Вопрос: Наша организация оплатила со своего расчетного счета две туристические путевки в Доминикану с 11 по 17 ноября 2013 года на сумму 280 000 руб. за двоих своих сотрудников - директора и его референта. В стоимость путевки входит перелет, трансферт, проживание и медицинская страховка. Директор требует оформить данные расходы как командировочные. Можно ли так сделать? Что нам грозит? ("Зарплата", N 11, ноябрь 2013 г.)

Наша организация оплатила со своего расчетного счета две туристические путевки в Доминикану с 11 по 17 ноября 2013 года на сумму 280 000 руб. за двоих своих сотрудников - директора и его референта. В стоимость путевки входит перелет, трансферт, проживание и медицинская страховка. Директор требует оформить данные расходы как командировочные. Можно ли так сделать? Что нам грозит?

Ситуация неоднозначная. Как же бухгалтеры реагируют на подобные указания руководства? Об этом можно узнать из опроса, проведенного журналом "Зарплата" среди посетителей сайта www.zarp.ru.

Почти 76% бухгалтеров ответили, что согласятся оформить поездку как служебную командировку, подготовят экономическое обоснование поездки и все необходимые командировочные документы.

Направить работников в служебную командировку на первый взгляд кажется самым простым. Но любые расходы на служебную командировку должны быть экономически целесообразны и обоснованны. Они должны быть направлены на получение компанией дохода.

Можно ли оформить поездку на курорт как служебную командировку

Служебная командировка - это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ).

В трудовом законодательстве нет указаний, куда можно направить работника, а куда нельзя. Для выполнения служебного поручения работник может быть направлен в любой город любой страны, даже на курорт.

До начала служебной командировки работодатель должен:

- оформить документы, необходимые для направления работника в командировку;

- определить порядок и размеры возмещения работнику командировочных расходов.

При этом следует руководствоваться Положением об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденным постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее - Положение о командировках).

Документальное оформление

Для направления работника в служебную командировку за границу работодатель должен (абз. 2 п. 3 и п. 6 Положения о командировках, письмо УФНС России по г. Москве от 30.11.2009 N 16-15/125486):

- составить служебное задание для работника;

- издать приказ о командировании работника.

При служебных командировках за пределы территории РФ командировочное удостоверение выписывать не нужно (п. 15 Положения о командировках).

Командировочные расходы

Гарантии при направлении работника в командировку установлены в статье 167 Трудового кодекса. Работнику выплачивают средний заработок за период командировки, а также возмещают (ст. 168 ТК РФ):

- расходы по проезду к месту назначения и обратно;

- найму жилого помещения;

- суточные;

- другие расходы (с разрешения руководителя организации).

Рассмотрим, какие расходы понесет организация в связи с предстоящей командировкой.

Средний заработок

Откомандированным работникам, директору и референту за время нахождения в деловой поездке будет выплачен средний заработок за пять рабочих дней (п. 9 Положения о командировках и письмо Роструда от 05.02.2007 N 275-6-0).

В рассматриваемом примере есть особенность: работники будут возвращаться в выходной день. Им нужно оплатить работу в субботу и воскресенье (п. 5 Положения о командировках). Оплата работы в выходные дни предусмотрена в статье 153 Трудового кодекса РФ. Это влечет оформление дополнительных документов, а самое главное - увеличивает расходы организации.

Расходы по проезду

Что проверить в путевке. Так как организация приобрела путевки в туристической фирме, часть расходов уже включена в их стоимость. Нужно проверить, чтобы в представленных документах были подробно перечислены отдельные услуги. В частности, указана стоимость:

- проезда (авиабилеты);

- проживания в гостинице;

- трансферта (аэропорт - гостиница и наоборот);

- медицинской страховки.

Авиабилеты. Расходы на авиабилеты уже включены в стоимость путевок. Однако для подтверждения факта отъезда в служебную командировку нужны документы.

