Как оформить заем сотруднику и отразить в "1С:Предприятии 8" ("БУХ.1С", N 12, декабрь 2013 г.)

Как оформить заем сотруднику и отразить в "1С:Предприятии 8"

ГАРАНТ:

См. Консультации для пользователей систем автоматизации бухучета "1С"

Порой бухгалтеру, прежде чем выполнить свою работу, - оформить документы, сделать проводки и начислить налоги, приходится работать и за своих коллег, чаще всего - за юристов. В этой статье мы дадим вам подсказки, какой договор подойдет, если компания одалживает деньги сотруднику, а также расскажем, как оформить эту операцию в программе "1С:Зарплата и управление персоналом 8".

Что нужно знать, выдавая работнику деньги в долг

Сотрудник попросил у работодателя денег в долг. Если директор дал добро, то бухгалтеру предстоит выдать деньги и оформить сделку. Для этого в первую очередь нужно решить, какой договор по факту заключен: кредита, ссуды или займа?

Определение кредитного договора содержится в статье 819 ГК РФ. Согласно положениям этой статьи кредит может быть выдан исключительно деньгами, в качестве кредитора может выступать только банк или другая кредитная организация.

Обязательные условия кредита - это возвратность и возмездность, то есть деньги должны быть возвращены и обязательно с процентами. Таким образом, компания, не являющаяся кредитной организацией, выдать кредит своему сотруднику не вправе.

Следующий договор - ссуды или безвозмездного пользования (ст. 689 ГК РФ). По договору ссуды вещь передается в пользование ссудополучателю бесплатно. Главное отличие от других долговых договоров: ссудополучатель должен вернуть именно эту вещь в том же состоянии, что и брал (с учетом нормального износа). То есть вещь должна быть индивидуально-определенная, к примеру, автомобиль или здание. Дать деньги в долг по договору ссуды невозможно.

По договору займа одна сторона (займодавец) передает в собственность другой стороне (заемщику) деньги или другие вещи, определенные родовыми (а не индивидуальными) признаками. Заемщик обязуется возвратить займодавцу такую же сумму денег или равное количество других полученных им вещей того же рода и качества (ст. 807 ГК РФ). Таким образом, для оформления долговых отношений с сотрудником подходит договор займа.

Все отличительные признаки перечисленных договоров мы собрали в одной таблице.

Различия между договорами займа, кредита и ссуды

Условия договора	Кредит	Займ	Ссуда
Сторона договора	Кредит может предоставить только специализированная организация	Ограничений по сторонам договора нет	Ограничений по сторонам договора нет
Объект договора	Исключительно денежные средства	Вещи, в том числе деньги, не имеющие индивидуальных признаков	Вещи, имеющие индивидуальные признаки
Возвратность	Заемщик должен вернуть деньги	Вещь переходит в собственность заемщика, поэтому он возвращает другую, но точно такую же	Имущество не переходит в собственность ссудополучателя, следовательно, он должен вернуть именно эту вещь
Возмездность	Проценты по кредиту обязательны	Договор займа по умолчанию возмездный. Если о процентах в договоре не сказано, то их размер соответствует ставке рефинансирования на день возврата долга. Условие о безвозмездности нужно фиксировать в договоре. Исключения: договор займа заключен между гражданами на сумму не более 5000 руб.; по договору передаются не деньги. В этих двух случаях предполагается беспроцентный договор	Договор ссуды является безвозмездным
Ограничения		Иностранная валюта и валютные ценности могут быть предметом договора займа на территории России с соблюдением правил, установленных в статьях 140, 141 и 317 ГК РФ	Коммерческая организация не вправе передавать имущество в безвозмездное пользование собственникам, а также руководителю или члену органов управления или контроля

Деньги сотруднику можно дать как под проценты, так и бесплатно. Если ваш договор безвозмездный, то в нем нужно явно на это указать. Иначе по умолчанию действует правило статьи 809 ГК РФ, согласно которому процент устанавливается исходя из ставки рефинансирования. Исключение - когда по договору передаются не деньги, а другие вещи. В такой ситуации отсутствие в договоре условия о процентной ставке автоматически делает его безвозмездным. Последствия беспроцентного договора для сотрудника - НДФЛ с материальной выгоды, которая возникает вследствие экономии на процентах.

Имейте в виду, что экономить на НДФЛ, выдавая беспроцентный заем под видом аванса в часть зарплаты, достаточно рискованно. Если сотрудник решит уволиться до момента полного погашения займа, вы не имеете права его удерживать. В этом случае, если он добровольно не вернет всю сумму долга, то взыскать ее можно только через суд.

Как исчисляется материальная выгода

Порядок расчета материальной выгоды зависит от валюты, в которой выдан заем. Так, по рублевым займам выгода возникнет, если процент, установленный договором, меньше 2/3 ставки рефинансирования, в том числе равен нулю (подп. 1 п. 2 ст. 212 НК РФ). Если займ получен в иностранной валюте, выгода возникает в случае, когда проценты составляют менее 9 (подп. 2 п. 2 ст. 212 НК РФ). Дата фактического получения дохода в виде материальной выгоды установлена в подпункте 3 пункта 1 статьи 223 НК РФ. Это день уплаты процентов.

Как определить дату получения дохода по беспроцентному займу? В Налоговом кодексе РФ об этом не сказано. Чиновники в письмах Минфина России от 14.04.2009 N 03-04-06-01/89, от 17.07.2009 N 03-04-06-01/175 и от 22.01.2010 N 03-04-06/6-3 рекомендуют считать датой фактического получения дохода в виде материальной выгоды день возврата сотрудником займа или его части.

