Как рассчитать пособие без справки о заработке
При расчете пособия сотруднику, который работает в компании менее двух лет, бухгалтеру может понадобиться информация о заработке с предыдущего места работы. Покажем, что делать, если таких данных нет.
Бухгалтер начисляет пособие по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, ежемесячное пособие по уходу за ребенком в течение 10 календарных дней со дня обращения работника. Выплатить пособие необходимо в ближайший после назначения день, установленный для выплаты заработной платы (ч. 1 ст. 15 Федерального закона от 29.12.2006 N 255-ФЗ, далее - Закон N 255-ФЗ).
Для расчета названных пособий нужно учитывать средний заработок работника за два календарных года, предшествовавших моменту наступления нетрудоспособности или отпуска по беременности и родам, по уходу за ребенком (ч. 1 ст. 14 Закона N 255-ФЗ).
Если работник принят в компанию в прошлом или текущем году, для расчета пособия бухгалтер может использовать сведения о заработке на предыдущем месте работы. Они содержатся в справке по форме, утвержденной приказом Минтруда России от 30.04.2013 N 182н (далее - справка о заработке).
При приеме на работу сотрудник вправе представить данный документ, но не обязан этого делать. Поэтому к моменту назначения пособия у бухгалтера может не быть полной информации о сумме выплат, исходя из которой рассчитывается пособие. Рассмотрим, какие действия предпринять в этой ситуации.
Рассчитываем пособие по данным своей бухгалтерии
Итак, работник не представил справку о заработке за два календарных года, предшествующих году, в котором он заболел или оформил отпуск по беременности и родам (по уходу за ребенком). Хотя записи в его трудовой книжке говорят о том, что он не один год трудился в других компаниях.
В этой ситуации бухгалтеру нужно проверить, в какой момент сотрудник принят в компанию на работу, начислялись ему выплаты в расчетном периоде или нет.
Компания начисляла работнику выплаты в расчетном периоде
Если сотрудник принят на работу в расчетном периоде, у него есть выплаты, учитываемые при расчете пособий, исходя из них нужно назначать пособие.
Однако необходимо помнить, что существует нижняя граница величины заработка для расчета пособий, установленная частью 1.1 статьи 14 Закона N 255-ФЗ. Из ее положений следует, что средний заработок в расчете за полный календарный месяц не может быть ниже МРОТ.
Примечание. МРОТ в 2013 году - 5205 руб. (ст. 1 Федерального закона от 19.06.2000 N 82-ФЗ "О минимальном размере оплаты труда").
Как определить, что средний заработок работника за месяц не ниже МРОТ? Для этого нужно сравнить два средних дневных заработка:
- первый, исчисленный исходя из фактических выплат работнику, учитываемых при расчете пособий;
- второй, исчисленный исходя из МРОТ, который действовал на день начала временной нетрудоспособности или "детского" отпуска.
Такие рекомендации приведены в пункте 2 письма ФСС РФ от 11.03.2011 N 14-03-18/05-2129.
Величину МРОТ нужно скорректировать на районный коэффициент, если он применяется в местности. Об этом говорится в пункте 11.1 Положения об особенностях порядка исчисления пособий по уходу за ребенком гражданам, утвержденного постановлением Правительства РФ от 15.06.2007 N 375.
Напомним, что ежемесячное пособие по уходу за ребенком в любом случае не может быть меньше минимальных величин (ч. 1.1 ст. 14 Закона N 255-ФЗ).
Пример 1. А.У. Чижиков работает охранником в ООО "Луноход" с 1 сентября 2012 года. В октябре 2013 года он находился на больничном 5 календарных дней.
Расчетный период для начисления пособия по временной нетрудоспособности - с 1 января 2011 года по 31 декабря 2012 года.
Сумма учитываемых выплат А.У. Чижикова за период работы в ООО "Луноход" с 1 сентября по 31 декабря 2012 года составила 82 000 руб.
А.У. Чижиков не представил справку о заработке за остальную часть расчетного периода - с 1 января 2011 года по 31 августа 2012 года.
Как рассчитать пособие по временной нетрудоспособности в этой ситуации, если страховой стаж работника превысил 10 лет?
