Комментарий к письму Минфина России от 26 августа 2013 г. N 03-03-06/1/34813 (Ю.С. Войтова, "Нормативные акты для бухгалтера", N 20, октябрь 2013 г.)

Комментарий к письму Минфина России от 26 августа 2013 г. N 03-03-06/1/34813

При продлении срока командировки суммы возмещения фирмой расходов работника на проезд можно учесть в расходах при расчете налога на прибыль. Так разъяснили специалисты Минфина России в письме от 26.08.2013 N 03-03-06/1/34813. Это объясняется тем фактом, что расходы на обратный проезд из места командировки работника фирма все равно понесла бы, независимо от даты возвращения. Таким образом, учесть в расходах стоимость обратного билета фирма может при условии, что дата на билете совпадает с датой фактического отъезда работника. Кроме этого, для подтверждения целесообразности расходов запоздалый отъезд должен быть разрешен руководителем.

Ситуация

С вопросом в Минфин России обратилась организация, которая по производственной необходимости отправляет работников в командировки по России и за ее пределы. В организации утвержден локальный нормативный акт, согласно которому командированные работники могут подавать работодателю заявления с просьбой остаться в месте командировки еще на два-три дня, при условии, что последний день запланированной командировки приходится на последний рабочий перед выходными или нерабочими праздничными днями. Если организация примет положительное решение, то работнику разрешается остаться в месте командирования до заранее оговоренной даты.

Например, работник направляется в заграничную командировку в четверг утром, должен выполнить служебное задание до вечера пятницы и в субботу ночью/утром должен вернуться из командировки. В указанной ситуации он может подать заявление об оставлении его в месте командирования до воскресенья по личным целям, чтобы вернуться из командировки в понедельник. Если работник остается в месте командирования, организация не несет дополнительных расходов в связи с таким пребыванием работника в месте командировки.

В данном случае работнику будут компенсироваться следующие командировочные расходы:

- оплата времени работника в пути из командировки в размере среднего заработка (за понедельник);

- выплата суточных за дни нахождения в командировке или дни в пути (понедельник);

- оплата проезда работника из командировки (в понедельник).

Учитываются ли в целях налога на прибыль командировочные расходы в случае оставления работника в месте командирования до понедельника по его личной просьбе, изложенной в заявлении и согласованной с работодателем, и его возвращения из командировки в понедельник?

Специалисты Минфина России отвечают положительно.

Трудовое законодательство

Служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ).

При направлении работника в командировку ему гарантируются сохранение рабочего места и оплата среднего заработка, а также возмещение связанных с командировкой расходов (ст. 167 ТК РФ).

Направляя работника в другой город, работодатель обязан возместить ему следующие расходы: на проезд, на найм жилого помещения, суточные и иные расходы, произведенные с ведома и согласия работодателя (ст. 168 ТК РФ).

Днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда из командировки - дата прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее - последующие сутки. Средний заработок за период нахождения работника в командировке, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути, сохраняется за все дни работы по графику, установленному в командирующей организации (п. 4, 9 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749).

При этом Положение об особенностях направления работников в служебные командировки не содержит указания на то, что дата приезда, а также возвращения из командировки должна следовать непосредственно за днем окончания командировки.

Налоговое законодательство

В расходы налогоплательщика на оплату труда включаются любые начисления работникам в денежной и (или) натуральной формах, стимулирующие начисления и надбавки, компенсационные начисления, связанные с режимом работы или условиями труда, премии и единовременные поощрительные начисления, расходы, связанные с содержанием этих работников, предусмотренные нормами законодательства РФ, трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами (ст. 255 НК РФ).

Расходы на командировки, включая расходы на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы, наем жилого помещения и суточные, относятся к прочим расходам организации, связанным с производством и реализацией (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Бухучет

Направление работника в командировку оформляется следующими проводками:

Дебет 71 Кредит 50

- выданы работнику под отчет денежные средства на командировочные расходы.

На день утверждения авансового отчета работника бухгалтер сделает следующие проводки:

Дебет 20 (26, 44 и др.) Кредит 71

- приняты к учету командировочные расходы, в том числе на проезд;

Дебет 19 Кредит 71

- отражены суммы НДС, выделенные в билетах, счетах и БСО;

Дебет 68 Кредит 19

- выделенные суммы НДС приняты к вычету;

Дебет 71 Кредит 50

- перерасход подотчетных средств возмещен работнику.

Рекомендации Минфина России

Авторы письма напомнили, что плательщик налога на прибыль имеет право уменьшить полученные доходы на сумму произведенных расходов, за исключением тех, что перечислены в статье 270 Налогового кодекса РФ. При этом расходы должны быть экономически обоснованы и документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ). Если эти условия соблюдаются, то суммы возмещения фирмой расходов работника на обратный проезд при продлении командировки Минфин России рекомендует включать в состав прочих расходов, учитываемых при расчете налога на прибыль (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Ведь обратный проезд работника из командировки фирма обязана оплатить в любом случае, независимо от срока пребывания сотрудника в месте командирования. Поэтому расходы на приобретение обратного билета фирма может учесть при расчете налога на прибыль. При этом важно, чтобы день отъезда сотрудника к месту постоянной работы совпадал с датой, указанной в билете. Кроме этого, необходимо письменное разрешение руководителя на более поздний или ранний отъезд сотрудника из места командирования.

Ю.С. Войтова,

эксперт по налогам

"Нормативные акты для бухгалтера", N 20, октябрь 2013 г.