Создаем комиссию по осуществлению закупок (Т. Шадрина, "Казенные учреждения: бухгалтерский учет и налогообложение", N 4, апрель 2014 г.)

Создаем комиссию по осуществлению закупок

Со вступлением в силу Федерального закона от 05.04.2013 N 44-ФЗ "О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд" (далее - Закон N 44-ФЗ) у руководителей учреждений прибавилось хлопот. В частности, согласно ст. 39 данного закона государственные и муниципальные заказчики для определения поставщиков (подрядчиков, исполнителей) должны создать комиссию по осуществлению закупок. Кто может быть членом такой комиссии? Какие функции она выполняет и какими полномочиями обладает? Каков порядок ее создания и работы? На эти и некоторые другие вопросы вы получите ответ, прочитав статью.

Определяемся с видом комиссии

Для того, чтобы казенное учреждение смогло осуществить закупку товаров, работ, услуг для обеспечения своих нужд, необходимо совершить ряд действий - создать контрактную службу или назначить контрактного управляющего, разработать план-график закупок и пр.

Законом N 44-ФЗ установлено, что заказчики при осуществлении закупок используют (ст. 24):

- конкурентные способы определения поставщиков (подрядчиков, исполнителей). К таким способам относятся конкурсы (открытый, закрытый, с ограниченным участием, двухэтапный), аукционы, запрос котировок, запрос предложений;

- закупку у единственного поставщика (подрядчика, исполнителя).

Исходя из этого и согласно п. 3 ст. 39 Закона N 44-ФЗ в казенном учреждении могут создаваться:

- конкурсные комиссии (для проведения открытого конкурса, конкурса с ограниченным участием, двухэтапного конкурса, закрытого конкурса, закрытого конкурса с ограниченным участием, закрытого двухэтапного конкурса);

- аукционные комиссии (для проведения электронного аукциона и закрытого аукциона);

- котировочные комиссии (для проведения запроса котировок);

- комиссии по рассмотрению заявок на участие в запросе предложений и окончательных предложений (для проведения запроса предложений);

- единые комиссии, осуществляющие функции по проведению закупок путем организации конкурсов, аукционов, запросов котировок, запросов предложений (для проведения закупки любым способом).

Отметим, что комиссии создаются только для определения поставщиков при осуществлении закупок конкурентными способами. Если планируется закупка у единственного поставщика, комиссия не нужна.

Полагаем, что, если закупки казенного учреждения не отличаются спецификой и не требуется участия специалистов в конкретных областях, можно создать единую комиссию, которая будет осуществлять закупки вне зависимости от объекта закупки и способа определения поставщика (подрядчика, исполнителя).

Кого включаем в комиссию?

Законом N 44-ФЗ установлены определенные требования как к количественному, так и к профессиональному составу комиссии по осуществлению закупок.

В частности, согласно п. 3 ст. 39 Закона N 44-ФЗ число членов комиссии должно быть не менее:

- пяти человек - для конкурсной, аукционной или единой комиссии;

- трех человек - для котировочной комиссии, комиссии по рассмотрению заявок на участие в запросе предложений и окончательных предложений.

Рекомендуем придерживаться данного количества, так как большее число членов комиссии может затруднить ее работу. Так, в силу п. 8 ст. 39 Закона N 44-ФЗ комиссия правомочна осуществлять свои функции, если на ее заседании присутствует не менее чем 50% общего числа ее членов. Следовательно, если количество членов будет, например, 10 человек, то для ее работы необходимо присутствие хотя бы пятерых, но и их может не набраться.

Относительно профессионального состава комиссии можно сказать следующее. Пунктом 5 ст. 39 Закона N 44-ФЗ предписано формировать комиссию по осуществлению закупок преимущественно из лиц, прошедших профессиональную переподготовку или повышение квалификации в сфере закупок, а также лиц, обладающих специальными знаниями, относящимися к объекту закупки.

По информации Минэкономразвития, представленной в Письме от 23.09.2013 N Д28и-1070, еще на совещании у Первого заместителя Председателя Правительства РФ И.И. Шувалова 5 сентября 2013 года была поставлена задача по анализу организации системы подготовки и повышения квалификации сотрудников, занятых закупочной деятельностью. А на совещании 18 сентября 2013 года уже было дано поручение подготовить план проведения обучающих конференций, семинаров и вебинаров для руководителей и сотрудников федеральных органов исполнительной власти, органов государственной власти субъектов РФ и органов местного самоуправления, обеспечивающих организацию и проведение закупок товаров, работ, услуг, в котором будут указаны тематика совещаний, место и время их проведения.

Поскольку организация повышения квалификации членов комиссии по осуществлению закупок должна проводиться своевременно и оперативно, рекомендуем как можно скорее направить сотрудников на конференции, семинары или иные виды профессионального обучения в области закупок.