Решение. Вначале бухгалтер ООО "Луноход" определит средний дневной заработок на основании сведений о выплатах, начисленных работнику в расчетном периоде в данной компании. Средний дневной заработок работника равен 112,33 руб. (82 000 руб. : 730 дн.).
Далее бухгалтер рассчитает средний дневной заработок исходя из МРОТ - 171,12 руб. (5205 руб. х 24 мес. : 730 дн.).
Из полученных величин нужно выбрать наибольшую - 171,12 руб. - и исходя из нее рассчитать пособие.
Пособие работника составит 855,6 руб. (171,12 руб. х 100% х 5 календ. дн.). Бухгалтер начислит:
- 513,36 руб. (171,12 руб. х 3 календ. дн.) - за счет средств компании за первые 3 дня болезни;
- 342,24 руб. (855,6 руб. - 513,36 руб.) - за счет средств ФСС РФ за оставшиеся 2 дня болезни.
Работник устроился в компанию в текущем году
У работника, пришедшего в компанию в текущем, 2013 году, в расчетном периоде нет выплат, начисленных в данной организации. Если он не представил справку о заработке с предыдущего места работы, пособия ему будут начислены исходя из МРОТ. То есть, как и в предыдущем случае, бухгалтер применит норму части 1.1 статьи 14 Закона N 255-ФЗ.
Пример 2. В.О. Хандоцкий работает менеджером в ООО "Андрейка" с февраля 2013 года. В октябре 2013 года он был нетрудоспособен 10 календарных дней.
В расчетном периоде (с 1 января 2011 года по 31 декабря 2012 года) В.О. Хандоцкий работал в другой компании. Страховой стаж работника - 9 лет.
Как рассчитать пособие, если сотрудник не принес справку о заработке с предыдущего места работы?
Решение. В расчетном периоде у работника нет выплат, начисленных в ООО "Андрейка". Чтобы уложиться в срок, отведенный для назначения пособия, бухгалтер воспользуется положением части 1.1 статьи 14 Закона N 255-ФЗ и рассчитает пособие исходя из МРОТ.
Средний дневной заработок равен 171,12 руб. (5205 руб. х 24 мес. : 730 дн.).
Страховой стаж работника - 9 лет, поэтому пособие составляет 100% среднего заработка.
Сумма дневного пособия - 171,12 руб. (171,12 руб. х 100%).
Сумма пособия за период болезни равна 1711,2 руб. (171,12 руб. х 10 календ. дн.). Бухгалтер начислит:
- 513,36 руб. (171,12 руб. х 3 календ. дн.) - за счет средств организации за первые 3 дня болезни;
- 1197,84 руб. (1711,2 руб. - 513,36 руб.) - за счет средств ФСС РФ за оставшиеся 7 дней болезни.
Отражаем пособие в форме-4 ФСС
Работодатели обязаны не позднее 15-го числа месяца, следующего за истекшим кварталом, представлять в территориальные отделения ФСС РФ расчет по форме-4 ФСС, утвержденной приказом Минтруда России от 19.03.2013 N 107н.
Расходы по больничному листу показывают по строке 15 таблицы 1 раздела I отчета. Напомним, что в форме-4 ФСС отражаются только расходы, произведенные за счет средств фонда.
Расходы, указанные в строке 15 таблицы 1 раздела I отчета, расшифровываются в таблице 2. При этом показатель строки 15 должен быть равен показателю строки 12 графы 4 таблицы 2 раздела I.
Пример 3. Воспользуемся итогами вычислений примера 2.
Бухгалтер ООО "Андрейка" начислил пособие по временной нетрудоспособности В.О. Хандоцкому:
- 513,36 руб. - за счет средств организации за первые 3 дня болезни;
- 1197,84 руб. - за счет средств ФСС РФ за оставшиеся 7 дней болезни.
Как отразить пособие в форме-4 ФСС, если на начало III квартала 2013 года пособия в организации не начислялись?
Решение. В форме-4 ФСС отражаются только суммы пособия по временной нетрудоспособности, финансируемые за счет средств ФСС РФ. Это суммы пособия за период с 4-го по последний день болезни.
