Как считать декретные и детские пособия в 2014 году (Т.Н. Петрухина, "Практическая бухгалтерия", N 4, апрель 2014 г.)

Как считать декретные и детские пособия в 2014 году

В текущем году обновился порядок расчета детских пособий. Изменился расчетный период для пособий по беременности и родам, а также по уходу за ребенком до полутора лет. Кроме того, проиндексированы единовременные пособия. О том, какие суммы теперь надо платить молодым мамам, читайте в статье.

Каждый год в расчете декретных пособий происходят какие-либо перемены. Чтобы они не застали бухгалтера врасплох, мы подготовили самую актуальную и необходимую информацию, которая поможет рассчитать детские пособия быстро и правильно.

Пособие по беременности и родам

Начнем с пособия по беременности и родам. Первым делом надо узнать средний заработок за расчетный период. Общее правило гласит: расчетным периодом являются два календарных года, предшествующих страховому случаю (ч. 1 ст. 14 Федерального закона от 29 декабря 2006 г. N 255-ФЗ "Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством", далее - Закон N 255-ФЗ). То есть году, когда работница уходит в декрет.

Соответственно, если работница уходит в отпуск по беременности и родам в 2014 году, то в расчет нужно брать 2012 и 2013 годы. Обратите внимание: речь идет именно о календарных днях в указанных периодах. Так сказано в части 3.1 статьи 14 Закона N 255-ФЗ. Значит, расчетный период составит 731 день: за 2012 год - 366 дней и за 2013 год - 365 дней.

Еще один важный момент. Существуют периоды, которые нужно обязательно исключить из расчета.

Во-первых, это дни временной нетрудоспособности, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком.

Во-вторых, это время освобождения человека от работы с полным или частичным сохранением заработной платы в соответствии с законодательством Российской Федерации. При условии, что на сохраняемую зарплату за этот период страховые взносы в ФСС РФ не начислялись согласно Федеральному закону от 24 июля 2009 г. N 212-ФЗ "О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования" (далее Закон N 212-ФЗ). В частности, это периоды, когда человек был присяжным заседателем или исполнял иные общественные (государственные) обязанности.

Важно. Удерживать НДФЛ с выплаченных декретных и детских пособий не нужно.

Идем дальше. За каждый год расчетного периода можно взять только выплаты, на которые начисляли взносы в соцстрах.

Все легко и просто, если сотрудница работала только в вашей фирме последние несколько лет. Тогда разобраться с исключаемыми периодами и фактическим заработком не составит труда.

Однако возможно, что в 2012 или 2013 году она трудилась в других организациях. Тогда информацию о заработке и исключаемых периодах можно узнать из специальной справки (форма утверждена приказом Минтруда России от 30 апреля 2013 г. N 182н).

Особая ситуация, если в расчетном периоде сотрудница была в декрете или в отпуске по уходу за ребенком до полутора лет. Причем на данные периоды может приходиться как весь 2012 год (а также 2013 год), так и часть этого года. При таком раскладе сотрудница может написать заявление о замене года другим годом, в котором заработок был выше. Можно заменить и оба года по просьбе сотрудницы. Так предусмотрено частью 1 статьи 14 Закона N 255-ФЗ.

Например, женщина ушла в декрет в январе 2012 года и далее до конца 2013 года была в отпуске по уходу за ребенком. В таком случае она может написать заявление о замене расчетного периода полностью. Причем на любой год. Как вариант, может оказаться, что самый большой заработок был в 2005 и 2006 годах. Тогда именно эти два года будут считаться расчетным периодом. Кстати, вовсе не обязательно, чтобы предложенные на замену года следовали друг за другом. Получается, что можно взять 2005 и 2007 год, или 2006 и 2010 год.

Будьте внимательны: если вы берете в расчет 2010 год или более ранний год, выплаты за этот период можно брать максимум 415 000 рублей. Когда же по просьбе сотрудницы взяли 2011 год, верхний лимит - 463 000 рублей.