Однако в зависимости от объекта закупки Законом N 44-ФЗ устанавливаются требования о включении в комиссию лиц, обладающих специальными знаниями в этой области. Например, в силу п. 4 ст. 39 при проведении конкурсов для заключения контрактов на создание произведений литературы или искусства, их исполнение (как результата интеллектуальной деятельности), финансирование проката или показа национальных фильмов в состав конкурсных комиссий должны включаться лица творческих профессий в соответствующей области литературы или искусства. Число таких лиц должно составлять не менее чем 50% общего числа членов конкурсной комиссии.

Обратите внимание! При организации совместных конкурса или аукциона организатор утверждает состав комиссии по осуществлению закупок, в которую включаются представители сторон соглашения пропорционально объему закупок, осуществляемых каждым заказчиком, в общем объеме закупок, если иное не предусмотрено соглашением (п. 3 ст. 25 Закона N 44-ФЗ).

Вместе с тем п. 6 ст. 39 Закона N 44-ФЗ установлен ряд запретов на включение в состав комиссии. В частности, членами комиссии не могут быть лица:

- которые были привлечены в качестве экспертов к проведению экспертной оценки конкурсной документации, заявок на участие в конкурсе, осуществляемой в ходе проведения предквалификационного отбора, оценки соответствия участников конкурса дополнительным требованиям;

- лично заинтересованные в результатах определения поставщиков (подрядчиков, исполнителей);

- подавшие заявки на участие в процедуре определения поставщика или состоящие в штате организаций, подавших данные заявки;

- на которых способны оказать влияние участники закупки (в том числе лица, являющиеся участниками (акционерами) этих организаций, членами их органов управления, кредиторами указанных участников закупки);

- состоящие в браке с руководителем участника закупки либо являющиеся близкими родственниками (родственниками по прямой восходящей и нисходящей линии (родителями и детьми, дедушкой, бабушкой и внуками), полнородными и неполнородными (имеющими общих отца или мать) братьями и сестрами), усыновителями руководителя или усыновленными руководителем участника закупки;

- непосредственно осуществляющие контроль в сфере закупок, то есть должностные лица контрольного органа в сфере закупок.

Если перечисленные лица будут выявлены в составе комиссии по осуществлению закупок, казенное учреждение, принявшее решение о создании комиссии, обязано будет незамедлительно заменить их другими.

Создаем комиссию

Для того чтобы комиссия была правомочна, нужно документально оформить ее создание. На практике это делается приказом. Унифицированной формы такого приказа нет, поэтому он составляется в произвольной форме. Рекомендуем данным приказом определить вид создаваемой комиссии, а также ее персональный состав с указанием имен, фамилий и отчеств, а также занимаемых должностей в учреждении.

Обратите внимание приказ о создании комиссии должен быть издан не позднее дня публикации извещения о проведении закупки, для реализации которой и создается данная комиссия. Приведем пример.

Федеральное казенное учреждение
"Управление автомобильной магистрали "Колыма"
(ФКУ "Упрдор "Колыма")

Приказ
о создании конкурсной комиссии

17 февраля 2014 г.

N 38

В соответствии с Федеральным законом от 05.04.2013 N 44-ФЗ "О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд"

Приказываю:

1. Создать конкурсную комиссию для определения поставщиков (подрядчиков, исполнителей) путем проведения конкурсов в целях заключения с ними контрактов на поставки товаров (выполнение работ, оказание услуг) для нужд ФКУ "Упрдор "Колыма".

2. Определить состав комиссии следующим образом:

председатель конкурсной комиссии:

Иванов Иван Иванович - заместитель начальника управления;

заместитель председателя конкурсной комиссии:

Петров Петр Петрович - начальник отдела закупок;

члены конкурсной комиссии:

Сидорова Анна Ивановна - начальник юридического отдела;

Васечкин Петр Иванович - начальник отдела информации;

Зайцева Ольга Павловна - ведущий инженер отдела по защите информации.

3. Функции секретаря конкурсной комиссии возложить на Зайцеву Ольгу Павловну.

4. Установить, что в период временного отсутствия Зайцевой О.П. функции секретаря конкурсной комиссии исполняет Васечкин П.И.

5. Задачи и функции председателя, заместителя председателя, членов и секретаря конкурсной комиссии определить в соответствии с положением о закупках товаров, работ, услуг для нужд ФКУ "Упрдор "Колыма" и положением о конкурсной комиссии.

6. Ознакомить председателя, заместителя председателя и членов конкурсной комиссии с данным приказом под расписку.

7. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

Начальник ФКУ "Упрдор "Колыма"

Белов

М.В. Белов

Разрабатываем положение о комиссии по осуществлению закупок

Вместе с принятием решения о создании комиссии необходимо определить порядок ее работы. Этого требует п. 2 ст. 39 Закона N 44-ФЗ. На практике порядок работы любой комиссии организации определяется локальным нормативным актом учреждения. Комиссия по осуществлению закупок не исключение, и для нее нужно также разработать отдельный локальный нормативный акт - положение о комиссии по осуществлению закупок.

