Организуем использование корпоративных карт (И.А. Тушева, "Зарплата", N 4, апрель 2014 г.)

Организуем использование корпоративных карт

Как правильно организовать использование корпоративных карт? Какие документы оформить? Как отладить взаимодействие подотчетных лиц и бухгалтерии? Ответы на эти вопросы найдете в статье.

Порядок обращения банковских карт на территории РФ регулируется Положением об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с их использованием, утвержденным Банком России 24.12.2004 N 266-П.

Чтобы сотрудники могли свободно оперировать корпоративными картами, компании необходимо:

- разработать положение о порядке использования корпоративных карт (ч. 1 ст. 8 ТК РФ);

- утвердить список должностей, трудовые обязанности которых предполагают использование корпоративных карт (п. 1 ст. 847 ГК РФ, абз. 2 и 7 п. 1.12 Инструкции Банка России от 14.09.2006 N 28-И "Об открытии и закрытии банковских счетов, счетов по вкладам (депозитам)";

- ознакомить с положением под роспись всех сотрудников, должности которых перечислены в списке (ч. 2 ст. 22 ТК РФ);

- организовать в компании учет приема и выдачи корпоративных банковских карт (ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете", далее - Закон N 402-ФЗ, информация Минфина России N ПЗ-10/2012 "О вступлении в силу с 1 января 2013 г. Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете");

- прописать в учетной политике способ учета подотчетных сумм на специальном счете (п. 7 ПБУ 1/2008).

Примечание. Подробнее о бухучете читайте в следующем номере.

Составляем положение о порядке использования корпоративных карт

Положение о порядке использования корпоративных карт является методическим руководством для всех сотрудников компании, которые по долгу службы так или иначе втянуты в этот процесс.

Примечание. В статье будем исходить из того, что компания решила открыть отдельный специальный карточный счет.

Какие моменты нужно отразить в положении об использовании корпоративных карт

В положении об использовании корпоративных карт рекомендуем установить:

- перечень расходов и операций, которые могут быть совершены работником по корпоративной карте. Обратите внимание: перечень операций, которые разрешены в пределах Российской Федерации, отличается от перечня разрешенных за границей. Оба перечня показаны в таблице;

- лимиты расчетов по корпоративным картам. Они могут отличаться для разных должностей;

- срок, по истечении которого работник должен вернуть карту;

- порядок представления отчета держателями карт по израсходованным суммам;

- срок, в течение которого работник должен представить в компанию авансовый отчет с приложением подтверждающих документов;

- примерный перечень документов, которые принимаются в качестве подтверждения произведенных расходов. Можно составить альбом их образцов и сделать его приложением к положению. Тогда работники будут иметь визуальное представление о том, какой документ требовать при оплате картой;

- требования по обеспечению защиты сведений о пинкоде;

- порядок действий при утрате карты;

- виды ответственности за нарушение установленного порядка и порядок возмещения ущерба держателями карт.

Таблица

Перечень операций по карте

Вид операции	Цель расходов	Территория
		РФ	за пределами РФ
Наличные, снятые в рублях с корпоративной карты	Хозяйственная деятельность компании	+	-
	Командировочные и представительские расходы	+	-
Безналичный расчет в рублях корпоративной картой	Хозяйственная деятельность компании	+	-
	Командировочные и представительские расходы	+	-
Наличные, снятые в валюте с корпоративной карты	Хозяйственная деятельность компании	-	-
	Командировочные и представительские расходы	-	+
Безналичный расчет в валюте корпоративной картой	Хозяйственная деятельность компании	-	-
	Командировочные и представительские расходы	-	+

Отдельное положение не составляем, а дополняем другой нормативный акт

Альтернативой положению о порядке использования корпоративных карт может служить отдельный раздел об использовании корпоративных карт в другом локальном нормативном акте компании. Таким разделом, например, можно дополнить положение о порядке и размерах возмещения командировочных расходов, представления авансовых отчетов о командировочных и хозяйственных расходах работников компании.

Образец 1. Положение о порядке и размерах возмещения командировочных расходов, представления авансовых отчетов о командировочных и хозяйственных расходах работников компании (фрагмент)

3. Порядок использования корпоративных банковских карт

3.1. Корпоративная банковская карта предназначена для оплаты работниками командировочных и хозяйственных расходов компании.

