Вопрос: Разъясните, как отразить операции по выдаче денежных средств на командировку за границу в рублях, если валютного счета у бюджетного учреждения нет? ("Разъяснения органов исполнительной власти по ведению финансово-хозяйственной деятельности в бюджетной сфере", N 2, март-апрель 2014 г.)

Разъясните, как отразить операции по выдаче денежных средств на командировку за границу в рублях, если валютного счета у бюджетного учреждения нет?

В соответствии с п. 10 Положения N 749*(1) работнику при направлении в командировку выдается денежный аванс на оплату расходов на проезд и наем жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные). Аванс может быть выдан как в валюте РФ, так и в иностранной валюте. Получив определенную сумму в рублях, работник самостоятельно приобретает валюту в соответствующем подразделении банка (обменном пункте), где ему выдают документ, подтверждающий проведение операции с наличной иностранной валютой и чеками.

В подобных случаях факт покупки иностранной валюты физическим лицом в учете организации не отражается, ведь конвертация валюты в обменном пункте производится от имени физического лица.

Примечание. Операции по конвертации валютных средств, проводимые командированными сотрудниками через обменные пункты (соответствующие подразделения банков), должны рассматриваться только как операции физических лиц.

В соответствии с разъяснениями, приведенными в Письме Минфина РФ от 31.03.2011 N 03-03-06/1/193, расчеты при осуществлении валютных операций производятся юридическими лицами - резидентами через банковские счета в уполномоченных банках, порядок открытия и ведения которых устанавливается ЦБ РФ (п. 2 ст. 14 Федерального закона N 173-ФЗ*(2)).

При покупке валюты командированный сотрудник истратит конкретное количество рублей на покупку конкретного количества валюты от имени физического лица. Затем на территории иностранного государства командированный сотрудник истратит определенное количество валюты на жилье, телефонные переговоры и иные расходы в интересах организации, что будет подтверждено первичными документами. При этом покупка наличной валюты должна быть документально подтверждена.

Таким образом, затраты организации на командировочные расходы в этом случае следует определять исходя из истраченной согласно первичным документам суммы валюты по курсу обмена. Последний определяется по справке о покупке командированным лицом иностранной валюты.

Примечание. В соответствии со ст. 168 ТК РФ работодатель должен компенсировать работнику его фактические расходы, а именно сумму в рублях, которую работник потратил для приобретения израсходованного количества валюты.

В соответствии с п. 216 Инструкции N 157н*(3) датой осуществления командировочных расходов признается дата утверждения авансового отчета.

Рассмотрим пример по отражению командировочных расходов, выданных в рублях.

Пример 1

Бюджетное учреждение направило сотрудника в зарубежную командировку.

11 февраля 2014 года работнику, командированному за границу, были выданы деньги на оплату суточных и проживание в гостинице в рублях (31 000 и 12 500 руб. соответственно). Все расходы осуществляются за счет приносящей доход деятельности.

12 февраля 2014 года сотрудник приобрел 1 000 евро в обменном пункте по курсу 43,5000 евро/руб. Покупка валюты подтверждена справкой банка.

26 февраля 2014 года работник, вернувшийся из командировки, представил авансовый отчет, в котором указал:

- расходы на оплату гостиницы на основании счета, справки из банка - 245 евро или 10 657,50 руб. (245 евро x 43,5000 руб.);

- суточные - 605 евро или 26 317,50 руб. (605 евро x 43,5000 руб.);

- расходы, понесенные при конвертации валюты (отрицательная курсовая разница, образовавшаяся при совершении валютно-обменных операций), на основании объяснительной записки, справок из банка - 37,50 руб. (150 евро x (43,2500 - 43,5000) руб./евро).

Согласно авансовому отчету работник фактически израсходовал 36 975 руб.

В кассу учреждения внесен остаток неизрасходованных денежных средств в сумме 6 487,50 руб. (150 евро сотрудник обменял в банке по курсу 43,2500 руб./евро (подтверждено квитанцией банка)).

В соответствии с п. 216 Инструкции N 157н сумма произведенных подотчетным лицом расходов согласно утвержденному руководителем учреждения (или уполномоченным им лицом) авансовому отчету подотчетного лица и прилагаемым к нему документам, подтверждающим произведенные расходы, отражается путем уменьшения дебиторской задолженности подотчетного лица перед учреждением.

Сумма превышения принятых к учету расходов подотчетного лица над ранее выданным авансом (сумма утвержденного перерасхода) отражается на соответствующих счетах и признается принятым перед подотчетным лицом денежным обязательством.

В бухгалтерском учете будут сделаны следующие записи:

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
11 февраля 2014 года
Выданы денежные средства из кассы учреждения	2 208 12 560	2 201 34 610	31 000
	2 208 26 560	2 201 34 610	12 500
26 февраля 2014 года
Отражены командировочные расходы согласно авансовому отчету	2 109 60 212	2 208 12 660	26 317,50
	2 109 60 226	2 208 26 660	10 657,50
	2 401 20 290	2 208 90 660	37,50
Выданы из кассы средства на возмещение расходов, образовавшихся при совершении работником валютно-обменных операций	2 208 90 560	2 201 34 610	37,50
Возвращена в кассу сумма, не израсходованная подотчетным лицом	2 201 34 510	2 208 12 660	4 682,50
	2 201 34 510	2 208 26 660	1 842,50

В случае если командированный сотрудник не может подтвердить курс конвертации рублей в иностранную валюту в связи с отсутствием первичного документа по обмену, сумма подлежащих возмещению работодателем расходов работника, связанных с командировкой, будет определяться суммой в иностранной валюте по первичным документам об осуществлении расходов. В данном случае - на дату признания расходов, то есть дату утверждения авансового отчета.

Пример 2

Воспользуемся условиями примера 1. Предположим, что сотрудник не представил документы по обмену валюты. Курс евро на дату утверждения авансового отчета составил 43,2500 руб./евро.

В бухгалтерском учете будут сделаны следующие записи:

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
11 февраля 2014 года
Выданы денежные средства из кассы учреждения	2 208 12 560	2 201 34 610	31 000
	2 208 26 560	2 201 34 610	12 500
26 февраля 2014 года
Отражены командировочные расходы согласно авансовому отчету	2 109 60 212	2 208 12 660	26 166,25
	2 109 60 226	2 208 26 660	10 596,25
Возвращена в кассу сумма, не израсходованная подотчетным лицом	2 201 34 510	2 208 12 660	4 833,75
	2 201 34 510	2 208 26 660	1 903,75

А.И. Бирюков,

к.э.н., профессор Финансового университета

при Правительстве РФ, советник Управления

внутреннего контроля (аудита) и оценки

эффективности деятельности Федерального казначейства

1 марта 2014 г.

"Разъяснения органов исполнительной власти по ведению финансово-хозяйственной деятельности в бюджетной сфере", N 2, март-апрель 2014 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749.

*(2) Федеральный закон от 10.12.2003 N 173-ФЗ "О валютном регулировании и валютном контроле".

*(3) Инструкция о применении Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 01.12.2010 N 157н.