Пособие за первые 3 дня нетрудоспособности не показывают в форме-4 ФСС. Так как работодатель выплачивает его за счет своих средств.
Образцы заполнения таблиц 1 и 2 раздела I формы-4 ФСС приведены ниже.
Образец 1. Фрагмент таблицы 1 раздела I формы-4 ФСС
Наименование показателя | Код строки | Сумма | |
1 | 2 | 3 | |
Расходы на цели обязательного социального страхования | |||
на начало отчетного периода | - | ||
за последние три месяца отчетного периода | 1197,84 | ||
1 месяц | 1197,84 | ||
2 месяц | - | ||
3 месяц | - | 15 | 1197,84 |
Образец 2. Фрагмент таблицы 2 раздела I формы-4 ФСС
Добрый совет от бухгалтера
Очевидно, что, имея приличный страховой стаж и хороший заработок на прежней работе, работник вправе претендовать на получение более весомой суммы пособия, чем рассчитанной исходя из МРОТ.
Для этого работнику нужно представить в свою бухгалтерию справку о сумме заработной платы с предыдущих мест работы.
Однако на практике бывают случаи, когда работник не имеет возможности получить справку о сумме заработка у прежнего работодателя.
В такой ситуации бухгалтер расчетной части может посоветовать, как поступить сотруднику.
Сотрудник вправе написать специальное заявление работодателю, чтобы получить сведения о заработной плате из Пенсионного фонда.
На основании этого заявления бухгалтерия направляет запрос в отделение Пенсионного фонда по месту своей регистрации о предоставлении сведений о сумме заработной платы за прошлый период.
В такой ситуации выполняется следующая последовательность действий (см. схему).
Схема. Алгоритм действий для получения сведений о заработке в ПФР
Шаг 1. Работник пишет заявление о направлении запроса в отделение ПФР |
Шаг 2. Бухгалтер оформляет запрос в отделение ПФР |
Шаг 3. Отделение ПФР представляет сведения о заработке |
Шаг 4. Бухгалтер делает перерасчет пособия, производит доплату пособия и отражает его сумму в отчетности |
Заявление работника
Сотруднику необходимо написать заявление, адресованное работодателю, у которого он трудится в настоящий момент (ч. 7.2 ст. 13 Закона N 255-ФЗ).
Форма заявления приведена в приложении N 1 к приказу Минздравсоцразвития России от 24.01.2011 N 21н (далее - приказ N 21н).
Обратите внимание: если работник за два предшествующих календарных года сменил нескольких работодателей, то заявление о направлении запроса в ПФР надо заполнять отдельно по каждому бывшему работодателю.
Образец заявления работника смотрите на с. 96.
Образец 3. Заявление работника о направлении запроса в ПФР
к Приказу Минздравсоцразвития
России от 24.01.2011 N 21н
Страхователю, назначающему и выплачивающему пособие,
Обществу с ограниченной ответственностью "Андрейка"
---------------------------------------------------------
(полное наименование организации
от застрахованного лица
Хандоцкого Вячеслава Олеговича
---------------------------------------------------------
(фамилия, имя, отчество полностью)
Паспортные данные:
серия 4565 номер 254658
----------- --------------------------------
кем и когда выдан УВД "Хамовники" г. Москвы, 28.05.2000
-------------------------------------
Дата рождения 13.12.1973
-------------------------------------------
Страховой номер индивидуального лицевого счета (СНИЛС)
223-465-154-25
Адрес места жительства:
117292, г. Москва, ул. Вавилова, д. 13, корп. 3, кв. 66
---------------------------------------------------------
Контактный телефон: (499)397-54-30
------------------------------------
Заявление
застрахованного лица о направлении запроса в территориальный орган
Пенсионного фонда Российской Федерации о представлении сведений о
заработной плате, иных выплатах и вознаграждениях
Поскольку я не имею возможности получить справку о сумме заработной
платы, иных выплат и вознаграждений от страхователя
Общества с ограниченной ответственностью "Воровайка"
-------------------------------------------------------------------------
(полное наименование организации (обособленного подразделения))
за период работы (службы, иной деятельности) у этого страхователя, в
течение которой я подлежал(а) обязательному социальному страхованию на
случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством,
с 13 апреля 2011 г.