Не забывайте и про количество календарных дней. Если по заявлению сотрудницы взяли заработок за 2008 и 2012 годы, количество дней - 732 (так как оба года високосные). Если же взяли, например, 2011 и 2013 годы, то количество дней в расчетном периоде составит 730.

После того, как посчитаете среднедневной заработок, умножьте его на количество календарных дней отпуска по беременности и родам. Обычно это 140 дней (ст. 10 Закона N 255-ФЗ).

Понятно, что пособие по беременности и родам может получить только женщина, которая готовится стать матерью. Чтобы получить пособие, она приносит работодателю оригинал больничного листа. Также работнице нужно написать заявление о предоставлении декретного отпуска в свободной форме.

Посчитав пособие, его нужно сравнить с максимальным размером. Предельный лимит считают так. Заработок за два года, предшествующих страховому случаю, нужно поделить на 730. Брать нужно предельную величину, на которую начисляются взносы в соцстрах (ч. 3.3 ст. 14 Закона N 255-ФЗ).

Таким образом, в 2014 году максимальный дневной заработок для расчета составляет 1479,45 рублей ((512 000 руб. + 568 000 руб.) : 730). Верхний потолок для пособия по беременности и родам - 207 123 рублей (1479,45 руб. х 140 дн.). Если же у женщины, уходящей в декрет, средний дневной заработок меньше 1479,45 рублей, то именно его нужно брать за основу расчетов.

Обратите внимание! Детские пособия выплачивают в рублях и копейках. Округлять их до полного рубля не нужно.

Пример 1

Якушева О.А. работает в ООО "Омерта" с марта 2007 года. В мае 2014 года она уходит в отпуск по беременности и родам. Якушева предъявила в бухгалтерию больничный лист сроком 140 дней на период с 14 мая по 30 сентября 2014 года включительно.

Расчетным периодом будут 2012-2013 годы. Количество календарных дней в них составляет 731 (366 + 365). В течение расчетного периода сотрудница два раза брала больничный (общее время временной нетрудоспособности - 20 дней) и три раза ходила в ежегодный оплачиваемый отпуск (общая продолжительность всех отпусков - 56 дней).

Бухгалтер фирмы исключил из расчетного периода время только болезни. Ведь отпускные облагаются страховыми взносами и входят в общий лимит выплат, учитываемых при расчете пособия.

Заработок Якушевой за 2012 год составил 340 000 рублей, а за 2013 год - 410 000 рублей.

Следовательно, сумма среднедневного фактического заработка составляет:

(340 000 руб. + 410 000 руб.) : (731 дн. - 20 дн.) = 1054,85 руб.

Это меньше, чем 1479,45 рублей. Значит, декретные нужно считать исходя из фактического среднего заработка работницы. Их сумма составит:

1054,85 руб. х 140 дн. = 147 679 руб.

Предусмотрен также минимальный размер пособия по беременности и родам, который считают исходя из федерального МРОТ. Есть несколько ситуаций, когда используют именно этот показатель. Во-первых, так нужно делать, если к моменту начала декретного отпуска страховой стаж сотрудницы менее шести месяцев. В данном случае сумма пособия за полный месяц не должна превышать минимального размера оплаты труда.

Обратите внимание: возможно в местности, где работает сотрудница, законодательством установлены районные коэффициенты. Тогда сумма МРОТ увеличивается на них. В этом случае рассчитайте предельную сумму дневного пособия по следующей формуле:

Мдп

=

МРОТ

х

Рк

:

Кдн

где

Мдп - максимальная сумма дневного пособия;

МРОТ - федеральный МРОТ на дату начала отпуска по беременности и родам (в 2014 году это 5554 руб.);

Рк - районные коэффициенты к зарплате (их используйте, если они установлены в местности, где трудится работница);

Кдн - количество календарных дней в каждом месяце, который приходится на период декретного отпуска сотрудницы.

Такой порядок прописан в части 3 статьи 11 Закона N 255-ФЗ.