3.2. Выпуск корпоративной банковской карты производится согласно распоряжению руководителя компании.

3.3. Корпоративные карты для осуществления хозяйственных расходов выдаются только уполномоченным работникам, с которыми заключен договор о полной материальной ответственности.

Сотрудник, которому выдана карта, получает возможность распоряжаться деньгами на специальном карточном счете компании. Денежные средства на корпоративной карте принадлежат компании.

3.4. Список сотрудников, на имя которых оформлены именные корпоративные карты, приведен в приложении N 1.

3.5. Список должностей, замещение которых дает право пользоваться неименными корпоративными картами и распоряжаться денежными средствами компании, приведен в приложении N 2 (образец на с. 91).

3.6. Для получения карты работник должен написать заявление на выдачу корпоративной карты на имя руководителя компании.

3.7. Учет приема и выдачи карт ведется в журнале учета корпоративных карт (приложение N 3).

3.8. Ответственность за сохранность корпоративной банковской карты, а также за расходование средств по ней в пределах установленных расходных лимитов несет держатель корпоративной карты.

Об утере или хищении корпоративной банковской карты держатель обязан незамедлительно сообщить в кредитную организацию, выдавшую карту, с целью блокирования операций. Если по вине держателя карты счет не будет своевременно заблокирован, сумма причиненного ущерба взыскивается с держателя карты.

3.9. Сведения о пинкоде карты являются конфиденциальной информацией. Держатели карты не имеют права разглашать эту информацию любым третьим лицам.

3.10. Основанием для использования корпоративной банковской карты является приказ о командировании работника, служебная записка или утвержденная смета хозяйственных расходов компании.

3.11. Операции по карте работник - держатель карты может проводить только в пределах лимита, установленного для карты по договору с банком-эмитентом.

3.12. При приобретении канцелярских товаров, нормативно-справочной литературы и оплаты иных хозяйственных расходов размер разового платежа корпоративной картой не может превышать 50 000 руб. по одному договору (счету).

3.13. Лимит для снятия наличных на территории РФ устанавливается в размере 100 000 руб. в день. Снимать наличную иностранную валюту на территории РФ не разрешается.

3.14. Лимит для снятия наличных за пределами территории РФ устанавливается в размере, эквивалентном 100 000 руб. в день.

3.15. За пределами территории РФ корпоративные карты разрешается использовать только для оплаты командировочных и представительских расходов. Оплата корпоративной картой за пределами РФ хозяйственных расходов не допускается. Суммы, израсходованные на эти цели, к возмещению не принимаются, они удерживаются из зарплаты работника, нарушившего данный пункт.

3.16. Сотрудники, чья работа связана с постоянными командировками, имеют право не сдавать корпоративную карту в течение трех месяцев. Для других работников срок определяется индивидуально, но не более одного месяца.

3.17. Авансовый отчет о денежных средствах, использованных посредством корпоративной банковской карты, представляется в порядке и сроки, предусмотренные пунктами 2.2 и 2.3 настоящего Положения.

3.18. В случае отсутствия документов, подтверждающих целевое использование корпоративной банковской карты, взимание с виновного работника использованной не по назначению суммы осуществляется в соответствии со статьями 238, 241 и 248 Трудового кодекса Российской Федерации.

3.19. Вернуть израсходованную не по назначению сумму работник должен в кассу компании в течение 10 рабочих дней со дня утверждения авансового отчета. В противном случае она будет удержана из зарплаты.

Примечание. Замещение в данном случае - это работа в данной должности.

Кто имеет право использовать корпоративные карты

Использовать корпоративные карты имеют право те сотрудники, на которых эти карты оформлены. При оформлении корпоративных карт компания в банк подает утвержденный руководителем список сотрудников компании, имеющих право использовать карты.

Если руководитель компании решил, что удобнее использовать неименные корпоративные карты, он издает приказ об утверждении списка должностей, замещение которых дает право использовать неименные корпоративные карты для оплаты товаров и услуг от имени и в интересах компании. Образец приказа смотрите на с. 91.