---------- --
по 21 декабря 2012 г. в связи с прекращением деятельности страхователем,
--------- --
для исчисления и выплаты мне пособия по временной нетрудоспособности
------------------------------------
(по временной нетрудоспособности,
беременности и родам ежемесячного
пособия по уходу за ребенком -
указать нужное)
прошу в соответствии с частью 7.2 статьи 13 Федерального закона от 29
декабря 2006 г. N 255-ФЗ "Об обязательном социальном страховании на
случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством" направить
запрос в территориальный орган Пенсионного фонда Российской Федерации о
представлении сведений о заработной плате, иных выплатах и
вознаграждениях, из которых должно быть исчислено указанное пособие.
Подтверждаю свое согласие на обработку и использование территориальным
органом Пенсионного фонда Российской Федерации моих персональных
данных о заработной плате, иных выплатах и вознаграждениях для подготовки
им сведений о заработной плате, иных выплатах и вознаграждениях
и представления их страхователю назначающему и выплачивающему пособие,
Обществу с ограниченной ответственностью "Андрейка"
-------------------------------------------------------------------------
(полное наименование организации (обособленного подразделения),
Дата 14 октября 2013 года Хандоцкий
---------------------- ------------------------------
(подпись застрахованного лица)
Бухгалтер оформляет запрос в ПФР
Работодатель обязан не позднее двух рабочих дней с даты получения (регистрации) заявления от работника направить запрос в отделение ПФР по месту своей регистрации.
Форма и Порядок направления запроса утверждены приказом N 21н. Образец запроса смотрите на с. 97.
Образец 4. Запрос работодателя в ПФР
к Приказу Минздравсоцразвития
России от 24.01.2011 N 21н
В Управление N 10 ГУ-ПФР N 10
---------------------------------------
(наименование территориального органа
по г. Москве и Московской области
--------------------------------------
Пенсионного фонда Российской Федерации)
от страхователя, назначающего и
выплачивающего пособие,
Общество с ограниченной ответственностью
-----------------------------------------
(полное наименование организации
"Андрейка"
-----------------------------------------
(обособленного подразделения))
Дополнительные сведения:
Регистрационный номер в Пенсионном фонде
Российской Федерации 070-105-002112
---------------------
ИНН 7011526220 КПП 701001001
-------------- -----------------
Адрес места нахождения организации
(обособленного подразделения):
125009, г. Москва, Тверской б-р, д. 18
-----------------------------------------
Контактный телефон: (495)482-71-08
----------------------
Запрос
в территориальный орган Пенсионного фонда Российской
Федерации о представлении сведений о заработной плате, иных выплатах и
вознаграждениях застрахованного лица
от 14 октября 2013 г. N 777
----------- -- --------
На основании заявления Хандоцкого Вячеслава Олеговича
---------------------------------------------
(Ф.И.О. застрахованного лица)
паспортные данные: серия 4565 номер 254658
-------- -------------
кем и когда выдан УВД "Хамовники" г. Москвы, 28.05.2000
-------------------------------------------------------
Дата рождения 13.12.1973
----------------
страховой номер индивидуального лицевого счета (СНИЛС) 223-465-154-25
-------------------
адрес места жительства застрахованного лица: 117292, г. Москва,
----------------------------
ул. Вавилова, д. 13, корп. 3, кв. 66
-------------------------------------------------------------------------
прошу в соответствии с частью 7.2 статьи 13 Федерального закона от 29
декабря 2006 г. N 255-ФЗ "Об обязательном социальном страховании на
случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством" представить
сведения о заработной плате, иных выплатах и вознаграждениях, начисленных
страхователем
Общества с ограниченной ответственностью "Воровайка"
--------------------------------------------------------------
(полное наименование организации (обособленного подразделения))
За 2011 г. 2012 г.
