Замена отсутствующего работника (Л.В. Куревина, "Оплата труда в государственном (муниципальном) учреждении: бухгалтерский учет и налогообложение", N 4, апрель 2014 г.)

Замена отсутствующего работника

В некоторых организациях в ситуациях, когда работник ушел в отпуск, направлен в командировку, заболел и т.д., его обязанности приходится выполнять другим работникам на добровольных началах. Соответственно, нагрузка работников увеличивается, а зарплата остается прежней. Такое возможно только в случае, когда выполнение обязанностей отсутствующего работника установлено должностной инструкцией или трудовым договором. В противном случае это будет противоречить нормам трудового законодательства и может повлечь обращение работника в суд или трудовую инспекцию. Трудовым кодексом предусмотрено довольно много законных способов замены отсутствующего работника, о которых мы и расскажем в этой статье.

Выбор способа замены временно отсутствующего работника зависит от того, каков срок замены, какая производственная обстановка складывается в организации, имеется ли возможность или желание работников организации выполнять дополнительную работу и т.д. Трудовым кодексом предусмотрены такие варианты замены, как совмещение, совместительство, перевод, перемещение и заключение срочного трудового договора.

В случае если замещаемый работник находится на больничном или в ежегодном отпуске, наиболее подходящим будет оформить совмещение или совместительство. При этом совместительство можно оформить как с работником организации, так и с лицом со стороны.

На должность отсутствующего сотрудника можно перевести работника организации, выполняющего схожие трудовые функции.

Ну а если осуществить замену с помощью работников организации не получается, приглашается лицо со стороны, с которым заключается срочный трудовой договор. Наиболее распространенным случаем оформления срочных трудовых отношений является замена работника, находящегося в отпуске по уходу за ребенком.

Теперь рассмотрим каждый способ замены более подробно.

Совместительство

В силу ст. 282 ТК РФ совместительство - это выполнение работником другой регулярной оплачиваемой работы на условиях трудового договора в свободное от основной работы время. Как уже было сказано, совместительство может быть внутренним, когда работу выполняет сотрудник организации, и внешним, когда принимается новый работник. Но в обоих случаях работа по совместительству оформляется трудовым договором.

Примечание. Запись о работе по совместительству вносится в трудовую книжку по желанию работника по основному месту работы.

При заключении трудового договора внешний совместитель представляет документы, указанные в ст. 65 ТК РФ, за исключением трудовой книжки.

Наряду с существенными условиями, предусмотренными ст. 57 ТК РФ, в трудовом договоре должно быть указание на то, что работа является совместительством и выполнятся в свободное от основной работы время (ч. 4 ст. 282 ТК РФ).

Кроме того, важно указать режим рабочего времени - время начала и окончания работы, особенно если речь идет о внутреннем совместителе. При этом обращаем ваше внимание, что время работы по совместительству не должно совпадать с периодом рабочего времени по основной работе.

Для внешнего совместителя возможно и указание конкретных рабочих дней, если он будет трудиться не по общему графику организации. Напомним, что продолжительность рабочего времени для лиц, работающих по совместительству, не может превышать четырех часов в день (ст. 284 ТК РФ).

Для отдельных категорий работников продолжительность рабочего времени при работе по совместительству может различаться. Так, для младшего медицинского персонала, врачей и среднего медицинского персонала городов, районов и иных муниципальных образований, где имеется их недостаток, предусмотрена возможность установления при работе по совместительству месячной нормы рабочего времени, исчисленной из предусмотренной продолжительности рабочей недели*(1).

В силу ст. 285 ТК РФ оплата труда совместителей производится пропорционально отработанному ими времени, в зависимости от выработки либо на других условиях, определенных трудовым договором. А при установлении лицам, работающим по совместительству с повременной оплатой труда, нормированных заданий оплата труда производится по конечным результатам за фактически выполненный объем работ.

Оформить трудовой договор с совместителем по общему правилу работодатель должен не позднее трех дней со дня фактического допущения лица к работе (ч. 2 ст. 67 ТК РФ).