Примечание. Нужно четко установить способ уведомления (почта, телефонограмма, устное сообщение и т.п.).

Составляя положение, следует в нем отразить:

- порядок и сроки уведомления членов комиссии о месте, дате и времени проведения заседания комиссии;

- запрет заочных голосований - правомочными являются лишь те решения комиссии, которые приняты путем голосования и исключительно в рамках проведения очного заседания в достаточном количественном составе;

- условие, предусматривающее правомочность принятия решений комиссией в случае присутствия на заседании не менее 50% ее членов;

- запрет на делегирование или передачу иным способом полномочий члена комиссии данным лицам;

- полномочия, права и обязанности председателя комиссии, членов комиссии, секретаря (при наличии);

- ответственность членов комиссии;

- условия, при которых возможна ротация членов комиссии, сроки и порядок ее проведения;

- условия и порядок замены члена комиссии.

Обратите внимание! Решение комиссии, принятое в нарушение требований Закона N 44-ФЗ и положения о комиссии по осуществлению закупки, может быть обжаловано любым участником закупки в порядке, установленном Законом N 44-ФЗ, и признано недействительным по решению контрольного органа в сфере закупок.

Отдельно остановимся на замене члена комиссии.

В каком случае необходимо менять членов комиссии? Причин несколько. Например, необходимость замены может возникнуть в связи с выявлением факта несоответствия лица, входящего в состав комиссии, требованиям, предъявляемым к членам комиссии. Кроме того, член комиссии может уволиться или в период заседания находиться в командировке, следовательно, его потребуется заменить.

Если выявлено несоответствие члена комиссии требованиям п. 6 ст. 39 Закона N 44-ФЗ, заменить его необходимо незамедлительно. А вот если замена требуется в связи с другими обстоятельствами, то осуществить ее лучше сразу после их обнаружения, учитывая, что для работы комиссии необходимо присутствие не менее 50% ее членов (ч. 8 ст. 39 Закона N 44-ФЗ).

Отметим, что в силу п. 7 ст. 39 Закона N 44-ФЗ замена может быть произведена только по решению заказчика, принявшего решение о ее создании. Для замены члена комиссии необходимо подобрать подходящую кандидатуру из числа работников казенного учреждения или привлеченных лиц и оформить эту замену.

К сведению. Нужно ли как-то оформлять замену члена комиссии, например, путем издания приказа, Закон N 44-ФЗ не уточняет. Мы все-таки рекомендуем издать приказ во избежание разногласий по вопросу правомочности при принятии решений. В этом приказе считаем необходимым указать фамилии, имена, отчества, должности членов комиссии, подлежащих исключению из ее состава, а также фамилии, имена, отчества, должности подлежащих включению в комиссию.

Разработку такого положения целесообразно поручить контрактному управляющему или контрактной службе казенного учреждения. Утверждать подготовленное положение о комиссии рекомендуется руководителем заказчика или другим лицом, имеющим соответствующие полномочия. Так же как и приказ о создании комиссии, положение должно быть утверждено не позднее дня, установленного для публикации извещения об осуществлении закупки, в рамках которой и разрабатывается положение о комиссии. Идеальным вариантом станет утверждение приказа о создании комиссии и положения о комиссии в один день.

Специализированная организация

В соответствии со ст. 40 Закона N 44-ФЗ казенное учреждение вправе привлечь на основе контракта специализированную организацию для выполнения отдельных функций по определению поставщика (подрядчика, исполнителя) путем проведения конкурса или аукциона, в том числе для:

- разработки конкурсной документации, документации об аукционе;

- размещения в единой информационной системе извещения о проведении закупки;

- направления приглашений принять участие в закрытых процедурах определения поставщика.

Однако не стоит думать, что привлеченная специализированная организация может заменить комиссию по осуществлению закупок. Пунктом 1 ст. 40 Закона N 44-ФЗ предусмотрено, что заказчик все равно должен создать комиссию и специализированная организация не может, например, определять начальную (максимальную) цену контракта, предмет и существенные условия контракта, утверждать проект контракта, конкурсную документацию, документацию об аукционе и подписывать контракт.

В заключение

Подводя итог, напомним, что комиссия по осуществлению закупок, вне зависимости от ее вида (конкурсная, аукционная, котировочная, единая и т.д.), должна быть создана до начала проведения закупки. При этом необходимо определить состав комиссии и порядок ее работы, а также назначить председателя комиссии. Создание комиссии оформляется приказом, а функции, права и обязанности комиссии и ее членов устанавливаются положением о комиссии по осуществлению закупок.

Т. Шадрина,

эксперт журнала "Казенные учреждения:

бухгалтерский учет и налогообложение"

"Казенные учреждения: бухгалтерский учет и налогообложение", N 4, апрель 2014 г.