Совмещение должностей: как оформить и оплатить (И.А. Артамошкина, "Зарплата", N 10, октябрь 2013 г.)

Совмещение должностей: как оформить и оплатить

В период временного освобождения штатной единицы либо отсутствия работника выполнить его обязанности может коллега на условиях совмещения должностей (профессий). О нюансах расчета доплаты и оформления документов читайте в статье.

Совмещение - это дополнительная оплачиваемая работа по другой должности (профессии), которая выполняется сотрудником в течение рабочего дня (смены) наряду с основной работой, определенной трудовым договором (ч. 1, 2 ст. 60.2 ТК РФ).

При оформлении совмещения и назначении доплаты важно не перепутать совмещение с другими способами возложения на работника дополнительной работы. Рассмотрим условия, при которых работник может совмещать должности (профессии) и получать за это доплату.

Основные условия совмещения

Совмещение допускается при одновременном выполнении следующих условий:

- работник имеет профессиональную подготовку или навыки, опыт выполнения трудовых обязанностей по совмещаемой должности (профессии);

- специфика совмещаемой работы позволяет выполнять ее в течение рабочего дня (смены) без освобождения от основной работы на основном рабочем месте без перемещения в другое подразделение, на другую территорию;

- должность, которую работник совмещает, предусмотрена штатным расписанием того же работодателя;

- количество совмещаемых одним работником профессий (должностей) неограниченно. Неограниченно также количество работников, между которыми может быть распределена дополнительная работа по одной профессии (должности) при соблюдении перечисленных выше условий;

- дополнительная работа поручается работнику на основании соглашения сторон;

- каждая из сторон вправе прервать совмещение профессий (должностей), известив другую сторону за три рабочих дня.

Перечень условий определен частями 1-3 статьи 60.2, статьи 151 Трудового кодекса, письмом Роструда от 31.08.2012 N 1180-6-1.

Одним из условий выполнения дополнительной работы является срок. Срок устанавливает работодатель с письменного согласия работника (ч. 3 ст. 60.2 ТК РФ). Он может быть установлен:

- как отрезок времени между определенными датами (например, на период с 1 по 31 октября 2013 года);

- путем указания на конкретное основание отмены совмещения (например, на период отсутствия штатного работника).

Порядок оплаты за выполнение дополнительной работы

По общему правилу в силу положений части 1 статьи 60.2 Трудового кодекса за выполнение дополнительной работы в порядке совмещения сотруднику полагается доплата.

Размер доплаты следует определять с учетом содержания и объема дополнительных обязанностей (ч. 2 ст. 151 ТК РФ).

Доплата за выполнение дополнительной работы на условиях совмещения может быть установлена следующим образом:

- в виде фиксированной величины;

- в процентах к окладу по совмещаемой профессии (должности);

- в процентах к окладу по основной должности работника.

Величина доплаты или порядок ее расчета должны быть зафиксированы как в дополнительном соглашении к трудовому договору с работником, так и в приказе о совмещении должностей.

Также в компании может быть принят единый порядок определения размеров доплат. Его можно зафиксировать в положении об оплате труда или ином аналогичном локальном нормативном акте, например в коллективном договоре (ч. 1 ст. 8 и ст. 149 ТК РФ).

Тогда в дополнительном соглашении или приказе можно лишь дать ссылку на такой документ. Однако важно при этом, чтобы работник с ним был ознакомлен.

Рассмотрим пример.

Пример 1. О.С. Хворостин работает в ООО "Строй-Сила" водителем. В связи с увольнением грузчика по соглашению сторон с 5 сентября 2013 года решено предложить водителю О.С. Хворостину выполнять обязанности по погрузке-разгрузке. За совмещение должностей водителя и грузчика ему была установлена доплата в размере 50% должностного оклада по совмещаемой профессии.

По штатному расписанию оклад водителя - 20 000 руб. в месяц, оклад грузчика - 15 000 руб. в месяц. Сентябрь О.С. Хворостин отработал полностью.

Необходимо рассчитать размер зарплаты О.С. Хворостина за сентябрь 2013 года с учетом назначенной доплаты за совмещение профессий.

Решение. Доплата за совмещение работы грузчиком составляет 7500 руб. в месяц (15 000 руб. х 50%). В сентябре О.С. Хворостин отработал по совмещаемой должности 18 рабочих дней. Значит, ему полагается доплата в размере 6428,57 руб. (7500 руб. : 21 раб. дн. х 18 раб. дн.).

Заработная плата О.С. Хворостина за сентябрь составила 26 428,57 руб. (20 000 руб. + 6428,57 руб.).

Сумма НДФЛ, подлежащая удержанию, составляет 3 436 руб. (26 428,57 руб. х 13%).