На основании трудового договора издается приказ, содержащий сведения о том, что работник принимается на работу по совместительству. При этом указывается размер ставки: 0,5, 0,25 и т.д.

Обратите внимание! Если совместитель принимается на время исполнения обязанностей отсутствующего работника, за которым в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором сохраняется место работы, с ним заключается срочный трудовой договор (ст. 59 ТК РФ).

Также следует отметить, что лицам, работающим по совместительству, ежегодные оплачиваемые отпуска предоставляются одновременно с отпуском по основной работе. Если продолжительность отпуска по основной работе больше, чем продолжительность отпуска по работе по совместительству, на недостающие дни работодатель по просьбе работника обязан предоставить ему отпуск без сохранения заработной платы (ст. 286 ТК РФ).

Совмещение

Совмещение - это выполнение в течение установленной продолжительности рабочего дня (смены) наряду с работой, определенной трудовым договором, дополнительной работы по другой или такой же профессии (должности) за дополнительную плату (ст. 60.2 ТК РФ).

Дополнительная работа по другой профессии (должности) может осуществляться путем совмещения профессий (должностей), а по такой же профессии (должности) - путем расширения зон обслуживания, увеличения объема работ.

Дополнительная работа выполняется по поручению работодателя и с письменного согласия работника. Для исполнения обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы, определенной трудовым договором, работнику может быть поручена дополнительная работа как по другой, так и по такой же профессии (должности).

Совмещение оформляется соглашением между работником и работодателем, в котором указываются срок, в течение которого работник будет выполнять дополнительную работу, ее содержание и объем. Если срок выхода на работу отсутствующего сотрудника неизвестен, производится запись: "До выхода отсутствующего работника". На основании соглашения работодатель издает соответствующий приказ.

Обратите внимание! Работник имеет право досрочно отказаться от выполнения дополнительной работы, а работодатель - досрочно отменить поручение о ее выполнении, предупредив об этом другую сторону в письменной форме не позднее чем за три рабочих дня.

Говоря о совмещении профессий (должностей), нужно обратить внимание на следующий момент: исполнение обязанностей отсутствующего работника со схожей функцией может быть предусмотрено должностной инструкцией или трудовым договором. В этих случаях доплата работнику может не устанавливаться. Об этом говорится в письмах Минздравсоцразвития РФ от 12.03.2012 N 22-2-897 и Роструда от 24.05.2011 N 1412-6-1. Однако мнения специалистов по вопросу о том, подлежит ли такая дополнительная работа оплате в силу ст. 151 ТК РФ, как и мнения судей, расходятся. Большинство из них склоняются к тому, что любое совмещение профессий (должностей) должно быть оплачено.

Временный перевод, перемещение

Перевод на другую работу - постоянное или временное изменение трудовой функции работника и (или) структурного подразделения, в котором он работает (если структурное подразделение было указано в трудовом договоре), при продолжении работы у того же работодателя (ст. 72.1 ТК РФ).

Исполнение трудовых функций отсутствующего работника подразумевает, конечно же, временный перевод. Как и постоянный перевод, временный перевод для замещения временно отсутствующего работника, за которым в соответствии с законом сохраняется место работы, осуществляется с согласия работника. При этом срок такого перевода составляет период до выхода замещаемого сотрудника на работу.

Перевод оформляется соглашением между работником и работодателем, в котором помимо срока и условий перевода могут устанавливаться и другие условия работы по замещаемой должности. При подписании соглашения работник должен быть ознакомлен с должностной инструкцией (при наличии различий в трудовых обязанностях) и другими локальными документами, имеющими отношение к замещаемой им должности (инструкцией по технике безопасности и т.п.).

Обратите внимание! Запись о временном переводе в трудовую книжку не заносится.

