Кассовые операции в общепите (Н. Сибиряков, "Аудит и налогообложение", N 10, октябрь 2013 г.)

Кассовые операции в общепите

В сфере общественного питания наибольшая часть всех хозяйственных операций, как правило, осуществляется за наличный расчет. Это обязывает хозяйствующего субъекта вести учет движения денежных средств и соблюдать установленный порядок ведения кассовых операций.

Порядок ведения кассовых операций регламентируют:

- Федеральный закон от 22.05.2003 г. N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт" (далее - Закон N 54-ФЗ);

- Положение о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой банка России на территории РФ, утвержденное ЦБ РФ от 12.10.2011 г. N 373-П (далее - Положение N 373-П);

- Указание ЦБ РФ от 20.06.2007 г. N 1843-У "О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя" (далее - Указание ЦБ РФ N 1843-У);

- Типовые правила эксплуатации контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением, утвержденные Минфином от 30.08.93 г. N 104, которые применяются в части, не противоречащей Закону N 54-ФЗ (далее - Типовые правила эксплуатации N 104).

Все организации и индивидуальные предприниматели при наличных расчетах (в том числе с использованием платежных карт) в случае продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг согласно п. 1 ст. 2 Закона N 54-ФЗ обязаны применять контрольно-кассовую технику (ККТ).

Не применять ККТ вправе организации и индивидуальные предприниматели, оказывающие услуги населению при условии выдачи бланка строгой отчетности, который подтверждает факт принятия наличных денежных средств от покупателя.

Еще одной категорией, которая может не применять контрольно-кассовый аппарат в своей деятельности, являются организации и индивидуальные предприниматели, деятельность которых подлежит обложению ЕНВД.

Напомню, что в соответствии с подпунктами 8, 9 п. 2 ст. 346.26 НК РФ в обязательном порядке применять ЕНВД должны организации и индивидуальные предприниматели, оказывающие услуги общественного питания. Но для того чтобы указанная деятельность подлежала обложению ЕНВД, необходимо оказывать услуги через объект общественного питания, в котором площадь зала обслуживания посетителей не превышает 150 квадратных метров, или не иметь зала обслуживания посетителей вовсе.

Однако не все так просто. А точнее не просто разобраться в том, подпадает та или иная точка общественного питания под указанные выше определения или нет.

Согласно ст. 346.27 НК РФ к услугам общественного питания относятся услуги:

1) по изготовлению кулинарной продукции и (или) кондитерских изделий,

2) по созданию условий для потребления и (или) реализации готовой кулинарной продукции, кондитерских изделий и (или) покупных товаров,

3) по проведению досуга.

К услугам общественного питания не относятся услуги по производству и реализации подакцизных товаров (алкоголь и пиво). Другими словами, только когда оказываемый организацией или индивидуальным предпринимателем вид услуг подразумевает наличие всех трех составляющих, можно говорить, что данная организация или данный индивидуальный предприниматель оказывает услуги общественного питания (в рамках действующего НК РФ).

Минфин в Письме от 10.12.2010 г. N 03-11-06/3/166 разъяснил, что изготовление и реализация кулинарной продукции путем доставки на дом клиенту не подлежит обложению ЕНВД.

Таким образом, чтобы не оказаться в сложной ситуации, грозящей административной ответственностью за неприменение ККТ и налоговой ответственностью в части налоговых доначислений, штрафа и пени, организации и индивидуальному предпринимателю необходимо быть уверенными на 100%, что они применяют специальный налоговый режим на законных основаниях.

Третья категория льготников, которые в своей деятельности могут не применять ККТ, - это хозяйствующие субъекты, деятельность которых настолько специфична, что не позволяет применять кассовый аппарат. В данном случае речь идет об обеспечении питанием учащихся и работников общеобразовательных школ и приравненных к ним учебных заведений во время учебных занятий.