Однако есть и другая точка зрения. Так, в письме Минфина России от 01.02.2010 N 03-04-08/618 сказано, что если в течение налогового периода заемщик не выплачивал проценты по займу, то в этом периоде у него не возникает дохода в виде материальной выгоды. На наш взгляд, первая позиция более обоснованна. В любом случае, налоговому агенту предстоит самому решить, какой из рекомендаций финансового ведомства воспользоваться.

Случаи, когда материальная выгода от экономии на процентах не облагается НДФЛ, перечислены в подпункте 1 пункта 1 статьи 212 НК РФ. К ним относятся, к примеру, ситуации, когда заем был получен на покупку жилья. Но налогоплательщик должен подтвердить наличие у него права на получение имущественного налогового вычета соответствующим уведомлением, выданным налоговым органом по форме, утв. приказом ФНС России от 25.12.2009 N ММ-7-3/714@.

Ставка НДФЛ для материальной выгоды зависит от налогового статуса налогоплательщика. Для резидента РФ, не имеющего права на имущественный налоговый вычет, материальная выгода полученная от экономии на процентах облагается НДФЛ по ставке 35 процентов (п. 2 ст 224 НК РФ). Для нерезидентов ставка НДФЛ составляет 30 процентов (п. 3 ст. 224 НК РФ).

Договор займа, расчет материальной выгоды и НДФЛ в "1С:Зарплате и управлении персоналом 8"

В программе "1С:Зарплата и управление персоналом 8" договор займа с сотрудником регистрируется одноименным документом.

"Рис. 1. Регистрация договора займа"

Независимо от типа валюты, указанной в договоре займа, расчет материальной выгоды в целях исчисления НДФЛ возможен только в рублях. В случае, когда заем был выдан в иностранной валюте, и это указано в Договоре займа с сотрудником, расчет будет сделан в рублях по указанному в документе курсу.

Для расчета материальной выгоды и налога нужно установить флаг в графе Начислять материальную выгоду и выбрать ставку НДФЛ 35 процентов. Если сотрудник - нерезидент, то НДФЛ будет автоматически начисляться по ставке 30 процентов.

Ставка НДФЛ 13 процентов не актуальна для данного вида договоров с 2008 года, но сохранена в этом документе для договоров, внесенных ранее.

Можно указать периодичность погашения займа: ежемесячно или единовременно.

Материальная выгода будет рассчитываться соответственно этим периодам.

Поскольку расчет суммы погашения займа происходит при начислении зарплаты в последний день месяца, то и дата получения дохода - материальной выгоды - регистрируется тем же днем.

"Рис. 2. Начисление материальной выгоды одновременно с зарплатой"

Кроме того, погашение займа можно зарегистрировать документом Приходный кассовый ордер. В документе Договор займа с сотрудником в любой момент можно сформировать Отчет о погашении займа. Этот отчет формируется по состоянию на последний предполагаемый день окончательного погашения займа. И в любой момент показывает актуальную информацию об остатке основного долга и непогашенных процентов.

Отчет о погашении займа по документу N БА000000001

Работник            Вередин Федор Тимофеевич

Размер займа	300 000 руб.
Дата выдачи займа	30 сентября 2013 г.
Срок погашения (в месяцах)	10 ежемесячно с сентября 2013 г.
Процент за пользование займом (годовой)
Расчеты по займу производятся в валюте	Российский рубль

Месяц	Начислено заработной платы	Начислено %% за пользование займом	Сумма погашения основного долга	Сумма погашенных процентов	Остаток основного долга на конец месяца	Непогашенных %% на конец месяца
Сентябрь 2013 г.	-	-	-	-	300 000,00	-
Октябрь 2013 г.	-	-	30 000,00	-	270 000,00	-

Итого на 1 июля 2014 г. погашено:	30 000,00
Остаток займа к погашению: 270 000

Формирование отчета о погашении займа

В этом же документе можно сформировать печатную форму договора займа.

Может ли организация простить сотруднику долг? Да, может. Материальной выгоды от экономии на процентах в этом случае не будет. Документ Договор займа с сотрудником в программе надо будет "снять с проведения", зарегистрировать подаренную сотруднику сумму в виде дохода с кодом 2720 документом Регистрация разовых начислений. Автоматически будет предоставлен вычет в размере 4 000 рублей.

Далее нужно ввести исправительные документы Начисление зарплаты сотрудникам организаций. При этом НДФЛ будет пересчитан по ставке 13 процентов с учетом вычета.

Напоминаем, что ставка рефинансирования, используемая при исчислении материальной выгоды, устанавливается в Настройке параметров учета на закладке Прочие ставки.

От редакции. Подробнее об особенностях заключения договора займа читайте на стр. 28. О налоговых последствиях, которые возникают у займодавца и у заемщика, читайте в справочнике "Договоры, условия, формы, налоги" раздела "Юридическая поддержка" в ИС ИТС:

http://its.1c.ru/db/contracts#content:28867:1;

http://its.1c.ru/db/contracts#content:28868:1.

С порядком регистрации возврата займа, расчетом материальной выгоды и НДФЛ в "1С:Предприятии 8" можно ознакомиться в справочнике "Кадровый учет и расчеты с персоналом в программах "1С" раздела "Кадры и оплата труда" в ИС ИТС:

http://its.1c.ru/db/staff1c#content:33708:1.

"БУХ.1С", N 12, декабрь 2013 г.