никто другой дело не сделает. Но все-таки стараемся начать выполнение как можно позже. В результате дело добавляется в кучу неразобранных завалов. Которые рано или поздно придется ликвидировать, причем в ущерб качеству результата. Потому что не хватит какого-то часа, чтобы расставить все точки, сделать нужные выводы, проверить, подчистить, как следует завершить. Того самого часа, который мы провели в так называемой подготовке.

Чтобы убить поглотитель времени под условным названием "потом", напишите на бумаге свою задачу. Прочтите, что написали, и почувствуйте, как убегают секунды. Предстоящая работа кажется грандиозной, поэтому страшной? Разбейте ее на подзадачи. Например, чтобы подготовить отчет, надо собрать информацию, обработать ее, найти недостающие данные, посмотреть предыдущие образцы, составить план и т.д. Каждая из этих подзадач вполне выполнима и не особо внушительна. Итак, приступайте к первой.

Список подзадач можно разместить перед собой и вычеркивать их по мере решения. Рядом можно указывать время начала и конца выполнения подзадачи. Наглядная картина результатов станет хорошим стимулом.

Любит - не любит...

Любимую работу выполнять приятно. Нелюбимую - наоборот. Однако приходится делать и ту, и другую. Вначале любимую, затем ту, что не очень. Даже если она важнее. Любимая работа спорится, нелюбимая - еле ползет. И мы подсознательно ищем причины, чтобы ее прервать, хотя бы ненадолго отвлечься. А потом снова вникаем в проблему, тратим дополнительное время.

Как в этом случае повысить результативность? Попытаться нелюбимую работу сделать любимой. Или хотя бы более интересной. Вспоминается пример из детства. Родители заставляли нас собирать колорадских жуков, которые едят побеги картофеля. Весьма утомительное занятие. И мы придумали игру в охоту: стали соревноваться, кто больше супостатов отыщет. Каждый жук рассматривался как добыча. В результате даже соседские грядки оказались обработанными.

Возможность добавить интерес в работу есть всегда. Представьте грядущую премию, благодарность. Вызовите самого себя на соревнования. Бросьте вызов трудной задаче. Мотиваторы у каждого свои - главное, чтобы они были.

Больше - не лучше!

Стремление к совершенству, свойственное большинству руководителей, может стать их ахиллесовой пятой. Особенно если люди заняты интересным делом. Такое дело затягивает. Появляется желание как можно глубже раскрыть определенную тему, найти больше интересных примеров, получить эксклюзивную информацию, увидеть наиболее эффективное решение и т.д. На самом деле процесс, ориентированный на результат, заменяется процессом, ориентированным на личный интерес. Человек незаметно переходит барьер "достаточно", все больше погружаясь в то, что лишне. Он стремится изучить весь опыт в данном направлении, рассмотреть абсолютно все точки зрения по данному вопросу, прочитать максимальное количество статей по данной теме - от Плутарха до современных блогеров. Он копает и копает, оправдывая свое старание тем, что вот-вот отроет ту самую изюминку, которая сделает результат работы уникальным и гениальным. Если цель именно в этом, тогда копать нужно. Возможно, овчинка выделку оправдает. Но если необходимо просто сделать дело к сроку с приемлемым качеством и перейти к следующему, то нужно научиться вовремя говорить себе "стоп". На определенную работу (в том числе по улучшению результата) отведите определенное количество времени. Не уверены, что сможете вовремя остановиться, - заведите будильник или попросите секретаря вовремя напомнить вам о другой задаче.

Для тех, кто хочет достичь абсолютного совершенства, есть еще один эффективный способ экономить время. Для начала им просто нужно достигнуть хорошего результата. Сделал дело - улучшай смело, потому что программа-минимум выполнена. Однако для улучшения нужно использовать только свое свободное время: добавлять примеры, идеи, новые данные. И это уже программа-максимум.

"Нету" - да!

Как приятно быть любимым руководителем, чувствовать себя душой коллектива, родной матерью (отцом), вождем и гуру. А по сути - нянькой. Без вас сотрудники пропадут! Но всегда ли мягкость во благо? Как часто вы говорите "нет" на различные просьбы подчиненных? "Не получается? Смотри, как надо!", "Не можешь успеть, потому что обстоятельства? Придется самому, что с вами поделаешь", "Боишься, что не получится? Эх ты, давай сюда!" - и все в том же духе.

В результате руководитель постоянно занят решением чужих проблем, выполнением чужих задач. А рядом нет доброго дяди, готового так же безвозмездно взвалить руководство на свои плечи.

Следует понять, что руководитель должен руководить, а не выполнять функции своих сотрудников. Работа персонала высшего звена стоит дороже, чем труд тех, кто находится в подчинении. Выполняя чужую работу в то время, когда нужно выполнять свою, руководитель, по сути, продает менее качественный товар по более высокой цене. Поэтому учитесь говорить "нет": деловые качества важнее всенародной любви, вам платят именно за руководство. И, кстати, люди уважают тех, кто уважает себя, то есть ценит свое время.

Найти и обезвредить

Для оптимизации рабочего времени специалисты по тайм-менеджменту советуют составить рабочую таблицу. В левой колонке указывается название поглотителя, в правой - метод борьбы с ним. Приведем пример.

Поглотитель	Метод борьбы
Постоянные просьбы заместителя	Договориться о формате помощи (полчаса в день), проанализировать, насколько эта помощь необходима
Незапланированные посетители, которые постоянно отрывают от работы	Назначить часы приема, дать указания секретарю
Постоянная проверка почты	Отрегулировать прием почты - один раз в полчаса

В начале рабочего дня можно составить список дел, которые необходимо сделать сегодня. Это займет пять минут, не больше. В конце рабочего дня, тоже в течение пяти минут, желательно проанализировать этот список: что успели, что не успели, почему? - скорректировать дальнейшую работу и сделать выводы. Такой анализ, вошедший в привычку, поможет превратить хаос проблем в систему задач.

* * *

Абсолютно все дела переделать невозможно, вы знаете. Но вовремя успеть завершить главные вполне реально. Для этого необязательно чрезмерно напрягаться. Достаточно просто избавиться от ненужных поглотителей времени.

Т.Ю. Антропова,

главный редактор журнала

"Руководитель бюджетной организации"

"Руководитель бюджетной организации", N 3, март 2014 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) R. Alec Mackenzie, автор книги "The Time Trap: The Classic Book on Time Management".

*(2) Time management (англ.), технология организации времени и повышения эффективности его использования.