Для осуществления всех наличных расчетов организация или индивидуальный предприниматель, оказывающие услуги общественного питания, должны иметь кассу и вести кассовую книгу, что следует из положения N 373-П. В кассе денежные средства могут храниться только в пределах лимита, установленного самим хозяйствующим субъектом, за исключением дней, когда производится выплата заработной платы, выплат, включенных в соответствии с методологией, принятой для заполнения форм федерального государственного статистического наблюдения, в фонд заработной платы и выплаты социального характера, включая день получения наличных денег с банковского счета на указанные выплаты, а также в выходные, нерабочие праздничные дни в случае ведения организацией, индивидуальным предпринимателем в эти дни кассовых операций (пп. 1.2, 1.4 положения N 373-П). Остальную наличность нужно сдать в банк.

Обратите внимание: утверждение лимита остатка наличных денег является обязательным условием для ведения кассовых операций. Организации или индивидуальному предпринимателю, оказывающим услуги общественного питания, необходимо определить такой лимит, используя правила расчета лимита остатка наличных денег, изложенные в приложении к положению N 373-П (п. 1.3 Положения), и закрепить его в своем распорядительном документе, который должен храниться в порядке, определенном руководителем организации, индивидуальным предпринимателем или иным уполномоченным лицом.

Срок выдачи наличных денег на выплату заработной платы и других выплат должен определять руководитель, однако он не может превышать пяти рабочих дней (включая день получения наличных денег с банковского счета на указанные выплаты), что установлено п. 4.6 Положения N 373-П.

Накапливать в кассе наличные денежные средства сверх установленного лимита (кроме вышеперечисленных случаев) организация и индивидуальный предприниматель не вправе.

При осуществлении наличных расчетов с физическими и юридическими лицами организации и индивидуальному предпринимателю следует обратить внимание на лимит расчетов денежными средствами. Пунктом 1 Указаний ЦБ РФ N 1843-У определено, что расчеты наличными деньгами в РФ между юридическими лицами, юридическим лицом и индивидуальным предпринимателем, а также индивидуальными предпринимателями, связанные с осуществлением ими предпринимательской деятельности, в рамках одного договора не должны превышать 100 000 рублей.

В письме ЦБ РФ от 04.12.2007 г. N 190-Т даны разъяснения по поводу ограничения расчетов наличными денежными средствами, в частности, лимит:

- применяется в отношении каждого договора в отдельности. Он не зависит от срока действия договора и периодичности расчетов, осуществляемых по нему;

- не распространяется на расчеты наличными деньгами организаций и индивидуальных предпринимателей со своими сотрудниками, связанные с выплатой заработной платы, стипендий, иными выплатами (в том числе социального характера);

- применяется, когда полученные под отчет наличные деньги используются сотрудниками при расчетах по договорам, заключаемым ими на основании доверенности или по уже заключенным договорам с другими юридическими лицами, индивидуальными предпринимателями. В данном случае фактически расчеты наличными денежными средствами осуществляются между работодателем и организацией или индивидуальным предпринимателем. Лимит расчетов не применяется, если командированное лицо оплачивает полученной под отчет суммой от своего имени и оказанные ему услуги (проезд, проживание).

Как известно, каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом, на что указывает п. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 г. N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете".

Прием наличных денег организацией и индивидуальным предпринимателем, оказывающим услуги общественного питания, в том числе от работников, необходимо проводить по приходным кассовым ордерам (форма по ОКУД 0310001) (п. 3.1 Положения N 373-П).

Выдачу наличных денег под отчет на расходы, связанные с оказанием услуг общественного питания, следует проводить по расходным кассовым ордерам (форма по ОКУД 0310002) (п. 4.1 Положения N 373-П).

Напомню: формы указанных документов утверждены Постановлением Госкомстата от 18.08.98 г. N 88 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации" (далее - Постановление N 88).

Выдачу наличных денег для выплат заработной платы и других выплат необходимо проводить по расходным кассовым ордерам, расчетно-платежным ведомостям (форма по ОКУД 0301009), платежным ведомостям (форма по ОКУД 0301011).

Формы расчетно-платежной ведомости, платежной ведомости утверждены Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 г. N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" (далее - Постановление N 1).

