Учитываем ОЦДИ правильно (А.В. Никитин, "Бюджетный учет", N 9, сентябрь 2013 г.)

Учитываем ОЦДИ правильно

Для осуществления уставной деятельности бюджетные и автономные учреждения наделяются находящимся в государственной собственности особо ценным движимым имуществом (ОЦДИ). Соответственно каждое учреждение обязано вести учет по его эксплуатации, вследствие чего появились многочисленные кустарные приложения, электронные таблицы и т.д.

Опыт работы в многочисленных приложениях по учету ОЦДИ показал, что зачастую такие приложения имеют ряд неудобств: в связи с тем, что большинство из них являются не отдельными самостоятельными программами, а лишь маленькой частью в большом комплексе, они не учитывают ряда особенностей, необходимых для полноценной работы с особо ценным движимым имуществом. Так, данные приложения можно разделить на несколько групп в зависимости от их недостатков:

- приложения, сложные в использовании - для корректной работы в них необходимо запоминать сложные длинные комбинации горячих клавиш;

- трудозатратные приложения - около 90 процентов информации необходимо заносить вручную раз за разом;

- "недальновидные" приложения - имеющие недостатки контроля корректности вводимых данных, то есть не позволяющие провести проверку без помощи самостоятельной ручной сверки всех данных бухгалтером;

- приложения, лишенные гибкости - то есть не имеющие возможности индивидуализировать процесс под нужды данного конкретного пользователя либо не учитывающие запросов вышестоящих организаций;

- приложения, обладающие всеми перечисленными недостатками.

Ошибки учета ОЦДИ

Среди типичных ошибок, допускаемых при учете ОЦДИ, можно выделить следующие:

- амортизационные начисления происходят без нарастающего итога или вовсе снижаются с каждым месяцем;

- итоговая балансовая стоимость всех средств завышена по причине случайного дублирования средств ОЦДИ в отчете;

- при занесении в базу новых средств ОЦДИ указывается неверное обоснование поступления;

- капитальный ремонт или модернизация средств ОЦДИ некорректно отражены в учете из-за отсутствия информативности программы в процессе проведения данных операций;

- и многое другое.

Накопившиеся за год ошибки дают о себе знать при сдаче годового отчета. Найти ту самую ошибку (или несколько ошибок) вручную за короткий срок в ворохе документов крайне сложно.

Каждый бухгалтер имеет немалый список обязанностей помимо ведения учета средств ОЦДИ и несет огромную ответственность за совершаемые операции. Цена ошибок, допущенных при неправильном ведении бухгалтерского учета, определена в Налоговом кодексе, и эту цену платить приходится и руководителям организаций, и бухгалтерам.

Проблема всех этих ограниченных в своем функционале приложений заключается в том, что они не несут в себе всех тех функций, которые так важны для грамотного учета. Это происходит потому, что они являются частью целых программ, и без того перегруженных прочими функциями, и если нагрузить их еще больше, они просто перестанут работать.

Выходом из этого непростого положения может служить наем еще одного сотрудника в отдел бухгалтерии для того, чтобы он постоянно занимался сверкой всех подобных приложений (что крайне затратно, особенно для маленьких организаций), либо покупка не приложения, а отдельной самостоятельной системы, которая будет выполнять все эти функции сама.

Программное решение учета ОЦДИ

Проанализировав опыт своих коллег и учтя все пожелания бухгалтеров, компанией ООО "НПЦ "Бюджет-21" при поддержке Департамента образования города Москвы в 2011 году был реализован проект самостоятельной автоматизированной информационной системы по ОЦДИ (далее - АИС "Бюджет-21 - ОЦДИ"). На данный момент свыше 4000 пользователей бюджетных учреждений успешно работают в этой системе. АИС "Бюджет-21 - ОЦДИ" предназначена для учета и контроля использования и передачи движимого имущества, относящегося в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 26 июля 2010 г. N 538 к категории "особо ценное движимое имущество".