Составляя список, имейте в виду, что он не может абсолютно дублировать штатное расписание. Нужно провести разумную выборку и не включать в него должности (профессии), выполнение служебных обязанностей по которым не предполагает оплату товаров и услуг от имени и в интересах компании.

Образец 2. Список должностей, замещение которых дает право использовать корпоративные карты

Закрытое акционерное общество "Сладости Востока"

(ЗАО "Сладости Востока")

Приказ N 63
об утверждении списка должностей сотрудников, имеющих право использовать корпоративные банковские карты

г. Москва

9 января 2014 года

В связи с переходом на безналичные расчеты с подотчетными лицами

Приказываю:

Утвердить список должностей сотрудников, имеющих право использовать неименные корпоративные банковские карты:

1) генеральный директор;

2) коммерческий директор;

3) главный бухгалтер;

4) главный инженер;

5) директор по маркетингу;

6) начальник департамента снабжения;

7) менеджер;

8) аудитор.

Генеральный директор

Сладкоежка

В.П. Сладкоежка

Ознакомьте сотрудников с положением под роспись

Всех сотрудников, на которых выпушены именные карты и чьи должности перечислены в приказе, необходимо ознакомить под роспись с утвержденным положением о порядке использования корпоративных банковских карт или с тем локальным нормативным актом, в котором есть соответствующий раздел.

Факт ознакомления можно зафиксировать на последнем листе положения или в отдельном документе (например, в ведомости или журнале).

Хранение, выдача и возврат корпоративных карт

Чтобы исключить случаи утери корпоративных карт, а также нецелевое использование или хищение денежных средств, в компании должен быть налажен строгий контроль хранения и движения корпоративных карт.

Именные корпоративные банковские карты могут находиться на руках у держателей при условии соблюдения ими требований безопасности.

Все неименные корпоративные карты хранятся в сейфе компании.

Как правило, неименные корпоративные карты выдают сотруднику для выполнения определенного задания - оплаты командировочных, представительских или других расходов.

Примечание. В отношении отдельных должностей может быть установлен особый порядок хранения неименных корпоративных карт.

Выдать по заявлению

Документальное оформление передачи карты сотруднику законодательством не регламентировано. Этот порядок лучше утвердить в положении о порядке использования корпоративных карт. Порядок может быть следующим:

- сотрудник пишет заявление на выдачу неименной корпоративной карты с обоснованием цели предполагаемого расходования денежных средств;

- уполномоченный руководитель визирует заявление работника и указывает лимит неименной карты. Образец оформления заявления приведен на с. 93.

Примечание. Можно ли передать карту другому работнику

К сожалению, официальных разъяснений по этому вопросу пока нет. Отсутствует и судебная практика федерального уровня. В любом случае за нецелевое использование средств на корпоративной карте ответственность несет подотчетное лицо, которому она выдана по заявлению.

Обратите внимание: никаких исключений для ситуации, когда подотчетным лицом является руководитель компании, в законодательстве не предусмотрено. Но компания вправе самостоятельно ранжировать по должностям условия использования корпоративных карт.

Образец 3. Заявление на выдачу корпоративной карты

Выдать В.С. Ватрушкину неименную корпоративную карту с лимитом 100 000 руб. для оплаты командировочных расходов на срок до 4 апреля 2014 года включительно. Генеральный директор Сладкоежка 24 марта 2014 года

Генеральному директору Сладкоежке В.П. от Ватрушкина В.С.

Заявление

Прошу выдать мне неименную корпоративную карту для оплаты командировочных расходов.

Основание: приказ о командировке от 21.03.2014 N 23-к.

Ватрушин

В.С. Ватрушкин 21 марта 2014 года

Примечание. Блокировка одной карты не означает блокировки всего карточного счета.

Сроки, на которые выдаются карты

Корпоративные карты выдаются на срок, определенный положением. Выдать карту на более долгий срок, отличающийся от указанного в положении компании, можно на основании распоряжении руководителя компании.

Если сотрудник постоянно ездит в командировки, по отдельному распоряжению руководителя ему можно выдать корпоративную карту на более долгий срок.

В случае пропуска срока возврата неименной корпоративной карты лицо, уполномоченное контролировать их движение, должно сообщить об этом главному бухгалтеру. Затем принимается решение о блокировке карты или ином решении вопроса с виновным подотчетным лицом.