Сейчас авиабилет оформляют в электронном виде. Его необходимо распечатать на бумажном носителе. Затраты на приобретение билета подтверждаются (письмо Минфина России от 07.06.2013 N 03-03-07/21188):

- маршрут/квитанцией на бумажном носителе, сформированной автоматизированной системой оформления воздушных перевозок;

- посадочным талоном.

Маршрут/квитанция признается документом строгой отчетности (письмо Минфина России от 29.08.2013 N 03-03-07/35554).

Примечание. О том, что маршрут/квитанция и посадочный талон подтверждают расходы на перелет, Минфин России указывал не раз (письма от 07.06.2013 N 03-03-07/21187 и от 27.02.2012 N 03-03-07/6).

Если посадочный талон утерян, необходимо обратиться к авиаперевозчику (его представителю) за подтверждающим документом. Таким документом может быть справка, в которой необходимо указать сведения, подтверждающие факт перелета работника данным рейсом, оплаченный тариф (письма Минфина России от 06.06.2012 N 03-03-06/4/61 и от 21.09.2011 N 03-03-07/33).

Такси. Услуги такси можно подтвердить чеком ККТ или квитанцией в форме бланка строгой отчетности с реквизитами, предусмотренными в приложении N 5 к постановлению Правительства РФ от 14.02.2009 N 112.

Расходы на проживание

При загранкомандировках документом, подтверждающим расходы на проживание, является, как правило, так называемый инвойс (от англ. invoice - счет, фактура), который выдают зарубежные отели.

В данном документе должны быть указаны период и стоимость проживания командированного (в том числе за сутки), должна стоять отметка об оплате, подпись уполномоченного лица и печать.

В рассматриваемом случае инвойс получать не нужно.

Обратите внимание: если в счете отдельной строкой выделены дополнительные услуги гостиницы, например оплата питания, услуги ресторана, сауны, бара и т.п., то эти затраты не относятся к командировочным расходам по найму жилого помещения (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Суточные

При направлении работника в служебную командировку ему гарантируется возмещение дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства, - суточные (ч. 1 ст. 168 ТК РФ).

Компания имеет право выплачивать работникам суточные в любом размере (при загранкомандировках - в иностранной валюте), определив его во внутреннем локальном нормативном акте (абз. 2 п. 11 и абз. 2 п. 16 Положения о командировках). Выплата суточных не зависит от фактического выполнения работником трудовой функции.

В вашем случае при расчете размера суточных необходимо учитывать следующие правила:

- суточные выплачиваются за каждый день нахождения в командировке, включая выходные, нерабочие праздничные дни и дни нахождения в пути (абз. 3 п. 11 Положения о командировках);

- днем выезда в командировку считается дата отправления транспортного средства от места постоянной работы работника, а днем приезда из командировки - дата прибытия транспортного средства в место постоянной работы (абз. 2 и 3 п. 4 Положения о командировках);

- за каждый день нахождения в пути по территории РФ суточные выплачиваются в размере, установленном в организации для командировок по России, а за время проезда по территории иностранного государства - в размере, предусмотренном для служебных поездок в это государство (п. 17 Положения о командировках);

- за день выезда с территории РФ суточные выплачиваются в размере, установленном для поездок в страну назначения, за день въезда на территорию РФ - исходя из нормы, предусмотренной для командировок по России (абз. 1 п. 18 Положения о командировках).

Пример 1. Е.Б. Гладков, генеральный директор ООО "Проминвест" (г. Москва), направлен в служебную командировку в Пуэрто-Плата (Доминикана) с 11 по 17 ноября 2013 года. Из Москвы работник вылетел 11 ноября 2013 года в 17.50. Прибыл в Москву - 17 ноября 2013 года в 17.25.

В положении о служебных командировках, действующем в компании, установлены следующие размеры суточных:

- при командировках по территории РФ - 700 руб.;

- за пределами РФ - 2500 руб.

Бухгалтеру необходимо рассчитать сумму суточных за дни командировки.