Некоторые особенности перевода установлены для гражданских служащих. Так, помимо ст. 28 Федерального закона от 27.07.2004 N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации", предусматривающей перевод на иную должность гражданской службы или перемещение, ст. 30 данного закона установлено временное замещение иной должности гражданской службы. В случае служебной необходимости представитель нанимателя имеет право переводить гражданского служащего на срок до одного месяца на не обусловленную служебным контрактом должность гражданской службы в этом же государственном органе, в том числе для замещения временно отсутствующего гражданского служащего. При этом данная должность не должна быть ему противопоказана по состоянию здоровья. Продолжительность перевода для замещения временно отсутствующего гражданского служащего не может превышать один месяц в течение календарного года.

Кроме того, с согласия гражданского служащего представитель нанимателя вправе назначить его на не обусловленную служебным контрактом должность гражданской службы, ранее замещаемую временно отсутствующим служащим, в том числе более высокой группы должностей, за которым сохраняется замещаемая им должность гражданской службы на период отсутствия. Общим случаем такого отсутствия является, например, отпуск, предоставляемый лицам, осуществляющим уход за ребенком до достижения им возраста трех лет. Срок такого перевода не может быть более срока сохранения должности за временно отсутствующим гражданским служащим.

Заменить отсутствующего работника можно также путем перемещения его у того же работодателя на другое рабочее место, в другое структурное подразделение, расположенное в той же местности, с поручением ему работы на другом механизме или агрегате, если это не влечет изменения определенных сторонами условий трудового договора.

При этом запрещается переводить и перемещать работника на работу, противопоказанную ему по состоянию здоровья (ч. 3 ст. 72.1 ТК РФ).

Обратите внимание! Если в трудовом договоре указано одно структурное подразделение, в котором трудится работник, а работодатель хочет переместить его в другое подразделение, это уже будет перевод, на который потребуется согласие работника.

Для перемещения никаких документов, кроме приказа работодателя, оформлять не требуется. С приказом работник должен быть ознакомлен под роспись.

Срочный трудовой договор

Итак, срочный трудовой договор согласно ч. 1 ст. 59 ТК РФ заключается в том числе на время исполнения обязанностей отсутствующего работника, за которым в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором сохраняется место работы.

Кроме того, в силу ч. 2 ст. 59 ТК РФ по соглашению сторон срочный трудовой договор может заключаться с совместителем.

Прием на работу по срочному трудовому договору ничем не отличается от оформления бессрочных трудовых отношений. То есть при заключении трудового договора работник предоставляет работодателю документы, перечисленные в ст. 65 ТК РФ. Договор заключается в письменной форме в двух экземплярах (один - для работника, другой - для работодателя).

Однако отличительная особенность заключается в том, что срочный трудовой договор в обязательном порядке содержит условие о сроке его действия, а также причины, послужившие основанием для его заключения (ст. 57 ТК РФ).

Не рекомендуем указывать в договоре конкретный срок замещения временно отсутствующего работника, поскольку этот срок может измениться в силу различных обстоятельств и придется заключать соглашение об изменении срока трудового договора. Давая разъяснения по вопросу заключения срочного трудового договора на время нахождения работника в ежегодном отпуске, Роструд в Письме от 31.10.2007 N 4413-6 указал: в связи с тем, что не всегда представляется возможным определить точное время выхода основного работника на работу (в частности, не исключается вероятность продления отпуска, если работник, находясь в отпуске, заболел), сроком окончания трудового договора будет выход основного работника на работу, что фиксируется в трудовом договоре. Однако если указан конкретный срок, то до окончания срока действия трудового договора в него могут вноситься изменения путем составления и подписания соответствующего соглашения.

При этом Роструд отметил, что заключение срочного трудового договора с другим работником на период отсутствия основного работника не является единственным способом его замещения, Трудовой кодекс предусматривает и другие способы, такие как совмещение должностей и временный перевод на должность отсутствующего работника другого сотрудника с освобождением его от основной работы.

Примечание. Если в трудовом договоре не оговорен срок его действия, он считается заключенным на неопределенный срок (ч. 3 ст. 58 ТК РФ).