Как оформить совмещение

Основанием для начисления доплаты являются первичные документы, в частности оформляющие договоренности сторон о возложении на работника дополнительной работы на условиях совмещения профессий (должностей).

Предложение работодателя

Если инициатором возложения на работника дополнительной работы является работодатель, он обязан сделать предложение работнику в письменной форме.

Примечание. С целью унификации документов компания может разработать типовой бланк предложения о совмещении.

Образец предложения приведен на с. 99.

Образец 1. Предложение работодателя о совмещении профессий

Общество с ограниченной ответственностью "Строй-Сила"

Исх. N 05 от 03.09.2013

Водителю Овечкину О.С.

Предложение
о совмещении должностей

Уважаемый Олег Степанович!

В связи с увольнением грузчика Р.Л. Токарева предлагаем Вам временно выполнять работы грузчика в порядке совмещения должностей на период отсутствия штатного работника с доплатой в размере 8000 (Восемь тысяч) руб. с 5 сентября 2013 года.

Обязанности грузчика определяются должностной инструкцией. Она прилагается к настоящему предложению.

Начальник                          Климов                     С.Г. Климов

транспортного цеха

Согласен на совмещение должности грузчика:

водитель                           Овечкин                   О.С. Овечкин

                                                     4 сентября 2013 года

В дело N 08-123

А.П. Ломова        4 сентября 2013 года

Согласие работника

В соответствии с частью 1 статьи 60.2 ТК РФ выполнение дополнительной работы может быть поручено работнику только с его письменного согласия.

Согласие работника может быть получено различными способами.

Работник вправе сделать соответствующую надпись на предложении о совмещении (см. образец 1) или сам выступить инициатором выполнения дополнительной работы на условиях совмещения и подать заявление (образец заявления см. на с. 100).

Образец 2. Заявление работника о совмещении должностей

О.Л. Ворониной подготовить дополнительное соглашение к трудовому договору О.С. Овечкина и подготовить приказ о совмещении должностей Климов       04.09.2013

Генеральному директору ООО "Строй-Сила" Лысову С.С. от водителя Овечкина О.С.

Заявление

Прошу на период отсутствия основного работника разрешить мне совмещать работу грузчика с основной работой водителя с 5 сентября 2013 года за дополнительную плату в размере 8000 руб. в месяц.

Водитель                        Овечкин                      О.С. Овечкин

                                                     3 сентября 2013 года

В дело N 08-123

А.П. Ломова      5 сентября 2013 года

Дополнительное соглашение к трудовому договору

Трудовая функция - одно из обязательных условий трудового договора (ч. 2 ст. 57 ТК РФ). Поскольку совмещение допускается только по другой профессии (должности), круг должностных обязанностей работника расширяется. Такое изменение нужно письменно зафиксировать (ст. 72 ТК РФ), заключить дополнительное соглашение к трудовому договору (ст. 72 ТК РФ, письмо Минздравсоцразвития России от 12.03.2012 N 22-2-897). Фрагмент дополнительного соглашения смотрите на с. 101.

Образец 3. Дополнительное соглашение о совмещении должностей (фрагмент)

Дополнительное соглашение N 02/08-123
к трудовому договору от 13.03.2007 N 08-123

г. Москва

4 сентября 2013 года

Общество с ограниченной ответственностью "Строй-Сила" (ООО "Строй-Сила"), именуемое в дальнейшем "Работодатель", в лице генерального директора Сергея Сергеевича Лысова, действующего на основании Устава, с одной стороны, и водитель Олег Степанович Овечкин, именуемый в дальнейшем "Работник", с другой стороны, заключили настоящее соглашение о нижеследующем:

1. На период отсутствия штатного грузчика Работнику с 05 сентября 2013 поручается в порядке совмещения должностей выполнение обязанностей грузчика.

2. Работнику за выполнение дополнительной работы производится доплата в размере 8000 (Восемь тысяч) руб.

3. Трудовые обязанности грузчика определяются в соответствии с должностной инструкцией грузчика, с которой Работник письменно ознакомлен до подписания настоящего соглашения.

4. Работник имеет право досрочно отказаться от выполнения дополнительной работы, а Работодатель - досрочно отменить поручение о ее выполнении, предупредив об этом другую сторону в письменной форме не позднее чем за три рабочих дня.

<...>

Примечание. Совмещение должностей можно оформить и на стадии заключения трудового договора. Тогда все условия дополнительной работы следует отразить непосредственно в трудовом договоре.

Приказ о возложении на работника дополнительных трудовых обязанностей на условиях совмещения

На основании заключенного дополнительного соглашения или трудового договора, если совмещение установлено при его заключении, руководитель издает приказ о совмещении должностей. Образец приказа смотрите на с. 102.

