Пенсионная отчетность (В. Позднякова, "Расчет", N 4, апрель 2014 г.)

Пенсионная отчетность

Все больше организаций переходит на электронный документооборот с чиновниками. Это, без сомнения, удобно. Вероника Позднякова по заданию редакции выслала отчетность в ПФР, после чего описала свой опыт.

Сдавать отчетность в ПФР в электронном виде должны страхователи, у которых среднесписочная численность работников превышает 50 человек. Кроме того, любая фирма имеет право воспользоваться такой возможностью, тут ограничений нет. Однако сразу оговорюсь, чтобы выслать документы по ТКС, потребуется электронная подпись и необходимое программное обеспечение. Отмечу, что в случае подачи электронной отчетности представлять ее на бумажном носителе не нужно.

По порядку

Отчетность можно отправить в цифровом виде с электронной подписью на машинном носителе, например, на диске или "флешке", либо по телекоммуникационным каналам связи. В первом случае документы нужно лично или через уполномоченного представителя отнести в управление Пенсионного фонда по месту регистрации предприятия.

Для сдачи документов в электронном виде по интернету необходимо заключить соглашение об обмене данными в Управлении ПФР по месту регистрации. После этого нужно приобрести у оператора связи программное обеспечение, средства криптографической защиты информации и ЭП. Изготавливают ключи шифрования и электронные подписи удостоверяющие центры, список которых можно получить в Управлении ПФР.

Виртуальный документооборот осуществляется в соответствии с распоряжением Правления ПФР от 11 октября 2007 года N 190р. Советую отправлять отчетность заранее, не дожидаясь последнего дня. Это поможет избежать возможных проблем в том случае, если произойдет какой-то сбой и документ до ПФР не дойдет или произойдет что-то еще. Не стоит забывать, что отчетность считается принятой только после ее получения Пенсионным фондом, а не с момента отправки.

При представлении документов абоненту, то есть компании, которая подает отчетность, необходимо соблюсти определенный порядок действий. Для начала требуется сформировать файлы отчетности. Дальше нужно проверить правильность подготовки документов проверочными программами ПФР. Если будут выявлены ошибки, то нужно будет их исправить. Проверка файлов антивирусной программой - это также обязанность абонента.

Готовые документы нужно подписать электронной подписью и в зашифрованном виде отправить в территориальный орган ПФР. После этого придется немного подождать, когда абонент получит из фонда (через оператора) квитанцию о доставке, ее нужно сохранить. Если такое "оповещение" в течение четырех рабочих дней с момента отправки не придет, настоятельно советую обратиться в Фонд и узнать причину. Возможно, придется отправить документы еще раз.

Если технический сбой возникнет на стороне ПФР, то организация получит сообщение об ошибке.

Пенсионный фонд проверит отчетность, и абонент получит протокол контроля. Дальше нужно отправить в ПФР квитанцию о доставке протокола контроля. Если пришедший из фонда протокол содержит сообщения об ошибках, их нужно исправить и повторно отправить документы. Поэтому после направления отчетности в ПФР и до получения положительного протокола ее проверки необходимо ежедневно просматривать входящую корреспонденцию. Делать это нужно для того, чтобы своевременно скорректировать данные в том случае, если специалисты фонда того потребуют. Тот факт, что отчетность подана, подтвердит квитанция и протокол.

О плюсах и минусах

Конечно, переход на безбумажный документооборот обладает рядом преимуществ. Так, первое, что приходит в голову, это экономия времени. Больше не придется ездить в ПФР. Еще один неоспоримый плюс - не нужно хранить бумажные документы, ведь в этом случае их подготовка не предусмотрена. И главное - если ПФР выявит ошибки в отчетности, бухгалтер может их оперативно исправить и отправить уже верный файл.

ПФР бесплатно предоставляет своим клиентам программы для проверки документов. Софт позволяет плательщику и сотруднику территориального органа ПФР определить, соответствует ли представляемые документы и данные в них тем требованиям, которые предъявляет законодательство об обязательном пенсионном страховании. ПФР рекомендует компаниям использовать программы CheckXML-UFA и CheckXML. Проверка отчетности - это, без сомнения, удобно и, конечно, это еще один плюс в пользу электронного документооборота.

Конечно, чтобы перейти на сдачу отчетности в цифровом виде, придется совершить немало действий: заключить соглашение с ПФР, выбрать оператора, обзавестись электронной подписью и необходимым программным обеспечением. Однако это того стоит. Кстати, при выборе оператора обязательно убедитесь, что он включен в официальный список: этот перечень выдадут в ПФР.

Изучите программу, которую предлагают приобрести. Еще лучше, если удастся с ней поработать. Ведь это очень важно, чтобы в дальнейшем не возникало проблем и сложностей при обращении с ПО. Отмечу, что цена также не должна быть решающим фактором в выборе оператора: иногда самые простые и недорогие программы - наиболее удобные в использовании.

По закону возможен вариант представления "пенсионной" отчетности через уполномоченных представителей, то есть через организации, которые не только отправляют отчеты по ТКС, но и оказывают услуги по подготовке документов. Осуществляет свои полномочия такой представитель на основании доверенности.

Обратите внимание, в том случае, если компания уже имеет заключенный договор с поставщиком услуг удостоверяющего центра, например, для сдачи отчетности в ФНС, некоторые действия фирма может не совершать повторно. Так, не нужно еще раз получать сертификат электронной подписи в УЦ.

В заключение отмечу, что за первый квартал 2014 года компаниям нужно будет сдать в ПФР только расчет РСВ-1. А вот индивидуальные сведения на работников стали лишь приложением к этому расчету. Форма документа утверждена Постановлением Правления ПФ РФ от 16 января 2014 года N 2п. Подать отчетность в ПФР нужно до 15 мая. О том, как заполнить обновленную форму, читайте в рубрике "Схематично".

В. Позднякова

"Расчет", N 4, апрель 2014 г.