Для учета поступающих в кассу и выдаваемых из кассы наличных денег необходимо вести кассовую книгу по форме (форма по ОКУД 0310004), утвержденной Постановлением N 88, что установлено п. 5.1 Положения N 373-П. Записи в кассовой книге должны осуществляться кассиром по каждому приходному кассовому ордеру (расходному кассовому ордеру), оформленному на полученные (выданные) наличные деньги. Если в течение рабочего дня кассовые операции не проводились и записи в кассовую книгу не осуществлялись, остатком наличных денег на конец рабочего дня считается сумма остатка наличных денег, выведенная в последний из предшествующих рабочий день, в течение которого проводились кассовые операции (п. 5.5 Положения N 373-П).

При наличии в организации или у индивидуального предпринимателя старшего кассира операции по передаче наличных денег между ним и кассирами в течение рабочего дня старшему кассиру необходимо отразить в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма по ОКУД 0310005 утверждена Постановлением N 88) (п. 2.4 Положения N 373-П). Записи в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств следует производить в момент передачи наличных денег.

Кроме названных документов организации и индивидуальному предпринимателю, оказывающим услуги общепита, при ведении кассовых операций необходимо вести:

- журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов по форме (форма по ОКУД 0310003), утвержденной Постановлением N 88;

- журнал регистрации платежных ведомостей по форме (форма по ОКУД 0301050), утвержденной Постановлением N 1.

Применение ККТ обязывает организацию и индивидуального предпринимателя вести учетную документацию по денежным расчетам с населением, типовые формы которой утверждены Постановлением Госкомстата от 25.12.98 г. N 132 (далее - Постановление Госкомстата N 132). Основными из такой документации являются:

- журнал кассира-операциониста (форма по ОКУД 0330104);

- журнал регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков контрольно-кассовых машин, работающих без кассира-операциониста (форма по ОКУД 0330105);

- справка-отчет кассира-операциониста (форма по ОКУД 0330106).

В журнале кассира-операциониста ежедневно необходимо фиксировать операции по приходу и расходу денег в хронологическом порядке без помарок. Замечу, что этот журнал ведется при учете выручки, полученной с применением ККТ.

В случае если кассовый аппарат установлен непосредственно за стойкой бара, необходимо использовать журнал регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков ККТ, работающих без кассира-операциониста.

Согласно Типовым правилам эксплуатации ККТ N 104 перед тем как сдать выручку кассир-операционист должен составить справку-отчет и вместе с ней по приходному ордеру сдать денежную наличность в главную кассу хозяйствующего субъекта.

В последнее время стали широко распространены расчеты с использованием платежных банковских карт без применения ККТ.

Особенности денежных расчетов без применения ККТ установлены Положением об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения ККТ, утвержденным постановлением правительства РФ от 06.05.2008 г. N 359 (далее - Постановление N 359).

Постановление N 359 определяет порядок осуществления наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения ККТ в случае оказания услуг населению при условии выдачи документа, оформленного на бланке строгой отчетности, приравненного к кассовому чеку (квитанции, талоны и другие документы), а также порядок утверждения, учета, хранения и уничтожения таких бланков.

Согласно п. 3 постановления N 359 бланк должен содержать следующие обязательные реквизиты:

- наименование документа, шестизначный номер и серию;

- наименование и организационно-правовую форму - для организации, фамилию, имя и отчество - для индивидуального предпринимателя;

- место нахождения постоянно действующего исполнительного органа юридического лица;

- ИНН;

- вид услуги;

- стоимость услуги в денежном выражении;

- размер оплаты, осуществляемой наличными денежными средствами и (или) с использованием платежной карты;

- дату осуществления расчета и составления документа;

- должность, фамилию, имя и отчество лица, ответственного за совершение операции и правильность ее оформления, его личную подпись, печать организации (ИП);

- иные реквизиты, которые характеризуют специфику оказываемой услуги и которыми организация (ИП) вправе дополнить документ.