Во-вторых, возможно, среднемесячный заработок сотрудницы за расчетный период ниже МРОТ (в пересчете на полный календарный месяц) либо в расчетном периоде не было заработка. В этом случае для расчета дневного пособия опять-таки используется размер заработка, равный МРОТ. Так сказано в части 1.1 статьи 14 Закона N 255-ФЗ. Эта норма актуальна, в том числе для работниц со страховым стажем менее шести месяцев.

Подчеркнем, что исключать какие-либо периоды при расчете пособия с учетом МРОТ не нужно. Данный алгоритм заложен в пункте 15 (3) Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 15 июня 2007 г. N 375. Соответственно, минимальный предельный среднедневной заработок рассчитывайте по такой формуле:

Мсз

=

МРОТ

х

24 месяца

:

730 дней

где

Мсз - минимальный предельный размер среднего дневного заработка;

МРОТ - минимальный размер оплаты труда на дату начала декретного отпуска.

Получается, что "минималка" за день составляет 182,60 рубля (5554 руб. х 24 мес. : 730 дн.). Если реальный среднедневной заработок меньше этого значения, пособие выплачивайте исходя из МРОТ. Когда же фактический средний заработок за день выше 182,60 рублей, берите реальный заработок. Но не забывайте про верхний лимит!

А если сотрудница к моменту ухода в декрет работала на условиях неполного рабочего времени (рабочего дня, рабочей недели)? Тогда значение МРОТ при расчете минимального предельного среднедневного заработка уменьшите пропорционально продолжительности рабочего времени сотрудницы. Данный порядок предусмотрен в части 1.1 статьи 14 Закона N 255-ФЗ.

Обратите внимание! Детское пособие должно быть назначено (то есть посчитано) в течение 10 календарных дней после того, как сотрудница за ним обратилась. Выплачивать пособия нужно в ближайший после назначения пособий день, установленный для выдачи заработной платы.

Пример 2

Иванова О.В. работает в организации с 5 августа 2013 года. До поступления на работу страхового стажа она не имела. С 1 мая по 17 сентября 2014 года включительно (140 календарных дней) Иванова находится в отпуске по беременности и родам. Заработок сотрудницы составил:

за 2012 год - 0 рублей;

за 2013 год - 130 000 рублей.

Заработок сотрудницы за каждый год расчетного периода не превысил установленных лимитов (512 000 руб. за 2012 год и 568 000 руб. за 2013 год). Поэтому бухгалтер сравнил фактическую сумму заработка с минимальным предельным значением, рассчитанным исходя из МРОТ (5554 руб.):

5554 руб. х 24 мес. = 133 296 руб.

Поскольку заработок Ивановой за расчетный период (130 000 руб.) меньше предельного значения (133 296 руб.), бухгалтер принял в расчет минимальное значение заработка (133 296 руб.).

Дневное пособие (исходя из минимального предела) бухгалтер рассчитал так:

5554 руб. х 24 мес. : 730 дн. = 182,60 руб.

Пособие по беременности и родам рассчитывалось исходя из минимального предела, поэтому его сумма не превысила максимально допустимого значения (1 МРОТ).

Итоговая сумма пособия по беременности и родам составила:

182,60 руб. х 140 дн. = 25 564 руб.

Пособие по уходу за ребенком до полутора лет

Теперь про пособие по уходу за ребенком до полутора лет. Формула расчета среднедневного заработка такая же, как и для пособия по беременности и родам. Условно ее можно представить так:

Зфакт

=

В

:

(РПдн - К)

где

Зфакт - фактический средний дневной заработок;

В - выплаты, учитываемые за расчетный период (можно брать только выплаты, на которые начисляли взносы в ФСС РФ);

РПдн - количество дней в расчетном периоде. Если в расчет берутся 2012 и 2013 годы, то будет 731 день, если 2010 и 2011 годы - 730 дней и т.д.;

К - количество дней в исключаемых периодах (временная нетрудоспособность, отпуск по беременности и родам и пр.).