Клиентские приложения реализованы в виде Windows-приложений и веб-приложений и взаимодействуют с сервером приложений через средства сети интернет.

Веб-приложение обеспечивает работу с документами из любого места (например, офисный компьютер, домашний компьютер, мобильный компьютер), имеющего доступ к сети интернет.

Windows-приложение дополнительно к основным операциям по работе с документами предоставляет возможности администрирования системы, а также конструирования новых форм документов.

В зависимости от условий функционирования возможны различные конфигурации АИС "Бюджет-21 - ОЦДИ". Сетевая конфигурация наиболее полно представляет возможности системы по централизованному управлению сбором и консолидацией отчетности по ОЦДИ. Учитывая различные возможности организаций по использованию сети интернет, предлагаются локальная конфигурация АИС, реализующая функционал на одном рабочем месте, а также смарт-конфигурация, совмещающая возможности локальной конфигурации с возможностью синхронизации данных с сетевыми компонентами по установленному графику при ограниченном доступе к сети.

Среди основных преимуществ этой системы особенно хочется отметить такие, как простота, доступность, ненавязчивость, а также строгое соответствие правовым нормативам. Благодаря таким простым, но в то же время обязательным особенностям, работа в системе проста "как дважды два" для всех ее пользователей, независимо от уровня их владения ПК.

АИС "Бюджет-21 - ОЦДИ" написана людьми для людей, работать в ней легко и удобно, всю необходимую информацию можно занести в программу достаточно быстро, все определенные Департаментом образования города Москвы соотношения проверяются автоматически и сигнализируют пользователю не просто о том пункте, в котором допущена ошибка, но и в чем эта ошибка заключается!

Преимущества АИС "Бюджет-21 - ОЦДИ":

- Централизация всех данных в единой базе данных.

- Оперативность доступа к данным всех структурных подразделений организаций, в том числе территориально распределенных.

- Простая масштабируемость и гибкость программы в условиях активной реорганизации подведомственных учреждений ведут к сокращению экономических затрат и экономии времени в случае изменения структуры подведомственных организаций.

- Активное использование функций автозаполнения при подготовке документов позволяет сократить трудозатраты конечных пользователей.

- Встроенный конструктор форм отчетных документов с удобным интерфейсом позволяет легко создавать и модифицировать отчетные формы в соответствии с изменяющимися нормативными требованиями.

- Возможность автоматического оповещения пользователей о поступлении отчетов в АИС по электронной почте.

- Обеспечение предоставления прав доступа пользователям в соответствии с выполняемыми ими функциями и закрепленными за ними зонами ответственности.

- Встроенные система обмена сообщениями между пользователями АИС и система регистрации предложений и вопросов пользователей в режиме реального времени.

- Функция внутреннего контроля вводимых данных дает возможность предупреждать возникновение ошибок до того, как документ будет принят к проверке вышестоящей организацией.

- Контроль пользовательской дисциплины структурных подразделений организаций по подготовке документов учета ОЦДИ.

- Повышение безопасности данных за счет их хранения на сервере, что существенно снижает риски утраты данных или их потери из-за вирусных атак.

- Централизация администрирования: все прикладное программное обеспечение для пользователей размещено на сервере и контролируется системным администратором.

- Повышение экономической эффективности за счет снижения стоимости владения системой, сокращения инвестиций в ИТ-инфраструктуру, сокращения затрат на модернизацию (за счет независимой масштабируемости серверов баз данных и серверов приложений), а также экономия потребляемой электроэнергии.

- Использование эффективного механизма работы со словарями и классификаторами в веб-клиентах существенно ускоряет ввод значений отчетных показателей и других параметров.

- Существенное сокращение времени подготовки, сбора и формирования отчетности по ОЦДИ.

А.В. Никитин,

начальник отдела информационных технологий

НПЦ "Бюджет-21"

"Бюджетный учет", N 9, сентябрь 2013 г.