В случае замены отсутствующего работника формулировка данного условия в трудовом договоре может выглядеть так: "Настоящий договор заключается на время исполнения обязанностей Ивановой Марины Николаевны, находящейся в отпуске по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет, за которой в соответствии с трудовым законодательством сохраняется место работы, и действует до выхода Ивановой М.Н. из отпуска по уходу за ребенком".

Обратите внимание на такой важный момент, как расторжение срочного трудового договора. В силу п. 2 ч. 1 ст. 77 и ст. 79 ТК РФ срочный трудовой договор прекращается в связи с истечением срока его действия. При этом о прекращении трудового договора по причине истечения срока его действия работник должен быть предупрежден в письменной форме не менее чем за три календарных дня до увольнения, за исключением случаев, когда истекает срок действия срочного трудового договора, заключенного на время исполнения обязанностей отсутствующего работника. Трудовой договор, заключенный на время исполнения обязанностей отсутствующего работника, прекращается с выходом этого работника на работу.

Роструд в указанном выше Письме N 4413-6 также разъяснил, что если о дате выхода основного работника на работу стало известно непосредственно в день его выхода на работу, то трудовой договор прекращается, работнику выплачиваются все причитающиеся ему суммы и выдается трудовая книжка. При этом днем увольнения будет последний рабочий день, предшествующий дню выхода основного работника на работу.

Замещение должности руководителя

Уйти в отпуск или заболеть может и руководитель организации. Каким же образом осуществляется его замена?

Прежде всего, заменить руководителя может штатный заместитель, в должностной инструкции и трудовом договоре с которым прописана соответствующая обязанность. В данном случае никакого соглашения к трудовому договору составлять не нужно, а следует издать приказ. Согласно Разъяснению Госкомтруда СССР, Секретариата ВЦСПС от 29.12.1965 N 30/39 "О порядке оплаты временного заместительства" (далее - Разъяснение), действующему в части, не противоречащей Трудовому кодексу, временное исполнение обязанностей по должности отсутствующего работника возлагается на другого работника приказом (распоряжением) по организации. В приказе указывается период замещения, а также прописывается размер доплаты в том случае, если она полагается.

Здесь следует отметить, что если в отношении других работников, исполняющих обязанности отсутствующих работников без установления доплат (в случае установления таких обязанностей должностной инструкцией или трудовым договором), судебная практика противоречива, то в части замещения должности руководителя она является достаточно определенной. Определением Кассационной коллегии ВС РФ от 11.03.2003 N КАС03-25 был отменен пункт Разъяснения, в котором говорилось, что штатные заместители не имеют права на доплату, выраженную в разнице в окладах. Однако суд указал, что сложность труда и количество выполняемой штатным заместителем работы в период отсутствия руководителя намного выше, чем обычно. Поэтому труд заместителя в этот период не может оплачиваться в прежнем размере, даже если пункт об исполнении обязанностей руководителя содержится в его должностной инструкции.

Таким образом, штатный заместитель имеет право на доплату как минимум в размере разницы в должностных окладах.

На осуществление определенных полномочий помимо издания приказа руководителю также следует оформить на заместителя доверенность в соответствии со ст. 185 ГК РФ.

Если штатного заместителя у руководителя нет, его обязанности возлагаются в порядке совмещения должностей или в порядке временного перевода и оформляются соответствующими документами.

Итак, мы рассмотрели, каким образом можно заменить отсутствующего работника и как эта замена оформляется. Надеемся, что данная статья поможет вам выбрать оптимальный вариант замены.

Л.В. Куревина,

эксперт журнала

"Оплата труда в государственном (муниципальном) учреждении:

бухгалтерский учет и налогообложение"

"Оплата труда в государственном (муниципальном) учреждении: бухгалтерский учет и налогообложение", N 4, апрель 2014 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Постановление Минтруда РФ от 30.06.2003 N 41 "Об особенностях работы по совместительству педагогических, медицинских, фармацевтических работников и работников культуры".