На производственных предприятиях, имеющих собственные столовые, а также в компаниях, которым услуги общественного питания предоставляют кафе и рестораны, практикуется питание сотрудников по талонам.

Талоны - это абонементы на получение питания в столовой при производственном предприятии или учреждении. Абонемент на получение питания является бланком строгой отчетности.

Учет талонов как бланков строгой отчетности согласно Плану счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкции по его применению, утвержденных приказом Минфина от 31.10.2000 г. N 94н (далее - План счетов), ведется по номинальной стоимости питания, которое по ним можно получить, на забалансовом счете 006 "Бланки строгой отчетности".

Кроме того, талоны на питание имеют определенную стоимость изготовления, поэтому первоначально их необходимо учесть на счете 10 "Материалы" по их фактической себестоимости, после чего включить в себестоимость продукции.

В бухгалтерском учете часть выручки, которая получена посредством расчета талонами, отражается как дебиторская задолженность за реализованную продукцию, сумма которой затем может быть удержана из заработной платы работника или погашена за счет собственных средств, если питание предоставляется бесплатно. В этом случае в бухгалтерском учете предприятия общественного питания делаются следующие записи:

Дт 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками" Кт 90 "Продажи", субсчет "Выручка" - отражена дебиторская задолженность за реализованную продукцию по талонам;

Дт 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" Кт 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками" - стоимость питания удержана из заработной платы работника;

Дт 91 "Прочие доходы и расходы", субсчет 2 "Прочие расходы", Кт 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками" - стоимость питания погашена за счет собственных средств организации.

Порядок расчетов по талонам в организациях, оказывающих услуги общественного питания, обслуживающих сторонние организации, аналогичен. Но есть одна особенность, которая заключается в том, что по условиям заключенных договоров со сторонними организациями предусматривается предварительная оплата питания в безналичном порядке.

Для предприятия, оказывающего услуги общепита, денежные средства от предварительной продажи талонов являются полученной предоплатой за обеды и признаются в составе кредиторской задолженности в соответствии с п. 12 Положения по бухгалтерскому учету "Доходы организации", утвержденного Приказом Минфина от 06.05.99 г. N 32н.

Согласно Плану счетов в этом случае полученные авансы отражаются по кредиту счета 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками", субсчет 2 "Авансы полученные". По мере оказания услуг выручка от их реализации отражается по кредиту счета 90 "Продажи", субсчет "Выручка" и дебету счета 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками" в счет погашения полученной предоплаты.

Если предприятие общепита не переведено на специальный налоговый режим и уплачивает НДС, то талоны на питание также нужно отражать в книге продаж на основании п. 1 раздела II Приложения N 5 к Постановлению Правительства РФ от 26.12.2011 г. N 1137 "О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость".

Пример.

Предприятие общепита заключило договор на оказание услуг общественного питания со сторонней организацией. По условиям договора необходимо произвести предоплату на месяц в размере 70 000 руб., после чего потребителю выдаются 1 000 талонов на питание, на которые можно пообедать в пределах установленной суммы - 70 руб.

Стоимость изготовления бланков талонов - 10 руб. за штуку.

Наличная выручка за месяц составила 300 000 руб., от посетителей в операционную кассу было принято 1 000 талонов. Предприятие общепита находится на специальном налоговом режиме.

Записи в бухгалтерском учете:

Дт 10 "Материалы" Кт 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" - 100 руб. - оприходованы талоны на питание;

Дт 60 "Расчеты с поставщиками и заказчиками" Кт 51 "Расчетные счета" - 100 руб. - оплачены талоны на питание;

Дт 006 "Бланки строгой отчетности" - 70 000 руб. - приняты талоны на забалансовый учет;

Дт 51 "Расчетные счета" Кт 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками", субсчет 2 "Авансы полученные" - 70 000 руб. - получена предоплата от клиента;

Дт 20 "Основное производство" Кт 10 "Материалы" - 100 руб. - списана стоимость талонов;

Кт 006 "Бланки строгой отчетности" - 70 000 руб. - списаны с забалансового учета переданные покупателю талоны;

Дт 50 "Касса" Кт 90 "Продажи", субсчет "Выручка" - 300 000 руб. - отражена выручка от реализации блюд, поступившая наличными денежными средствами;

Дт 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками" Кт 90 "Продажи", субсчет "Выручка" - 70 000 руб. (1 000 талонов х 70 руб.) - отражена выручка от реализации блюд по талонам;

Дт 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками", субсчет 2 "Авансы полученные", Кт 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками" - 70 000 руб. - зачтен аванс исходя из количества использованных талонов.