Образец 4. Приказ о совмещении должностей

Общество с ограниченной ответственностью "Строй-Сила"

Приказ N 321С О
о совмещении должностей

г. Москва

4 сентября 2013 года

На период отсутствия штатного грузчика поручить водителю О.С. Овечкину с 5 сентября 2013 года выполнение обязанностей грузчика в порядке совмещения должностей с ежемесячной доплатой в размере 8000 (Восемь тысяч) руб.

Генеральный директор             Лысов                       С.С. Лысов

С приказом ознакомлен:

водитель                         Овечкин                     О.С. Овечкин

                                                     4 сентября 2013 года

В дело N 08-123

А.П. Ломова      4 сентября 2013 года

Как вести учет отработанного времени по основной и совмещаемой профессии (должности)

Несмотря на то что у работника есть и основная, и дополнительная работа, учет отработанного времени ведется в табеле учета рабочего времени только по основной работе.

Результаты труда по совмещаемой профессии (должности) могут быть зафиксированы иными документами, если в этом возникнет необходимость.

Пример 2. Л.Л. Луков работает водителем. Его рабочий день составляет 8 часов. Ему поручили выполнять дополнительную работу (совмещение должностей) экспедитора. Как отразить выполнение сотрудником работы?

Решение. В табеле учета рабочего времени следует проставить фактическое количество рабочих часов, отработанных водителем. Свидетельством о выполнении работы экспедитора будут росписи работника в накладных, сопровождающих перевозку грузов.

Оформляем прекращение совмещения

Основанием для прекращения совмещения может быть:

- истечение первоначально установленного срока совмещения;

- прием на вакантную должность основного работника;

- у работодателя отпала необходимость в совмещении;

- работник не желает далее выполнять дополнительную работу на условиях совмещения.

В первых двух случаях совмещение прекращается автоматически. А если установленный срок не истек, сторона - инициатор прекращения совмещения должна уведомить другую сторону о своих намерениях за три рабочих дня (ч. 4 ст. 60.2 ТК РФ).

Примечание. Если срок истек, а необходимость в совмещении осталась, то условие о сроке может быть пересмотрено, о чем должны быть составлены дополнительное соглашение и соответствующий приказ.

Работодатель должен вручить работнику соответствующее письменное уведомление, а работник - направить работодателю соответствующее заявление. Досрочное окончание совмещения нужно зафиксировать приказом. Образцы перечисленных документов смотрите ниже и на с. 104.

Образец 5. Уведомление работника о досрочном прекращении совмещения должностей

Общество с ограниченной ответственностью "Строй-Сила"

Исх. N 07 от 24.09.2013

Водителю Овечкину О.С.

Уведомление
о прекращении совмещения должностей

Уважаемый Олег Степанович!

В соответствии с частью 4 статьи 60.2 Трудового кодекса РФ уведомляем Вас о том, что досрочно с 27 сентября 2013 года отменяется поручение о выполнении дополнительной работы грузчика на условиях совмещения должностей.

Генеральный директор              Лысов                      С.С. Лысов

С уведомлением ознакомлен:

водитель                          Овечкин                    О.С. Овечкин

                                                        24 июля 2013 года

В дело N 08-123

А.П. Ломова     24 июля 2013 года

Образец 6. Заявление работника о досрочном отказе от выполнения дополнительной работы

О.Л. Ворониной подготовить приказ об отмене совмещения должностей Климов        25.09.2013

Генеральному директору ООО "Строй-Сила" Лысову С.С.

Заявление

В связи с ухудшением самочувствия ставлю Вас в известность, что с 27 сентября 2013 года я, О.С. Овечкин, отказываюсь от выполнения работы по совмещаемой должности грузчика.

Справку от врача к заявлению прилагаю.

Водитель                         Овечкин                     О.С. Овечкин

                                                    24 сентября 2013 года

В дело N 08-123

А.П. Ломова     25 сентября 2013 года

Образец 7. Приказ об отмене совмещения должностей

Общество с ограниченной ответственностью "Строй-Сила"

Приказ N 322С
об отмене совмещения должностей

г. Москва

24 сентября 2013 года

Отменить поручение водителю О.С. Овечкину о выполнении дополнительной работы грузчика на условиях совмещения должностей с 27 сентября 2013 года.

Генеральный директор              Лысов                      С.С. Лысов

С уведомлением ознакомлен:

водитель                          Овечкин                    О.С. Овечкин

                                                    24 сентября 2013 года

В дело N 08-123

А.П. Ломова     24 сентября 2013 года

Трудовая книжка

В трудовую книжку запись о совмещении не вносится. Это не предусмотрено Правилами ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225, и Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69.

Что же делать, если работник настаивает, чтобы в трудовой книжке была сделана запись о совмещении? В этом случае работодатель может выдать справку о выполнении работы по совмещаемой должности за определенный период.

И.А. Артамошкина,

специалист по трудовому праву

"Зарплата", N 10, октябрь 2013 г.