Вопрос: Работник организации получил под отчет денежные средства и по истечении установленного приказом руководителя срока, на который они были выданы, не представил авансовый отчет и не вернул их. Организация приняла решение не взыскивать с работника подотчетные суммы. Как отразить в учете хозяйственные операции? ("Пищевая промышленность: бухгалтерский учет и налогообложение", N 10, октябрь 2013 г.)

Работник организации получил под отчет денежные средства и по истечении установленного приказом руководителя срока, на который они были выданы, не представил авансовый отчет и не вернул их. Организация приняла решение не взыскивать с работника подотчетные суммы. Как отразить в учете хозяйственные операции?

По данному вопросу существуют две позиции. Первая позиция - списать невозвращенные суммы как недостачу за счет прибылей и убытков организации (если организация решила не взыскивать ее с виновного лица). Вторая позиция - списать дебиторскую задолженность работника по аналогии с прощением долга в состав прочих расходов. Обе позиции имеют право на существование, поскольку в конечном итоге одинаково влияют на финансовый результат.

Позиция 1. Не израсходованные и не возвращенные подотчетные средства на дату истечения установленного срока, на который они были выданы, в учете организации считаются недостачей, а подотчетное лицо - виновным в этой недостаче, поскольку на него возложены материальная ответственность за сохранность денежных средств, поступивших в его распоряжение на определенное время и за использование их по назначению (строго на нужды организации), а также обязанность по их возврату в срок, если они не были израсходованы на выданные цели (п. 4.4 Положения о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой банка России на территории Российской Федерации*(1)). Согласно ст. 238 ТК РФ работник должен возместить работодателю причиненный ущерб (в данном случае в форме реального уменьшения денежных средств - их недостачи). Вместе с тем ст. 240 ТК РФ предоставляет работодателю право полностью или частично отказаться от взыскания ущерба с виновного работника.

Выявленная недостача денежных средств на основании пп. "б" п. 28 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ*(2) относится в бухгалтерском учете на счет виновных лиц и в соответствии с Инструкцией по применению Плана счетов*(3) отражается проводкой Дебет 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" Кредит 71 "Расчеты с подотчетными лицами". В дальнейшем на дату принятия руководителем организации решения об отказе от взыскания ущерба недостача признается прочим расходом организации в силу п. 2, 11 ПБУ 10/99 "Расходы организации", который подлежит зачислению на счет прибылей и убытков организации (п. 15), а в бухгалтерском учете производится запись Дебет 91-2 "Прочие расходы" Кредит 94.

Позиция 2. Не израсходованные и не возвращенные в установленный приказом руководителя организации срок подотчетные суммы образуют дебиторскую задолженность работника, отражаемую по дебету счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами". На работнике лежит обязанность погасить эту задолженность, а на работодателе-кредиторе - право взыскать ее. Причем обязательство работника в силу ст. 415 ГК РФ может быть прекращено путем прощения долга - освобождения кредитором должника от обязанностей по возврату долга. В данном случае прощенная задолженность по принципу дебиторской задолженности, не реальной для взыскания, включается согласно п. 14.3, 15 ПБУ 10/99 в состав прочих расходов в сумме, в которой она отражена в бухгалтерском учете, и также подлежит зачислению на счет прибылей и убытков с помощью проводки Дебет 91-2 "Прочие расходы" Кредит 71.

А.С. Разумовский,

эксперт журнала "Пищевая промышленность:

бухгалтерский учет и налогообложение"

1 октября 2013 г.

"Пищевая промышленность: бухгалтерский учет и налогообложение", N 10, октябрь 2013 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Утверждено ЦБ РФ 12.10.2011 N 373-П.

*(2) Утверждено Приказом Минфина РФ от 29.07.1998 N 34н.

*(3) Утверждена Приказом Минфина РФ от 31.10.2000 N 94н.