Пособие по уходу за ребенком выплачивается каждый месяц. При этом за полный месяц нужно брать 30,4 дня. Пособие считают в размере 40 процентов от среднего заработка (ст. 11.2 Закона N 255-ФЗ).

Обратите внимание: на пособие по уходу за ребенком может претендовать не только мама малыша, но и его отец или, скажем, бабушка (любой другой родственник, фактически ухаживающий за чадом). Об этом говорится в статье 11.1 Закона N 255-ФЗ. Чтобы получить данное пособие, работница должна принести заявление в свободной форме. Примерный образец приведен на странице 40. Сотрудница предъявляет оригинал свидетельства о рождении ребенка (с документа сделайте копию). Понадобится также справка с места работы отца о том, что он не получает пособие (образец на стр. 41). Таковы требования пункта 54 Порядка, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 23 декабря 2009 г. N 1012н.

Образец 1

                          ООО "Омерта"

-------------------------------------------------------------------------

         (наименование организации, в которую подается заявление)

Заявление

                        Якушева Ольга Анатольевна

-------------------------------------------------------------------------

(фамилия, имя, отчество в соответствии с документом, удостоверяющим личность)

1. Статус                        мать

          ---------------------------------------------------------------

                 (мать, отец, лицо, их заменяющее, - указать нужное)

2. Документ, удостоверяющий личность, паспорт серии 4504 N 395478, выдан

                                     -------------------------------------

                      (вид, номер и серия документа,

                  ОВД  "Гольяново" гор. Москвы 16.04.2003

-------------------------------------------------------------------------

                           кем и когда выдан, дата выдачи)

3. Адрес места жительства (места пребывания) 107589, г. Москва,

                                            -----------------------------

                        ул. Хабаровская, д. 10, кв. 10

-------------------------------------------------------------------------

4. Адрес места фактического проживания 107589, г. Москва, ул. Хабаровская,

                                      -----------------------------------

                                д. 10, кв. 10

-------------------------------------------------------------------------

Прошу предоставить мне отпуск по уходу за первым ребенком, сыном Якушевым Евгением Геннадьевичем (22.07.2014 г.р.) до достижения им возраста 1,5 лет и назначить мне на период отпуска по уходу за ребенком ежемесячное пособие.

Сумму платежа прошу перечислять по следующим реквизитам:

л/с 4433 0900 0133 711 в ОАО "Сбербанк России",

БИК 897564342,

ИНН 7720633771, КПП 772001001,

к/с 65850000987540009342.

  30.09.2014                Якушева

--------------       -------------------

   (дата)            (подпись заявителя)

По аналогии с пособием по беременности и родам, для расчета пособия по уходу за ребенком существует верхний лимит. Фактический среднедневной заработок также нужно сравнить с 1479,45 рублями. То есть верхний лимит для данного пособия за полный месяц равен 17 990,11 рублей (1479,45 руб. х 30,4 дн. х 40%). Если фактический дневной заработок меньше 1479,45 рублей, брать нужно именно его.

Важно знать. Размеры детских пособий определяют на дату рождения ребенка.

Пример 3

Продолжим ситуацию из примера 1. В сентябре Якушева написала заявление о назначении пособия по уходу за ребенком с октября 2014 года до достижения им полутора лет. К заявлению сотрудница приложила свидетельство о рождении ребенка. Кроме того, она принесла справку с места работы отца ребенка о том, что он не получает пособие.

Поскольку среднедневной заработок Якушевой (1054,85 руб.) меньше 1479,45 рублей, пособие нужно считать так:

1054,85 руб. х 30,4 дн. х 40% = 12 826,98 руб.

Для пособия по уходу за ребенком предусмотрен и минимум. Однако в отличие от пособия по беременности и родам его считают не исходя из МРОТ. В случае ухода за первым ребенком нижний предел составляет 1500 рублей, а при уходе за вторым и последующими детьми - 3000 рублей. Данные правила прописаны в статье 15 Федерального закона от 19 мая 1995 г. N 81-ФЗ и части 1 статьи 11.2 Закона N 255-ФЗ.