Журнал учета движения корпоративных карт

Дату, срок, цель выдачи корпоративной карты, ее номер, лимит, должность и фамилию работника фиксируют в журнале регистрации приема и выдачи карт (журнале движения корпоративных банковских карт).

Факты получения и возврата сотрудником корпоративной карты должны подтверждаться подписями в журнале подотчетного лица и работника бухгалтерии, который несет ответственность за их хранение.

Образец ведения журнала смотрите ниже.

Образец 4. Журнал приема и выдачи корпоративных банковских карт

Закрытое акционерное общество "Сладости Востока"

Журнал приема и выдачи корпоративных банковских карт

Дата начала ведения журнала: 9 января 2014 года

Дата окончания ведения журнала:

N п/п

ФИО

Основания выдачи карты

Должность

N банковской корпоративной карты

Лимит

Овердрафт

Дата выдачи

Цель выдачи

Срок

Карту получил (подпись подотчетного лица)

Карту выдал (подпись бухгалтера)

Дата возврата

Карту получил (подпись бухгалтера)

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

1

Ватрушкин П.А.

Заявление от 21.03.2014, приказ от 21.03.2014 N 23-к

Аудитор

4 561 231 500 326 000

100 000 руб.

-

21.03.2014

Командировочные расходы

14 календ. дн.

Ватрушкин

Булочкин

04.04.2014

Булочкин

2

Безменов С.О.

Заявление от 20.03.2014

Главный инженер

4 562 325 100 031 250

150 000 руб.

-

25.03.2014

Хозяйственные расходы

3 раб. дн.

Безменов

Булочкин

27.03.2014

Булочкин

3

Королев А.А.

Заявление от 26.03.2014, приказ от 27.03.2014 N 45

Начальник департамента снабжения

4 589 300 100 096 750

150 000 руб.

-

28.02.2014

Хозяйственные расходы

До 31.12.2014

Королев

Булочкин

4

Грачева Н.С.

Заявление от 31.03.2014

Менеджер

4 875 000 225 462 540

50 000 руб.

-

01.04.2014

Хозяйственные расходы

5 раб. дн.

Грачева

Булочкин

07.04.2014

Булочкин

5

Смирнов Т.Л.

Заявление от 31.03.2014, приказ от 01.04.2014 N 45

Коммерческий директор

4 235 850 020 011 250

150 000 руб.

150 000 руб.

02.04.2014

Представительские и командировочные расходы

Бессрочно

Смирнов

Булочкин

Как отчитаться за деньги, потраченные с корпоративной карты

Порядок отчета работников о расходовании денежных средств по корпоративной карте отдельным нормативным актом не установлен. Но компания может разработать его самостоятельно, опираясь на нормы, регулирующие порядок отчета о расходовании наличных подотчетных сумм.

Срок представления отчета об использовании денежных средств

Срок представления авансового отчета по использованию денежных средств с корпоративной банковской карты можно установить в положении о порядке использования корпоративных карт. Он может быть установлен в рабочих днях со дня истечения срока, отведенного на исполнение поручения или возвращения из командировки.

Форма отчета

Можно использовать унифицированную форму авансового отчета N АО-1, утвержденную постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55.

Также компания вправе разработать собственную форму отчета, учитывающую особенности, связанные с сочетанием расходования наличных и безналичных денежных средств (п. 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ).

Образец заполнения унифицированной формы авансового отчета о расходовании денежных средств с корпоративной карты будет представлен в следующем номере.

Снятие наличных с корпоративной карты - не расход

Обратите внимание своих подотчетных лиц на одну особенность составления авансового отчета по расходованию денежных средств с корпоративной карты.

Квитанция, которую работник получает при снятии наличных в банкомате, сама по себе не может рассматриваться как документ, подтверждающий расходы работника.

К авансовому отчету должны быть обязательно приложены чеки (другие документы), свидетельствующие о целевом расходовании снятых с карты наличных.

Остаток неиспользованных наличных, снятых с карты, работник должен внести в кассу компании.

Авансовый отчет работника должен утвердить руководитель компании.

И.А. Тушева,

эксперт журнала "Зарплата"

"Зарплата", N 4, апрель 2014 г.