Цифрооборот (М. Скудутис, "Расчет", N 11, ноябрь 2013 г.)

Цифрооборот

Электронный документооборот шагает по России семимильными шагами, заявляют эксперты. 8 октября в Москве, в Центральном доме предпринимателя в рамках Делового форума "Защита интересов бизнеса" прошел круглый стол "Оптимизация работы с документами: облачные технологии и электронный документооборот". Марина Скудутис посетила это мероприятие и попыталась понять, какие проблемы мешают распространению виртуального обмена бумагами, и каковы перспективы дальнейшего развития цифрового документооборота.

Первые итоги

По подсчетам руководителя департамента по работе с ключевыми клиентами компании "Такском" Ивана Пальчикова, около 100 тыс. компаний сегодня зарегистрированы как участники электронного документооборота, 50 организаций получили статус операторов ЭДО. Однако из этой полусотни фактически рынок перекрывают 4-5. Эти данные специалист озвучил в ходе круглого стола.

С 2011 по 2012 годы было принято много нормативных актов, которые и позволили перейти на электронный документооборот. "Работа над нормативной базой продолжается", - уточнил Иван Пальчиков и напомнил о наиболее значимых законах последнего времени. В частности, о 134-Ф3. Этот документ обязывает коммерсантов, которые выставили хоть один счет-фактуру, подавать декларацию по НДС. "Государство способствует, а можно сказать - заставляет перейти на ЭДО", - сказал эксперт.

Давление есть, но и сами предприниматели понимают, что цифровой документооборот несет неоспоримо больше преимуществ, нежели работа по старинке. На круглом столе г-н Пальчиков рассказал о результатах опроса, проведенного среди российских компаний. Вопрос звучал так: "Планирует ли ваше предприятие переходить на обмен электронными документами?" 60 процентов респондентов ответили, что собираются это сделать уже в течение следующих шести месяцев. За вариант "Не планирует вообще" не было отдано ни одного голоса.

Впрочем, в реальности не все так безоблачно. Существует целый ряд факторов, сдерживающих переход компаний на ЭДО. В качестве одного из них специалисты называют несогласие контрагентов, не готовых к обмену документами в цифровом виде. Некоторые фирмы, прежде всего крупные, способствуют тому, чтобы их партнеры все-таки не отставали от развития технологий. Для этого первые даже готовы покрывать часть расходов партнеров.

В целом же, если говорить об ЭДО при сдаче отчетности в ФНС и другие органы государственной власти, то вовлеченность бизнеса в этот процесс весьма высока. Она, по оценке экспертов, составляет сегодня 75 процентов. Впрочем, компаний, которые полностью перешли на электронный документооборот, насчитывается менее 10 процентов. Специалисты отмечают, что применение ЭДО - это прерогатива организаций с большим количеством сотрудников.

О выгодах

Главная выгода для компаний от перехода на виртуальный обмен бумагами - это ускорение процесса пересылки документов и сокращение издержек. Кроме того, не секрет, что бумаги иногда теряются при отправке их, например, по почте. Около 20 процентов (эти данные также были озвучены во время круглого стола) документов приходят не в срок, что чревато проблемами для организации: например, становится невозможно получить вычет по НДС.

А что на Западе? По предварительным экспертным оценкам, в Европе к 2017 году 50 процентов всех документов будет пересылаться в цифровом виде. Россия вступила в эту гонку позже, тем не менее темп, который задан на сегодняшний день, весьма неплох.

Еще один плюс электронного документа отметила в рамках названного мероприятия заместитель генерального директора по маркетингу и развитию бизнеса аутсорсингового подразделения группы BDO Людмила Шустерова: "Прелесть документа, подписанного электронной цифровой подписью, заключается в том, что, по сути, каждый документ будет являться оригиналом". Это поможет во взаимоотношениях с налоговой инспекцией, ведь у компании не будет проблем с предоставлением оригинала.

Поделились опытом

Интересно и полезно узнать опыт перехода реальных организаций на ЭДО непосредственно из первых уст. Главный бухгалтер "Headhunter" Елена Плетнева рассказала на круглом столе, как происходил процесс обучения сотрудников при переходе компании на электронный документооборот. Процесс был разделен на два этапа. На первом происходил обзор законодательства. На втором - непосредственное обучение работников.

Кстати, компания поощряет тех контрагентов, которые переходят на ЭДО. "Мы им конфетки раздаем", - шутит Елена Плетнева. На самом же деле фирма предлагает своим партнерам различные бонусы при оплате услуг. Кроме того, бухгалтерия отправляет коллегам из других организаций приятные мелочи в виде красивых открыток.

Г-жа Плетнева объяснила: "Мы прорабатывали юридическую базу, кое-чего не нашли в законодательстве и решили подстраховаться. В результате нами было составлено Соглашение об использовании электронных документов".

Такие документы в компании подписывают с каждым партнером, который готов перейти на электронный документооборот. "Это у нас единственная бумага, потом все происходит уже без бумаг", - уточнила Елена Плетнева и отметила, что в договоре полезно предусмотреть, какими документами компания собирается обмениваться, уточнить их формы. К примеру, необходимо уделить внимание вопросу, как будет происходить первый, тестовый обмен бумагами. Положения об этих моментах лучше включить в соглашение, как и поступили в "Headhunter".

Дорожная карта

Недавно в Агентство стратегических инициатив была передана долгожданная дорожная карта "Совершенствование налогового администрирования". Об этом в рамках круглого стола рассказал Дмитрий Фадеев, заместитель директора юридического департамента ТПП. Это результат совместной работы представителей российского предпринимательского сообщества, федеральных органов власти, аудиторов и экспертов. Все они вошли в сформированную АСИ рабочую группу. Скоро документ, содержащий положения и об ЭДО, станет достоянием общественности. Некоторые положения дорожной карты уже получили отражение в действующем законодательстве. Например, в законе, который обязал всех предпринимателей с 1 января 2014 года сдавать налоговую декларацию по НДС в электронном виде.

Электронный документооборот получает все большее распространение. Очевидно, что за ним - будущее. Вопрос лишь в том, когда компания решит: будущее для нее наступило уже, или грядет через год или пять.

М. Скудутис

"Расчет", N 11, ноябрь 2013 г.