Вопрос: Как следует заполнить авансовый отчет, если командировочные расходы были перечислены на зарплатную карту сотрудника? ("Бюджетные организации: бухгалтерский учет и налогообложение", N 11, ноябрь 2013 г.)

Как следует заполнить авансовый отчет, если командировочные расходы были перечислены на зарплатную карту сотрудника?

Форма авансового отчета (ф. 0504049) и порядок ее заполнения для бюджетных учреждений утверждены Приказом Минфина РФ N 173н*(1). При ведении расчетов безналичными денежными средствами заполнять авансовый отчет следует в том же порядке, что и при ведении расчетов наличными денежными средствами.

Обоснование. Авансовый отчет (ф. 0504049) применяется для учета расчетов с подотчетными лицами. Подотчетные лица приводят сведения о себе на его лицевой стороне и заполняют графы 1-6 на оборотной стороне о фактически израсходованных ими суммах с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы.

К подтверждающим документам относятся, в частности, кассовые, товарные чеки, счета, товарные накладные, счета-фактуры, акты выполненных работ (оказанных услуг) и другие. Если расчеты производились подотчетным лицом с использованием банковской карты, к авансовому отчету должны быть приложены слипы, квитанции электронных терминалов, банкоматов.

Документы, приложенные к авансовому отчету (ф. 0504049), нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.

В бухгалтерии учреждения авансовый отчет (ф. 0504049) проверяется на предмет правильности оформления и наличия документов, подтверждающих произведенные расходы, обоснованности расходования средств. На оборотной стороне авансового отчета заполняются графы 7-10, содержащие сведения о расходах, принимаемых учреждением к бухгалтерскому учету. Проверенные авансовые отчеты (ф. 0504049) утверждаются руководителем учреждения.

Суммы, выплаченные в иностранной валюте, учитываются как в иностранной валюте, так и в рублевом эквиваленте (в рублях по курсу ЦБ РФ). Погашение суммы задолженности в иностранной валюте подотчетными лицами и отражение этой суммы в авансовом отчете (ф. 0504049) в рублевом эквиваленте производится по курсу ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета (ф. 0504049) руководителем учреждения.

Суммы денежных средств, полученных подотчетным лицом авансом, приводятся с указанием даты получения и кодов соответствующих аналитических счетов бухгалтерского учета.

Отметим, что в случае перечисления денежных средств на зарплатную банковскую карту сотрудника в строке "Получен аванс" следует указать номер платежного поручения, по которому произошло списание подотчетных сумм с лицевого счета учреждения. В разделе "Сведения о внесении остатка, выдаче перерасхода" в строке "Кассовый ордер" указываются номер и дата платежного поручения, подтверждающего поступление на лицевой счет остатка неиспользованных подотчетных сумм или выбытие - при выдаче перерасхода.

С. Валова,

эксперт журнала "Бюджетные организации:

бухгалтерский учет и налогообложение"

1 ноября 2013 г.

"Бюджетные организации: бухгалтерский учет и налогообложение", N 11, ноябрь 2013 г.

-------------------------------------------------------------------------

(1) Приказ Минфина РФ от 15.12.2010 N 173н "Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению".