Вопрос: Можем ли мы выдать денежные средства водителю повторно на приобретение бензина через два дня, если он не отчитался по предыдущим полученным средствам? ("Бюджетные организации: бухгалтерский учет и налогообложение", N 11, ноябрь 2013 г.)

Можем ли мы выдать денежные средства водителю повторно на приобретение бензина через два дня, если он не отчитался по предыдущим полученным средствам?

На приобретение ГСМ подотчетное лицо получает денежные средства либо из кассы учреждения, либо через банковскую карточку. Для выдачи денежных средств на приобретение ГСМ из кассы применяется ведомость на выдачу денег из кассы подотчетным лицам (ф. 0504501).

При этом подотчетное лицо, согласно п. 4.4 Положения N 373-П*(1), обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, представить авансовый отчет (ф. 0504049) с приложением подтверждающих документов.

Для справки. На сайте www.minfin.ru размещен проект Приказа Минфина РФ "О внесении изменений в Приказ Министерства финансов Российской Федерации от 15.12.2010 N 173н "Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению". Этим документом подготовлены изменения в некоторые формы первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета. Так, согласно проекту государственные (муниципальные) учреждения будут использовать ведомость на выдачу денег из кассы подотчетным лицам (ф. 0504210), авансовый отчет (ф. 0504505).

Здесь же следует отметить, что выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег. Таким образом, выдать денежные средства на бензин, если водитель не отчитался по прошлым суммам, вы не вправе.

Поступление ГСМ отражается на основании документов, полученных от поставщика (товарные или кассовые чеки, товарно-транспортные накладные, счета-фактуры). Передача материалов на склад производится на основании акта о приемке материалов (ф. 0315004)*(2) или требования-накладной (ф. 0315006)*(3).

М. Волкова,

эксперт журнала "Бюджетные организации:

бухгалтерский учет и налогообложение"

1 ноября 2013 г.

"Бюджетные организации: бухгалтерский учет и налогообложение", N 11, ноябрь 2013 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Положение о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории РФ, утв. ЦБ РФ 12.10.2011 N 373-П.

*(2) По проекту Приказа Минфина РФ N 173н применяется акт о приемке материалов (материальных ценностей) (ф. 0504220).

*(3) По проекту Приказа Минфина РФ N 173н применяется акт приемки материалов (материальных ценностей) (ф. 0504220).