Решение. Е.Б. Гладков находится в служебной командировке с 11 по 17 ноября 2013 года (в продолжительность служебной загранкомандировки включено время, затраченное им для проезда от офиса до аэропорта вылета и из аэропорта прилета до офиса). Работнику полагаются суточные в следующих размерах:

- за 11 ноября - 2500 руб., так как считается, что именно в этот день он пересек границу РФ, направляясь в Пуэрто-Плата (согласно отметкам в его загранпаспорте);

- с 12 по 16 ноября - 12 500 руб. (2500 руб. х 5 дн.);

- за 17 ноября - 700 руб., поскольку согласно отметкам в загранпаспорте именно в этот день работник пересек границу по пути в Россию.

Общая сумма суточных составит 15 700 руб. (15 000 руб. + 700 руб.).

Иные командировочные расходы

При направлении работника в загранкомандировку ему оплачиваются, в частности (п. 23 Положения о командировках):

- расходы на оформление загранпаспорта, визы, приглашений и иных аналогичных документов;

- расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту;

- расходы на оформление обязательной медицинской страховки;

- обязательные консульские и аэродромные сборы;

- расходы по оплате услуг связи;

- иные обязательные платежи и сборы.

Этот перечень не является исчерпывающим. Поэтому организация может отнести к командировочным и другие, не поименованные в нем расходы, которые обусловлены служебной командировкой. Порядок и размеры возмещения расходов командированным работникам определяются коллективным договором или локальными нормативными актами.

Денежные средства на командировку

Перед направлением сотрудника в загранкомандировку ему нужно выдать денежную сумму на командировочные расходы. Данная сумма складывается из расходов на проезд, проживание, суточных и иных предполагаемых расходов, связанных с поездкой (п. 10 Положения о командировках).

Целесообразно составить смету на эти расходы. Ее утверждает руководитель. Далее по смете бухгалтерия выдает денежные средства под отчет.

Так как командировка за границу, возникает вопрос: в какой валюте выдавать деньги под отчет? Данный вопрос компания решает по своему усмотрению: деньги под отчет могут быть выданы и в рублях, и в иностранной валюте (п. 16 Положения о командировках).

Отчет по загранкомандировке

По возвращении из командировки работник в течение трех рабочих дней обязан представить авансовый отчет об израсходованных суммах в связи с командировкой, вернуть неизрасходованные подотчетные суммы.

Предоставленный по итогам загранкомандировки авансовый отчет должен быть утвержден руководителем организации. Если по итогам взаиморасчетов в авансовом отчете выявлен перерасход и руководитель его утвердил, эту сумму нужно выдать работнику в тот же трехдневный срок.

К авансовому отчету работник должен приложить все документы, подтверждающие расходы в загранкомандировке (п. 26 Положения о командировках).

При командировках за границу к авансовому отчету нужно приложить еще ксерокопии страниц загранпаспорта с отметками о пересечении границы (абз. 2 п. 18 Положения о командировках и п. 2 письма Минфина России от 12.05.2008 N 03-03-06/2/47).

Примечание. Кому доверить перевод на русский язык

Прилагаемые к авансовому отчету документы, как правило, заполнены на языке страны, в которой был работник. Они должны быть переведены на русский язык. Такое требование содержится в абзаце 3 пункта 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.98 N 34н.

Перевод может быть сделан как профессиональным переводчиком, так и специалистом самой организации (письмо Минфина России от 20.04.2012 N 03-03-06/1/202).

Кроме того, по результатам данной служебной командировки работнику надо составить отчет о проделанной в командировке работе. Содержание данного отчета должно подтвердить реальность выполнения командировочного задания работником. К нему можно приложить копии заключенных договоров, подписанных контрактов и т.д.

Форма отчета может быть утверждена внутренним локальным документом, он может быть составлен в свободной форме или на типовом бланке служебного задания на командировку (по форме N Т-10а).

Страховые взносы

Еще один вид расхода компании - это страховые взносы, начисляемые на суммы среднего заработка работников и сверхнормативного возмещения командировочных расходов.

Расходы, которые работодатель обязан возместить работнику согласно статье 168 Трудового кодекса, фактически произведенные и документально подтвержденные, не облагаются страховыми взносами (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ и п. 2 ст. 20.2 Федерального закона 24.07.98 N 125-ФЗ).

Примечание. Нормы командировочных расходов устанавливаются в локальном нормативном акте компании (ч. 2 ст. 168 ТК РФ).

Налог на прибыль

Расходами, связанными со служебной командировкой, признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, носят производственный характер, направленный на получение дохода. Командировочные расходы включаются в состав прочих расходов организации (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Какие условия необходимо соблюсти, чтобы принять расходы для целей налогообложения?

В пункте 1 статьи 252 Налогового кодекса дан ответ на этот вопрос. Как и любые затраты организации, командировочные расходы могут учитываться в целях налогообложения только в том случае, если они:

- документально подтверждены;

- направлены на получение дохода, имеют производственный характер;

- являются обоснованными и экономически оправданными.

Если все эти требования выполнены, компании не о чем беспокоиться. Однако, как вы понимаете, документально оформить служебную командировку несложно. Но проверяющих из налоговой инспекции будет прежде всего интересовать соответствие расходов, названных компанией командировочными, критерию экономической оправданности. Поговорим подробнее об этой стороне оформления служебной командировки на курорт.

Если налоговый инспектор сомневается не в вашу пользу

Вы должны быть готовы к тому, что во время проверки у налогового инспектора могут вызвать сомнение принятые к налоговому учету командировочные расходы. Дело в том, что расходы по поездке, документально подтвержденные, но экономически неоправданные, нельзя учесть при расчете налога на прибыль.

Как обосновать оправданность командировочных

Чтобы подтвердить экономическую обоснованность командировочных расходов, ваш работник должен составить отчет о проделанной работе. В этом отчете советуем показать, что поставленная цель служебной командировки выполнена, и описать, каким образом.

Например, у директора состоялась встреча с потенциальным партнером, на которой присутствовал референт, готовивший документацию. Стороны подписали договор на поставку оборудования либо закупку сырья. Или, например, директор с референтом посетили профильную компанию и ознакомились с образцами продукции. Правда, ничего подходящего не нашли, но привезли каталоги товаров. По итогам данной поездки был подготовлен доклад и проведено совещание с руководителями отделов.

Какие санкции грозят компании

Если налоговый инспектор признает, что командировочные расходы учтены необоснованно, он сочтет, что облагаемая база по налогу на прибыль занижена. И в этом случае будет:

- доначислен налог на прибыль;

- начислен штраф в соответствии со статьей 122 Налогового кодекса;

- пени (ст. 75 НК РФ).

Также данная сумма будет признана доходом работника, с которого нужно начислить и удержать НДФЛ.

Так как в данном случае налоговый агент не перечислил или перечислил не полностью НДФЛ в бюджет, то будет взыскан штраф в размере 20% от суммы налога и пени (ст. 75 и 123 НК РФ).

То же самое произойдет с начислением страховых взносов.

Рассмотрим пример, основанный на вопросе читателя.

Пример 2. Компания оплатила с расчетного счета две туристические путевки в Доминиканскую Республику с 11 по 17 ноября 2013 года на сумму 280 000 руб. за директора и его референта. В стоимость путевки входит перелет, трансферт, проживание и медицинская страховка. Дополним эти условия. Допустим, компания применяет общий тариф страховых взносов: в ПФР - 22%, ФСС - 2,9%, ФФОМС - 5,1%, на случай травматизма - 0,2%. Сведем все расходы в табл. 1.

Таблица 1

Расходы на командировку

Статья расходов	Сумма, руб.
	директор	референт
Путевка	140 000	140 000
Средний заработок и зарплата за работу в выходные дни	60 493	18 562
Страховые взносы с сумм среднего заработка и зарплаты	6170 [60 493 руб. х (10% + 0,2%)], поскольку облагаемая база превысила 568 000 руб.	5606 [18 562 руб. х (22% + 2,9% + 5,1% + 0,2%)]
Суточные	15 700	15 700
Дополнительные расходы	5000	5000
Итого	227 363	184 868
Всего расходов	412 231

Предположим, что по итогам выездной проверки затраты, связанные с поездкой, в сумме 412 231 руб. признаны необоснованными. Необходимо посчитать сумму санкций.

Решение. Так как сумма 412 231 руб. может быть исключена из базы, уменьшающей налог на прибыль, необходимо определить налог на прибыль, а также сумму штрафа. Кроме того, сумма командировочных расходов будет признана доходом работников, следовательно, налоговый инспектор доначислит НДФЛ и определит сумму штрафа.

Сведем расчеты налогов (взносов) и штрафов в табл. 2.

Таблица 2

Расчет сумм штрафов

Наименование	Расчет	Сумма, руб.
1	2	3
Сумма, признанная экономически необоснованной	В табл. 1	412 231
Доначисленная сумма налога на прибыль	412 231 руб. х 20%	82 446
Штраф за неуплату налога на прибыль	82 446 руб. х 20%	16 489
Сумма командировочных расходов, которая будет признана доходом работников	(140 000 руб. + 15 700 руб. + 5000 руб.) х 2 чел.	321 400
Доначисленная сумма НДФЛ	321 400 руб. х 13%	41 782
Штраф за неуплату НДФЛ	41 782 руб. х 20%	8356
Доначислена сумма страховых взносов с выплат директору (10% + 0,2%), поскольку облагаемая база превысила 568 000 руб.	(140 000 руб. + 15 700 руб. + 5000 руб.) х 10,2%	16 391
Доначисленная сумма страховых взносов с выплат референту (22% + 2,9% + 5,1% + 0,2%)	(140 000 руб. + 15 700 руб. + 5000 руб.) х 30,2%	48 531
Штраф за неуплату страховых взносов	(16 391 руб. + 48 531 руб.) х 20%	12 985
Итого сумма штрафа по налогу на прибыль, НДФЛ и страховым взносам	16 489 руб. + 8356 руб. + 12 985 руб.	37 830

Следует также учитывать, что инспекторы начислят пени за просрочку уплаты налогов и страховых взносов.

Если компания не согласится с мнением налоговой инспекции, она должна быть готова отстаивать свои взгляды в судебном порядке.

Можно выдать работникам материальную помощь

Командировка - это не единственный вариант оформления расходов на поездку работников на курорт. Можно пойти другим путем - выдать работникам матпомощь, например, к отпуску.

Возможность выплаты материальной помощи сотрудникам зависит от финансового положения компании. При этом следует помнить, что материальная помощь не связана:

- с оплатой труда;

- результатом деятельности работника.

Материальная помощь не может носить регулярный и стимулирующий характер. Она носит непроизводственный характер и выплачивается разным работникам без исключения.

Страховые взносы и НДФЛ

Суммы материальной помощи, оказанной своим работникам, не подлежат обложению страховыми взносами и НДФЛ только в пределах 4000 руб. за календарный год (подп. 11 п. 1 ст. 9 Закона N 212-ФЗ, подп. 12 п. 1 ст. 20.2 Закона N 125-ФЗ и п. 28 ст. 217 НК РФ).

Налог на прибыль

Сумма материальной помощи не признается расходом в целях исчисления налога на прибыль. Об этом говорится в пункте 23 статьи 270 Налогового кодекса РФ.

В связи с этим финансовое ведомство придерживается четкой позиции: расходы организации на выплату материальной помощи работникам не уменьшают базу по налогу на прибыль независимо от оснований ее выплаты, а также от наличия соответствующих положений в трудовых или коллективных договорах.

А вот что касается страховых взносов, начисленных на материальную помощь, то согласно разъяснениям Минфина России такие страховые взносы включаются в состав расходов в общем порядке. Разъяснения даны:

- в подпунктах 1 и 45 пункта 1 статьи 264 НК РФ;

- пункте 2 письма Минфина России от 20.03.2013 N 03-04-06/8592;

- письме Минфина России от 03.09.2012 N 03-03-06/1/457.

Расходы в виде страховых взносов признаются в налоговом учете на дату их начисления (подп. 1 п. 7 ст. 272 НК РФ).

За счет каких источников выплатить материальную помощь

Выплата материальной помощи может осуществляться как за счет нераспределенной прибыли прошлых лет, так и за счет прибыли текущего года. В чем различия при выплате матпомощи:

- за счет нераспределенной прибыли прошлых лет - необходимо иметь разрешение учредителей организации;

- за счет прибыли текущего года - такого решения не нужно, решение принимает только руководитель организации.

Выплату матпомощи не обязательно предусматривать во внутренних локальных актах. Для ее получения работнику необходимо подать заявление, в котором указывается причина обращения. В некоторых случаях к заявлению прилагаются документы, подтверждающие факт наступления особых обстоятельств.

На основании заявления руководитель организации соглашается оказать работнику материальную помощь или отказывает в ней. В случае принятия положительного решения он издает приказ о выдаче материальной помощи в произвольной форме.

Пример 3. Вернемся к вопросу читателя, но немного изменим его. Предположим, что на период поездки генеральный директор и референт оформили отпуск за свой счет. Компания оказала материальную помощь работникам за счет прибыли текущего года, оплатив им туристические путевки в размере 140 000 руб. каждая. Ранее материальная помощь данным сотрудникам не выдавалась. В месяце выплаты материальной помощи доход референта не превышает предельную величину облагаемой базы в 2013 году - 568 000 руб., у генерального директора - превысил. Компания применяет общий тариф страховых взносов: в ПФР - 22%, ФСС - 2,9%, ФФОМС - 5,1%, взносы на травматизм - 0,2%. Какие проводки нужно сделать бухгалтеру?

Решение. Бухгалтер сделает следующие проводки:

Дебет 60 субсчет "Расчеты с поставщиками" Кредит 51

- 280 000 руб. - перечислена сумма туроператору за путевки;

Дебет 50 субсчет "Денежные документы" Кредит 60 субсчет "Расчеты с поставщиками"

- 280 000 руб. - получены туристические путевки для генерального директора и референта;

Дебет 73 субсчет "Расчеты с персоналом по прочим операциям" Кредит 50 субсчет "Денежные документы"

- 280 000 руб. - выданы туристические путевки работникам;

Дебет 91-2 субсчет "Прочие расходы" Кредит 73 субсчет "Расчеты с персоналом по прочим операциям"

- 140 000 руб. - начислена материальная помощь генеральному директору;

- 140 000 руб. - начислена материальная помощь референту;

Дебет 73 субсчет "Расчеты с персоналом по прочим операциям" Кредит 68 субсчет "Расчеты по НДФЛ"

- 17 680 руб. [(140 000 руб. - 4000 руб.) x 13%] - исчислен и удержан НДФЛ с суммы материальной помощи, оказанной генеральному директору (п. 28 ст. 217 НК РФ);

- 17 680 руб. [(137 963 руб. - 4000 руб.) x 13%] - исчислен и удержан НДФЛ с суммы материальной помощи, оказанной референту (п. 28 ст. 217 НК РФ);

Дебет 68 субсчет "Расчеты по НДФЛ" Кредит 51

- 35 360 руб. (17 680 руб. + 17 680 руб.) - перечислен в бюджет НДФЛ, начисленный с суммы материальной помощи, оказанной генеральному директору и его референту;

Дебет 91-2 субсчет "Прочие расходы" Кредит 69 субсчет "Расчеты по социальному страхованию и обеспечению" (по субсчетам ПФР, ФСС РФ, ФФОМС)

- 54 944 руб. [(140 000 руб. - 4000 руб.) x 10,2% + (140 000 руб. - 4000 руб.) x 30,2%] - начислены страховые взносы на сумму материальной помощи, оказанной гендиректору и референту.

1 ноября 2013 г.

"Зарплата", N 11, ноябрь 2013 г.