Ваши действия, если работник не возвращает деньги, выданные под отчет ("Упрощенка", N 10, октябрь 2013 г.)

Ваши действия, если работник не возвращает деньги, выданные под отчет

С ситуацией, когда деньги, выданные на конкретное время и нужды, должником не возвращены, может столкнуться каждый человек, причем не только в частной жизни, но и на работе. С той лишь разницей, что, когда дело касается рабочих моментов, на руках, как правило, всегда есть документы, подтверждающие долг. И мы решили спросить у бухгалтеров - посетителей нашего сайта, какие меры они принимают к должникам - подотчетным лицам, не вернувшим вовремя деньги.

Не удивительно, что подавляющее большинство опрошенных - 83% поступают самым рациональным способом - удерживают деньги из ближайшей зарплаты сотрудника. Такое право у работодателя есть на основании статьи 137 ТК РФ. В ней перечислены суммы, которые компания может удерживать из зарплаты сотрудника, не боясь нарушить при этом нормы трудового законодательства. К таковым, в частности, относятся суммы невозвращенного аванса, в том числе и деньги, выданные под отчет. Но, чтобы удержать деньги, необходимо выполнение двух условий. Первое - сотрудник не оспаривает основание и размер удержаний. И такое его согласие должно быть оформлено письменно. Можно - в произвольной форме, главное, чтобы стояла его подпись и дата. На основании этого документа руководитель компании издает приказ о взыскании денег. И вот второе важное условие - оформить приказ необходимо в течение одного месяца с того дня, когда закончился срок, установленный для возврата подотчетных сумм (ст. 137 и 248 ТК РФ). Ну, а удерживая деньги из зарплаты, важно соблюдать законодательно установленное ограничение - удержания должны составлять не более 20% от начисленной суммы зарплаты (ст. 138 ТК РФ).

Еще 5% респондентов заявили, что подадут в суд на работника с требованием взыскать долг. Эти действия можно предпринять, если работник отказывается дать письменное согласие на удержание невозвращенного аванса и делает вид, что он тут ни при чем. Конечно, суд - это крайняя мера. Прежде чем идти на такой шаг, оцените свои риски: в наличии должен быть полный комплект документов по подотчетным суммам.

4% бухгалтеров наложат на работника дисциплинарное взыскание. И столько же процентов опрошенных уволят провинившегося работника за вычетом недостающих сумм. Напомним, дисциплинарным взысканием по статье 192 ТК РФ может быть замечание, выговор или увольнение. При этом статьей 192 ТК РФ установлено, что дисциплинарное взыскание допустимо только за неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей. Это значит, что за невозврат денег, выданных под отчет, можно наказать только сотрудника, обязанностью которого по трудовому договору или договору материальной ответственности является обслуживание денежных или товарных ценностей (п. 7 ч. 1 ст. 81 ТК РФ). Такими работниками прежде всего являются кассиры, продавцы, кладовщики, экспедиторы. Если же деньги не вернул работник, который никак не связан с обслуживанием материальных ценностей, то наложить на него дисциплинарное взыскание не получится. По крайней мере, такое взыскание он сможет оспорить, если дело дойдет до судебного разбирательства. Ну а вычитать подотчетные суммы из зарплаты, скажем еще раз, разрешается только при наличии письменного согласия сотрудника.

Готовы простить работнику невозвращенный аванс еще 4% опрошенных. Прощая долг, важно помнить, что его сумма не учитывается в расходах по УСН, поскольку прощенные долги не поименованы в списке расходов статьи 346.16 НК РФ. При этом сумма прощенного долга формирует доход сотрудника, который облагается НДФЛ (ст. 41 НК РФ). Налог можно удержать из зарплаты, если работник продолжает трудиться в компании, в противном случае налогоплательщика и ИФНС нужно известить о невозможности удержать НДФЛ (п. 5 ст. 226 НК РФ). Страховые взносы с подобного дохода сотрудника также придется заплатить.

Резюме. Работодатель может удержать невозвращенный аванс с зарплаты работника, только если от сотрудника получено письменное согласие. Если же работник не согласен, деньги удастся вернуть только через суд. А дисциплинарные взыскания дело не ускорят.

"Упрощенка", N 10, октябрь 2013 г.