-- --
Имеется согласие застрахованного лица на обработку и использование
территориальным органом Пенсионного фонда Российской Федерации его
персональных данных о заработной плате, иных выплатах и вознаграждениях
для подготовки им сведений о заработной плате, иных выплатах и
вознаграждениях и представления их страхователю назначающему и
выплачивающему пособие,
Обществу с ограниченной ответственностью "Андрейка"
-------------------------------------------------------------------------
(полное наименование организации (обособленного подразделения))
Руководитель организации (обособленного подразделения)
генеральный директор Томилин Томилин А.И.
-------------------- ---------------- -----------------------
(должность) (подпись) (Ф.И.О.)
/- -\
Место печати | Печать |
страхователя |ООО "Андрейка"|
\- -/
Работодатель, назначающий и выплачивающий пособие, вправе направить запрос в ПФР двумя способами:
- по почте;
- в виде электронного документа, оформленного с использованием электронной цифровой подписи.
Об этом говорится в пункте 6 Порядка направления запроса, приведенного в приложении N 3 к приказу N 21н. Других способов законодательством РФ не предусмотрено.
Территориальное отделение ПФР вправе не принимать запрос в бумажном виде, так как данный вид направления запроса не утвержден.
Отделение ПФР представляет сведения о заработке работника
В ответ на запрос отделение ПФР представит сведения о заработной плате, иных выплатах и вознаграждениях застрахованного лица у указанного в запросе страхователя на основании сведений индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования.
Ответ дается не позднее 10 рабочих дней (п. 2 Порядка представления сведений, приведенного в приложении N 5 к приказу N 21н).
Форма ответа приведена в приложении N 4 к приказу N 21н. Образец ответа из ПФР смотрите на с. 98.
Образец 5. Сведения о заработке работника из ПФР
к Приказу Минздравсоцразвития
России от 24.01.2011 N 21н
Страхователю/территориальному органу страховщика,
---------------------------------------------------
(ненужное зачеркнуть)
назначающему и выплачивающему пособие,
Обществу с ограниченной ответственностью "Андрейка"
---------------------------------------------------
(полное наименование организации (обособленного
подразделения))
Сведения
о заработной плате, иных выплатах и вознаграждениях
застрахованного лица
Дата 5 ноября 2013 года N 777-13-3П
-------- -- ---------
В соответствии с запросом о представлении сведений о заработной
плате, иных выплатах и вознаграждениях застрахованного лица от
14 октября 2013 г. N 777
---------- -- -----
Управление N 10 ГУ-ПФР N 10 по г. Москве и Московской области
-------------------------------------------------------------------------
(наименование территориального органа Пенсионного фонда Российской
Федерации)
представляет сведения о заработной плате, иных выплатах и
вознаграждениях, начисленных застрахованному лицу
Хандоцкому Вячеславу Олеговичу
_________________________________________________________________________
(Ф.И.О. застрахованного лица)
СНИЛС 223-465-154-25
-----------------
страхователем Общества с ограниченной ответственностью "Воровайка"
------------------------------------------------------------
(полное наименование организации (обособленного
подразделения))
в 2011 году 450 000 (Четыреста пятьдесят тысяч) рублей
-- -------------------------------------------------------------
(сумма цифрами и прописью)
-
-------------------------------------------------------------------------
(в случае отсутствия сведений указать - "сведения отсутствуют")
в 2012 году 500 000 (Пятьсот тысяч) рублей
-- -------------------------------------------------------------
(сумма цифрами и прописью)
-
-------------------------------------------------------------------------
(в случае отсутствия сведений указать - "сведения отсутствуют")
Руководитель территориального
органа Пенсионного фонда
Российской Федерации
управляющий Траппер Траппер Ф.С.
----------------------- ---------------- -----------------------
(должность) (подпись) (Ф.И.О.)
Место печати территориального органа
Пенсионного фонда Российской Федерации
Доплата пособия
Когда компания получит ответ на запрос из отделения ПФР, бухгалтеру надо будет пересчитать и доплатить работнику пособие. Перерасчет пособия возможен не более чем за три года, предшествующих дню представления справки (ч. 2.1 ст. 15 Закона N 255-ФЗ).
