Вопрос: Как отразить в бухгалтерском учете бюджетного учреждения выдачу денежных средств под отчет лицам, не являющимся работниками учреждения (внештатным сотрудникам)? ("Бюджетные организации: бухгалтерский учет и налогообложение", N 4, апрель 2014 г.)

Как отразить в бухгалтерском учете бюджетного учреждения выдачу денежных средств под отчет лицам, не являющимся работниками учреждения (внештатным сотрудникам)?

В соответствии с п. 105 Инструкции N 174н получение денежных средств подотчетным лицом при условии полного его отчета по ранее выданному авансу согласно его заявлению с указанием назначения аванса и срока, на который он выдается, отражается по дебету соответствующих счетов аналитического учета счета 0 208 00 000 "Расчеты с подотчетными лицами" и кредиту счета 0 201 34 610 "Выбытия средств из кассы учреждения".

Принятие к учету сумм произведенных расходов согласно утвержденному руководителем авансовому отчету отражается по дебету соответствующих счетов аналитического учета и кредиту соответствующего счета аналитического учета 0 208 00 000 "Расчеты с подотчетными лицами".

Обоснование. Установленными правилами осуществления расчетов с подотчетными лицами предусмотрено:

- наличные денежные средства под отчет выдаются на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица;

- выдача денег производится на основании письменного заявления их получателя с указанием назначения аванса и срока, на который он выдается;

- лицо, получившее денежные средства под отчет (подотчетное лицо), должно представлять отчет об израсходованных суммах в порядке, по форме и в срок в соответствии с законодательством.

Согласно п. 4.4 Положения N 373-П*(1) денежные средства под отчет выдаются по распоряжению руководителя учреждения на основании письменного заявления получателя, в котором в обязательном порядке должны быть указаны назначение аванса и срок, на который он выдается. Кроме того, к заявлению необходимо приложить расчет (обоснование) размера аванса (п. 213 Инструкции N 157н). Форма указанного расчета не утверждена, следовательно, он может составляться в произвольной форме.

Письменное заявление на выдачу денежных средств под отчет в обязательном порядке должно содержать собственноручную надпись руководителя учреждения о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, а также его подпись и дату. Указанная надпись должна иметься на каждом заявлении о выдаче денежных средств под отчет.

При этом в совокупности положений п. 4.4 Положения N 373-П, а также п. 213 Инструкции N 157н лица, получившие наличные деньги под отчет, вне зависимости от основания их получения (трудовой контракт (приказ), служебный контракт (приказ), иное основание, предусмотренное законодательством (договоры гражданско-правового характера с физическими лицами, участвующими в деятельности учреждения и не состоящими в штате)), обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, предъявить в бухгалтерию учреждения отчет об израсходованных суммах - авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы (п. 216 Инструкции N 157н).

В соответствии с п. 105 Инструкции N 174н получение денежных средств подотчетным лицом при условии полного его отчета по ранее выданному авансу согласно его заявлению с указанием назначения аванса и срока, на который он выдается, отражается по дебету соответствующих счетов аналитического учета счета 0 208 00 000 "Расчеты с подотчетными лицами" и кредиту счета 0 201 34 610 "Выбытия средств из кассы учреждения".

Принятие к учету сумм произведенных расходов согласно утвержденному руководителем авансовому отчету отражается по дебету соответствующих счетов аналитического учета и кредиту соответствующего счета аналитического учета 0 208 00 000 "Расчеты с подотчетными лицами".

Вопросы организации учета выдачи денежных средств лицам, не являющимся работниками учреждения, находятся в компетенции учреждения, которое в рамках своей учетной политики вправе предусмотреть порядок выдачи денежных средств внештатным сотрудникам и оформления их документами (отчетами), а также порядок отражения расчетов с указанными лицами на счетах бухгалтерского учета, в том числе на счете 0 208 00 000 "Расчеты с подотчетными лицами".

Необходимо отметить, что в случае принятия учреждением решения об отражении расчетов по денежным средствам, выданным под отчет внештатным сотрудникам, на счете 0 208 00 000 "Расчеты с подотчетными лицами" целесообразно предусмотреть в целях обособления расчетов дополнительный аналитический разрез.

О. Заболонкова,

эксперт журнала "Бюджетные организации:

бухгалтерский учет и налогообложение"

1 апреля 2014 г.

"Бюджетные организации: бухгалтерский учет и налогообложение", N 4, апрель 2014 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Положение ЦБ РФ от 12.10.2011 N 373-П "О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации".