Использование бланков строгой отчетности (В. Говоров, "Российский бухгалтер", N 10, октябрь 2013 г.)

Использование бланков строгой отчетности

По общему правилу наличные денежные расчеты осуществляются с применением контрольно-кассовой техники (п. 1 ст. 2 Закона о ККТ). Однако при оказании услуг населению вместо кассового чека организации и индивидуальные предприниматели могут выдавать бланки строгой отчетности (п. 2 ст. 2 Закона о ККТ).

Из вышеуказанной нормы следует, что бланки строгой отчетности применяются при соблюдении двух условий. Во-первых, организации и индивидуальные предприниматели могут применять бланки строгой отчетности только при наличных расчетах с населением. А во-вторых, бланки строгой отчетности можно применять только при оказании услуг, а никак не при продаже товаров.

Порядок утверждения форм таких бланков, приравниваемых к кассовым чекам (квитанций, билетов, проездных документов, талонов, путевок, абонементов и др.), урегулирован постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. N 359 "О порядке осуществления наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники".

Какие бланки строгой отчетности можно применять

К бланкам строгой отчетности относятся квитанции, билеты, проездные документы, талоны, путевки, абонементы. Перечень таких документов не является закрытым. Однако есть одно существенное условие - все эти документы должны быть утверждены как бланки строгой отчетности законодательно, а не самой организацией (индивидуальным предпринимателем).

Отметим, что в настоящее время действует более двухсот форм бланков строгой отчетности. Порядок их применения определен в письмах Минфина России от 14 июля 2003 г. N 16-00-12/24, от 5 августа 2003 г. N 16-0012/29, от 29 декабря 2003 г. N 16-00-24/56 и др.

На сегодня утверждены некоторые бланки, например:

- при оказании услуг по страхованию - форма N А-7 по ОКУД 0796205 "Квитанция на получение страховой премии (взноса)" (приказ Минфина России от 17 мая 2006 г. N 80н);

- при оказании услуг ломбардов - форма по ОКУД 0790019 "Залоговый билет", 0790021 "Сохранная квитанция" (Приказ Минфина России от 31 января 2006 г. N 20н).

Если для услуг, оказываемых организацией (индивидуальным предпринимателем) населению, форма бланка строгой отчетности не утверждена, то при осуществлении денежных расчетов с населением организация обязана применять ККТ. При этом профильное министерство (ассоциация, союз организаций и (или) предпринимателей) может обратиться в Минфин с просьбой об утверждении формы бланка строгой отчетности для соответствующего вида деятельности.

Положение по применению бланков не содержит прямого требования печатать бланки строгой отчетности исключительно в типографиях. Однако, принимая во внимание мнение Минфина и МНС, нашедшее отражение в письмах МНС России от 26 декабря 2002 г. N 16-00-24/61, от 15 апреля 2002 г. N АС-6-06/476 и Минфина России от 5 августа 2003 г. N 16-00-12/29, о том, что бланки строгой отчетности должны иметь все способы защиты полиграфической продукции, предотвращающие ее подделку, и изготавливаться полиграфическими предприятиями или другими предприятиями, соблюдающими соответствующие технические требования и имеющими лицензию, рекомендуем заказывать бланки в типографиях. В письме МНС России от 15 апреля 2002 г. N АС-6-06/476 указано, что изготавливать бланки могут любые типографии при условии обязательного соблюдения ими требований к изготовлению документов строгой отчетности, изложенных в письме Минфина России от 23 августа 2001 г. N 16-00-24/70.

Обратите внимание на то, что форма бланка должна точно соответствовать форме, утвержденной в установленном порядке. Это значит, что в нее нельзя добавлять новые или удалять "лишние" реквизиты.

Перечень обязательных реквизитов бланков строгой отчетности приведен в пункте 3 "Положения об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники", утвержденного вышеуказанным постановлением N 359. Перечислим их:

а) наименование документа, шестизначный номер и серия;

б) наименование и организационно-правовая форма - для организации; фамилия, имя, отчество - для индивидуального предпринимателя;

в) место нахождения постоянно действующего исполнительного органа юридического лица (в случае отсутствия постоянно действующего исполнительного органа юридического лица - иного органа или лица, имеющих право действовать от имени юридического лица без доверенности);

г) идентификационный номер налогоплательщика, присвоенный организации (индивидуальному предпринимателю), выдавшей документ;

д) вид услуги;

е) стоимость услуги в денежном выражении;

ж) размер оплаты, осуществляемой наличными денежными средствами и (или) с использованием платежной карты;

з) дата осуществления расчета и составления документа;

и) должность, фамилия, имя и отчество лица, ответственного за совершение операции и правильность ее оформления, его личная подпись, печать организации (индивидуального предпринимателя);

к) иные реквизиты, которые характеризуют специфику оказываемой услуги и которыми вправе дополнить документ организация (индивидуальный предприниматель).

Что касается бланков, предназначенных для расчетов наличными за проезд наземным пассажирским транспортом общего пользования, то они должны содержать следующие обязательные реквизиты (п. 6 Положения по применению бланков):

а) наименование, шестизначный номер и серия;

б) код формы бланка по Общероссийскому классификатору управленческой документации;

в) наименование организации или индивидуального предпринимателя, выдавших бланк;

г) вид транспортного средства, на котором оказывается услуга по перевозке пассажиров;

д) стоимость услуги в денежном выражении.

Помимо этого, на бланки в обязательном порядке должны быть нанесены типографским способом выходные данные: краткое название типографии, место ее размещения, номер заказа и год его выполнения, тираж.

При изготовлении бланков серию и номер конкретного бланка проставляет его изготовитель - типография.

Заполняя бланк строгой отчетности, одновременно нужно оформить его копию с помощью копировальной или самокопировальной бумаги, либо бланк должен иметь отрывные части. Но, как правило, каждый бланк заполняется в трех экземплярах. Первый экземпляр подшивается к отчету кассира, второй остается у материально ответственного лица, а третий выдается клиенту. Второй и третий экземпляры обычно заполняются с использованием копировальной бумаги.

Как отразить приобретение бланков строгой отчетности в учете

Для обобщения информации о наличии и движении находящихся на хранении и выдаваемых под отчет бланков строгой отчетности Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкции по его применению предусмотрен забалансовый счет 006 "Бланки строгой отчетности". Бланки учитываются на счете 006 в условной оценке. Аналитический учет по счету 006 "Бланки строгой отчетности" ведется по каждому виду бланков и местам их хранения. Приобретение бланков отражается по дебету счета 006, списание - по кредиту этого счета на основании соответствующих документов об их использовании.

Обратите внимание: бланки, выданные материально ответственным лицам, до представления отчета об их расходовании со счета 006 не списываются.

Отметим, что среди специалистов нет единого мнения по вопросу о порядке списания расходов на изготовление БСО в бухгалтерском учете. По мнению одних, расходы сразу следует относить в дебет счетов учета затрат (20, 25, 26, 44). Причем если сумма расходов значительна и БСО будут использоваться в течение длительного периода, то списать ее можно равными долями, используя счет 97 "Расходы будущих периодов". Другие рекомендуют производить оприходование бланков на отдельном субсчете "Бланки строгой отчетности", открытом к счету 10 "Материалы". Сторонники каждой позиции приводят свои аргументы. Какой из предложенных вариантов выбрать - решать бухгалтеру.

Согласно пункту 16 Положения по применению бланков их учет по наименованиям, сериям и номерам необходимо вести в Книге по учету бланков. Листы такой Книги должны быть пронумерованы, прошнурованы и подписаны руководителем и главным бухгалтером (бухгалтером) организации или индивидуальным предпринимателем, а также скреплены печатью (штампом). Форма книги для субъектов коммерческой деятельности не установлена. По мнению автора, ее можно разработать самостоятельно, приняв за основу, например, Книгу учета бланков строгой отчетности для бюджетных организаций, форма которой приведена в Приказе Минфина России от 23 сентября 2005 г. N 123н.

Пример

Организация, осуществляющая прокат видеофильмов без использования ККТ, заказала в типографии 1000 бланков строгой отчетности. Стоимость заказа составила 1 180 руб. за партию, в том числе НДС - 180 руб. После поступления бланков из типографии и их оприходования 50 бланков были переданы кассиру. В отчетном периоде покупателям выдано 20 бланков.

В бухгалтерском учете организации будут сделаны следующие проводки (учет бланков ведется в условной оценке в размере 1 руб. за бланк):

Дебет 006

- 1 000 руб. (1 000 шт. x 1 руб./шт.) - оприходованы полученные из типографии бланки;

Дебет 97 Кредит 60

- 1 000 руб. (1 180 - 180) - отражены расходы по приобретению бланков;

Дебет 19 Кредит 60

- 180 руб. - отражен НДС;

Дебет 68 субсчет "Расчеты по НДС" Кредит 19

- 180 руб. - возмещен НДС из бюджета;

Дебет 60 Кредит 51, Кредит 006

- 20 руб. (20 шт. x 1 руб./шт.) - списаны использованные бланки;

Дебет 20 Кредит 97

- 20 руб. (1 000 руб. : 1 000 шт. x 20 шт.) - списаны расходы по использованным бланкам строгой отчетности.

В налоговом учете расходы на приобретение БСО будут уменьшать налогооблагаемую прибыль предприятия на основании подпункта 49 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ.

Учет, хранение и уничтожение

Организации и индивидуальные предприниматели должны вести книгу по учету бланков строгой отчетности по их наименованиям, сериям и номерам. Листы такой книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, подписаны руководителем и главным бухгалтером организации, а также скреплены печатью.

Хранение и выдачу бланков строгой отчетности, а также прием от населения наличных денежных средств согласно оформленным бланкам руководитель организации или индивидуальный предприниматель должен поручить одному из своих работников. Он также принимает бланки в момент их поступления в присутствии комиссии, назначенной руководителем организации (индивидуальным предпринимателем). Эта комиссия проверяет соответствие фактического количества, серий и номеров бланков данным, указанным в сопроводительных документах (накладных, квитанциях и т.п.), и составляет акт приемки бланков. Этот акт, который утверждает руководитель организации или индивидуальный предприниматель, является основанием для принятия бланков на учет ответственным работником.

Организация (индивидуальный предприниматель) должна обеспечить условия для хранения бланков строгой отчетности: бланки хранятся в металлических шкафах (сейфах) или в специально оборудованных помещениях в условиях, исключающих их порчу и хищение.

Кроме того, необходимо предусмотреть контроль за использованием бланков строгой отчетности (п.п. 21, 22 Положения по применению бланков). Важно помнить, что выдавать бланки и контролировать их использование должны по возможности разные сотрудники организации.

Вместе с инвентаризацией кассы также проводится инвентаризация бланков строгой отчетности, что прописано в пункте 20 Положения по применению бланков.

Порядок инвентаризации денежных средств, денежных документов и бланков документов строгой отчетности установлен пунктами 3.39-3.43 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных Приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. N 49.

В соответствии с пунктом 3.41 Методических указаний по инвентаризации проверка фактического наличия бланков строгой отчетности производится по видам бланков, с учетом начальных и конечных номеров тех или иных бланков, а также по каждому месту хранения и материально ответственным лицам.

Для отражения результатов инвентаризации фактического наличия бланков документов строгой отчетности и выявления количественных расхождений их с учетными данными применяется Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности (форма N ИНВ-16, утвержденная постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. N 88 "Об утверждении Унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации").

Хранить копии использованных бланков, которые подтверждают, какие суммы наличных денег были по ним получены. Срок хранения использованных бланков - пять лет. После этого нужно провести инвентаризацию использованных бланков строгой отчетности. А через месяц после инвентаризации создать комиссию по уничтожению бланков. Списание бланков должно производиться по акту, который составляет комиссия и утверждает руководитель организации (индивидуальный предприниматель). В таком же порядке уничтожаются некомплектные или испорченные бланки.

Ответственность за нарушения при использовании бланков строгой отчетности

Если при расчетах наличными без кассового аппарата организация (индивидуальный предприниматель) не выдает бланк строгой отчетности или выдает его на меньшую сумму, такое нарушение приравнивается к расчетам наличными денежными средствами без ККМ. Ответственность за такое правонарушение установлена статьей 14.5 КоАП РФ.

Продажа товаров, выполнение работ либо оказание услуг организацией, а равно гражданином, зарегистрированным в качестве индивидуального предпринимателя, при отсутствии установленной информации об изготовителе (исполнителе, продавце) либо иной информации, обязательность предоставления которой предусмотрена законодательством Российской Федерации, - влечет предупреждение или наложение административного штрафа на граждан в размере от одной тысячи пятисот до двух тысяч рублей; на должностных лиц - от 3 000 до 4 000 рублей; на юридических лиц - от 30 000 до 40 000 рублей.

Неприменение в установленных федеральными законами случаях контрольно-кассовой техники, применение контрольно-кассовой техники, которая не соответствует установленным требованиям либо используется с нарушением установленного законодательством Российской Федерации порядка и условий ее регистрации и применения, а равно отказ в выдаче по требованию покупателя (клиента) в случае, предусмотренном федеральным законом, документа (товарного чека, квитанции или другого документа, подтверждающего прием денежных средств за соответствующий товар (работу, услугу), - влечет предупреждение или наложение административного штрафа на граждан в размере от 1 500 до 2 000 рублей; на должностных лиц - от 3 000 до 4 000 рублей; на юридических лиц - от 30 000 до 40 000 рублей.

В. Говоров,

эксперт журнала

"Российский бухгалтер", N 10, октябрь 2013 г.