Комментарий к письму Министерства труда и социальной защиты РФ 7 октября 2013 г. N 17-4/1647 (А.Е. Боброва, "Нормативные акты для бухгалтера", N 22, ноябрь 2013 г.)

Комментарий к письму Министерства труда и социальной защиты РФ 7 октября 2013 г. N 17-4/1647

Фирмы должны облагать выплаты и вознаграждения в пользу физических лиц, начисляемые в рамках трудовых отношений, страховыми взносами:

- в ПФР на обязательное пенсионное страхование;

- в ФСС России на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством;

- в ФФОМС на обязательное медицинское страхование.

Суммы, которые не нужно облагать перечисленными взносами, указаны в статье 9 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ (далее - Закон N 212-ФЗ). Среди них компенсационные выплаты, связанные с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей, в частности, оплата расходов на командировки.

При оплате расходов на командировки работников, как в пределах территории Российской Федерации, так и за ее пределами не подлежат обложению страховыми взносами суточные, а также фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы:

- на проезд до места назначения и обратно;

- сборы за услуги аэропортов;

- комиссионные сборы;

- и другие.

При непредставлении документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, их суммы освобождаются от обложения страховыми взносами в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ (ч. 2 ст. 9 Закона N 212-ФЗ).

В опубликованном письме Минтруд России рассмотрел следующую ситуацию.

На фирме по каждой командировке оформляют приказ директора, служебное задание, отчет. В качестве подтверждения командировочных расходов выступают такие первичные документы, как бланки строгой отчетности из гостиниц, авиа- и железнодорожные билеты и прочие. Фирма не составляет и не выдает работникам командировочные удостоверения.

Не ясно, стоит ли облагать страховыми взносами командировочные расходы, если они не подтверждены командировочным удостоверением? Какими документами необходимо подтверждать расходы на командировки, чтобы не начислять на них страховые взносы?

Командировочное удостоверение оформлять необходимо

В опубликованном письме Минтруд России обратил внимание: срок пребывания работника в командировке (дату приезда в пункт (пункты) назначения и дату выезда из него (из них)), как правило, подтверждает командировочное удостоверение. Ведь в нем проставляются отметки о дате приезда работника в место командирования и дате выезда из него. Эти отметки должны быть заверены подписью полномочного должностного лица и печатью, которая используется в хозяйственной деятельности организации, в которую командирован работник, для засвидетельствования такой подписи.

По таким отметкам определяется фактический срок пребывания работника в месте командирования.

Командировочное удостоверение оформляют на основании решения руководителя фирмы.

Командировочное удостоверение не требуется, если фирма направляет сотрудника в зарубежную командировку. Ведь тогда достаточно распоряжения работодателя. Исключением являются командировки в государства - участники Содружества Независимых Государств. Причем с этими странами заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничные органы не делают отметки о пересечении государственной границы.

Командировочное удостоверение работнику следует приложить к авансовому отчету об израсходованных суммах.

Основания - пункты 7, 15 и 26 Положения, которое утверждено постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749.

Справка: согласно письму Минфина России от 16.08.2011 N 03-03-06/3/7, в случае невозможности проставить в командировочном удостоверении отметки о прибытии в место командирования и выбытии из него факт нахождения в месте командировки в установленное время может быть подтвержден иными документами, в частности:

- приказом (распоряжением) о направлении работника в командировку;

- служебным заданием для направления в командировку и отчетом о его выполнении;

- проездными документами, из которых следуют даты прибытия и выбытия из места назначения;

- счетом гостиницы, подтверждающим период проживания в месте командирования.

По мнению Минтруда России в письме от 14.02.2013 N 14-2-291, указанный порядок документального оформления командировочного удостоверения следует закрепить внутренним локальным документом организации.

Авансовый отчет обязателен

Представление работодателю авансового отчета об израсходованных суммах является обязанностью сотрудника, которую он должен исполнить по возвращении из командировки. На это ему отводится три рабочих дня.

Помимо командировочного удостоверения к авансовому отчету должны быть приложены документы:

- о найме жилого помещения;

- о фактических расходах на проезд;

- об иных связанных с командировкой расходах.

По мнению Минтруда России в комментируемом документе, авансовый отчет не соответствует требованиям законодательства РФ, если:

- он оформлен с нарушением установленных требований;

- к нему приложены документы, которые оформлены не надлежащим образом;

- необходимые приложения отсутствуют.

При несоответствии авансового отчета требованиям законодательства РФ выплаты, произведенные работнику, не могут рассматриваться как возмещающие расходы в связи с командировкой. Поэтому они подлежат обложению страховыми взносами в общеустановленном порядке.

Таким образом, страховыми взносами нужно облагать командировочные расходы, если они не подтверждены авансовым отчетом с приложенным к нему командировочным удостоверением и другими необходимыми бумагами. Все названные документы должны быть оформлены в надлежащем порядке.

Отметим, по возвращении из командировки сотрудник обязан представить работодателю, кроме авансового отчета, еще и отчет о выполненной работе в командировке. Он должен быть составлен в письменной форме и согласован с руководителем структурного подразделения (п. 26 названного выше Положения).

Об оформлении первичных документов

По пункту 4 статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ формы первичных учетных документов утверждает руководитель экономического субъекта. Они должны содержать обязательные реквизиты, которые указаны в пункте 2 указанной статьи.

Таким образом, формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению.

Вместе с тем, по информации Минфина России N ПЗ-10/2012, обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов.

Согласно письму Минтруда России от 14.02.2013 N 14-2-291, первичные документы при направлении работника в служебную командировку должны быть составлены по формам, утвержденным постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1.

Этим нормативным актом, в частности, утверждены следующие унифицированные формы:

- N Т-9 "Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку";

- N Т-9а "Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку";

- N Т-10 "Командировочное удостоверение";

- N Т-10а "Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении".

То, что при оформлении командировочного удостоверения следует использовать унифицированную форму N Т-10 и руководствоваться указаниями по ее заполнению, утвержденными упомянутым постановлением, сообщается в письме Роструда от 04.03.2013 N 164-6-1.

Дело в том, что требования, которые содержатся в пункте 2 статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ, можно лишь частично применить к документам, используемым для оформления событий в сфере трудовых отношений.

Таким образом, сейчас фирмам имеет смысл использовать унифицированные формы документов по учету труда и его оплаты, утвержденные постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1. Применение этих форм необходимо утвердить приложением к учетной политике или отдельным приказом руководителя фирмы.

Когда важен коллективный договор

Повторим, при непредставлении работником документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, их суммы не нужно облагать страховыми взносами в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ (ч. 2 ст. 9 Закона N 212-ФЗ).

Порядок и размеры возмещения командировочных расходов определяются коллективным договором или локальным нормативным актом (ст. 168 ТК РФ).

Значит, если работник документально не подтвердил расходы по найму в командировке жилого помещения, они могут быть освобождены от обложения страховыми взносами только в размере, определенном в коллективном договоре или в локальном нормативном акте.

В заключение отметим: обложению страховыми взносами в общеустановленном порядке подлежит оплата командировочных расходов, которые не поименованы в части 2 статьи 9 Закона N 212-ФЗ.

А.Е. Боброва,

профессиональный бухгалтер

"Нормативные акты для бухгалтера", N 22, ноябрь 2013 г.