При этом минимальный размер пособия ежегодно пересчитывают исходя из прогнозного уровня инфляции. Процент, на который необходимо увеличить пособие, устанавливается федеральным законом о федеральном бюджете на соответствующий год.

Чтобы рассчитать минимальный размер пособия, действующий в тот или иной период, умножьте базовое значение на коэффициенты индексации. На 2014 год коэффициент равен 1,05.

Таким образом, с 1 января 2014 года сумма ежемесячного пособия по уходу за первым ребенком должна выплачиваться в размере не меньше 2576,63 рублей. Это значение получилось следующим образом: 1500 руб. х 1,10 х 1,13 х 1,0185 х 1,085 х 1,065 х 1,06 х 1,055 х 1,05.

При уходе за вторым и последующими детьми сумма пособия должна быть не меньше 5153,24 рублей. Здесь уже 3000 рублей нужно умножить на те же коэффициенты.

При определении размера ежемесячного пособия по уходу за вторым ребенком и последующими детьми учитываются предыдущие дети, рожденные (усыновленные) матерью данного ребенка, даже если за ребенком ухаживает отец или другой член семьи.

Если сотрудница, ухаживающая за ребенком, работает в районах Крайнего Севера или приравненных к ним местностях, минимальный размер пособия определяйте с учетом районных коэффициентов.

Образец 2

Общество с ограниченной ответственностью "Юпитер"

Справка N 15

г. Москва

2 октября 2014 г.

Настоящая справка выдана Якушеву Геннадию Витальевичу в том, что он, работая в ООО "Юпитер" в должности менеджера, не использует отпуск по уходу за своим сыном Якушевым Евгением Геннадьевичем (22.07.2014 г.р.) до достижения им 1,5 лет. Пособие по уходу за ребенком в возрасте до 1,5 лет ему не назначалось и не выплачивалось. Справка выдана для представления по месту работы жены, Якушевой Ольги Анатольевны (ООО "Омерта").

Директор Агафонов  А.В. Агафонов

        ----------

     М.П.

Другие единовременные пособия

Есть еще два пособия, связанные с беременностью и детьми. Это пособие женщинам, вставшим на учет в ранние сроки беременности и единовременное пособие при рождении ребенка.

Пособие женщинам, вставшим на учет в ранние сроки беременности (до 12 недель) назначают и выплачивают одновременно с пособием по беременности и родам. Так делают, если справку о постановке на учет женщина представляет вместе с документами на пособие по беременности и родам.

Альтернативный вариант - пособие назначают в течение 10 дней с даты представления справки о постановке на учет в ранние сроки беременности. Это актуально, если эта справка представлена позже больничного листа на отпуск по беременности и родам.

Данное пособие в 2013 году составляло 490,79 рублей (с учетом индексации). В текущем же году оно проиндексировано еще на пять процентов и равно 515,33 рублям.

Ну и единовременное пособие при рождении ребенка. Его базовый размер - 8000 рублей, который обязательно увеличивать на коэффициент индексации (по аналогии с минималкой пособия по уходу за ребенком). Также на размер этого пособия влияет районный коэффициент, который устанавливают в некоторых районах и местностях.

Таким образом, в 2014 году единовременное пособие при рождении ребенка (без учета районных коэффициентов) составляет 13 741,99 рублей.

У работницы родилось более одного ребенка? Тогда нужно выплачивать пособие на каждого из них. Так, если родилась двойня, выплачивают 27 483,98 рублей (13 741,99 руб. х 2).

Для получения единовременного пособия при рождении нужно заявление работницы и справка из отдела ЗАГСа о рождении малыша. Также понадобится справка с места работы второго родителя о том, что он не получал пособие. Форма такой справки свободная. Ее оформляют по сути также, как справку о том, что человек не получает пособие по уходу за ребенком до полутора лет.

Т.Н. Петрухина,

налоговый консультант

"Практическая бухгалтерия", N 4, апрель 2014 г.