В барах, кафе, ресторанах расчеты с посетителями производятся по счету официанта, в котором указывается стоимость блюд и сервисного обслуживания. Такой счет является бланком строгой отчетности. Типовая форма счета приведена в письме Госналогслужбы от 30.08.94 г. N НИ-6-14/320 "О формах документов строгой отчетности".

Обратите внимание: с вступлением в силу постановления N 359 организация вправе самостоятельно разработать и применять бланк строгой отчетности.

Данного права лишены лишь те организации и индивидуальные предприниматели, деятельность которых подконтрольна федеральным органам исполнительной власти. Указанные субъекты обязаны применять бланки строгой отчетности, разработанные и утвержденные данными органами власти после вступления в силу постановления N 359. Если же бланк не утвержден, то применять можно самостоятельно разработанный бланк.

На сегодняшний день не существует утвержденного бланка строгой отчетности для предприятий общепита, поэтому форму счета такие предприятия (и коммерсанты) могут разработать самостоятельно.

Те, кто использует старую форму, фактически не освобождают себя от обязанности применения ККТ, поскольку реквизиты старой формы счета предполагают наличие информации о номере чека ККТ. То же можно сказать и о счете на сделанный заказ (форма по ОКУД 0330520), форма которого приведена в Альбоме унифицированных форм первичной учетной документации по учету операций в общественном питании, утвержденном постановлением Госкомстата N 132.

Счет на сделанный заказ является документом, которым оформляется обслуживание банкетов, свадеб и иных торжеств. В нем указывается перечень заказанных блюд, сумма аванса и сведения об окончательном расчете. Выписанный в двух экземплярах заказ-счет является договором между хозяйствующим субъектом, оказывающим услуги общественного питания, и заказчиком и поможет сторонам избежать возможных разногласий. Заказ-счет также является расчетным документом, однако он не освобождает хозяйствующего субъекта, оказывающего услуги общественного питания, от применения ККТ при осуществлении наличных расчетов.

За нарушение кассовой дисциплины (нарушение работы с денежной наличностью) и порядка ведения кассовых операций предусмотрена административная ответственность.

За неприменение ККТ при расчетах с населением за реализованные товары (работы, услуги) ст. 14.5 КоАП РФ предусматривает административный штраф:

- для граждан в размере от 1 500 до 2 000 рублей;

- для должностных лиц - от 3 000 до 4 000 рублей;

- для юридических лиц - от 30 000 до 40 000 рублей.

Согласно ст. 2.4 КоАП РФ индивидуальные предприниматели несут такую же административную ответственность, как должностные лица.

Кроме того, ст. 15.1 КоАП РФ предусмотрена административная ответственность за нарушение порядка работы с денежной наличностью и ведения кассовых операций:

- за осуществление расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров;

- за неоприходование (неполное оприходование) в кассу денежной наличности (причиной может быть неподтверждение кассовыми документами поступления наличных денег в кассу);

- за несоблюдение порядка хранения свободных денежных средств;

- за накопление в кассе наличных денег сверх установленных лимитов, то есть несоблюдение лимита остатка денежных средств в кассе.

Административный штраф для должностных лиц составляет от 4 000 до 5 000 рублей, а для юридических лиц - от 40 000 до 50 000 рублей. При этом согласно п. 1 ст. 4.5 КоАП РФ к ответственности по ст. 15.1 нельзя привлечь по истечении двух месяцев со дня совершения правонарушения.

Н. Сибиряков,

аудитор

"Аудит и налогообложение", N 10, октябрь 2013 г.