При расчете доплаты нужно учитывать, что за каждый год расчетного периода сумма учитываемых выплат не может превышать предельную величину базы для исчисления взносов, установленную на этот год (ч. 3.2 ст. 14 Закона N 255-ФЗ):
- за 2011 год - 463 000 руб.;
- за 2012 год - 512 000 руб.
Пример 4. Воспользуемся условиями примера 2.
Так как В.О. Хандоцкий не представил в бухгалтерию справку о сумме заработка с предыдущего места работы, ему было начислено пособие исходя из МРОТ.
По совету бухгалтера работник написал заявление о направлении запроса в ПФР. После чего бухгалтер направил запрос. 6 ноября в компанию пришел ответ. Из него следует, что заработок, на который были начислены страховые взносы за 2011 год, равен 450 000 руб., за 2012 год - 500 000 руб.
Необходимо произвести перерасчет пособия и доплатить сотруднику разницу.
Решение. Учитываемый заработок сотрудника за расчетный период равен 950 000 руб. (450 000 руб. + 500 000 руб.).
Средний дневной заработок - 1301,37 руб. (950 000 руб. : 730 дн.).
Сумма дневного пособия составила 1301,37 руб. (1301,37 руб. х 100%).
Размер пособия равен 13 013,7 руб. (1301,37 руб. х 10 календ. дн.), из них бухгалтер начислит:
- 3904,11 руб. (1301,37 руб. х 3 календ. дн.) - за счет средств работодателя за 3 дня болезни;
- 9109,59 руб. (13 013,7 руб. - 3904,11 руб.) - за счет средств ФСС РФ за оставшиеся 7 дней.
Пособие подлежит доплате в размере 11 302,5 руб. (13 013,7 руб. - 1711,2 руб.), в том числе:
- 3390,75 руб. (3904,11 руб. - 513,36 руб.) - за счет средств компании за первые 3 дня нетрудоспособности;
- 7911,75 руб. (9109,59 руб. - 1197,84 руб.) - за счет средств ФСС РФ за оставшиеся дни болезни.
Как отразить сумму доплаты пособия в форме-4 ФСС
Если доплата начислена в том же квартале, что и первая сумма пособия, то сумму доплаты отражают в том же отчете по форме-4 ФСС в месяце начисления доплаты. Если документы из ПФР поступили в следующем квартале, сумма доплаты должна быть показана в отчете за следующий квартал.
Пример 5. Продолжим предыдущий пример.
На основании сведений о заработке, представленных отделением ПФР, бухгалтер ООО "Андрейка" в ноябре 2013 года доначислил пособие:
- 3390,75 руб. - за счет средств компании;
- 7911,75 руб. - за счет средств ФСС РФ.
Как отразить первоначальную сумму пособия, начисленную в октябре 2013 года, и доплату в форме-4 ФСС за 2013 год?
Решение. В форме-4 ФСС отражаются только суммы пособия по временной нетрудоспособности, финансируемые за счет средств ФСС РФ.
Образцы заполнения таблиц 1 и 2 раздела I формы-4 ФСС приведены ниже.
Образец 6. Фрагмент таблицы 1 раздела I формы-4 ФСС
Наименование показателя | Код строки | Сумма | |
1 | 2 | 3 | |
Расходы на цели обязательного социального страхования | |||
на начало отчетного периода | - | ||
за последние три месяца отчетного периода | 9109,59 | ||
1 месяц | 1197,84 | ||
2 месяц | 7911,75 | ||
3 месяц | - | 15 | 9109,59 |
Образец 7. Фрагмент таблицы 2 раздела I формы-4 ФСС
И.А. Тушева,
эксперт журнала "Зарплата"
"Зарплата", N 11, ноябрь 2013 г.
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Журнал "Зарплата"
"Зарплата" - профессиональное практическое издание для бухгалтера и работника отдела кадров. Все материалы и рекомендации журнала нацелены на возможность практического применения, как оперативного, так и долгосрочного.
Свидетельство о регистрации средства массовой информации ПИ N ФС77-23886 от 28.03.2006 г., выданное Федеральной службой по надзору за соблюдением законодательства в сфере массовых коммуникаций и охране культурного наследия