Комментарий к письму Минфина России от 20.01.2014 N 03-11-06/2/1482 ("Консультант. Комментарии к документам для бухгалтера", N 6, март 2014 г.)

Комментарий к письму Минфина России от 20.01.2014 N 03-11-06/2/1482

Минфин России поясняет, что возмещение расходов сотрудникам с разъездным характером работы не облагается НДФЛ в пределах размера, установленного трудовым договором или локальным нормативным актом.

Сотрудникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, а также сотрудникам, работающим в полевых условиях или участвующим в работах экспедиционного характера, работодатель возмещает связанные со служебными поездками:

расходы по проезду;

дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);

расходы по найму жилого помещения.

Размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников, а также перечень работ, профессий, должностей этих работников устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Размеры и порядок возмещения указанных расходов могут также устанавливаться трудовым договором (ст. 168.1 ТК РФ).

Рекомендации Минфина России основаны на том, что понятие "разъездной характер работы" в законодательстве о труде не расшифровано. То есть заплатить работникам с разъездным характером работы работодатель обязан, а что это за работники и какую именно работу они выполняют нигде не написано. Поэтому, чтобы оправдать свои расходы перед налоговой инспекцией, работодатель должен самостоятельно установить и закрепить в локальном документе перечень сотрудников с разъездным характером работы, а также размер и порядок компенсации им путевых расходов. Это может быть трудовой или коллективный договор, соглашение и др.

Согласно Налоговому кодексу РФ компенсации не облагаются НДФЛ, если они установлены законодательством Российской Федерации; решениями представительных органов местного самоуправления.

При этом налогом не облагается сумма в пределах законодательно установленных норм. А выплаты обязательно должны быть связаны с выполнением работником своих трудовых обязанностей (п. 3 ст. 217 НК РФ).

В бухгалтерском учете выплата работодателем компенсаций для возмещения расходов, которые несут сотрудники, работа которых связана с разъездами, отражается следующим образом. Согласно Инструкции по применению плана счетов бухгалтерского учета, для обобщения информации о всех видах расчетов с работниками организации, кроме расчетов по оплате труда и расчетов с подотчетными лицами, предназначен счет 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям".

Таким образом, на основании полученных от сотрудников и надлежаще оформленных первичных документов, подтверждающих расходы, бухгалтер отражает выплату компенсаций разъездным работникам следующими проводками:

Дебет 20 (26, 44 и др.) Кредит 73

- приняты к учету расходы в виде компенсации затрат сотрудникам с разъездным характером работы;

Дебет 73 Кредит 50

- компенсированы расходы сотрудников с разъездным характером работы.

"Консультант. Комментарии к документам для бухгалтера", N 6, март 2014 г.